提高事业单位档案管理水平的对策分析

王立杰 赤峰市红山区城市管护服务中心

在事业单位的发展中，档案管理是一项比较重要的工作内容。作为事业单位管理岗位的基本工作，档案可以记录单位的发展历程及事项内容，是评定事业单位成长能力，评价人才培养效益和发展潜力的重要标准。事业单位档案管理水平直接影响着自身的发展和工作效率。事业单位在发展中会产生大量的内部档案资料，同时受到档案管理人员个人因素的影响，容易出现一些管理方面的问题，一般包括对档案管理重视程度不够、管理人员专业素质较低、档案管理制度不完善等。现主要对当前的事业单位档案管理工作进行分析和研究，提出具体的提高档案管理水平的措施，从而为相关人员提供有用参考和帮助。

事业单位档案管理工作概述

对当前事业单位的创新改革状况进行深入了解，可以发现，档案管理是一项比较重要的工作。尽管档案管理不能直接决定事业单位的经济效益和服务质量，但是因其本身具有丰富的信息储备功能和精准的数据支持功能，有利于事业单位的进一步发展。事业单位需要积极落实日常业务活动的管控工作，全面加大档案管理各项工作力度，将档案管理工作的价值体现出来，避免单位在档案管理工作流程方面出现不规范现象，保证事业单位档案管理工作开展的高效性和稳定性。随着科学技术的发展和进步，档案管理工作也发生了一定的变化，其正在朝着信息化的方向发展。因此，档案管理人员必须及时更新自身的知识储备，掌握更多的信息化管理技术和手段，并对现有的技术进行科学优化与配置，进一步提高事业单位的档案管理水平。

事业单位档案管理的意义

有利于提升档案管理的实效性

首先，事业单位实际的档案管理工作必须要加强管理措施和手段的创新，加快推进先进管理理念和手段的应用，这可以在一定程度上显著减少档案管理工作的人力和物力等方面的成本支出，使得档案管理的实效性得到明显提升。其次，提高事业单位档案管理水平，建立信息化的档案管理平台和数据库，提供良好的检索服务，从而实现档案资源的科学配置和应用，将档案价值充分发挥出来。最后，事业单位的档案涉及的内容较多，具备重要的凭证价值和参考价值，可以为事业单位的发展和相关管理工作的进行提供原始数据和凭证，为相关决策提供科学依据和参考。

有利于保证档案资源的完整性和真实性

首先，提高事业单位档案管理水平，结合创新化问题对档案管理内容、具体流程和方法进行统一明确和配置，减少档案管理中的各项问题和漏洞，使得档案资源能够准确反映出事业单位的各项工作。其次，档案资源包括事业单位的各项工作内容，可以为事业单位各项工作的创新发展提供有力支持和保障，逐渐解决传统管理模式中存在的问题，提高档案类目设置、信息资料立卷归档和信息资料利用的质量及效率，避免出现重要档案资料和信息丢失、损坏的情况，实现快速清退、更新和销毁的基本功能，保障档案管理工作秩序。

事业单位档案管理现状

事业单位档案管理制度不完善

在事业单位的发展过程中，档案管理工作中仍旧存在相关制度不完善的问题。结合总体的发展情况可以得知，现阶段事业单位的档案管理制度本身并不是很先进，难以与当前的社会经济背景紧密联系，无法很好地适应档案的保管环境和管理要求。尤其是在当前信息化时代下，事业单位档案管理的效率必须要实现全面提高，然而当前事业单位的档案管理制度更加符合传统管理模式，导致档案管理问题层出不穷，且单位的部分工作无法得到科学的指导。与此同时，部分事业单位只是在某些方面对已有的档案管理制度做出了合理改进和优化，没有对整体的制度内容作出根本性的创新与调整，也就无法起到有效的规范和约束作用。

