信息化时代下研究基层单位纸质档案的管理

东山县城市管理局 唐虹

档案管理对于单位、企业甚至国家而言具有重要的意义，同时档案管理有着自己的独特性和不容忽视的地位和作用。目前一些基层单位依旧在沿用传统的纸质化档案管理方式，这不仅加重了档案管理工作者的业务量，也存在文件年久丢失、缺损的问题，甚至纸质档案与日俱增导致存储空间不是。因此，信息化时代下的档案管理将是基层单位纸质档案管理创新发展的契机，就档案本身的“生命周期”和安全性要求也提供了技术性支持和可靠保障。

一、信息化档案管理的概念及建设规范

有不少学者对信息化档案管理进行了理论研究，并提出了多种概念，但是其核心思想是“档案管理+信息技术”。学者们纷纷从档案的数字化存储、网络信息融合，档案管理发展下的新原则、新规程以及数字化人事档案管理发展的概况等作出详尽的研究和理论概述。在《档案信息化建设标准》中指出了信息化档案管理的规范性流程和建设标准，也考虑到了网络环境下档案管理的安全性壁垒，并对此提出了建设性的意见。

信息化档案建设规范一方面对信息技术有着十分严苛的要求，既要保障信息化档案管理网络技术环境的安全性和极强的防护性；也要保障信息化档案管理系统的先进性。另一方面，则是对信息化档案管理的技术人员和管理人员有着严格的要求，工作人员必须按照严格的规定存储档案，要设定专门的监管机制监管档案管理人员，同时工作人员也需要提高自身的专业技能和责任意识，并对信息化档案管理步骤细化分工，确保档案管理的保密性和安全性。

二、基层单位档案信息化管理的内部需求

（一）档案资料利用效率需求

基层单位的档案因档案本身的保密程度划分为不同的保密等级，而这些不同保密等级的档案中有党群工作类的档案、行政管理类的档案等，这些档案因文件本身的生命周期，在基层单位的发展和政府政策完善过程中有些档案会失去原本的价值，有些档案则随着年份推进达到了开放的条件，但也就是这些开放或失效的文件因为纸质文件的原因在整理、处理和归类方面都给工作人员造成了巨大的工作量和工作难度。文件破损难以恢复、档案繁杂整理时间长等问题随之出现。另外，对于单位人员需要借阅的开放性档案，因纸质档案的原因只能供一个人阅览，无法突破时间和地域的界限，纸质档案的信息服务渠道单一使得档案的利用率下降。相反，在信息化档案的建设下，电子档案的建立就可以实现多人阅览服务，甚至是兄弟单位的跨地区远程阅览服务。在储存方面，通过磁盘存储档案，有利于资料长久保存和控制管理成本、场地成本，也能够大大减轻工作人员的工作强度，对档案管理工作流程也能够有效简化，提高档案管理工作效率。

（二）档案资源优化整合需求

基层单位档案管理目前存在各部门机构之间“各自管理”的现象，也就是说，各部门将档案文件归类存档后并没有进一步的汇总管理，这使得档案信息衔接不紧密；各部门在业务来往方面是相通的，但是档案管理却是分裂的，容易让基层单位各部门机构在之后的档案信息检索和查阅时造成信息不对称，文件信息存储混乱等现象，也容易造成档案信息的“孤岛效应”。而基层单位档案信息应该形成集约化管理模式，实现各部门之间的档案信息资源的优势互补，以便各部门之间的工作人员查阅，提高档案信息资源的利用率。因此，信息化档案管理建设下，基层档案可以利用信息技术建立数字档案信息检索和服务平台，在确保信息化档案管理的安全性的前提下，实现各部门之间档案资源的共享服务。

（三）档案管理模式优化需求

目前，基层单位纸质化档案管理工作模式比较传统，相应基层档案馆的基础设施也比较落后。纸质化档案管理对环境和档案馆基础设施要求比较高，纸质化档案会因为时间的缘故产生字迹氧化模糊，或长期借阅浏览导致磨损破裂，也会因为空气的湿度、温度等因素而受潮、腐蚀等。而信息化档案管理模式会规避这一类问题，电子档案管理更有利于档案的存储和保管。此外信息化档案的集成管理也因为庞大的数据运算和存储空间而节省档案存储成本和维护成本。

三、基层单位档案信息化管理发展现状

（一）基层单位档案信息化管理硬件设施发展现状

基层单位档案管理信息化建设推进过程中，计算机已经成为档案管理部门的必要配备设施，但是在实际应用过程中，相关管理软件的使用效果却存在不尽如人意的情况。部分工作人员缺乏软件使用能力，仅能进行简单的查询操作，无法切实发挥信息化管理的先进作用。在个别单位，甚至存在软件不兼容的问题，进一步阻碍了档案管理信息化建设的进程。缺乏先进设备和专业人才，使得基层单位档案信息化发展速度过于滞后，档案管理模式陈旧。在将纸质档案资料转化为数字资源，进行信息化加工的过程中，需要借助专业文档处理软件，采取扫描方式处理档案资料，数字化过程中还需要对文件进行加密、升级等处理，这些都要求基层单位配备相应的专业电子设备，对于资金投入要求较大。但目前由于基层单位资金有限，很多相关硬件设施都还未全面配备，影响了档案管理信息化建设的速度。

