企业固定资产管理现存问题及改进对策探讨——以Z公司为例

解伟娟

（中国航空规划设计研究总院有限公司，北京市 100120）

随着信息化技术的飞速发展，企业固定资产管理业也逐渐摆脱了手工记账的传统管理方式，逐步引入了固定资产管理信息系统，借助信息化技术实现了固定资产管理全生命周期的流程化管理，固定资产管理也日益精细化。但在新形势下，许多企业面临上市、转型升级的考验，企业的各项管理尤其是固定资产管理开始不断接受监管、审计，这迫使企业对固定资产管理越来越严格。不可否认，在高要求高标准下，企业固定资产管理也或多或少暴露了一些问题。因此，只有不断地研究和探索，寻求更高效的固定资产管理方式，努力做到科学、规范和高效的管理，确保账账相符、账实相符以及资产的合理、高效利用，才能助力企业在激烈的市场竞争中保持竞争优势。

一、Z公司固定资产管理概述

Z公司是一家大型国有企业，业务涵盖咨询、勘察、设计、施工以及总承包等多个领域，公司员工数量多，拥有的资产种类多、数量庞大、价值较高，资产使用地点分散，公司下设多个职能部门和直属实体单位，部分直属实体单位设有外地项目部，即部分员工常年在项目部现场驻地办公，公司整体组织机构十分复杂。目前，公司固定资产管理坚持归口管理、分工负责的原则，资产使用部门主要负责资产的使用、保管和维护，资产管理部门主要负责全公司固定资产的实物归口管理，财务部门主要负责固定资产的价值归口管理，公司的固定资产管理从购置、到货验收登记、建账、资产调拨、资产报废以及资产处置全生命周期实现了标准化、流程化、信息化管理。此外，公司固定资产实物归口管理部门每月与财务部门进行一次固定资产新增、调拨，以及报废明细核对，每半年开展一次固定资产抽查检查工作，每年末组织开展一次固定资产全面清查盘点，从而基本确保了公司固定资产的账账相符、账实相符。但是，由于公司组织机构复杂，而且几乎每年都会涉及组织机构调整，必然引起固定资产所属部门或使用位置发生变动，加之公司固定资产数量庞大、地点分散及流动性较大，这些因素叠加导致公司的固定资产管理工作难度很大。

二、Z公司固定资产管理现状及存在的问题

目前，公司固定资产管理在岗位设置、人员配备、固定资产管理内控制度建设、固定资产信息化管理系统及二维码标签的应用、考核等方面有一套相对成熟的管理体系，基本能做到账实相符，实现全生命周期的流程化管理，近年来固定资产管理水平也得到了明显提高。但是，目前公司固定资产管理仍存在管理系统脱节、效率低下、资产流动后无法实时掌握其最新状态、盘点难度大等问题，主要表现为：

1.固定资产实物管理系统与财务管理系统脱节，难以实现数据实时共享

公司固定资产实物管理和价值管理分别在两个系统，由两个不同的部门在归口管理。由于两个系统之间没有接口，无法实现电子数据流的传递，导致资产实物管理部门和财务部门分别在各自系统单独建立资产台账信息。对于每月新购入的资产，由实物管理部门验收建立台账后，将纸质验收单递交至财务部门，财务部门依据验收单上的资产信息登记固定资产卡片，这样就会存在双头录入数据项的问题。此外，资产使用部门或台账中其他信息发生变更时，两个系统也无法联动。因此，两个系统脱节导致工作重复叠加，不仅工作效率低下，而且人工录入易出错，也会引发账账不符的风险以及导致后期账账核对时工作量的增加。

2.固定资产地点分散、流动性大，无法实时动态掌握资产去向，台账信息更新不及时

公司目前对固定资产实行分级管理，设有固定资产管理专员，各使用单位设置了本单位固定资产管理员，其中，涉及外地项目部的单位还在各项目部设定了专员，以协助本单位固定资产管理员，每台设备也明确了使用人或责任人。但因为固定资产使用地点分散，内部人员调动、组织机构调整或者项目竣工结束后，设备随人员调整流动到其他项目部等情况非常常见，而往往因为末端管理人员的不及时反馈导致公司层面的固定资产管理专员很难动态掌握资产最新信息，从而出现资产使用部门不准确、使用位置与台账不一致等账实不符问题。