档案管理重视程度不够

事业单位采用的档案管理模式和管理方法长时间得不到创新和优化，对档案管理工作的重视程度较低，主要体现在三个方面。首先，事业单位档案管理工作涉及的信息资料比较多，整体工作具有很大的难度，管理人员需要花费大量时间对相关信息资料进行收集和处理，档案管理效益在短时间内难以得到提升，部分人员也会直接忽略此项工作。其次，档案管理本身工作量较大，对人力和物力的需求非常大，然而由于其无法在短时间内获得良好的经济效益，部分事业单位没有在此项工作中投入资金和资源。最后，档案管理的封闭性和边缘性比较强，管理人员在实际管理工作中的积极性比较低。现阶段，事业单位的公益性比较明显，部分档案信息属于公共资源，普通民众阅读档案信息的机会逐渐增多。部分档案管理人员缺乏现代服务意识，在工作中的服务意识不强，从而不利于与普通民众之间的沟通与交流。

档案管理人员专业技术能力不强

事业单位档案管理人员的专业技术能力也是需要关注的重点之一。档案管理水平的提高离不开大量资源的支持和帮助，但是部分事业单位在档案管理中投入的资源较少，从而无法引进大量的专业人才从事此项管理工作。与此同时，档案管理对个人专业素质和业务能力有着较高的要求，部分人员没有参与过档案管理工作，因此个人经验并不多。此外，受到工作环境的影响，很多管理人员缺乏一定的管理能力，从而限制了档案管理水平的提高。

档案管理信息化程度不高

现代化信息技术的发展和应用为许多行业带来了更大的上升空间和更多的发展资源，许多单位都在积极引进现代化信息技术创新档案管理工作。部分事业单位在日常工作中不使用计算机等设备，从而直接影响了档案管理信息化创新工作的全面落实。与此同时，部分设备在系统开发中难以起到实际作用和效果，系统访问受到很大的限制，在访问人数较多的情况下会发生卡顿和服务器停运等问题。事业单位还缺少现代化信息技术的支持和帮助，没有形成良好的现代化管理意识，从而在一定程度上影响了档案管理工作的效率。

提高事业单位档案管理水平的措施

建立完善的档案管理制度

首先，事业单位需要根据自身发展水平和经济实力建立完善的档案管理制度，对其中的各项管理职能作出有效指示和说明，充分体现出档案管理的效果和效益。同时，对现阶段的规章制度进行科学分析和统筹规划，采取有效的优化与改进措施，解决制度中存在的滞后性问题，并在掌握实际管理需求的情况下开展规范化处理和操作，从而提高制度的完整性。另外，事业单位应对现有制度进行全面调查和分析，对其中的部分制度内容进行调整和优化，保证其符合工作实际要求。事业单位应积极借鉴其他部门和管理人员的成功经验，使档案管理协调性在原有的基础上达到最佳，提高制度的规范程度。事业单位在完善档案管理制度的基础上，还可以采用奖惩机制来提高管理的质量和效率。对在档案管理中表现不合格的人员应进行适当惩罚，而对表现比较良好的人员则应给予奖励，同时提供相应的晋升渠道，使其能够更加高效地投入工作中。

加强档案管理信息化建设工作

对事业单位档案管理工作情况进行分析可以得知，此项工作比较复杂，并且需要花费大量的时间和精力。由于传统的事业单位档案管理模式对人力资源的需求较高，单位应尽可能避免出现信息遗漏问题。事业单位应通过应用互联网技术，提高档案管理的信息化水平，使其朝着智能化和数字化的方向发展。首先，做好档案信息库开发工作，对各项档案信息进行归档处理，对档案管理内容进行适当创新，使其以数字化的方式实现录入。其次，应用信息化档案方式建立档案管理体系，同时规范人员和信息化档案的建设要求内容。最后，按照信息化档案管理方式要求采取责任分配制度。将档案管理中的职责和需求具体落实到每个管理人员身上，保证档案管理工作的高效性，通过信息化技术，达到事业单位档案科学管理的目标。

创新档案管理模式

事业单位应进一步加强对档案管理工作重要性和实际意义的认知与了解，结合自身发展要求和时代变化特征适当转变管理方式和管理理念，使档案管理工作朝着更加符合社会发展需求的方向转变。现阶段，随着我国总体经济实力和发展水平的显著提高，社会组织逐渐朝着多元化的方向发展，事业单位所承担的社会责任也越来越大。因此，事业单位应提高对社会化运作的重视程度。而已有的档案管理模式无法满足当前的管理需求，为了进一步提高管理效果，必须要对其进行创新和优化，使得档案管理的工作重心放在信息整理分析等方面，实现社会价值。事业单位应在记录自身相关信息的同时，根据实际发展需求采取有针对性的措施，加大档案管理模式的创新力度，使得事业单位档案管理工作的效率得到全面提升。

