新时代高校档案工作发展路径探析

薛靖秋 江苏医药职业学院

高校档案记录着学校教学科研、党政管理等各类活动，是一项基础支撑性工作，有着无可替代的重要地位。当前高校档案工作制度体系尚不健全，重保管轻利用，主动创新服务意识不足，数字化建设进程整体相对缓慢且效果不够理想。新时代背景下，如何有效促进高校档案工作持续并健康地发展，值得深入研究分析。

众所周知，档案是对历史的真实记载，是党和国家的宝贵财富。十八大以来，在以习近平同志为核心的党中央的领导下，我国档案事业发生了前所未有的历史性变革。习近平总书记对档案工作的高度重视，为我国档案事业的发展进一步指明了方向。在“互联网+”“大数据”等信息化数字化技术飞速发展的今天，如何摆脱传统档案管理思维模式的束缚，有效促进高校档案工作持续并健康地发展值得深入探讨。

高校档案工作

高校档案的概念与功能

档案通常指的是人们在社会活动中形成的具有各种形式的，有着特定保存价值的一系列原始记录。由此可见，原始记录性是档案的本质属性。高校档案是国家档案的重要组成部分，是高等学校从事教学科研、招生就业以及党政管理等一系列活动后，直接形成的具有特定保存价值的各种文字、图表、音像等载体和形式的历史记录。高校档案是充分反映高校教育思想、办学理念以及历史沿革的重要资料，作为学校各项工作的重要支撑，档案起着服务教学科研、维护高校历史、传承大学精神，并提供各类决策参考等重要功能，其重要性显而易见。

高校档案工作的现实意义

我国的档案工作始终坚持中国共产党的领导，由此可见，档案工作具有较强的政治属性，这就要求档案工作人员必须具备过硬的政治素质。2020年新修订的《中华人民共和国档案法》明确规定，国家层面要将档案事业全面纳入国民经济和社会发展规划，要确保我国的档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应。相关法律规定更加明确了档案工作的基础性和重要性，作为党和国家档案的重要组成部分，高校档案工作也不例外。高校档案管理部门需求真务实，积极宣传档案相关政策法规，增强师生档案意识，提高档案工作地位，在人力、物力、财力上加大对档案工作的投入支持力度。中国特色社会主义新时代背景下，我国高校档案工作的内外环境随之发生变化，档案工作者必须解放思想，实事求是，消化吸收先进的档案工作理念，促进高校档案管理工作的价值得以全面实现，更好地服务师生和社会公众，彰显新时代档案工作力量。

高校档案工作现状

管理制度体系尚不健全，制约档案工作规范化

科学完善的管理制度体系可以为做好档案工作保驾护航，切实保障档案工作长期有序运行。目前高校对档案相关管理制度体系的重视程度有所提高，但在实际工作中，很多高校并未真正将有关规章制度落地，工作不深入不细致，执行不严谨不到位。在工作过程中，由于档案管理体系自上而下对档案工作的重要性缺乏正确的认知，导致档案工作普遍未受到足够重视。俗话说，“没有规矩不成方圆”，缺少相关制度的约束，势必导致档案工作规范化水平欠缺，档案服务质量有限。虽然新时代背景下，新《中华人民共和国档案法》的出台使整个档案行业社会地位的明显提升，档案人的职业自信与使命担当前所未有，但不少高校仍未将档案工作纳入学校整体规划和工作考核中，监督监管不力，档案管理工作尚存在较大的发展空间。

重保管轻利用，主动创新服务意识不足

在日常工作中，高校档案部门的性质类似后勤保卫工作，相比教学科研一线工作，档案工作容易被边缘化，因其作用发挥相对隐蔽，常常被片面定性为辅助性工作，甚至有的部门归档意识极为淡薄，一些重要的文书、报表、图片、声像等档案资料随处散落，致使珍贵的文件资料极易流失。归档工作未能被严肃正确对待，相关工作人员不能用可持续发展的眼光看待档案工作，被动消极地视其为工作负担，甚至认为其可有可无。此外，很多人认为，档案管理只是专职档案员的本职工作，充其量是专职档案员与兼职档案员间的文件传递归档工作，工作中存在较强的被动性。再者，值得一提的是，专职档案员自身对档案管理工作也存在“重保管轻利用”现象，囿于基础性工作，导致档案工作的重要地位和价值难以得到充分体现。众所周知，档案工作的根本目的，是在保证档案信息安全性的基础上，向社会提供丰富且高质量的档案信息服务，从而最大限度地使档案信息的价值和作用得以实现。而在目前档案信息的开发中，原始收集的材料占主要比例，编研性资料相对较少，甚至大多数高校档案日常查阅仅仅作简单登记，后期统计跟踪查阅情况存在很大难度，很难实现利用效果反馈和分析。此外，档案工作人员的创新意识淡薄，不能主动从需求者的角度探索提高档案信息开发利用效率的方法。

