浅析传统档案管理与电子档案管理的利弊

熊 昊

（黄石市疾病预防控制中心，湖北 黄石 435000）

医院档案是医院运行过程中以声音、文字等形式存在一种工具，以科学活动、药品管理、医疗活动等形式被记录下来[1]。档案是医院在制定医院运营指南时作出重要决策的有用依据。在医院日常运营中，档案管理可供不同医院发展参考。档案管理是医院进一步发展的一项基本任务，医院应予以重视。传统档案管理领域最关键任务之一是对纸质档案实施管理，这些档案对医院发展最有利，其呈现的档案形式也是各式各样的[2]。另一方面，与之前档案管理形式相比，电子档案管理主要包括电子信件、电子表格等方法，其内容呈现有很大的不同[3]。通过信息处理共享和保存档案数据是社会一大趋势和方向性，对档案管理效率和质量来说很重要，对档案管理者要求和课题也在增加。电子档案也非常快速多样，与社会发展因素有关，电子档案管理形式在未来起着重要作用。

一、电子档案化管理的基本含义

电子档案管理是档案管理过程中利用电子信息技术来保存和管理档案。这个过程不需要传统纸质档案，可有效地管理相关档案。通常电子档案管理是由一部分网络系统和管理软件进行。由于电子档案特殊性，无法以传统方式管理档案和文档。无法将数据以使用往方法保存并管理成档案[4]。但是，和所有档案管理工作相同，电子档案需要分成几个阶段来处理，如档案处理、档案管理等阶段。我国相关档案管理办法对管理形式有着较详细的规定。比如正在制作档案。因此，在实施过程中，受影响部门应灵活适应电子档案特征，并适应档案管理特点和过程。

二、档案管理在医院管理中的重要性

1.医院档案是知识积累和传播重要前提

医院是高度专业化单位，在积累和传播知识方面发挥着重要作用。例如病案，从患者接诊记录到临床整个治疗过程详，是有价值医学档案，也是科研参考的重要来源。治愈的病案通常对同一疾病后续治疗有着无可替代的价值贡献，同时其也是教学活动的教材，使经验较少的医生通过病案丰富自身的经验[5]。此外，对成功案例理论分析和调查可总结获得经验和科学发现，以促进新疗法推广，并促进对类似患者及时治疗。

2.医院档案为医院文化重要组成部分

医院文化源于多年实践活动、理想、价值观和行为准则，这些实践活动、理想、价值观和行为准则平等地适用于所有员工[6]。医院文化是医院精神，是医院目标重要标志。医院文化不是一夜之间形成，而是作为医院实践一部分，经过几代人发展而形成。档案包含了一代院办人的精神文化发展历史，这对于医院精神文化传承至关重要。若未实施档案管理，医院文化精神将受到威胁。

3.档案资料是医院发展规划依据

医院档案记录了医院整个历史最佳结果，提供了有关研究设施运行性能和科学发展第一批数据，并构成了科学分析、缩短距离和发展基础[7]。该档案根据概况数据进行分析，为医院管理人员提供及时了解医院状况信息，及时调整发展战略，并为行政决策提供证据。

三、电子档案及传统档案管理的相同点

1.管理原则相同

传统档案管理和电子档案管理与电子档案管理原理相同，随着时间推移，电子档案管理是传统档案管理信息扩展和进化。当然，电子档案比传统档案管理器更有效率，两者之间有密切联系。另一方面，由于电子档案是利用电子技术速度和多样性保存，因此存储有信息瓶颈，为了保证信息完整性和有效性，需要以往档案支持。在以往档案管理方法中，在存储方面花费了太多时间，在电子档案管理优点较多，在医院的综合管理中作用较为显著。

2.基本原则相同

电子档案是基于传统的档案管理重建所得的，传统档案管理方法在现代技术和背景的帮助下发生了革命性变化[8]。由此，提高了管理效率和综合管理，电子档案管理的性质在品质和服务水平上显著提高。这是在信息时代进一步扩展档案管理所需要的步骤。传统的档案管理是电子档案管理的基础，也是档案管理升级的基础。技术支持是电子档案的强大备份，也是迄今为止档案管理进展的重要组成部分。