提高档案管理人员的专业素养

事业单位档案管理工作本身专业性较强，因此对管理人员的个人专业素质和业务能力提出了更加严格的要求。对当前的档案管理工作现状进行分析，可以得知，事业单位档案管理人员应与其他人员做好沟通工作，根据自身的实际需求对相关档案展开科学整理和分析，从不同层面上对档案进行探究，通过目录方式实现档案数据和相关信息资料的归纳，为高效率的档案利用提供便利条件。同时，还应转变传统管理中的注重存放、忽视调动的档案使用观念。管理人员应结合专业制度要求将相关档案资料和信息进行分类存放和管理，在保证正常使用需求的情况下实现便捷存放和管理。此外，事业单位需要加强对管理人员的培训，确保其能够正确认识档案管理工作的作用和意义，切实符合时代发展的需求，降低管理工作的操作阻力，保证协同工作任务目标的实现。事业单位还应积极落实管理人员的责任教育工作，提高其对档案管理工作的积极性和主动性，使其树立正确的责任观，避免出现管理方面的问题。

完善管理理念，创新服务内容

在新时期，事业单位档案管理工作的开展，需要将各种全新的管理模式引入工作中。通过完善管理理念，结合全新的技术手段，创新服务意识，可以保证档案管理工作更加有效地开展。因此，对于档案管理工作来说，将全新的管理理念应用在工作中，不仅要对工作内容、服务等方面进行创新，还要加强对档案管理的重视程度，从而为事业单位的积极发展提供支持。首先，在大数据时代，档案管理模式要朝着智能化、现代化、自动化方向发展。这就要求档案管理人员紧跟时代发展的潮流，提高自身文化知识水平，积极转变管理理念，在继承传统管理模式优势的同时，研究出全新的管理方式，并通过各种全新技术的有效应用，保证工作更加高效地开展。其次，为了保证充分发挥档案的作用，创新档案服务内容，还需要转变档案服务模式，健全服务体系，在保证重要信息安全的基础上，扩大档案的公开范围，及时更新信息，拓宽服务的渠道，从而保证社会大众可以更加方便地获取档案相关资源。最后，需要加强领导以及全体人员对档案管理工作重要性的认识，并对资源配置进行有效优化，确保管理工作顺利开展。事业单位领导者应提高对档案管理的重视程度，并对自身承担的管理责任作出准确说明，明确档案管理的优势，制定相应的工作规范制度。

建立信息资源共享平台

在事业单位发展过程中，档案现代化管理需要对现有的管理方法和管理模式进行科学改进和优化，同时还需要借助现代化技术建立专门的信息资源共享平台。事业单位需要及时发现自身档案管理中的各项问题，制定科学有效的解决措施和方案，保证档案管理的实效性，实现档案管理机制的标准化和规范化。事业单位中的档案管理部门应保证档案现代化管理满足实际的管理规定和要求，相关的管理工作必须要有完善的法律规定作为依据和基础保障。事业单位的档案管理部门在完成基础档案信息收集和整理工作后，还需要进行档案归档处理，管理人员要保持较强的严谨性，避免发生档案信息丢失和损坏问题。事业单位应建立现代化的信息资源共享平台，整理并录入相关的档案信息，使当前的档案管理水平得到显著提高。

综上所述，档案管理是事业单位中的一项重要工作，领导者和相关管理人员必须要提高对其的重视程度，从而有效保证事业单位发展的稳定性。事业单位要结合自身实际情况制定完善的档案管理措施，创新档案管理模式和手段，为自身的可持续发展提供便利条件。事业单位要想进一步提高档案管理质量和效率，就必须要明确档案管理工作中存在的问题，采取科学有效的解决措施，提高档案管理的整体水平，为各项工作的开展提供可靠保障。