物流企业提升内部控制有效性的策略研究

郑美强

（福建蓝海物流有限公司 福建福州 350000）

国家扩大内需政策实施下，近年来物流企业始终保持较快的增长速度，然而行业内长期存在的各种弊端也凸显出来。物流企业的发展受到内控体系建设薄弱的影响，各类业务数据在管理环节中未能得到充分合理的利用，造成企业发展后劲明显不足。企业要想在激烈的市场竞争中立于不败之地，就要依据实际情况对各方面因素进行考量，构建起完善的内控体系，为企业战略规划的实现提供支撑。作为现代企业先进的管理模式，企业财务内部控制体系的职能发挥与企业竞争力的提升和稳定发展有着紧密的关联，所以，加强内控体系的构建对企业发展具有非常重要的意义。

一、物流企业内部控制相关概述

（一）物流企业的基本特征

物流指的是为了满足客户的需求，通过最小的成本进行运输、储存、配送等工作，为了各类产品及信息从生产场地到达消费场地而进行的规划、执行和管理的全过程。依据从事物流的主体进行划分，可以将现代物流划分为第一、二、三方物流。本文重点对第三方物流进行分析。其主要特征体现在三个方面。

第一，合同有偿服务。物流企业主要以合同作为指导方向为客户提供一系列的服务，合同是企业开展工作的基础，也是企业开展内部控制的重要环节。

第二，其客户存在长期战略关系。由于物流企业需要对客户的销售、存货、订货、生产等计划进行全面考虑，因此与客户之间会形成一种长期的战略合作关系。

第三，其发展基础是现代信息技术。信息技术是物流企业生存和发展的重要条件，包括EDI技术、EFT技术、条形码技术、电子商务技术等。信息技术的发展实现了数据及时有效的传递，实现了物流企业业务处理的自动化和环节运作的一体化，使客户更多地将自身运送业务承包给第三方物流企业完成。

（二）内部控制的实施作用

第一，保护企业资产的完整和安全。内部控制体系的构建，可以通过科学有效的方法对企业的货币资金、销售、材料等环节重点财务活动进行监督，对其合规性和合法性进行评估，能够对企业的物资进行管理，避免出现浪费，促进资源利用效率的提高。

第二，保证会计信息的真实性。内部控制可以对会计信息处理的全过程和全环节进行规范化管理，使会计信息更加完整和真实，减少了信息传递中可能出现的错误，从而更好地为企业开展决策提供支持。

第三，促进工作效率的提高。内部控制能够对企业的工作流程进行优化，对员工的职责分工进行明确，使部门之间互相监督和配合，将风险控制在可承受范围内，促进了企业工作效率的提高，实现了经营风险的规避。第四，促进了国家政策和法规的落实。内部控制能对企业的经营业务进行监督，在与有关政策法规存在偏离时进行纠正，通过各个部门信息的反馈和分析，减少了政策实施中存在的偏差。

二、物流企业提升内部控制有效性的策略

（一）完善治理结构，落实监督控制

第一，物流企业要结合自身的行业特征，以业务流程再造作为切入点，打破传统职能部门之间的界限，实现组织架构的创新。相较于传统的职能划分模式，业务流程再造不但需要企业在组织结构中，将那些工作效率低下、不形成附加值的中间环节进行消除，使得经营流程更加地整体化，更要求企业经营流程为组织核心，实现组织结构模式的彻底改造。物流企业要以客户作为经营中心，将运输、库存、包装、配送等经营环节开展流程的设计和改造，并且充分利用信息化技术所具有的优势，实现物流的最优化，通过组织结构的充足，满足电子商务对企业业务提出的需求。

第二，要对内部治理结构进行完善。企业要加强对股东大会作用的重视，将累积投票制引入其中，与股东表决排除制有效结合实现对股东行为的制约。企业要设立董事会，形成决策的有效制衡。同时，企业要成立监事会对财务活动进行监督，监事会成员需要具备一定的专业知识，并保证其具有权威性和独立性。

第三，要构建起所有者层次和经营者层次的会计组织。所有者层次会计组织所代表的是利益相关者的利益，股东会可以委派财务总监和董事，董事会中成立审计和财务委员会，负责管理投资中心，实现对财务负责人的制衡。经营者层次的会计组织主要职能，是帮助经营者控制企业物流、信息流和资金流，为管理职责的发挥提供支持。

（二）增强内控理念，促进部门协同

目前，物流企业内部控制普遍较为薄弱，究其原因主要是行业内部对于内部控制缺乏重视，未能将内部控制放在企业管理的重要位置，领导层过分重视经营，对于内控在企业管理中的积极作用缺乏了解。企业需要转变自身观念，使各个部门之间加强合作，定期组织员工进行合作理念的学习，从根源上认识到企业各个部门是一个互相关联的整体，认识到各部门之间合作的效率和质量在企业发展中的重要性，通过积极有效的合作推动企业健康稳定的发展。企业要针对不同部门之间存在的问题制定有效的解决措施，促进部门之间的交流与沟通，使部门之间互相理解积极配合，为内部控制制度的落实提供保障。