3.电子档案管理建立在传统管理之上

经济发展促进社会进步，二者关系为相互促进，信息管理任务是医院档案管理的重要组成部分。从内容分析来看，电子档案管理的范围非常广泛，与档案内容相关的所有领域都是独立的，与其他科室的管理任务相协调，主要目标是改善资源的共享和管理。这样一来，可提高传统档案管理的整合和存档，员工可合理化利用与储存档案。传统的档案管理方法主要用于档案的收集和归档，而电子档案管理是基于以前的发展而发展起来的新方法。

四、传统档案管理与电子档案管理的区别

1.保管方式不同

纸质档案管理采用了传统管理模式，对档案数据的保存环境的要求很严格，避免了保存中的数据损坏和丢失[9]。传统档案的管理方式极易出现丢失、损坏等问题，而以上问题在管理环节中无法避免。若档案管理使用数字化快捷方式，电子档案就可预防上述现象，并且其安全性也好于传统的电子档案，从不同角度出发均有较高的便捷性。

2.归档时限不同

传统档案管理通常在档案数据的收集后由管理者统一分发并保存。这些数据非常复杂，保存也很复杂。通过数字化的管理，电子档案管理被合理化，档案数据的分类也被简化，在理疗分类中也有着较高的促进作用，两种储存方式的区别对档案的查阅及储存效率及服务范围均有影响。

3.归档方式不同

传统档案管理模式非常重视数据归档的完整性和复杂性，通常情况下，保存的数据在抓取后会适当分散，进行调整，之后根据实际需求进行分析。在电子档案管理中，为了管理和构成保存的所有数据，使用统一的信息管理方法再使用编码实施管理，此管理方式也增加了管理工作效率。

4.技术要求不同

传统档案管理与电子档案管理的技术要求有着本质区别，其在处理方式及存储形式方面截然不同。因此，在管理中，管理者要充分理解电子档案的解码及编码特点，且对电子档案的介质要求也有较高的区别，不能使用传统档案实施统一直至管理。因此电子档案管理时还需要解决很多问题[10]。电子档案管理需要熟练工作人员，需要其充分利用计算机知识，正确使用相关平台和程序。其中重要的点为档案管理人员要求虽然在实际管理过程中有所不同，但需要进行面向管理人员培训和进一步发展，促进档案管理。

5.查询模式不同

在查询模式中，电子档案管理和传统档案管理有很大区别。在电子档案搜索模式中，需要获得适当技术资源支持，使用者进程注册登录，才能获得信息资源。一旦使用者进行注册后就无论何时何地都可以登录获取必要的信息。同时，用户必须支付与电子档案管理平台相关查询费用。而传统档案管理无须使用者注册与登录便可直接进行信息资源的查询，但由于传统文档保存方式较为复杂，其查询速度较慢且较为复杂，相比较而言电子档案查询更加便捷、高效。

五、电子档案管理的利弊

1.利

在计算机或网络上进行电子档案管理主要优点是工作显著提高，特别是通过网络传输、打印、发送等存储和查询使用，节省了宝贵时间。同时减少不必要成本。以计算机信息技术的形式将计算机信息技术融入档案管理中，不仅能提高效率，也有利于环境保护。使用电子档案管理既能节约纸张，又能节约成本，还能保护树木和环境，减少墨水和办公用品消费，同时节约成本，避免不必要浪费。

2.弊

原件的真实性难以保证。使用电脑档案时，难以保存作者笔迹，在档案材料硬盘上负责人无法进行签发，该资料内容较难公开，难以确定档案真实性和权威性很难确定，若存储在硬盘中的内容被更改或者删除将很难留下痕迹[11-12]。