（二）基层单位档案信息化管理制度发展现状

档案管理工作的信息化发展是主要发展方向，要逐步推进信息化建设，最终实现信息化档案管理的目标，就必须有健全的信息化管理制度和标准作为依据。但目前很多基层单位在档案信息化管理方面还未形成相应的信息化管理准则，实际工作开展过程中缺乏标准依据，导致工作人员主动性比较缺乏，信息化建设速度缓慢。另一方面，信息化档案管理缺乏健全的规范体系。在基层单位档案信息化管理工作开展中，还没有针对文件储存时限、元数据以及数据储存等内容的标准化规范，缺乏通信设备维护、网络架构等标准化制度。

（三）基层单位档案信息化管理安全性发展现状

一方面，现代信息技术在基层档案管理工作中的应用能够大大提升工作质量与效率水平，但信息安全问题也逐渐暴露出来了。保密级别档案资料一旦泄露，后果难以预估，故此档案信息化管理安全非常关键。但目前部分基层单位对信息安全还缺乏深入全面的认知，信息化系统防火墙不完善，信息安全风险极高。信息化技术更新迭代极快，但部分基层单位信息化系统仍然非常落后，导致安全隐患日益突出。另一方面，很多基层单位档案管理信息化还处于初步阶段，受资金限制，存在一机多用的现象，再加上基层工作人员缺乏网络安全意识和技能，极易造成安全漏洞。

（四）基层单位档案信息化管理人才发展现状

在信息化档案管理建设推进过程中，应当配备相应的信息化专业技术人才，从而加快建设信息化档案管理速度。目前很多基层单位档案管理工作人员在专业性方面仍比较缺乏，无法充分应对档案信息化管理工作开展中的专业性需求，阻碍了基层单位档案信息化管理建设的开展工作。

（五）基层单位档案信息化管理检索现状

在档案管理信息化平台进行检索操作时，计算机检索和人工检索是目前应用比较频繁的方式。部分基层单位配备了多台电脑，以期提高档案检索工作的效率水平。这种错误观念是因为使用计算机进行检索时效率较高，使得工作人员误以为计算机数量增加能够进一步提高检索效率。但实际同时使用多台电脑进行档案检索，其成效并不如预期。这一问题也从侧面放映了目前基层单位档案管理信息化建设中专业设施配备不足、工作人员电脑常识匮乏等现状。

四、基层单位纸质档案信息化管理转型升级的策略

（一）优化基层单位档案管理业务流程

基层单位档案管理流程优化不仅可以提高档案接收、归档、移交以及借阅时的工作效率，还可以避免信息化档案管理过程中的潜在安全风险。在信息化档案管理的建设过程中，基层单位档案管理的工作重心应从兼顾档案实体管理上转移到对档案信息内容的开发利用和整合集成上[1]。档案信息内容的整合集成可以通过大数据云计算等实现“一键检索”，如：目录检索、档案分类检索等，这能在极大程度上减少档案阅览和审核方面的时间成本。与此同时，优化基层单位档案业务流程，从档案接收的流程上可通过自动化作业完成纸质资料的审批、审核等，还可以设置定时系统提示功能，邮件自动推送功能等服务提醒相关业务部门按时归还档案或递交相关文件申报等。此外，基层单位档案业务流程优化借助信息化技术还可以实现痕迹化管理，对账号登录、浏览借阅等操作系统都有记录，方便追责。基层单位要重视档案信息化管理平台的建立，根据实际需求做好人力、财力及物力等支持工作，委托第三方专业软件公司基于本单位具体情况和需求开发搭建档案信息化系统。基层单位要安排专门人员快速学习熟悉信息化系统，从而熟练操作档案信息化管理平台，提高档案管理工作效率。

（二）加强基层单位档案信息化管理公共管理建设

信息化背景下基层单位纸质档案管理的优化需要先进的设备投入，为了能够更好地实现全自动化的档案接收录入作业，就需要基层单位增加扫描仪、计算机等电子设备的购置。同时，对于档案信息化管理所需的网络防护也需要构建安全级别高、防护性能好的数据库，做好数据备份的工作；定期维护数据库，做好档案信息化管理系统的技术升级，并且定期检查档案信息化管理操作的规范性。对于监察、维护等技术管理也需要基层单位优化公共管理建设，加大基层单位档案信息化管理在技术维护方面的经费投入，也要重视信息化档案管理系统开发和技术升级的研发工程。日常工作开展中，基层单位要基于整体发展系统评估档案信息化管理需求，合理制订预算投入计划，如有必要，可协同相关部门和企业，通过多方合作的方式保障档案管理工作信息化发展的资金投入。

