流动人员人事档案管理与促进就业探究

宋 淼 黑龙江省齐齐哈尔市人力资源和社会保障信息中心

通过调查不难发现，建立科学完善的流动人员人事档案管理制度，对促进人才的合理流动可以起到至关重要的作用。档案管理者要看到这一发展契机，从流动人员人事档案管理的基本情况入手，研究流动人员人事档案管理的基本概念以及特征，深入挖掘流动人员人事档案管理与就业指导的导向关系，由表及里，根据存在的问题提出相对应的解决策略，促进人才服务与公共就业服务工作的有序开展。

人员流动概述

人员流动，顾名思义是指劳动者与用人单位因为双向选择，而发生的就业组织、就业地区的变化。目前，导致人员流动的原因复杂多样：一是生活或家庭原因所致，比如夫妻常年两地分居，需要一方做出工作调整，去另外一方所在的城市工作生活；二是岗位调整导致的职位变动，比如所从事的岗位与所学专业不符，工作遭遇瓶颈或“没有用武之地”，亟须调整就业方向；三是个人原因导致的离职，比如与领导发展理念相左，无法在岗位上“大施拳脚”，抑或是与同事相处不愉快而选择岗位调动，等等。正是因为这些问题，人员流动十分频繁，亟须构建科学完备的流动人员档案管理制度来适应时代的发展需要。

流动人员人事档案管理现状分析

虽然有关条例明确规定，流动人员人事档案的管辖权仅为县级政府下辖的人才服务机构所有。但是，目前很多中介服务机构、离职员工的原用人单位仍存在保留流动人员人事档案的情况。这就导致流动人员人事档案管理十分混乱，档案丢失、档案信息不全的现象时有发生，这对流动人员的有序就业也造成了一定的不利影响。

流动人员人事档案管理与促进就业的关联

促进流动人员的科学就业

首先，做好流动人员人事档案管理工作。流动人员人事档案管理工作并不仅仅是档案的简单收集整理和登记备案，而是要充分发挥1+1＞2的巨大优势，科学分析流动人员的人事档案，对流动人员的职业能力、就业竞争力有一个充分的了解。可以根据流动人员的人事档案信息，为其精准寻找匹配的岗位。档案信息就好像为流动人员进行“画像”，对其有了大致的了解。利用大数据技术，结合流动人员的意愿，为其提供相匹配的求职就业服务。这种信息需求的无缝对接，无形中会提高流动人员求职的“命中率”，同时也能够为用人单位寻找到优质的人才，实现人才配置的合理化与最优化。

其次，针对就业困难的人员，为其进行有针对性的就业介绍，并根据其档案信息，提供与之相配套的就业培训。这种精准培训会使流动人员的流向更加平稳，对市场的稳定也会起到一定的促进作用。

精准定位，帮助企业获得高质量人才

通过市场调查不难发现，加强流动人员人事档案管理不但可以帮助流动人员实现高质量就业，提高流动人员就业率，对于企业而言，还是一个很好的招聘途径。企业在招聘人员时，通过简单的面试往往不能完全掌握一个人的基本情况。而流动人员档案就像是应聘人员的“成长档案”，使企业可以对他们有一个全面的认识，包括他们的兴趣爱好，从事过的职业与岗位以及他们在每份工作中的表现等。档案信息如实记录了应聘人员的成长表现，这比应聘人员单独的阐述更加有理有据，更容易使企业对其有一个公正客观的评价。

强化就业服务，增加流动人员再就业的机会

为了更好地提升流动人员再就业的成功概率，人事档案部门应该针对流动人员的人事档案基本信息，做出科学的预判，根据流动人员能力中的短板，为其提供有针对性的就业培训，提高其就业竞争力，为其重返职场提供一臂之力。人事服务中心也要充分发挥其优势，为流动人员提供与之相匹配的岗位，促进流动人员的有序流动，创造一个平稳、良好的就业市场环境。

