浅谈加强高校零急修工程管理——以SJ大学为例

沈 花 卢 琦

浅谈加强高校零急修工程管理——以SJ大学为例

沈 花 卢 琦

[上海交通大学后勤保障中心]

高校零急修工程管理是后勤基建部门的主要任务之一，安全及时，保质保量地完成零急修任务是实现学校高质量办学的有力支撑。本文直面零急修工作中存在的一些问题，从完善管理制度，把好招标入口，细化合同约定，做好结算审计等方面提出了加强高校零急修工程管理的相关措施。

高校修缮；抢急修； 招标； 施工管理； 审计

一、修缮及零急修的范畴及特点

修缮是指物业自建成移交至拆除报废的整个过程中，业主或者使用单位对因自然或人为因素造成的损坏进行维修[1]，还有基础设施维护、管道管线维护以及环境、道路等项目[2]。修缮工作是高校一项日常性的、持续性的的工作，是基建后勤或资产管理部门的主要任务之一。修缮是为了消除安全隐患，延长房屋与设施的使用年限，保障教学、科研工作顺利开展和师生的日常生活有序进行。[3]从空间上划分，主要分为楼宇修缮与外场设施修缮；从专业上划分，涉及防水、幕墙、电气、给排水、暖通、市政道路等；从修缮范围及金额上划分，可分为一般修缮及零星修缮。从紧急程度上划分，可分为普通修缮及抢急修。不同高校承担修缮职能的部门不同，对修缮工作的分工也不同，有些不管项目大小，均由同一个部门管辖，有些按照修缮范围及金额，由不同的部分负责。SJ大学将修缮划分为一般修缮（主要包含大修、中修），及零星修缮两部分，分别由基建部门及后勤保障部门负责。后勤保障部门负责的零星修缮项目是指为修复校园内局部损坏的房舍、基础设施、环境设施等而进行的，且单项维修金额小于20万元人民币的各类零星与抢急修工作，不含物业职责范围内的维修工作。抢急修是指对学校正常工作、教学、生活等秩序造成较大影响的，必须在短时间内予以落实维修的项目，如水管爆裂、断电、装饰面层塌落、大量或大面积漏水、外立面有坠落危险、结构有危险等内容。小额零星修缮与抢急修合并称为零急修。

小额零急修工程与一般修缮工程相比 有相似性，如涉及专业多样、原始图纸资料不完整、维修难度大等。，也有不同之处。其一，项目多。截止2021年底，SJ大学M校区占地面积近26万平方米（约3900亩），建筑面积117.6万平方米，2021年全年零急修项目共计约2100项。其二，单个项目规模小，工期短，造价低。根据SJ大学对零星修缮的定义，一般单个项目涉及范围很小，如一个房间局部漏水或一处路面有凹坑需修补，几处井盖破损等，据统计，SJ大学2021年度平均单个项目为6300元。但积少成多，一年下来总计有上千万元。因此，做好零急修工作管理，对于提升校园面貌，发挥好有限的零急修资金的最大效益具有重要意义。其三，涉及面广，零星又繁琐。既有楼内的又有楼外的，既有屋顶上的，也有地底下的，既有日常的，又有突发的。其四，抢急修项目较多。受到学校建成时间日久、，部分设施设备老化及人员活动量大、使用频繁的因素影响，一些突发问题总是不可避免，一旦发生影响正常秩序，不管是节假日还是深更半夜，都需要及时处置。

二、零急修工程管理的现存问题

（一）修缮管理制度不健全

大部分单位重视新项目建设，轻视老项目维修，因此，对于新建项目，从概算申报、立项审批、招标管理、合同签订、施工管理、工程量变更确认、组织竣工验收、审计、工程资料归档等方面都作了详细规定。而现有物业的维修则按照约定俗成的规则来，没有相关的制度可循，这样可能会造成多部门之间扯皮，维修责任难落实、维修不及时、质量难以保证、施工方高估冒算等问题，影响楼宇正常使用及校园环境面貌，还影响师生对基建后勤部门的满意度。或者是缺少学校层面的制度设计，造成参与修缮工作的经费管理部门、资产管理部门、修缮管理部门、实施部门、使用单位的职责和权限不明确，难以形成有效规范的工作程序，修缮工作的最大效益很难发挥出来。[3]