（三）提高基层单位档案管理工作者的信息素质和应用水平

基层单位纸质化档案管理转型升级的过程中，档案管理工作人员需要适应信息化档案管理的技术变迁，提高自身的管理理念和专业技术素养，更好地服务于档案信息化管理。档案管理的工作人员应该转变传统纸质化档案管理的理念，将自身的工作重心转移到信息化档案管理中，实现“以原件为核心”转向“以信息为核心”的档案管理理念的转变[2]。档案管理工作人员也应该学习数据库管理、网络技术维护和设备配置等一系列的专业技术知识和技能。再者，基层单位也应该注重对档案信息化管理技术人才的培养工作，为基层单位档案信息化管理的发展构建技术型人才储备库。档案管理工作人员只有在掌握信息技术的基础上才能更好地优化档案信息网络系统建设，提高档案信息化管理工作效率，并且确保档案信息化管理安全性的同时规范地操作档案共享交流服务。

（四）加强基层单位档案信息化管理体制建设

要切实提高基层单位档案信息化管理质量和效率水平，加强信息化体制建设是必然的要求，基层单位要充分重视并构建全面科学的档案管理体制。第一，基层单位要针对全体人员开展宣传和学习《档案法》，从而令基层单位全体人员加强档案管理的重视。基层单位领导要发挥带头作用，带领全体人员，以点带面地深入学习《档案法》。第二，基层单位要对档案管理机构和管理网络进行完善，保障信息化档案管理工作的切实落地。基层单位可组建档案管理领导小组，由相关领导、各科室负责人员组成，配置具有高信息技术专业素养的档案管理人才，在每个科室配备专门档案管理工作人员，建立综合档案室，从而形成完善的、从上至下的档案管理组织架构，令信息化档案管理工作能够顺畅开展，达到理想的管理效果。

（五）加强基层单位信息化档案管理安全水平提升

大多数基层单位档案资料中都会有部分不能随意查阅的重要文件，不同档案资料的密级要求往往存在一定的差异，档案查阅、复制及借阅权限都存在明确规定，因此，开展信息化档案管理工作期间，基层单位必须重点加强档案资料密级管理工作，提升档案资料的安全性水平。基层单位针对数字化档案文件采取分级管理的方式，划分档案文件保密级别，根据不同保密级别文件，对其开放不同权限。普通保密档案文件可以开放一定的查阅权限，而保密要求较高的档案文件则必须加强保密水平可以对不同保密级别的文件设置不同级别的密钥。信息化平台的防火墙系统也要加强建设，一旦有外部入侵或者违规查阅、下载档案资料，要第一时间将网络断开，并向相关安全工作人员发出警报。对此，基层单位要建立相应的安全监控中心，加强安全检测和异常响应，配合防火墙系统形成系统性的互动互防、互联互防。在升级信息化档案管理系统的时候，要注意备份资料，以防因为系统不兼容造成资料丢失等问题。

（六）加强基层单位档案信息化管理局域网络建设

信息化局域网络是促进基层单位开展档案管理工作信息化建设的重要保障。一方面，基层单位要根据实际工作开展需求建立独立性、封闭性的局域网，成立电子阅览室，使每个人可以根据自身权限调阅相关档案资料，提高电子档案资料查阅过程中的便捷性与保密性。如果条件许可，可以建立档案信息专网系统，提高信息化建设安全性水平。相关人员可以登录档案信息专网系统，根据自身权限和阅览需求，自行查询所需资料。另一方面，要加快基层单位档案数据库建设，推动档案资料的信息化，从而提高档案信息使用效率。为了令信息化档案资源能够发挥更加显著的实效，要对硬件设施的维护、更新和管理以及信息技术更新等工作加强重视与投入。

（七）加强基层单位档案信息化管理监督

在推进基层单位档案管理工作信息化建设的过程中，要切实保证信息化管理水平不断提升，监督与管理工作至关重要，相应的管理监督机制建设也必须同步进行。首先，要根据基层单位目前实行的档案管理制度具体情况，就其中的不足和与信息化管理不符的部分加以调整完善。只有不断提高管理制度的科学性，才能在基层单位档案管理实际工作开展中发挥相应的指导规范作用。管理机制中要包含考核工作人员的相关条款，基于此进行健全基层单位奖惩机制。其次，要加强档案信息化管理建设期间的涉密管理。基层单位要定期对信息化管理平台和设备进行安全性检查，确认网络连接安全性，避免病毒外侵和重要文件信息丢失。

五、结语

总而言之，基层单位纸质化档案管理在信息时代发展的背景下已然不符合现代档案管理的理念。纸质化档案繁杂的业务处理流程等、安全性能低、存储量有限等问题必须融合信息技术优化解决，基层单位也应该提升档案管理技术服务和管理理念，善用信息技术手段，发挥先进的基层单位档案信息化管理技术优势。