大数据背景下档案管理信息安全问题及措施分析

张馨匀 王静 张琬 刘梅 张丽 海洋石油工程股份有限公司

在大数据背景下，信息技术飞速发展，档案信息管理工作中应用信息技术可以方便快捷的开展档案管理工作，档案管理工作不再受时间与空间的限制，人员通过互联网技术与构建信息管理系统利用管理档案信息，虽然是档案管理工作效率有效提高，但是在档案信息管理利用上仍然存在不可忽视的安全问题， 档案管理信息系统一旦受到网络攻击将会造成信息损失或泄露，因此保障档案信息安全已经成为开展档案管理工作的重要任务。

一、大数据背景下档案管理信息化的优势

（一）提高档案管理工作效率

在传统档案管理模式中必须严格按照档案管理制度分类管理档案信息，这些工作内容主要依靠人工完成。在整理档案信息时需要依靠人工寻找档案信息源头，对如果在档案管理中采用传统模式，在给管理人员带来巨大工作压力的同时，还需要消耗大量时间，影响工作效率提高。档案管理工作完成档案管理信息系统建设，构建档案信息共享服务平台，支持档案管理全过程信息化处理[1]。应用档案管理系统来完成档案信息的采集、接收、整理以及储存、利用和编研等工作，促进档案管理工作实现现代化，使档案管理人员工作压力有效减少，并且通过信息技术有效提高档案管理效率与利用价值。

（二）减少档案管理成本

在传统档案管理模式应用中，档案记录收集以及储存都采用纸质文件，在传统档案管理模式中需要消耗大量的档案袋及档案盒等装具，还需要足够大的档案存储空间，随着档案的逐年增长，档案存储空间不断增大，造成档案管理成本相应增加。信息技术的飞速发展，在大数据时代背景下，档案管理工作中已经普遍应用云盘与硬盘等多种储存介质，由于其占据空间较小的特点，不但可以更加科学管理档案信息储存空间，还可以减少纸张大量使用，保护生态环境的同时有效的降低了档案管理成本。

（三）提高档案数据利用率

由于传统档案管理在查阅档案数据时是采用人工翻阅的方法，因此需要耗费大量时间和人力来获取档案数据，同一份纸质档案不能供多人同时使用，无法实现信息资源共享，降低了档案的利用率。但档案管理信息化使信息储存模式在大数据背景下得到快速转换，档案信息数据采用硬盘与云盘等储存介质进行储存，管理人员通过计算机档案管理信息系统对所需要的档案信息数据进行快速检索、查询，将档案数据信息的价值深入挖掘，快速实现档案信息共享模式[2]。档案数据利用率在现代化的档案管理模式中得到极大改善，并且使档案信息获取效率快速提高，可以更好发挥档案信息价值，为档案管理工作开展打下坚实基础。

二、大数据背景下档案管理信息安全问题

（一）网络攻击安全隐患

随着信息技术在各行各业的广泛应用下，信息技术在档案管理工作中应用频率越来越高，在大数据背景下档案管理容易遭受网络攻击，造成诸多安全隐患。人们在使用智能设备时也会经常收到大量网络链接、网络信息以及邮件等，一旦点击进去极有可能使智能设备遭受病毒或网络攻击，智能设备中储存的数据资料遭到泄露，因此档案管理工作在大数据背景下难以保证安全性。在国家、企业以及个人层面，网络攻击都是巨大的安全隐患。企业的档案信息管理直接关系到企业经营发展，所以企业档案信息一旦出现泄漏将直接决定企业生死存亡，目前档案管理工作在大数据背景下如何保证数据安全成为工作重点，互联网时代存在大量网络攻击与黑客入侵，档案管理信息化需要面临巨大安全风险，档案管理人员必须着重提高档案管理信息系统的网络抵御能力。大数据背景下，信息技术广泛应用为时代发展注入动力，但同时也带来信息泄露的潜在危险。档案管理人员在工作中应充分意识到档案管理信息安全问题，针对性提高网络攻击抵御能力，加强完善网络攻击防御系统建设，避免档案信息资料遭受泄露。

（二）档案管理人员信息技术水平较低

我国在互联网时代下必须紧跟时代发展步伐，加快实现档案管理信息化现代化，促进档案管理工作大量应用信息技术，要求档案管理人员必须熟练掌握信息技术操作，对档案信息资料开展信息化管理。档案管理工作人员信息技术水平层次不同，在实际档案管理工作中经常出现档案管理人员因缺乏熟练操作管理信息系统的能力，导致数据丢失或损坏，面对网络入侵或网络攻击时无法采取有效措施，最终造成档案信息资料泄露等情况出现，因此导致档案管理效果降低，无法保证档案资料数据的安全性，这都是目前档案管理工作在大数据背景下面临的重要问题[3]。

