提升办公室督查督办效能的有效途径

陈晋夏

铁道战备舟桥处

近年来，随着政府机关职能的转变，公共服务能力凸显，办公室的督查督办作用被有效地发挥出来。办公室的督查督办职能成为当下单位建设和发展的重要力量，旨在落实工作政策性、综合性、时间性，是一项十分系统的工作，总的要求是围绕单位的中心工作，以抓落实为出发点和落脚点，以重要会议和重要文件为中心环节，以领导讲话和批示指示精神的落实为准绳，深入分析督查工作现状，把好事前计划编制关口，做好事中的过程督办和事后的办结反馈，比如采取年度、季度、月度、周督办等多种形式进行督办，只有这样才能提高单位工作效能。

一、办公室督查督办工作的重要性

随着社会经济的发展，现代化的企事业机关办公室如同雨后春笋般发展起来，呈现出一片欣欣向荣的繁荣景象，满足了社会发展的需要，这在无形中也增加了机关办公室的工作压力。机关办公室在机关部门中居于十分重要的地位，从纵向来说，它肩负着上传下达的桥梁作用；从横向来说，它起着沟通协调的纽带作用。因此，它不仅对上下级负责，还要协调同级各部门之间关系，确保各项督查督办事项的有效落实，为领导决策提供参考，充分发挥办公室督查督办作用对建设效率型机关单位十分重要。

二、办公室督查督办工作中存在的问题

（一）对督查督办工作认识不到位

意识是指导行为的重要条件，有什么样的意识往往会产生什么样的行为表现，对于办公室的督查督办工作来说也是如此，只有重视督查督办工作，才能够发挥其引领作用，带动部门建设。

首先，督查督办工作承担着行政后勤、协调沟通、信息调研等众多职能，但是，办公室人员的时间和精力有限，难免会分不清主次，导致督查督办工作被忽视。其次，部分单位的管理人员和领导在进行管理中往往将工作重心放在工作部署上，认为只要做好工作部署，任何工作都可以迎刃而解，因此对办公室督查督办的重视程度不高。单位管理层的观念是影响企业发展的风向标，单位管理层不重视督察督办将会在第一时间将这种观念传递给办公室工作人员，从而降低督查督办工作的积极性。最后，办公室的地位不高，权力受到限制，当前单位之间的竞争十分激烈，很多单位为了在激烈的竞争环境中获得一席之地，往往将注意力放在单位的管理部门，如何提升管理部门的地位和工作效能是当前单位重点思考的问题，办公室部门得不到重视，开展工作的权力也相应地受到影响，进而造成履职不规范。

（二）办公室督查督办质量不高

办公室的督查督办职责不仅负责本部门人员完成自己的工作职责，还要对整个机关的行政管理工作进行督查督办，既要及时把领导部署的重要工作以“周督办”“月督办”“阶段性督办”等各种形式部署下去，又要在过程中加强督办落实的督导协调和各项事项的进展反馈等，整体的工作较为烦琐。

首先，办公室在日常督查督办中没有狠抓实效，只做表面功夫，并没有解决单位发展中的重点问题。单位要想发展，必须保障各个部门的工作及时、高效落到实处，这样才能够提升工作效率，保障工作质量。比如，当前一些单位办公室在行使督查督办工作中人情化严重，即便办公室在监督检查中发现被监督对象存在问题也只是简单告诫和劝阻，并没有督促改正和优化，降低了单位工作的质量，同时也放纵了单位的违规人员，助长了不良工作风气。其次，导致督查督办质量不高的根本原因是办公室没有抓住主要矛盾。督查督办要抓单位的大事、难事、重要事、领导关注的事，而不是眉毛胡子一把抓，督查督办要牢固树立问题导向，不断解决问题的过程才是前进和发展的有力武器。再次，办公室督查工作的高质量开展离不开各个工作部门的密切分工与配合，但是当前部分办公室各个部门和人员之间缺少有效的配合，降低了办公室督查力的效能，也制约办公室的重组与升级。