（二）施工方水平参差不齐

高校后勤社会化改革以来，各种施工队伍进入高校服务，在不同的施工队伍之间，存在着施工组织能力和工人技术素质等方面较大的差异，导致工程施工水平参差不齐。[4]由于单个修缮项目金额较低，有些维修内容复杂，部分具备实力的大型企业不屑参与，又由于大企业很难与小微企业去比拼价格，有些小微企业凭借着低价进入高校，施工中压低劳务成本，偷工减料，工人技术不过关，导致维修工程质量难以保证。[5]

（三）项目现场管理不到位

一些高校并没有区分零星修理与中修、大修，相对于后两者来说，零星修理数量众多、分布零散、发生频繁、单个项目造价低，因而没引起管理人员的重视。或者因为寒暑假期间，维修、改造项目众多，无暇管理。另外，存在管理单位委托使用单位进行管理、验收的情况，使用单位一般派学院综合办的老师负责或者派物业经理负责，他们由于缺乏专业经验，容易被施工单位蒙混过关，或者被施工单位忽悠，同意扩大不必要的维修面积。由此，容易造成维修质量不过关，维修资金浪费的问题。

（四）费用控制不严格

零急修对于使用方来说是无偿性的，即学校将零急修资金拨给后勤基建部门管理，维修时使用方不支付费用。[1]有些使用方不管大事小事，都递交报修单，比如仅仅是墙上出现一道裂缝 就申请维修。其次，由于零急修项目工程量小，施工前一般没有图纸，不做精确预算，如果现场管理不严格，即给施工方扩大工程量的可趁之机。另外，一些抢急修工程，需要连夜抢修，管理人员无法到场确认，看到的时候已经是完工状态，签证单是后补的，如无过程的影 像资料，容易 对工程量的认定产生分歧。再者，一般高校很少聘请监理单位对后勤基建负责的零星修缮项目作全过程监理，更不用说对单项金额几百元至几万元的项目进行监理了。

三、加强零急修工程管理的措施

（一）建立健全零急修管理制度

SJ大学出台了《零星修缮及抢急修业务管理规定》，规定包括了后勤部门零急修工作的职责、零急修范围、工作原则、业务发包与职能分工、维修程序及监督考核等。《零急修过程管理流程图》则规定接到报修单至审计结束的全流程，为各类人员规定了职责，明确了行动指南。《零急修服务遴选供应商名录使用及管理办法》明确规定了名录的确定与分类、供应商及发包人应履行的义务、入选供应商的资质条件、及取消其入选服务商资格的情形等。还制定了全校统一格式的《报修单》。规定了施工队伍的退出机制，工期、质量管理要求，施工队伍考评的频率，考评内容、评分人员的组成等，其中考评内容包括了进场响应时间、施工时限、现场管理、工程质量、协调合作、资料递交等。考评办法制定以来，一直遵照执行，每年年终考评时，施工单位作年终总结，考评组打分。最终按月度考核占70%，年终考评占30%，汇总出各施工单位的年度综合评分。综合考评得分连续三年最低者，至少1年内不得承接校内零急修施工业务。招标办法及审计办法分别遵照SJ大学负责招投标管理的部门及负责审计的部门发布的校级规定。

（二）通过招标流程，遴选高质量零急修服务商，并细化合同内容

SJ大学将全校零急修工程划分为房屋楼宇与外场两部分，由于楼宇校舍面积广大，又将其划分为5个片区，另外还有专门负责防水修缮及专门负责玻璃幕墙修缮的单位。一般每个片区的年度修缮任务均达百万元以上，达到政府及学校规定的公开招标的标准，因此由后勤管理部门提出招标申请，招采部门审核招标需求与内容，发布招标公告，完成招标流程，择优选定零急修工程入围单位。确定入围单位后，后勤保障单位代表学校与其签署框架协议，服务期为二年，框架协议一年一签，每年根据考评结果决定是否续签下一年协议。