（三）安全管理意识薄弱

在我国档案管理工作中已经广泛普及应用信息技术与网络技术，档案管理工作信息化发展也是未来主要发展趋势，因此档案管理工作要着重于发展信息档案，不能再坚持传统实体档案管理。而是要将原本的纸质档案转化为电子档案，将档案信息化管理化成为常态。但是在网络技术与信息技术应用下，档案管理信息的安全问题成为人们关注重点，部分档案管理人员缺乏安全管理意识，忽视档案信息安全管理意识，没有真正意识到档案信息泄露的严重性。其次，负责档案数据管理人员不具备明确的安全意识，当档案信息化管理中存在安全隐患时没有制定相应的应急措施，导致在发生安全问题时无法及时制止，在信息追溯方面存在严重阻碍，使信息泄露风险进一步加大。档案信息数据在传统档案管理模式中普遍为纸质档案进行管理储存，在管理中必须考虑自然灾害与病虫害等因素，但是在大数据背景下档案管理面临的安全隐患由原本的自然因素转变为网络威胁与黑客攻击等，一旦发生安全问题将会造成数据损失、信息泄露等严重问题，所以在档案管理中必须保障信息管理安全，通过对目前档案管理工作中存在的安全风险分析研究，主要集中于档案数据资料本身、信息储存介质和互联网等方面，必须从这三方面入手保障档案管理安全。

（四）档案信息管理过程风险

随着信息技术在大数据背景下的普及应用，在档案信息管理方面也得到应用，但是对于档案信息安全来说是一把双刃剑，在充满机遇的同时也面临着巨大挑战，其中存在严重安全隐患。但档案信息管理风险主要集中于信息收集、信息管理以及信息利用等环节中。在档案信息收集中，目前档案形式主要以纸质档案转化成电子档案的形式为主，在此过程中纸质档案的储存介质、空间以及表现形式都有所改变，更容易被替代，储存空间不易被压缩或扩大，这都一定程度影响档案信息的真实性与准确性。随着档案信息的快速增长，纸质档案繁多种类，在面临庞大数据处理中，档案信息收集过程中具有较高难度，一定程度增加档案信息安全风险。档案信息化管理主要依赖于档案管理信息系统，档案数据迁移需要经过多次读取与录入，极易造成数据替换、丢失或损坏的情况，难以保证办案数据的真实性。在档案信息化管理过程中出现计算机硬件系统故障、网络入侵以及计算机病毒等多方面因素影响，造成的档案数据损坏和丢失。在大量数据中如何选用合适的检索方法来提取信息成为档案管理人员的工作重点，为了确保检测结果的真实性与准确性也是大数据背景下保证档案信息安全的重大难题。在档案利用过程中经常会由于算法错误、缺少有力监督问题，导致档案管理系统访问权限混乱、无法对访问进行有效监督，造成档案信息泄露，降低档案管理安全性。

三、大数据背景下档案管理安全保障措施

（一）加强建设网络防御机制

在大数据背景下，档案信息管理逐渐多元化发展，档案信息储存介质也更加多样，从传统纸质档案管理转变为U盘、硬盘以及云盘等数据信息储存途径，网络储存方法占用空间小、检索速度快，但容易受到网络环境或外界环境的影响，在使用过程中可能会遭到网络病毒、黑客攻击的干扰，存在一定安全隐患。在信息化档案管理开展过程中首先要对储存、温度、湿度以及磁场等多方面因素考虑，避免档案信息数据在储存过程中发生变化。档案管理工作信息化过程中，首先要将网络安全维护作为档案管理信息安全的关键，提高档案管理信息系统抵御网络攻击的能力，对网络防御系统定期进行更新升级，在面对网络攻击时，档案信息储存系统可以始终保持稳定运行，提高档案信息数据的稳定性与安全性。但管理人员除了要关注网络攻击对档案工作的影响，还需要加强管理环境因素，使用现代化技术软件、防火墙等抵御措施提高档案管理安全性，为档案管理营造出安全稳定的网络环境[4]。

