运用SPD系统对医院药品实行精细化管理的流程及问题探讨

朱宇欢，唐卫

(广西壮族自治区人民医院药学部，广西 南宁 530000）

1 背景及目的意义

随着公立医疗机构实施药品的零加成，药品除了不能给医院创造利润的同时、传统的药品管理模式还面临信息更新速度慢、资金积压大、药品管理的环节多、库存药品占地面积相对较大 、流通过程费用高等诸多问题。医院如不在药品的供应、储存、配送等诸多环节中找到高效管理办法，将为医院运营管理带来巨大压力[1]。精细化管理是近几年在医院管理中获得广泛认可的一种持续质量改进方法，在提高医院医用物资采购管理质量、高效支持医院运营与发展中效果显著[2]。SPD ( Supply Processing & Distribution) 系统即医用物资供应链物流管理,是一种包括药品的供应、管理等物资管理系统，SPD由供应（Supply）、管理（Processing）、配送（Distribution）3个部分组成，通过搭建信息平台，实现配送企业、平台、医院3者的无缝衔接，成为新型医院物流管理系统[3]。SPD系统在医院的运行，能将药品物流信息和医院运营有机结合，实现药品采购、验收、库存管理等全过程信息化、规范化、可追溯，达到包括药品采购、物流供应、院内一级仓库管理以及面向院内各二级仓库的精细化管理，从而改进药品管理模式、降低医院药品运营成本，改善医疗服务质量。现对我院运用SPD系统实行药品精细化管理的流程及存在问题进行探讨，仅为同行药品管理提供参考。

2 SPD系统的运行流程

2.1 SPD系统的药品基础资料维护

在SPD系统运行之前，首先要保证其药品信息与医院HIS 系统信息完全一致。医院HIS系统中药品的基本信息包括：药品编码、名称、规格、包装、生产厂家、价格、其它属性等，此信息均由 HIS 系统导入 SPD 系统，确保二者药品信息的完全相同。运行之后医院所有需要更新或增加的药品信息，均由HIS系统设置的实时自动更新功能同步至SPD系统，以保证医院HIS系统与SPD系统的药品信息始终一致。

2.2 药品采购订单的制定及审核

SPD系统能根据医院任一时间段内的药品历史使用、实际消耗、供应商中标情况、库存管理等进行收集和计算,实现对采购信息的自动分析和生成，避免传统人工处理效率低下、容易出现错漏等不良情况[4]。药品采购订单设置制定权限，由医院专职的库管人员进行操作，通过SPD系统采购模块操作完成，共有三种方式进行操作制定计划：1）直接下单生成采购计划；2）根据库存自动生成采购计划；3）系统补货生成计划。操作人员根据实际情况确定备货天数就可任意选择以上三种情况制定采购订单，所生成的订单需要操作人员结合包装进行审核修改，确认无误后将采购订单上传至SPD系统。

2.3 订单的采购配送

由于每个药品均已在SPD系统上标注医院原勾选的配送企业，采购订单上传至SPD系统后，系统会根据原勾选情况对订单上的品种进行自动分配，配送企业根据所接收到的采购信息开具药品配送明细清单，并将此信息回传至SPD系统，同时及时组织药品配送。

2.4 药品的验收及入库

药品配送到医院后，医院与SPD系统双方的库管人员根据配送的药品清单进行逐一核对验收：包括药品名称、数量、规格、批准文号、生产厂家、产品批号、药品效期、药品价格、发票号、收货时间、收货药师等。双方验收后在清单上签字及SPD系统进行确认，SPD系统自动生成入库信息。

2.5 对订单状态进行实时查询

SPD系统人员可以在平台实现对采购订单进行实时查询，查询内容包括：配送数量是否一致、是否配送在途、是否缺货、是否价格变化等。如果某品种原勾选企业没货配送，需要更换其它企业配送，这些情况就可以通过查询并及时与其它有货的配送企业联系，以便对采购信息进行对应调整，保障药品的供应及时。

2.6 各药房药品申领

SPD系统具有自动补货功能，各药房可利用此功能自行设置补货时间，系统会根据补货时间内药品的消耗情况、自动生成药品申领单并传至药库；药库生成药品出库单来调配药品并送至药房，各药房清点无误后在系统上确认即可完成入库，这改变了以往HIS系统的各药房人工下单请领的模式。

2.7 进行药品精准消耗结算

SPD系统具备精准结算管理功能，可以实现药品的实时消耗结算。结算数据每月由医院信息科整合当月药品消耗明细，交由医院库管通过与SPD系统的结算数据核对，核对无误后上传至平台，各配送企业根据消耗信息开具结算发票，医院库管通过核对、确认结算发票后转交医院财务科进行结算。此结算模式实现了医院与配送企业精准消耗结算，最大限度降低医院运行成本。