3.固定资产盘点仍采用传统的盘点方式，盘点效率低、难度大

公司每年末都要组织一次全面清查盘点，主要是依据盘点表，按区域采用以账查物和以物对账的方式进行逐一盘点。因为公司地域广、资产比较分散，采用这种传统盘点方式效率很低、工作劳动强度大、周期长，而且容易出现漏盘或记录错误等问题，盘点完还需要花费大量时间进行台账比对，才能知道是否有盘盈盘亏。因此，这种传统的固定资产盘点方式使得每年一次的固定资产全面清查盘点工作压力十分大，成为各企业固定资产管理面临的一大难题。

4.固定资产管理制度的执行、监督及考核力度不够

虽然制度明确了职责划分以及资产到货验收、建账、内部调拨、报废、处置等全生命周期各环节的流程以及考核细则，但由于各使用单位的固定资产管理员都是兼职工作，有些固定资产管理员管理意识、责任意识不够，且存在固定资产管理员频繁更换的现象，这种情况特别不利于固定资产的管理。从而导致账实不符。固定资产管理制度中的考核细则责任追究没有具体到人，对考核失分的惩罚不够，很难引起各使用单位对固定资产管理工作的重视。

三、提升公司固定资产管理水平的对策及建议

1.高度重视公司固定资产管理工作，增强固定资产管理意识和责任意识

国有企业固定资产管理是一项非常重要的工作，需要公司各级领导的重视和支持，需要每位员工、每个部门共同协力才能得到高效的管理，同时考虑到固定资产的管理比较繁琐复杂。因此，建议公司领导要重视，尽量安排认真负责、细心耐心的员工从事固定资产管理工作。公司固定资产归口管理部门可通过会议、培训等手段开展宣传，提高大家的固定资产管理意识，让员工、相关负责人都能认识到固定资产管理工作的重要性，积极主动参与到固定资产管理中去。从而上下协力、层层分解职责，使得公司固定资产管理水平得到最优。

2.在固定资产实物管理系统和财务管理系统之间建立接口，实现数据实时传输和共享

固定资产实物管理部门和财务部门应认真梳理业务流程，借助信息化手段在两个系统之间建立接口，实现新增资产、资产部门变更等信息流能直接在两个系统之间传递、联动，做到实时同步更新，从而实现数据共享，杜绝双头重复工作，也减少人工输入的出错率，大大提高工作效率，从而确保双方台账数据的准确性和一致性。

3.引入RFID技术，实时掌握固定资产动态和提升盘点效率

目前物联网技术飞速发展，尤其是RFID技术已经在机房、库房仪器设备管理等固定资产管理领域得到广泛应用，针对公司资产流动性大，地点分散、盘点效率低下等问题，可以考虑引入RFID（电子标签）这种非接触式的自动识别技术，RFID系统通过无线网络等与资产管理系统连接，能够快速、准确地掌握因人员调动、部门搬家等引起的固定资产变动情况，同时能够解决盘点效率低下的问题，实现对一定空间内的多项资产同时盘点，并快速进行账面与资产实物的核对，而无须搬动资产、逐项盘点核对登记，从而解决固定资产的动态管理难题，加快提升固定资产清查盘点速度，使得公司固定资产管理取得突破性进展。

4.完善固定资产管理制度，加强监督和考核

认真梳理固定资产全生命周期管理过程中的各个节点、业务流程及职责划分，并结合实际管理过程中发现的问题、薄弱环节，进一步完善制度。在制度健全的基础上还要狠抓落实，加强制度的执行，通过监督检查查找问题，分析原因并制定改进措施，从而形成闭环管理。另外，要加强考核，建立更加健全完善的考核机制，明确责权利，定期进行抽查检查，对于固定资产管理突出的单位给予表扬和奖励，对于违反公司固定资产管理制度的单位或个人，尤其出现固定资产流失等盘亏的，要追究责任并给予通报和经济处罚，情节恶劣或出现违法行为的要进一步追究法律责任，从而加强固定资产管理人员的风险意识和责任意识，提升公司固定资产整体管理水平。

四、结语

固定资产管理是企业一个相对成熟的业务管理系统，但对组织机构复杂、资产数量多、地点分散、流动性较大的企业来说，要想实现固定资产的高效精细化管理还需要不断研究探索。首先，需要形成科学的固定资产管理意识，建立健全的固定资产管理制度，明确管理职责，并充分利用先进的信息化管理手段。其次，需要加强审计监督并纳入考核，从而不断地改进和提高企业的固定资产管理水平，为企业的生产经营发展提供支持和保障。