信息化建设进程缓慢，效果不够理想

信息化建设主要依托数字化和计算机存储等技术手段，其在高校档案工作中的应用仍存在诸多不足，设备设施及人力资源等限制了信息技术作用的有效发挥。当今时代，档案资源不管是总量还是种类，都较过去有了倍数增长。传统档案工作主要依靠人工进行录入存储和提供检索服务，无法更好地满足当前人们对档案信息资源的使用需求。新修订的《中华人民共和国档案法》第五章专项针对档案信息化建设做了全方位规定，推动档案资源有效利用,一定程度上加快了高校档案信息化建设步伐。档案工作虽然取得了一些成绩，但很多高校档案信息化建设推进力度不够，缺少统筹规划，资金投入不足，信息化方面的人才资源短缺，档案工作效率难以得到显著提高，信息化发展进程与国家、社会发展需求仍存在极大差距。

高校档案工作发展路径分析

高校档案工作承担着为校管档守史、为师生服务的重要职责。新时代背景下，从信息化到数字化的转型升级，深刻改变着人们的生产生活方式。高校档案部门应努力适应新时代，开拓创新、协同合作，促进档案工作更好地服务学校教学科研，服务校内广大师生以及社会公众。

完善档案管理制度，提升高校治理能力

学校管理制度是实现学校职能的必要条件，制度可以将工作流程规范化、科学化，对提升管理效能具有至关重要的作用。首先，高校档案管理者应当树立全局发展观念，做好顶层设计，从工作实际出发，不断完善和优化档案管理制度，明确和协调相应岗位工作的职责分工。其次，高校档案部门应定期组织各部门交流探讨工作经验，分析总结归纳宝贵经验和存在的不足，理清理顺下一步工作思路。再次，要定期组织学校相关部门负责人进行联合督导检查，强化档案管理的过程监督，循序渐进。最后，高校档案管理部门自身必须严格进行自我要求，主动统筹规划，明确分工协作，不断提高档案工作效率，变档案管理为档案治理，进一步提升高校综合治理能力。

多措并举，全面提升档案工作人员综合素养

现阶段，我国档案发展进入新的历史时期。档案工作人员综合素养的高低，势必会影响其档案服务水平，进而影响档案工作持续健康发展。

1.与时俱进，提供便捷高效的档案服务

档案工作者必须紧随时代步伐，提高自身政治觉悟，不断进行自我革新，主动更新知识结构，转变传统工作理念，秉持“以人为本”的服务宗旨，理论与实践相结合，努力为档案资源需求者提供更加便捷高效的服务。

2.加强培训学习，构建档案人才培养机制

高校档案管理部门应提前谋划，构建科学规范的档案管理人才培养机制，做好绩效评价，致力于打造专业的档案工作团队，可定期邀请校内外档案领域的专家面向专、兼职档案员开展线上、线下业务培训，在提高其业务能力的同时，带动各部门高度重视档案工作，做到规范、及时建档立档，推进高校档案工作的科学化、规范化发展。

3.深化交流合作，促进档案工作健康发展

高校档案工作的全面高质量发展，需要多方协作。档案日常工作相对烦琐，因此档案管理部门应有计划地安排档案工作人员参与高校间的工作交流，集思广益，取长补短，促进我国高校档案事业繁荣发展。此外，还需要与档案相关行业和企业保持合作，获取行业发展最新资讯，不断解放思想。

