我国档案标准化体系建设：现状、问题与对策＊

加小双 王文斐

（1．中国人民大学信息资源管理学院，北京，100872；2．中国人民大学档案事业发展研究中心，北京，100872）

标准是经济活动和社会发展的技术支撑，是国家治理体系和治理能力现代化的基础性制度。标准化在推进国家治理体系和治理能力现代化中发挥着基础性、引领性作用。建设结构完备、先进合理、与国际接轨的标准化体系已成为新时代发展的必然要求。2021年10月，中共中央、国务院印发《国家标准化发展纲要》，对新时代标准化体系的结构性、先进性、开放性、科学性、协同性等方面提出要求。［1］档案标准是以档案工作领域中重复性的事物和概念为对象而制订或修订的各种标准的总称，是档案行业领域和档案工作者应当遵守的共同准则和依据。档案工作普遍存在于各个社会领域和各组织机构，档案标准化工作对档案工作具有重要的规范、引领和支撑作用，影响着整个行业的发展水平与国际竞争力。档案标准化体系是国家标准化工作的重要内容，也是我国档案事业高质量发展的重要基础，对于深化档案治理体系建设具有重要意义。没有高质量的档案标准，就没有高质量的档案发展，更没有高质量的档案事业。对此，《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出，制定和实施引领高质量发展的档案标准化体系方案，加大对不同业务领域的档案标准供给。［2］

档案学界大概从20世纪末开始关注档案标准化体系建设议题。近些年，随着国内外在标准化战略上的竞争加剧，各领域内的标准化体系建设备受重视，引发诸多研究和讨论，既有研究主要集中在以下两个维度：就内部维度而言，侧重于中国档案标准化体系的构建［3］、梳理概括［4］、问题分析与发展对策［5］、回顾展望［6］等；就外部维度而言，注重与其他领域标准、国际标准间的交流与互动，包括图书领域与档案标准间关系的探讨［7］，国外档案标准化工作特点或进展［8］等。当然，更多的研究是关于具体机构或项目中档案标准的实施、实践或是关于具体档案标准的讨论，由于不涉及体系问题，不予赘述。

总体来看，既有研究偏重于微观性、单一性、具象性视角，而缺少宏观性、整体性、体系性分析。本研究采用文献研究法和网络调查法，并结合本文作者在国内外档案标准化工作的实践经验，梳理总结我国档案标准化体系建设现状，同时结合国内外对比分析，总结其中存在的主要问题并提出针对性解决策略。

1 我国档案标准化体系建设现状

本文以国家档案局主导或参与起草的现行文件档案标准作为数据搜集依据（检索日期：2022年5月1日—7月6日），共收集到121条现行档案标准数据，包括国标21条和行标100条，具体分析如下。

1.1 档案标准化体系的类型结构

从标准级别类型情况来看，在我国现行档案标准化体系中（详见表1），行标数量（100）要远胜于国标（21）。档案工作的强业务性与行业标准更为契合，且操作层面上，国标相对于行标的制定与审核周期较长，数量悬差具有合理性。

表1 现行档案标准发布日期分布表

从标准修订类型情况来看，我国目前仅有23项现行标准为修订后标准（详见表2）。现行档案国家标准的修订间隔时间平均为12.4年，档案行业标准的修订间隔时间平均为16.9年。按照《中华人民共和国标准化法》第二十九条对于标准化工作程序复审的规定，一般标准发布5年后需要根据实际情况和行业更新速度进行复审并判断是否需要修订或废止。这既说明我国档案标准化工作存在一定程度的滞后性，也说明当前档案标准化体系建设缺少系统的评估机制。

表2 现行档案标准修订日期分布表

1.2 档案标准化体系的主题结构

档案标准基于业务工作展开，具有极强的实践性，因此，我国档案标准化工作也主要围绕着档案业务工作而展开。对我国现有档案标准的内容结构进行编码和统计，得到现行档案标准的业务主题分布表（详见表3）。根据主题分布情况可以看出，当前我国现行档案标准基本上涵盖了档案业务工作的方方面面，其中行业标准更多集中于具体业务领域，注重标准工作的实践性；国家标准则较多涉及较为宏观的方面，注重标准工作的指导性。