（二）强化档案管理人员培训

档案管理人员的综合素养与安全意识直接关系到档案管理工作在大数据背景下的安全问题，所以针对档案管理人员展开信息技术培训工作具有重要意义，应定期组织档案管理人员展开信息技术培训活动，使培训活动开展方式更加多样化，激发档案管理人员参与的积极性。可以邀请信息技术方面的专家与技术人员向档案管理人员开展专业技术培训，使档案管理人员信息技术应用水平得到提高。然后可以定期组织档案管理人员开展实践操作活动，使档案管理人员在实践操作中锻炼自身信息技术处理能力，根据实践情况加强交流沟通。除此之外还应组织档案管理人员开展网络安全意识培养讲座，通过相应案例使档案管理人员真正意识到档案管理信息安全的重要性，培养档案管理人员安全意识，使档案信息管理安全性有所提高。还可以通过引进专业信息技术人才加入档案管理团队中，为档案管理信息系统提供网络安全保障，当发生网络攻击情况时及时处理，并对档案管理信息系统安全性检查维护，为档案管理工作提供安全稳定的网络环境，避免档案信息数据管理出现严重安全隐患。大数据背景下的档案管理工作必须依托于实际情况，通过信息技术不断健全管理制度，要求档案管理人员根据相关规定来开展具体工作，企业单位还需要定期考察档案管理人员工作情况，采用严格标准确保档案管理人员工作正常展开，除此之外企业单位还应加强建设档案管理信息化设备，为档案管理人员提供充足资金与相关设备，保证档案信息化管理工作正常展开，提高档案管理安全性与管理工作质量[5]。

（三）加强建设档案数据库

在开展档案信息安全管理工作过程中，施工人员首先要加强建设档案数据库，根据档案数据信息的特点，由于档案信息数据量较大，并且档案信息数据类型多样，所以在大数据库建设工作开展中首先要清楚地认识档案数据信息的类型与特点，再采取相应技术，提高数据筛查的准确度，使档案数据信息更加安全。当档案数据信息量突然增加时，档案管理工作人员可以采用科学有效的手段解决数据问题，改变传统档案数据中心的不足与缺陷，使档案数据库更加健全完善，信息数据更加安全。档案管理人员为了保障档案数据信息中心运行稳定安全，必须及时优化更新档案信息安全防护机制，严格按照信息技术标准来执行，将档案信息管理过程中存在的问题全面分析，定期升级与维护档案数据库，避免档案信息在储存过程中出现损失，采取档案信息定期备份工作，为档案信息管理提供双重保障。通过完善档案管理制度可以进一步落实档案信息安全建设工作，应根据档案实际情况健全完善管理机制，通过分析档案管理工作中存在的问题与安全隐患，科学调整档案管理制度，并且实施监督机制，确保数据信息管理制度可以落到实处。档案管理人员可以通过做好数据信息备份工作为档案信息安全提供保障，在档案信息储存过程中系统分析影响档案信息管理效果因素，根据储存介质来选择合适的储存环境，加强信息控制、信息监督系统建设，使档案管理工作更加标准化。档案管理员通过定期检查档案信息来发现存在的安全隐患，并采取有效措施及时解决。

（四）健全档案数据安全体系

档案管理工作在大数据背景下数据时代的安全因素不可忽视，需要全面采取措施保证大数据管理的安全性，可以通过建立完善的档案数据安全体系，在档案管理工作中构建完善的电子档案存放环境，为电子档案管理与权限提供合适的软件、硬件体系，为档案信息提供安全保护体系，具体可以通过构建档案信息安全管理体系、安全技术体系以及安全运行维护体系，共同保障档案信息安全管理。数据结构化是大数据背景下保障档案信息安全的重要措施，可以使档案管理效率与质量得到提升。在档案信息数据量不断增长、数据结构多变的情况下，保障档案数据信息的安全性具有重要意义。档案数据结构化处理在档案管理工作中作为技术性工作，结构性处理后的数据信息更有利于数据分类与使用，使档案信息数据管理效率提高，加密更加方便。当发生网络攻击时可以及时分辨，结构化处理信息数据后可以极大程度增强档案管理安全性。

四、结语

随着信息技术的快速发展，档案管理逐步实现信息化与现代化，有效提高了档案数据的利用效率与质量，使档案工作的数据价值充分发挥。在档案管理工作中应用信息技术，虽然可以有效促进档案管理工作高质量发展，但是仍然存在一定安全风险。档案管理工作人员在建设档案管理信息化系统，对于档案管理中存在的风险因素及时发现及时解决，应当做好档案管理信息安全保障工作，提高档案信息的安全性，提升档案利用价值。