3 SPD运行对药品管理的效果

3.1 实现药品管理工作的快捷精细

3.1.1 信息传输高效快捷

SPD系统所搭建的运行平台搭载了医院及配送企业的药品相关信息接口，一方面可以对医院的药品需求及企业药品供应情况快速整合匹配以便快速准确供应；另一方面可以通过接口对药品的采购、供应、配送、验收入库实现电子信息化，保证了数据传输的快捷准确，整个过程没有过多的人为因素对数据进行改动或者输入，促使医院药品采购流程高效快捷，促进药品采购运营管理模式的转型升级。

3.1.2 方便实行药品监测

SPD 系统可以快速查询药品库存、消耗、效期管理等相关信息，并且具备滞销、近期等自动提示功能，可对药品的使用情况进行实时监测，有效提高药品的周转率，降低了药品因管理不当所导致的资源浪费。

3.1.3 可以进行精准盘点

SPD系统具备精准盘点功能，可以随时对部分或全部药品进行盘点，盘点表上可同时显示批号及效期，对近期药品也可呈现备注，这方便库管人员对某些贵重、易发错等药品进行实时监测，以便及时对差错和近期药品进行处理。

3.2 提高医院药品供应的工作质量及效率

SPD系统的运行，提供了医院与配送企业关于药品供销信息的对接平台，双方在平台上就可以进行货、款、票的信息互通；医院及配送企业的供需信息也可通过平台实现双向查询；药品的入库、出库都可以通过平台进行电子确认，这些都使药品供应业务的处理流程直接明晰，大大提高工作质量和效率。

3.3 药品流通可追溯

SPD系统的运行全程实行药品批号管理，把药品的批号作为主要追踪线索。药品进入医院后所分发到二级药房及科室三级药房的药品，都可以通过出入记录进行追踪。一旦药品需要召回，可以实现主要以药品批号为主要的线索，在供应商、药库、或者药房之间实现流通的可追溯到全程的过程[5]。

3.4 优化库存、实现药品零库存管理

医院和配送企业可以在SPD平台上随时查询订单信息，并就订单问题进行快捷交流沟通，在高效拉动供应链的同时降低了货存率，通过优化库存来降低库存积压。SPD系统的精准结算功能，能对每一个品种做到日清月结，医院财务只需对已经消耗的药品进行确认支付即可，真正实现药品零库存管理，从而降低医院运行成本。

3.5 降低药品短缺现象

以往在使用HIS系统进行人工下单采购时，对于某些使用异常的药品往往不易发现，加上各部门间对药品库存不足的信息沟通不畅且滞后，采购人员一般是通过临床反馈才得知相关信息，此时的下单采购已经容易造成药品短缺，影响了临床的用药需求；如果恰巧原配送企业无货，采购人员还需要逐一电话查询，由此造成药品缺货时间更长；另外，在未使用SPD系统时，各药房对所需补充药品的申领多凭经验制订，容易造成数量不准确、品种不齐全，这些均可加剧药品短缺现象的发生。 SPD系统除了可以直观监测药品使用情况、根据消耗情况自动生成采购订单外，并能及时发现异常的使用需要，方便采购人员及时补充调整。另外SPD系统可查询短缺品种，及时掌握药品库存信息、药品的配送状态等，有利于及时采取相关的补救措施，很好的降低医院药品的短缺现象。

4 SPD运行的难点及解决方法

4.1 如何甄选构建及管理SPD平台的企业

要求医院在合理竞争的前提下，保证不改变医院药品运营模式（不改变品种的配送企业）、按照医院相关制度及管理流程、确保医院病人的合理用药需求，去甄选具有SPD工作经验的企业，要求包括：具有促进医院及配送企业信息沟通流畅、数据整合精准、处理业务快速熟练等能力的企业。另外，由于SPD项目需要派出工作人员进驻医院，医院要对进驻人员进行统一管理，并组织其参加医院相关的技能考核，以确保熟练操作该系统。

4.2 如何保证SPD系统运行的平稳性

为保证SPD系统运行的顺利平稳，需要医院与SPD项目双方共同协作，包括：1）医院的药剂科、信息科、财务科、SPD项目组都要派出专人负责对接并协调推进。2）需进行不少于半年以上的运行测试。在测试阶段，SPD系统要尽快理顺医院与各配送企业相关数据的对接与整合；医院药房要通过对每月盘点数据的分析来验证SPD平台对相关数据提取的准确率。3）由于在HIS上搭载了SPD系统，也会干扰临床HIS系统操作的流畅性，所带来的问题需要提前与临床医生进行沟通，并且由医院信息科通过优化HIS系统的操作流程来协助解决。