（三）办公室督查督办机制不完善

因为办公室督查督办工作的重要性以及日常工作开展的复杂性，为了提升办公室督查督办工作的有效性，必须有完善的管理制度和管理体系，以落实承办职责，明确督办事项，给办公室督查督办人员提供工作依据。但是当前单位办公室督查督办机制不完善，督查督办工作体系也存在诸多漏洞，降低了单位办公室督查督办工作的效率。首先，没有科学完善的督查督办工作流程。一方面，机关办公室相关负责人要根据办公室督查督办的工作现状制定科学完善的工作流程体系，为办公室人员开展督查督办工作提供工作依据，另一方面，机关办公室要细化工作流程内容，保障每一项工作流程都具有实际操作性，提高办公室督察督办的效率。其次，部分办公室的没有制定科学的绩效考核制度。绩效考核制度是提升办公室人员督查督办工作积极性的重要措施，不少办公室并没有意识到考核制度的重要性，导致绩效考核制度缺失，不能对办公室人员的督查督办工作进行科学合理的评估。与此同时，有的办公室也没有设立专门的督查督办部门，当办公室或者单位存在问题，不能采取措施应对，扩大了不良问题的影响。

（四）责任追究不及时

办公室督查督办的工作内容是监督各个部门的工作人员按照正常的行为准则和制度开展工作，督查督办的实质不是发现问题，而是及时解决发现的问题，把握工作要点，执行效果到位。因此，在开展工作中需要落实办公室督查督办职能，一旦发现问题就应该立即追究责任，达到以儆效尤的目的，使其他部门及时反思，改变工作方式，完善工作内容，促进单位各个部门协同发展。而目前大多企事业单位办公室存在责任追究不及时的问题，其主要表现在以下几个方面：首先，责任追究机制不严格。制度的建立主要是对企业和办公室人员进行一定的约束，尤其是责任追究机制的完善更有助于工作人员按照规章制度开展工作，而办公室追究机制不严格，成为制约办公室督查督办效能提升的重要因素。其次，在开展工作中部分办公室人员存在侥幸心理，认为责任追究机制不能波及自身利益，工作积极性不高，存在当一天和尚撞一天钟的错误思想。再次，办公室缺乏配套的用人责任激励制度，很多优秀员工长期得不到重用，没有晋升的资格，长此以往缺乏对单位的归属感，也不能够融入单位文化中。

三、提升办公室督查督办效能的有效途径

（一）把督查督办工作放在重要突出位置

办公室作为单位的综合部门，办公室人员只有从思想上重视办公室督查督办工作，并将督查督办工作放在突出位置，才能够发挥办公室督查督办工作的作用，扫除阻碍单位发展的绊脚石。首先，办公室工作人员要转变工作观念，重视督查督办工作，单位也要做好宣传工作，加强文化建设和引领，形成单位全体上下重视办公室督查督办工作的氛围。在宣传中单位可以利用现代化的信息传播媒介和渠道，努力宣传办公室的工作职能以及督查督办的相关知识，形成良好的工作氛围，使各个部门和人员配合办公室开展督查督办工作，提升办公室督查督办的工作质量和工作效率[1]。其次，单位领导必须转变工作观念，改变工作作风，加强对办公室督查督办工作的重视程度，充分发挥领导干部的带头作用，使单位上下自觉向领导看齐，重视单位办公室督查督办工作。最后，单位要提升办公室在各个部门中的地位，赋予办公室人员有效行使工作职能的权利，通过权利和地位的提升可以强化办公室的督查督办工作有序进行，同时也能够为单位的建设贡献自己的力量。比如在具体的工作中，办公室可以为工作人员制定透明的上升发展渠道，凡是经过办公室岗位实践、挂职锻炼的工作人员都会得到相应的奖励或提拔，这就会在无形中提高办公室的工作地位，同时也能够吸引积极向上的年轻人参与到办公室的督查督办工作中来[2]。

（二）严把督查督办工作“三关”