流动人员人事档案管理与促进就业现状分析

流动人员缺乏约束性

众所周知，由于主客观因素，流动人员对档案不重视，档案保管不当、信息不全的现象比比皆是。一方面，流动人员存在部分弃档现象，比如受南方城市高薪待遇的诱惑而放弃了原来的工作，弃档走人；另一方面，部分流动人员对人事档案的重视程度不够，不愿意缴纳流动人员的人事档案管理费，拖欠人事档案管理费的现象时有发生。不完全调查资料显示，很多流动人员在需要人事档案到档案保管部门寻找时，需要缴纳3年以下管理费的人数占欠费总人数的58.3%；需要缴纳3—5年管理费的占欠费总人数的33.6%；需要缴纳5年以上管理费的占欠费总人数的8.1%。这组数据也说明了部分流动人员对档案管理极其不重视，使得档案存在“脱管”现象，导致人事服务机构对流动人员信息掌握不全面，无法实时掌握流动人员的最新情况，更好地为其服务。这也在一定程度上加大了对流动人员人事档案管理监督与制约的难度。

部分企业对人事档案管理认识不到位

部分企业对人事档案管理认识不到位，认为人事档案管理只是一个收集归档的工作，没有将其放在与人才建设发展同等重要的地位。人事档案管理就像是一个人的“发展轨迹”，记载了一个人的成长轨迹，包括其兴趣爱好、学历层次、政治面貌、家庭背景、学习以及工作经历、奖惩情况、单位对其的鉴定意见，等等。企业通过人事档案信息的读取，可以描绘出该员工的大概轮廓。企业应当通过分析员工人事档案资料，更好地发挥其长处，规避其短处，充分发挥该名员工最大的效能，促使其更好发展，并为单位的发展贡献力量。另外，部分企业员工没有认识到人事档案的重要性。有些员工私自保管人事档案，没有按照要求及时将人事档案交到单位的人事部门，而是随意放置在家中。且部分企业也没有做到有效监管，在收到人事档案后没有及时查验人事档案信息是否完整，使得后期出现了很多档案信息遗失的现象，这也是企业部分人事档案管理人员重视程度不够所导致的。

档案的利用价值较低，可信度不够

大部分企业在招募员工的时候，只是核验该名员工的学历证书，学位证书，英语四、六级证书以及职业资格证书等与岗位密切相关的资质证明，而忽略了其他内容的核准，对企业员工的人事档案更是收集之后就“束之高阁”了，没有进行认真的查阅，对其中内容的真实性更是漠不关心，这也导致部分企业员工的档案存在着信息不全、缺项少页的现象，甚至出现虚假、夸张的内容，导致在政审的时候出现档案备案鉴定信息与政审内容有严重出入的情况，使得档案信息的可信度大打折扣，无法正常发挥人事档案的可信性以及利用价值。

档案管理工作人员较少

目前，从事人事档案管理的专职在编人员数量较少，不能满足日益增长的流动人员档案的需要。由于市场大环境的影响，流动人员数量逐年增多，这也加重了人事档案管理人员的工作压力。由于编制不足，部分人力资源服务机构大量扩编劳务用工人员。部分劳务用工人员责任心较差，面对繁重的工作以及较大的工作压力，往往只是机械地完成收集整理任务，缺乏创新思维；在交接人事档案管理工作时，只是接收，登记入册，缺乏对于人事档案信息的查验，更不用说对档案信息的提取与信息需求的登记。这也是人事档案管理信息化水平较低，工作效率不高的直接原因之一。

流动人员人事档案管理与促进就业的对策发展

加强人事档案管理的服务功能

随着时代的发展，人事档案管理的功能也更加多样化。人事档案管理不仅要将流动人员的档案分类妥善保管，还要注重服务职能。要抓实质，重成效，把流动人员的就业需求与人事档案信息挂钩，分析流动人员的心理动向，更好地促进就业人员的高质量就业以及部分就业困难职工的下岗再就业。档案管理部门要建立健全档案管理制度，创新思想，真正提质增效，推动流动人员人事档案管理工作规范化与科学化。