表3 现行档案标准业务流程分布表

总体上，我国档案标准化体系的主题结构较为系统和全面，在技术上对档案工作中的关键环节、领域、产出都进行了一定的明确，一定程度上能够反映出我国档案事业建设的基本方向，有利于推进档案工作的高质量发展；同时，在业务上又体现出对管理性、技术性、术语性等标准的关照，从流程、实践、理论三个维度保障档案工作实践的标准规范。但由于缺少顶层设计的规划方案，现行档案标准之间的协同性问题、标准主题分布情况等仍有待提升和完善。

1.3 档案标准化体系的国际化

我国档案标准化体系的国际化主要体现为采用国际标准和国内标准的国际标准转化。我国重视并积极参与国际档案标准的修订工作，但尚未出现我国国家标准被国际标准采标的情况。在国际标准采标方面，当下主要与ISO标准对接，在国际标准化组织信息与文献委员会档案与文件管理分技术委员会（ISO/TC46/SC11）所发布的19条现行国际档案标准中，有6条标准被我国等同采用为国标，3条标准被修改采用为国标，在国家档案标准中数量占比40%左右（检索日期为2022年7月22日，详见表4）。总体来看，我国在国际档案标准的采用与转化方面较为重视，特别注重对通用性强或者与我国档案管理实践较契合的标准进行转标和采用。

表4 国际档案标准转标情况

但是，从采标年份来看，我国对国际标准和国外先进标准的采标在时间上仍处于相对滞后的状态，转标的平均间隔年份为6年，该年份已超出国际标准自身的复审周期，导致我国现行标准所采标的国际标准大多已经被新版本替代，甚至出现我国刚刚完成某个国际标准的采标，不久后该国际标准就发布了新版本的情况。

2 我国档案标准化体系建设的现存问题

我国档案标准化工作起步较早，在行业实践中也起到了重要的规范作用和推动作用，但目前其体系化建设仍然有待完善。而随着文件档案管理工作面临的挑战不断叠加，档案标准化体系建设工作愈发复杂和困难，需要关注的重点问题愈发突显。

2.1 缺少标准化体系顶层设计

顶层设计是标准化体系建设的关键和先决条件。档案标准化体系的顶层设计应该是在充分研究档案工作实践的基础上所构建出来的整体设计，能够对档案标准化工作发挥有效的指导和协调作用，进而减少重复性劳动和提升标准间的协同性，以推进标准应用。我国早在1991年3月的全国档案工作标准化技术委员会（以下简称“档标会”）成立大会上，就讨论修改并发布了《档案工作标准体系表》，规定了5种基础标准和6种业务技术标准，但遗憾的是，随着我国档案事业的不断发展，该体系表并未得到及时的更新、完善与修正。对此，档标会多次提出要构建适应新形势、新要求的档案标准化体系。［9］目前，我国尚未公开发布一个系统的、与时俱进的、具有指导意义的档案标准化整体设计，这种顶层设计的缺乏进而引发了包括标准间协同性不足、主题内容覆盖面不全等在内的一系列现实问题。

2.2 标准间协同性有待提升

档案标准化体系建设应该遵循必要性、系统性、完备性、逻辑自洽性、预见性等基本原则。随着我国标准体系建设不断推进，制定发布的档案标准越来越多，标准间的协同性问题也愈发突出。对此，档标会曾特别强调要建立“高效权威的标准化统筹协调机制”［10］。而当下我国档案标准化体系在内外部协同性方面都有较大提升空间，一方面，在档案标准化体系内部，部分标准在结构要素以及具体内容上存在着彼此不一致或者重复的问题，例如《档案主题标引规则》（DA/T 19-1999）与《民国档案目录中心数据采集标准 民国档案主题标引细则》（DA/T 20.2-1999）等标准都侧重于对档案主题标引规则进行描述与规定，内容存在一定重复；另一方面，在档案标准化体系外部，我国档案标准与其他领域标准之间也存在术语、内容上的协同性问题，如《建设项目档案管理规范》（DA/T 28-2018）与《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2019）等标准规范对象基本一致，但在竣工图章等规范要求上却存在差异。