督查督办工作的出发点和落脚点都是单位的建设和发展，并为单位的重大决策和部署的落实提供依据。督查督办工作要严把事前计划编制关、事中执行分析关以及事后报告考核关。在事前计划编制关，单位办公室凡是重大的决策部署以及上级领导批办的重要事项都要进行编制，登记入册，并根据单位领导批办内容及时分解立项，提出拟办意见，然后及时交送领导审批，再将工作部署到各个工作部门人员手中。在事中执行关，办公室要加强对工作实施进度与情况的了解工作，对于批办事项的督查督办，通知发出后，承办单位要按时限要求办理。同时，要明确办结时间，如果确有特殊情况，应该予以说明。在事后报告考核关，承办单位和部门要及时向办公室报告工作内容实施情况，如果有明确的时间段要求，应该在规定的时间内完成。如果没有时间限制，也应该实时跟进报告。同时，将重大决策落实情况与承办单位和落实部门综合业绩考核结合起来，强化督办绩效管理，以督办促落实，以考核促推进。

（三）创新督查督办方法和方式

随着社会经济的发展，单位的内部工作也发生了翻天覆地的变化，办公室传统的督查督办工作已经远远不能够满足单位发展的需要，所以，单位必须转变工作观念，树立创新意识，利用现代信息技术搭建起信息平台，借助现代化的网络技术，将办公室重大的督查督办工作内容利用平台进行公示，给工作人员和单位领导提供工作参考依据。其次，办公室应该采用坚持实事求是的原则，注重调查研究，全面准确地了解和反映情况，利用到基层调研等时机，“一对一”现场督办，实现由“听督查汇报”向“去一线督查”转变。最后，善于“杀回马枪”，反复督办抓落实。办公室要采用重复多次的方式对各个部门工作进行督查督办，保障督查督办的效果，给其他工作部门敲响警钟[3]。

（四）提升工作质量，提升人员素质

办公室工作人员的专业素质和专业能力直接影响着办公室督查督办工作的有效性，所以单位必须加强人才培养工作，提升办公室工作人员的整体素质，建立一支专业化的人才队伍。首先，单位要定期组织多种形式的学习交流活动，聘请专业的人员向办公室人员讲解督查督办的相关知识，丰富他们的知识储备，提升他们的工作能力。其次，单位要做好人才梯队建设和培养。督查督办工作对于人才的需求较大，所以办公室要根据工作需求对人才进行筛选，加强对不同层次人员的培养，避免人才队伍断层。最后，办公室工作人员必须树立终身学习的理念，利用工作之余主动学习先进的管理知识，不断提升监督检查工作质量，为办公室的发展提供力量支持。

（五）完善制度建设

制度是一切工作顺利进行的重要保障，没有制度就没有约束，对于办公室督查督办工作来说也是如此，只有不断完善制度建设，才能够提升办公室的工作效率，为单位发展服务。因此，各个单位首先要完善督查督办体系，健全督查督办相关的工作制度，比如确定督办工作的原则、督办的职能范围以督查督办工作程序等内容，明确各个环节的工作职责和工作要求，保证按照工作的规范化和标准化开展。同时单位要不断健全监督机制，设立专门的监督部门，由专门的人员对办公室督查督办工作进行动态化的监督，督促办公室人员合法合规地开展督查督办工作。

（六）强化考核激励，建立反馈机制

首先，单位内部要强化绩效考核制度建设。单位要做好对办公室各个岗位和人员具体工作的了解，明确岗位和人员的工作职能，为完善绩效考核制度提供参考。其次，办公室督查督办人员要积极利用考核结果，建立反馈机制。办公室负责督查督办的工作人员应该是考核人员之一，可以对各部门完成督查督办事项进行考核评价，表现优秀的给予加分，反之扣分，考核结果透明化，考核分数与个人的月度或季度考核工作挂钩，以强化考核保障办公室督查督办工作的有序开展。

四、结语

办公室督查督办工作有效协调了各个部门和单位之间的关系，单位必须重视办公室督查督办工作，将办公室督查督办工作放在突出位置来抓，同时创新督查督办方法和方式，强化考核激励，建立反馈机制，提升办公室督查督办的工作质量。相信在不久的将来，办公室督查督办工作将会朝着更加科学化和现代化的方向发展。