（三）制定完善的授权审批流程

一方面，要对授权审批流程进行完善。企业管理是一项十分复杂的工程，为了保证系统的正常运行，需要保证授权的合理性。在授权时不但要保证管理者具有权威性，还要保证经济活动的效益型。在对内控落实人员进行授权时，也要充分考量控制环节的具体情况，既要保证企业战略规划的有序落实，还要保证内控执行人员的权力得到制衡，要依据业务活动的重要程度以及额度大小确定不同的批准层次。另一方面，要对职责进行有效的划分。首先是不相容岗位的分离。企业要依据不相容岗位分离的原则，合理地进行会计与相关岗位的设置，对职责和权利进行明确，构建起互相制衡的组织结构。比如授权批准岗位要与经济活动的执行岗位分离，经济活动的执行岗位要与该业务的审核、记录岗位分离；财产保管岗位要与财产记录岗位分离；销售业务权限的审批、价格制定、合同审批、发票开具等与会计记录岗位进行分离。其次是组织结构的互相控制。企业要依据自身业务需要进行各个部门的设置，各部门的责任权限需要获取授权，并保证在授权范围内的职责和权利不受到外界的干扰；各种类型的财务活动在进行过程中，需要不同部门的配合并保证可以进行互相监督；在对经济活动进行检查时，检查者与被检查者之间不应该存在从属关系，从而保证问题能够快速识别和解决。

（四）加强财产保护，确保资产安全

针对实物资产来说，企业要建立严格的定期清查制度，由资产实物管理部门与财务管理部门共同行动。要清晰完整地对清查结果进行记录，企业拥有的资产都要进行实物编码管理，编码中应当包括资产类型、所属部门、购买时间等信息，便于资产实物管理部门和财务管理部门进行信息的传递。通过有效的清查，使企业清楚地掌握资产占用状况和使用情况，为资产使用效率的提高奠定基础，为资产的真实性和完整性提供了保证。对于单位价值较低的资产，要严格对购买、入库、领取、摊销等过程进行记录，避免出现资产的丢失和损坏。要单独对经营租赁的资产进行管理，由实际使用部门进行验收，在使用部门和人员出现改变时，要第一时间反馈给财务部门，从而在辅助账中进行调整。对于货币资产来说，包括银行存款、现金、有价证券等，要安排专业的出纳人员进行管理，严格落实定期盘点制度，由其他人员负责监督盘点，盘点结果要由监督人员和出纳签字确认，银行存款要实行账表分离的措施，出纳负责付款，会计负责对账和核查，从而保证资金的安全。针对高额资产来说，企业可以进行参保，通过风险的转移为企业的稳定运行提供保障。

（五）持续优化全面预算管理体系

首先，企业要利用ERP等信息化手段开展预算管理。大数据技术能够对信息化系统体用的数据进行分析和审计，对预算数据进行全面的整理和研究，从而对企业的财务状况进行预测，为管理者开展决策提供数据支持。其次，要全面落实预算管理责任。企业要设立专门的预算管理部门，负责推行预算管理，保证企业所有员工参与其中，从而更好地对预算资料进行收集，从宏观角度对企业的预算和成果进行分析。通过大数据技术，对存在的问题进行检查和分析将问题规范化，及时发现预算落实中的风险问题。再次，要加强控制，强化考核。预算管理过程中要将指标进行量化和分解，下发到各个部门中进行落实，为后续考核与评价提供标准。企业要结合成本控制目标制定费用控制指标，对预算超出的原因进行全面分析，并及时进行调整。同时，企业要构建起科学完善的激励机制，促进员工工作积极性和主动性的提高。

（六）基于作业成本法加强运营成本控制

第一，提高配送效率实现送货运输作业成本的降低。首先，减少运输的次数。物流企业可以提高配送的效率，减少运输所需要的次数，通过提高装载率，保证配车计划的合理性，选择最为快捷的运送方法，实现运输成本的降低。其次，缩短运输距离。作为影响运输成本的重要因素，距离对于车辆保养、燃料使用、人工成本等变动成本具有直接的影响。因此企业在进行运输过程中，需要选择运送距离最短且道路条件最好的线路进行运输，从而实现运输成本的降低。再次，通过包装的优化提高车辆运载率。在进行货物运输时，要充分考虑货物的体积和重量，解决好空间利用问题，保证集装箱的充分利用。最后，要对物流中心的地址和配送的线路进行优化，实现配送成本的降低。企业可以充分利用大数据技术，通过分类树的方法，对操作特点、产品特征、交通状况等因素进行综合考量，保证物流中心选址的最优化。企业要对自身状况、商品特点和周边交通等情况进行全面分析，对配送过程中的数据进行整理，选择最为合理的配送路线，使配送管理更加的智能化和科学化，保证企业配送成本和固定成本之和最低。第二，要实现分拣作业成本的降低。（1）分拣作业的安排要跟配送线路的次序相同。给配送车辆装载货物时需要考虑配送顺序，在出库区整理货物时要保证货物装载的便利。对于出入库较为频繁的货物，要放置在与出口距离较近的位置，从而节约取货时间。（2）要避免发货错误的问题。企业要加强对自动化和机械化设备的应用，减少目视以及取物操作中出现的错误，提高作业的准确度。（3）信息的处理。在分拣作业的过程中，需要将信息流和物流进行充分结合，减少作业的等待时间，从而促进分拣效率的提高。第三，促进储存成本的降低。企业要利用大数据的关联模式，对商品数据间存在的关联进行分析，从而确定哪些货物存放在一起能够提高分拣率，保证仓库位置的合理性，对储存位置进行优化，从而促进企业仓储成本的降低。