加快档案数字化建设，提高管理利用效率

高校档案是学校乃至国家的宝贵财富，镌刻着学校发展沿革的历史足迹，承前启后，具有至关重要的历史价值和现实意义。妥善保管并延长档案资源的使用寿命，是各大高校档案管理工作的首要任务。传统档案工作模式下的档案资源主要以纸质为主，随着时间推移和反复查阅利用，一些档案材料易出现变质、破损等问题，这加大了档案保管工作的难度。新《中华人民共和国档案法》立足于国际国内信息化发展新形势新任务，以立法形式对档案信息化数字化建设给予了高度支持，提出档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织都应当加强档案信息化建设，并采取有效措施保障档案信息安全。对档案资源进行数字化加工，使档案以最接近原貌的形式被安全保管到档案管理系统中，一方面能够有效避免因档案原件的老化和破损等而导致的各种问题；另一方面，对于档案工作人员而言，省去了到档案库房现场海量查阅档案的时间，可以远程查阅调用档案信息，省时省力，工作效率由此得到显著提高。

丰富档案资源收集利用，推动校园文化建设

十九大报告指出，要坚定文化自信，推动社会主义文化繁荣兴盛。高校校园是文化建设的重要基地，新时代信息化“大数据”背景下，高校档案资源的收集和利用应与其自身社会角色相适应，立德树人，开拓创新，切实推动校园文化建设，真正意义上促进文化育人目标实现。

1.拓展档案资源收集范围，增进文化育人实效

当前高校档案资源的日常归档收集，普遍侧重于文书档案、教学档案、科研档案等常规业务模块，从档案工作人员到相关资料责任人，都极易忽视校园文化资料的重要价值。高校档案资源中潜藏着丰富多样的文化资源，是学校发展的灵魂与精髓。校园文化档案往往并非直接直观的存在，它常常散存于文书、实物、影音档案中，需要按专题及时收集归纳和整理。因此，档案工作部门应深入挖掘相关档案资源，拓展档案资料收集范围，丰富校园文化档案资源，助推高校文化育人工作不断取得实效。

2.追求呈现形式多元化，深挖档案资源文化价值

信息技术背景下，深入挖掘档案资源蕴含的文化价值，能够增强民众文化自信。实现档案资源的价值需要通过对档案的信息内容所具有的潜在功能和价值进行深度加工及开发利用，这个过程就是档案编研。档案编研是国家档案事业的重要组成部分，它以档案资源为基础，通过总结、提炼、分析、研究等环节，逐步形成文字材料，满足利用者需求。大数据背景下，高校档案部门应立足当下，创新突破，逐步将纸质档案与信息数字技术有效融合，将文字转换成直观立体的影像资料，使档案的呈现形式更加丰富多元。同时，高校应切实整合多方资源，改革传统工作模式，运用计算机技术不断推动档案资源数字化进程，不断优化档案馆藏结构，完善馆藏资源，促进校园文化建设信息化水平大幅提升。

3.实现档案资源载体多样化，打造档案教育课堂

档案的传统载体主要以纸张为主，辅以实物档案。随着时代发展，音像档案日益充实。网络信息时代下，档案资料主要依赖计算机及其应用系统环境进行存储，如磁盘、光盘等存储载体应运而生。作为数字信息的新型载体，它们更方便档案信息的存储、迁移、呈现及传播，也有助于档案编研工作的深入开展，进而为社会公众提供更加多样且人性化的档案服务。高校作为人才培养的重要阵地，其教育档案蕴藏着丰富的文化资源，载体形式丰富多样，包括实物、图片、音像等。高校档案工作者应自觉提高工作要求，围绕“国庆”“校庆”“国际档案日”等专题，多渠道收集整理档案资源，定期通过校园网、微信公众号、电子显示屏等，广泛开展宣传推广活动，弘扬社会主义核心价值观，激发师生爱国爱校情怀。此外，校史档案是档案教育价值的主要实现形式。高校教师可以以更为开放、创新的姿态投入校史档案这一教育资源的开发中，与档案工作人员一起深入挖掘并有效整合校史档案中的教育资源，再选择适合的档案载体形式将其穿插应用到思政课堂教学中。

随着科技和经济的高速发展，信息数字化已深入各行各业，高校档案工作同样面临着新的机遇和挑战。对此，高校应积极发挥档案工作在高校治理体系中的基础性、保障性作用，健全和完善档案工作各项管理制度，重视档案工作人员综合素养的提高，做好档案信息数字化建设，多角度多途径地开发利用档案信息资源，尤其是文化教育资源，不忘初心，创新变革，将高校的文化育人工作落到实处。