藏品信息管理软件在文物库房管理中的应用

□宋歌

伴随着大数据时代的到来，海量的数据库成为现代信息化社会的自由资源。 在此发展契机之下，文物保管单位趁势而上，将以大数据的信息化数字化技术为表现的新一代移动互联网技术应用于切实的管理活动之中，使得文物的藏品管理工作能够朝着“让文物说话”的方向快速发展。在后现代化社会，人们的生活需求已从原始的物质层次追求转向更高层次的精神追求，这就意味着传统社会单纯凭借人工管理的手段将会逐渐在时代竞争的环境中被淘汰，文物的功能性、观赏性以及利用性迫切需求文物藏品信息管理软件的开发与使用。

一、藏品信息管理软件的发展与当前形势

中国是一个具有悠久历史的国度，在历史的长河中产生了丰富的文物资源。 文物保护工作，责任重大，任务繁重。在管理日益现代化的今天，传统的藏品人工管理模式因为固有的保存瓶颈逐渐暴露出来，并与现代社会人们的高文化需求与文化利用发生难以调和的矛盾冲突。 因此，国内级别相对较高且具有经济实力的文博单位，凭借“互联网+”、大数据时代的发展契机， 针对文物保管的实际需求，开始开发与使用藏品信息管理软件。 继2014 年全国可移动文物普查数据之后，藏品信息管理软件的开发与推广在全国范围内广泛展开，将文物管理信息化模式推向了数字化与智能化管理的新方向。

二、藏品信息管理软件中加入虚拟化库房建设的必要性

在藏品信息管理软件中加入虚拟化库房元素，不仅可以减少物质空间的占用，而且还可以实现藏品管理的数字化操作控制。目前，在虚拟化库房建设过程中，藏品的编目、统计与检索工作可以变得更加高效。比如在排架方式的处理上，网络式排架可以有效地避免人工管理尺寸丈量的偏差。此外，实现藏品库房建设虚拟化，还可以保证藏品档案的生动化、形象化，弥补了传统藏品管理方式的档案制作局限。

管理者在藏品信息管理软件中融入虚拟库房因素， 极大地改变了传统工业文明渗透的未知性，冲撞着原有的心理认知舒适区， 对方便藏品存储、校验、传播藏品文化价值具有积极的现实意义。

三、定制藏品信息管理软件应遵循的原则

1.保证库房管理的精确性。 由考古发掘途径获取的文物藏品，通常会有种类与质地之分，为了更科学化、 系统化地对所收集的文物藏品进行统计管理，就需要对藏品进行编目入库，以保证藏品的库房管理工作有序展开。当前，我国大多数博物馆已在行业内部形成了一定的编目共识， 根据使用对象将藏品目录大致分为公用目录与工作目录， 其主要目的在于区别内外部的适用范围。 此外，库房管理还需要加强入库排架的流程管理。一般情况下，管理人员将文物藏品做好分类之后，会对同类藏品进行有针对性的入库排架处理， 在标明藏品具体位置之后进行及时清点， 以保证文物藏品的完整性。

2.便于账目管理的高效化。 藏品账目，作为我国科学文化建设工作的重要组成内容， 是统计国家现有文化财产的关键文献依据。 伴随着互联网技术的日益成熟，数字博物馆应运而生，成为现代信息社会中公认的文明成果。当前，在大数据的内在驱动下， 我国文博单位文物藏品账目信息化管理的实现，主要是通过Excel 与可移动文物普查软件来保证。在社会信息化进程中，许多文物保护与管理单位为了防止传统账本老化、磨损等弊端，通过Excel 表格，将纸质账目逐条逐项进行采集，以保证录入、导出以及打印等各项功能的实现。在藏品综合管理信息系统中，可以通过增设文物照片、基本信息的方式， 来达成方便日后查询与单位内部提用、归库等功能。 这是实现账、物对照的有效手段。

3.优化库藏管理单位的管理流程。 当前，“让文物活起来”， 已成为现代文博事业的发展导向，也是藏品合理开发与利用的现代公共文化建设的方向。藏品信息管理软件的充分应用，将原始的藏品管理平面化方式从现代科技方式中脱离出来，使藏品信息的准确性和信息管理的规范化都依赖于先进的计算机技术， 让藏品管理在信息化优势的作用下更加立体与生动。现阶段，有藏品库房管理机构的单位，在库藏文物的管理中，不仅要依据相关的文物保管法律法规对保管单位现有的库藏文物进行及时接收与排架， 还需要遵循业务人员交接的基本规则，在保证业务服务的前提下，对管理方式进行精准判断，并及时将数据、图片资料进行出入库统计， 保证后期能够快速有效地查询到藏品相关信息与有关负责人员。 努力开拓藏品信息管理途径，活化现有的文物资源，提高库藏管理人员的工作效率， 也是未来藏品管理建设的方向与关键。