提升人事档案管理人员的责任心与业务能力

人事档案管理工作是一项重要的工作，所以相关管理人员要转变思想作风，开拓改革，创新工作思路、方法，提高自身的业务能力，规范人事档案管理工作流程，提高人事档案管理工作的高效性与科学性。对于接收的新档案，管理人员要“严格把关”，仔细审查，保证每一份档案都检查到位，每一份档案上的信息都准确无误；清点人事档案目录表上的所有文件，并让流动人员签字，审核员也要同步签字。

此外，要建立严格的奖惩制度。如档案管理人员主观过失导致的档案丢失、缺损，相关管理人员要承担相应的法律责任。对于这类问题绝不能姑息，相关部门要启动“首审追责制”，严肃工作作风，保证人事档案管理工作零失误。在改善工作作风的同时，相关部门也要定期对人事档案管理人员开展专项培训，保证流动人员人事档案管理工作的顺利开展。

优化流动人员人事档案管理服务

随着时代的不断发展，我国劳动者的就业领域、地区也发生了很大变化，人员流动的频率逐年增加。例如，目前南方很多城市为了引入人才，给予了人才特别优厚的薪资待遇，甚至对于某些高层次的“高、精、尖”人才，还可以为其配偶、子女解决工作以及求学问题。这一激励机制使得很多北方的人才不断“南迁外流”，人员流动呈现扎堆举家南迁的情况。

档案管理部门可以根据时代发展趋势，重新修订《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》，拓宽人事档案管理服务范围。根据最新修订的《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》，可以将流动人员人事档案管理服务范围由之前的体制内延展到体制外，服务人群也涵盖高校毕业生以及体制外的管理人员、技术人员，等等。这开启了公共就业及人才服务的新纪元，对规范和优化流动人员人事档案管理起到了一定的推动以及促进作用。

提升流动人员人事档案利用率

首先，根据时代发展变化以及相关的法律法规、规章条例，制定相配套的人事档案管理制定条例，将规定“上墙”，让所有体制内的人有章可循，有法可依。相关档案部门要开展技术创新、管理创新。一方面加快流动人员人事档案的信息化管理；另一方面对管理模式进行创新。在《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》的正确指引下，扩大流动人员档案服务的范畴，保证人事档案管理的规范性与合法性。另外，在条件允许的情况下，对非公有制单位进行“适度放权”，给予非公有制单位一定的管理权限，明确非公有制单位对流动人员人事档案管理的权利与义务，这也能够避免非公有制单位与人才服务机构权责不明，遇到问题相互推诿，“踢皮球”现象的发生。

其次，为了确保流动人员档案信息的真实性，各部门可以进行联动，建立有效的监督服务平台。目前，由于信息的不对称，部分用人单位或者流动人员的信息缺乏可信度。建立有效的诚信服务反馈监督平台，可以加强对虚假信息的甄别。通过监督、反馈等多种监管机制，让虚假的信息“无处遁形”，最大限度地保证档案信息的真实性。

最后，加强人事档案信息化管理，获取有效的档案信息资源，为企业与流动人员的有效对接提供一定的参考依据，最大限度地提升流动人员人事档案的利用价值，使其更好地服务于流动人员以及有需要的企事业单位。相关部门要提高人事档案的利用价值。流动人员人事档案管理并不只是单纯地妥善保管人事档案，收取管理费用，而是要充分挖掘流动人员人事档案的开发与利用价值，精准定位，满足相关单位的用人需求，在促进流动人员高质量就业的同时实现人事档案的数字化管理。

综上所述，提升流动人员人事档案管理意识，创新流动人员人事档案管理模式，建立完善的人事档案管理规章条例对促进就业可以起到关键性的作用。人事档案管理机构要充分发挥人事档案信息的利用价值，合理配置，不断提升人事档案管理的实效性，促进就业的有序进行。