4.3 如何保证HIS系统与SPD系统的数据一致性

当SPD系统对药品进行验收入库后，二级药房可以在SPD系统上向药库进行药品申领来增加库存。药库根据二级药房的申领单出库，二级药房通过清点后在SPD系统上确认完成入库。此时对应的药品库存数要通过SPD系统的数据同步推送到HIS系统，HIS系统上才能有相同的药品库存供临床医生开具用药医嘱。如果此时SPD对HIS的数据推送不及时或不完整，将出现有实物而HIS系统无库存导致医生开不了用药医嘱、或HIS上有库存而实际无实物导致医生开了用药医嘱而无药可发的现象。这可通过优化SPD以下功能：设置数据的更改及同步时限需要在120秒之内完成、每天自动检查数据同步情况、及时优化同步流程等措施来保证SPD与HIS系统药品数据一致性。

4.4 如何保证药品消耗数据的准确性

由于SPD系统的运行实行药品消耗结算，为保证消耗数据的准确性，需要医院信息科的协助配合。医院信息科每月月底将药品消耗数据通过接口从HIS系统推送给SPD系统，由医院库管与平台工作人员核对数据的准确性。出现误差可能有如下情况：1）由于医院误将自主采购（毒、麻、二精、医院制剂类等）药品品种数据统计在内，导致医院消耗数据偏大，可通过在HIS系统的数据提取中设置隔离自主采购品种措施来纠正偏差。2）由于HIS系统对消耗数据采集提取缺失导致数据偏少。可通过对所采集数据进行采集颜色标记，以便核对减少错漏。3）由于HIS系统与SPD系统的药品编码不一致，导致消耗偏差。这可通过整理HIS系统的药品编码，保证每个药品品规只有唯一编码，唯一编码包含药品的品名、规格、单位、价格、厂家等信息，并对已经不用的药品品规清出药品目录，整理好的药品编码由HIS系统同步至SPD系统，SPD系统不能对药品编码信息进行任何修改。4）由于药品调价导致的数据误差。可通过在SPD系统上核查库存，进行全院调剂，优先把旧价格的库存使用完后，再发新价格药品。另外，可通过标记将价格变动的药品标注以提醒库管人员。5）由于药品退费的发生，导致消耗数据不符。可通过在HIS系统上设置药品消耗只计算一次，凡产生退费的药品，均默认为医院库存，二次使用时不计入消耗数据。6）结算单位取值不一致导致数据误差。由于医院最终是以HIS系统的消耗数据作为凭证进行结算的，传统的HIS系统结算是以整包装为单位结算，而SPD系统采用最终消耗单位结算，可以把结算算到最小单位，导致结算单位取值不一致。这可通过双方统一结算单位，以医院的结算单位为基准，没有达到结算单位的消耗自动转到下一个结算周期，每个品种的结算原则以最终结算金额小于或等于同期内该品种的送货金额。

4.5 如何规避信息泄密风险

理想是 HIS 系统和 SPD 系统通过接口进行无缝对接，HIS 系统为医院管理系统，里面存在大量的医院保密信息，信息共享会给医院管理带来风险[6]。为规避泄密风险，医院信息科可通过权限设置、所提取的数据信息只支持在线阅读不能进行编辑、规定提取消耗数据时自动屏蔽其它无关信息等措施、并由HIS 系统将信息单向导入 SPD 系统等方法规避风险。

4.6 如何理顺药品的消耗结算

当医院及SPD系统双方对药品的消耗数据核对无误后，在SPD平台上传消耗数据，各配送企业核对消耗数据无误后可向医院开具对应的药品结算发票并回传开票信息。为保证医院对药品消耗结算的准确性，可通过信息科在HIS系统上增设药品消耗结算核对端口，此端口可通过与SPD系统对接，自动提取配送企业的结算发票信息，医院库管只需在结算端口输入发票号，即可对结算发票进行核对、签字确认并移交财务部门结算，保证结算的准确快捷。

5 结语

SPD系统通过构建药品物流管理平台，打通了医院与配送企业、配送企业之间的流通环节，实现了以临床为需要的主动采购及推送。在保障药品供应的同时，通过信息共享，实现了对医院药品合理监督的精细化管理，有效降低医院的运行成本。在提高医院效益的同时，为医院发展提供有利的保障。另外，随着药品信息化管理的推进，通过“互联网 +”的大数据解决传统落后的药品管理模式，SPD系统在减少院内物流工作量的同时，进行科学合理地储备用药，实现药品管理工作规范化、标准化、透明化，值得推广。