四、在库房建设中构建藏品信息管理软件的目标

1.规范化管理。 考古发掘单位库房文物管理工作，不是简单地做好保存就可以，而是要对库藏文物进行科学、规范的管理。 藏品信息管理软件，是针对文博单位具体业务内容产生的。 软件设计之前，应认真、仔细地了解单位业务现状、要达成的功能，并将其以流程化的形式表达出来。在这个过程中，不能加入自己的理解，也不能想当然地去画流程图， 藏品管理人员一定要和设计人员进行沟通和确认， 最大程度地还原实际在运作的业务流程，避免忽略核心环节。 业务流程的似是而非，会导致藏品信息管理软件的模块不能落在实地，最终影响文物库房的规范化管理。需要注意的是，涉及状态变化的操作流程， 除了要定义操作流程以外，还要有状态流转图，如藏品借展等状态，要清楚定义每种状态之间的相互关系， 以及发生状态变化的必要因素。

2.高效化管理。 传统的藏品账目管理，基本都是通过手工完成的， 尽管藏品账目按入藏先后顺序或质地或时代或不同专题进行分类排列， 但由于格式固定，藏品账目职能单一化，翻阅查询时不仅效率低下，难以及时、准确地提取相关数据，而且会给纸质账目带来一定损耗。 藏品综合管理信息系统，在传统藏品账目管理的基础上进行拓展，将传统纸质账目、 档案中的内容转换为数字化信息的同时，根据管理者的需要，增设藏品入库、信息管理、陈列展览、学术科研、查询统计、系统管理等相关模块，随时迅速汇总、查询账目信息，实现账目高效化管理[1]。

3.安全。 藏品安全工作，一直是文博单位的重中之重， 与藏品相关的藏品信息管理软件的安全性也至关重要。数据的不安全，意味着藏品实物存在着安全隐患。系统里的藏品数据遗失，可能会造成藏品实物的遗失。需要重点考虑的，主要有三个方面：一是用户程序安全（包括是否明确区分系统中不同用户权限、用户登录密码是否可见可复制、系统中会不会出现用户冲突等）；二是系统网络安全（采取的防护措施是否有效、系统是否存在木马病毒、有无网络漏洞等）；三是数据库安全（系统数据的完整性、系统数据可管理性、系统数据可备份及恢复能力）。

4.实用。 藏品信息管理软件，不仅需要体现当前技术和管理的需要，同时还需充分考虑实用性，满足当前各层次、各环节应用管理中数据处理的便利性和可行性，在实用的基础上逐步向科学化、自动化过渡。尽量降低用户的认知成本和学习成本，降低操作复杂度，提升操作友好性。

5.兼容。 2012 年10 月，国家启动第一次全国可移动文物普查工作，至2016 年12 月，所有文博单位都完成了本单位的藏品清库、账物核对工作，并根据需要，采集、补充和完善了相关藏品信息。之后，文博单位的藏品信息化建设和管理，多通过电子表格和可移动文物信息采集系统的运用实现和完成。 在此背景下，为避免资源浪费，提高工作效率， 藏品信息管理软件的建设应以现有条件为基础，充分利用现有成果，结合单位现有的信息资源与实际情况，科学整合现有资源，通过电子表格与国家可移动文物信息采集系统兼容， 实现文物信息管理自由切换与转化。

五、结语

大数据时代， 信息化软件是国内文博行业竞相开发利用的信息数据资源方式。 伴随着大数据的发展， 信息化建设不再单纯地作为技术的身份存在，而是更多地被融于管理的实践过程当中。因此，有藏品库房管理的单位，在进行藏品信息管理软件个性化定制的过程中， 管理者应在日常库房管理工作中摸清文物信息化、数据化的秉性，积极与可移动文物普查信息软件进行兼容， 并有效地将藏品的库房管理深度、广度与藏品信息化、网络化、智能化技术手段进行精准高效的融合，让藏品信息管理软件普遍应用于文博系统的文物库房管理之中，进而实现对藏品的精准管理保护、合理开发利用。