（七）发挥责任考核制度的作用

作为物流企业来说，最为重要的竞争力就是人力资源。当前，许多企业员工素质参差不齐，没有建立科学有效的奖惩措施和考核体系，并且领导层对员工的考核评价缺乏重视。企业应当构建起完善的员工管理制度，加强人力资源建设。一方面，要定期组织员工进行物流有关知识的学习，促进员工综合能力的提高。企业在人员聘用、选拔和任用过程中，不但要对员工的综合能力进行考察，还要重点关注员工的道德修养，要建立全面科学的员工评价标准，定期进行考核与评价，使员工素质的提升带动企业整体管理能力的提高。企业要定期组织员工参与不同方面知识的学习，在企业内构建起良好的学习氛围，使得企业充满活力和生机。另一方面，企业要构建起合理的考核体系，并配套完善的奖惩措施，将绩效考核的结果与员工的薪资待遇建立连接，从而改变员工懒散的工作态度。企业要加强对考勤工作的重视，并将竞争上岗的用人机制引入到企业当中，给那些素质较低、没有责任心的员工一定的威慑，并给予考核结果十分优秀的员工物质和精神奖励，使员工形成危机意识，积极主动地参与到工作当中。员工的薪资待遇要与业绩进行对接，从而促进员工工作积极性的提高，为企业经营效益最大化目标的实现提供保障。

（八）重视信息沟通与共享

当前，许多物流企业存在信息沟通不畅的情况，所以构建起信息化系统是企业解决这一问题的有效路径。物流企业要构建起信息化管理系统，对内外部客户信息进行全面的收集，在系统中针对客户的不同进行区分，从而满足他们差异化的运输需求。在进行信息收集的过程中，应当注意两个方面的问题。一方面，要保证员工反馈问题渠道的畅通，保证员工能够将工作中发现的可疑情况，反馈给上级领导或者审计部门，并允许匿名。这样不但便于员工反映问题，还可以避免受到打击报复。另一方面，企业要建立完善的信息披露制度，及时地向外界公布一些重大事项，并接受外部人员的监督，包括供应商、客户和审计人员等，在收到反馈意见以后，管理层要采取积极有效的措施进行处理，通过外部人员的意见能够了解到工作人员的工作成效，包括投诉的处理、账单错误的纠正、账款的拖欠、应收账款的回收等。

（九）建立风险预警机制

物流企业在经营过程中存在着许多的风险因素，引起的财务风险对企业带来的影响也存在不同。企业要构建起科学有效的风险预警体系，对自身财务状况进行动态的评估，及时识别财务管理中存在的风险问题，制定针对性的措施进行防范，避免财务风险的发生。首先，物流企业需结合实际，评估自身的风险容量，即企业在经营发展中愿意承担的风险数量，基于此合理制定战略目标，明确管理基调。其次，强化内部人员对风险控制的重视，帮助各部门人员树立风险管理意识，积极参与风险管理中，提高自身履职的合规性、合理性，减少风险的发生。再次，确定风险评价指标体系，构建风险预警系统。物流企业可以参考其他成功企业经验，分析自身业务流程、财务流程等，结合预期风险类型和特点，设置财务风险评价指标，以便对各类风险可以及时进行识别和衡量。为保证风险监管的实时性，物流企业可以引入风险预警系统，搭建信息共享平台，借助信息手段来提高风险识别效率，及时发现潜藏的风险危机。比如企业可以以内部资金情况作为基础，对企业资金的流向和使用情况进行全面的监督和控制，对风险的存在进行预警和识别，对企业资金流动进行科学监督，实现资金运转过程中风险的识别和规避。最后，完善风险控制数据库，灵活应对各类风险。物流企业应针对可能存在的风险构建风险应对数据库，明确各类风险的诱导因素、控制手段，在风险出现时，可以及时将相关数据反馈给管理者，便于其利用风险规避、风险对冲或是风险转移等手段将风险遏制在初期，避免风险扩散。

三、结语

随着信息化技术的高速发展和应用，对企业内部控制工作提出了更高的要求。物流企业为了追求内部控制的完善，需要对传统的管理模式进行创新和调整，企业要对组织架构、预算管理体系、成本管理模式、风险预警体系、考核评价机制等进行完善，加强部门之间的沟通和交流，推动企业内部控制体系的完善，为企业健康稳定发展提供保障。