3.缺乏规范管理

电子档案与电子档案的界限问题，计算机文字处理系统最后一个文本是电子档案，不区分初版与副本，不区分草稿和正式版本，电子档案在计算机上随时都可以复制。档案和原始档案，电子档案是否可转换成档案，是否具有法律功能，如何决定档案主题等问题是现阶段需要研究的重要课题。档案管理问题是，在传统管理实践中，档案管理者只关注当前使用档案，确保医院政令顺畅，对有长期保存的价值档案不感兴趣。档案管理重点放在长期保存和开发和使用贵重档案上，因此对于有价值的问价未实施手机及归档，对于文档一体化管理推进产生阻碍。

4.缺乏安全性

第一，设备中保存电子档案可从网络中使用任何终端中检索。其次，多个网络终端能够同时在一个终端接收电子档案。随着办公自动化推进，在人们操作下即可提取到网络上的决策、信息。但是若信息系统一旦瘫痪或者损坏，出现其他错误、病毒问题、黑客问题等，电子档案将被摧毁，可能会造成重大损失。

六、建议采取的对策

1.建立健全管理制度和法规来维护电子档案的真实性

电子档案在创建、处理、归档、保存和使用时，有档案信息丢失和删除风险。即使信息安全技术成熟，也必须采取适当管理措施来确保实施。因此，建立稳定相关管理制度和规章制度对于确保电子文档安全和保护电子文档原始性和真实性是重要。电子档案的保管和使用标准必须由卫计委最近发表的《医院电子病历管理办法》等法律监督，使员工能够独立遵守这些规定。为确保档案管理部门按照法律法规管理电子档案，需要在法律凭证立法确认后进行。档案管理初期阶段是档案管理，档案管理后续时发展档案管理。

在信息环境下，传统的档案管理已逐渐被电子档案取代，档案的真实性和完整性是当前研究的重要课题。档案的完整性是由先进技术和管理控制来决定，这样定制的电子文件转换成档案后有着较高的认证价值。另外，如果员工不理解档案价值，可能从信息系统中删除有价值电子档案，有价值电子档案可能会丢失。因此，为了确保存档质量，制作电子档案时必须先评估电子档案价值，并事先进行管理，这确保了归档信息完整性、完整性和一致性。

2.制定科学、合理的电子档案管理规范和标准

首先，制定合规标准模板，使电子文档顺利过渡为电子档案，结合实际制定符合本院的《电子档案管理规范及标准》，严格规定分类、排列、保存等方式，使得电子档案存储和标准可从一开始就科学、有序、标准化地进行。第二，为确保执行有着较高的连贯性，档案规范准确的转换为归档信息技术路径，确保良好实施一致性是重要，归档信息和相关责任体系机密性至关重要。第三，对电子档案信息的收集、管理、档案工作人员赋予监督指导的职能，建议归档工作人员在执行档案方面起主导作用，并从创建、归档、保存、使用等环节中加入信息集成系统，精通系统设计和功能，并观察专门的档案信息接收平台，保证电子档案的控制及维护的实时性、可靠性、有效性。

3.建立信息安全防范体系

首先，通过加强对信息的安全监督，档案信息需要区别的分类、公布、应用。在信息及公众分享上医疗问题能不能举一反三，即疾病和治疗情况有着不同的特征。其次，电子信息需要通过加密技术、认证、防火墙、系统日志、数据备份等来改善数据和系统安全性，建立系统恢复机制，因为电子信息应用可能受到能源、病毒、黑客等问题影响，增加系统的安全性，设置系统恢复功能。对于保存时间较长的电子档案，应定期复制和转换载体，以避免信息丢失。不需要更改以长期存储的档案可以写入只读磁盘，以确保内容不会被更改。

结语

与传统档案管理方法相比，电子档案管理提高了管理效率，节省了时间和成本，有助于国家环境保护。在这一点上，使用电子档案管理有很大的优势，同样传统档案管理也有相应优势，如操作简单、技术要求低等。无论电子或者传统档案管理均可共存，随着技术发展，传统档案管理在最短时间不被取缔。因此，档案管理者必须合理利用这两个解决方案，在节省时间和成本同时提高效率，排除这些缺点。