在招标文件中，SJ大学明确不同类型零急修供应商的资质条件：房屋楼宇修缮供应商须­具有建筑工程施工总承包三级及以上资质或 建筑装修装饰工程专业承包二级及以上资质；屋面及墙体防水专项维修服务供应商 须具有防水防腐保温工程专业承包二级及以上资质；玻璃幕墙维护与维修服务供应商须具有建筑幕墙工 程专业承包二级及以上资质；道路及道路设施日常养护供应商须具有上海市道路养护从业条件登记证（综合三级）及以上资质。并明确描述了各类零急修服务的范围及金额区间，还规定了供应商的退出机制、结算原则等。如此要求明确又细化的招标 文件有利于学校遴选出高质量的供应商。在签署框架协议时，细化描述供应商的工作内容与要求，约定工期、工程质量要求、验收规定、结算原则、送审要求、工程款支付方式及周期、资料归档要求等[3]，并签署安全管理协议，质量保修书及廉洁协议。SJ大学通过采用这种方式，将零急修工作方方面面纳入合同约束下，减少沟通成本，提高效率，提高供应商服务水平。

（三）加强施工管理

SJ大学通过一系列流程保证管理 人员能去每一个现场查看，每一个项目签字确定维修方式与工程量，维修过程中进行抽查，每一个项目维修结束后与使用单位一起签字验收。现场检查着重查看是否安全施工、文明施工、材料是否以次充好，工序是否错漏。安全施工主要包含施工人员对自身的保护及对场地周边活动人员的保护。文明施工体现在工人言行是否文明，是否在规定的时段内作业，避免“噪音扰民”问题的出现，是否穿着统一工作服，施工结束后能否及时清理现场。一些时效性要求高的项目要抓好进度管理，不耽误使用单位的正常使用。

（四）严格把关，发挥修缮资金最大效益

一是明确修缮范围。召集各楼宇的使用单位及其聘请的物业管理单位召开会议，明确说明SJ大学定义的零急修工程范围，这样能减少无效报修单数量，减少沟通成本，节省人力。二是借助外部力量，严控工作量。除抢急修项目之外，接到每一个报修单后，现场管理人员与维保单位一起前往现场勘查，确定维修方式、预估工作量，如预估金额在1万元以下，维保单位直接落实维修。如预估金额超过1万元，维保单位递交预算书，投资监理（由SJ大学后勤部门聘请，代表后勤部门行使权力）勘查现场复核工作量后，施工单位再开工。金额在2万元至10万元之间，还需上报零急修分管领导审批，然后实施维修。如金额在10万元至20万元之间，零急修业务主管部门组织施工单位进行方案与价格比选，经内部评审并落实经费后上报中心分管领导审批。预算确认后，因特殊原因造成费用增加，施工方须第一时间上报，经同意后方可实施，若未经同意或事后上报，则超出部分不予结算。如有抢急修项目，涉及到确认工作量的关键部分，施工单位须留下影像资料，以便于监督检查与审计核实。三是内审、外审两道把关。SJ大学要求每家服务单位每个月汇总整理上个月的项目送审，如金额达到5万元以上即送学校审计处审计，简称为外审，在此之前，先由后勤部门聘请的投资监理进行审核，简称为内审，此举能杜绝套错定额、取费错误等弄虚作假现象。

[1]蔺颇，李亚茹.高校零星维修工程存在的问题及对策研究[J].高校后勤研究,2021（08）: 33-34，41.

[2]徐维臣.浅谈高校零星修缮工程预结算审核的制度规范[J].建筑·建材·装饰，2019（04）: 125，215.

[3]闫勇.高校修缮工作的分析与研究[J].高校后勤研究,2019（08）: 61-62，65.

[4]赵界欢.高校修缮工程管理存在的问题与对策[J].高校后勤研究,2009（04）: 52-54.

[5]程彦智.高校后勤修缮工程管理存在的问题探讨及对策建议[J].河北农机,2021（12）: 167-168.

（责任编辑：杨书元）