2.3 标准主题覆盖面有待完善

标准的制定能够推动实际档案工作中重要问题的解决，保障档案工作的业务规范性和统一性，以推动具体业务领域的实践工作进步，辅助实现重大战略目标。“十四五”期间，我国档案事业的发展目标重点在于治理效能、资源建设、利用服务、安全防线、信息化建设、科技创新和人才队伍建设七个方面［11］，而具体到以上各个重点工作领域，档案标准主题的覆盖仍然有待完善。尽管档标会在第28次年会上明确提出了“提升急需档案标准供给能力”的标准化工作要求［12］，但当前重点业务工作领域的档案标准化建设仍然不够全面，如国家档案局2020年3月发布的《档案信息化标准体系建设指南》指出，在档案信息化的基础构建、测试评估、数据整合、信息保障等层面诸多标准尚待制定［13］；档案价值鉴定等核心业务环节，涉及资源建设等重点发展目标，这些业务层面的标准化都具有重要价值与意义，但目前仍未有较为明确、独立且统一的标准对其进行规范。

2.4 标准的国际化程度有待加强

国际化的标准化体系既是我国当前的标准化战略，也是积极参与国际档案治理的重要内容。但当前我国档案标准化体系建设的国际化程度仍有待加强。具体来说，首先，我国对国际档案标准的采用和转化工作，存在转标难度较大和转标时滞性较强等问题，如对于国际标准中“rеcords”和“archivеs”等术语的本土化转化还存在较多争议与探索；且由表4也可看出，我国对国际档案标准的采用的转换间隔年限较长，易使被转标的国际标准错过最佳适用时间，脱离最佳业务应用场景。其次，我国对国际标准的贡献程度尚十分有限。国家标准的出口与转化是国家标准化体系建设的发展要求，也是增强中国在文件档案管理领域国家话语权的重要依据。但目前为止，我国在推进国家标准向国际标准转标，进而实现对国际文件档案管理的实践引领上，还有较远的路要走。最后，我国虽然有来自国家档案局、中国人民大学等机构的专家参与到ISO TC46/SC11的实际工作中，并且在一些重要标准的修订过程中扮演重要角色，显著增强了“中国标准”的话语影响，比如由安小米教授担任项目负责人牵头制定的ISO30200：2020，便已经被24个国家等同采用为现行国家标准，并被翻译成10多种语言，还被用作ISO/TC46/SC11其他标准中术语及定义一致性检查映射的基准。但目前来看，中国专家在担任重要职务（如主席、秘书、召集人、项目负责人等）上存在较大提升空间，我国国际标准化后备人才培养仍有不足。

2.5 系统的标准评估机制有待建立

评估机制推动标准的修订与更新，使其保持科学性与实践性。建立系统的标准评估机制可实时把握单个标准的实施阶段、效用以及标准间的协同共生。档标会年会上已提出完善行业标准全过程管理［14］，加强档案行业标准研制全生命周期管理［15］等要求。但当前我国档案标准管理工作更多注重前端控制，而缺少对标准修订的过程控制，导致我国现行档案标准的修订时间间隔较长，对部分标准的修订存在时间滞后性。且现有标准评估机制较为封闭，参与评估群体较为固化，互动较为低效，评估标准难以量化和统一，与档案标准的实践性与业务性相悖离。比如档标会第10次年会已经初步通过了《缩微摄影技术 在16mm卷片上拍摄档案的规定》（DA/T 4-1992）、《缩微摄影技术 在A6平片上拍摄档案的规定》（DA/T 5-1992）两项行业标准的修订［16］；而经2015年国家档案局开展的档案行业标准清理工作的重新评估后［17］，在第23次年会所公布的标准清理阶段性结果中将以上两项标准评价为“继续有效”［18］，出现了这种评估结果前后不一致的情况。

3 加强我国档案标准化体系建设的对策

3.1 在顶层加强档案标准化体系规划

实现我国标准化体系的完备化、科学化和合理化需要从顶层设计做起，只有在顶层加强规划才能有效解决我国档案标准化体系建设的问题。建议由国家档案局牵头，档标会负责对我国《档案工作标准体系表》进行修订和持续更新，以提升对我国标准化工作的指导性。在修订过程中，需要注意遵循以下基本原则：一是必要性原则，即对档案行业具有普遍指导意义且有利于提高档案工作质量和效率的标准纳入体系中；二是全面性原则，即要从档案行业的客观现实和实际问题出发，覆盖档案工作业务领域的各个方面；三是科学性原则，即要符合档案工作的实际需要与客观规律，能够起到实际指导作用；四是协同性原则，即各项档案标准之间应该互有所引，但在内容上又保持独立，避免内容重复或者是冲突；五是预见性原则，即档案标准化体系的基本结构应该保持开放，留有余地，便于扩展延伸。《档案工作标准体系表》作为是否批准标准化项目立项的主要依据，需要在广泛征求利益相关方意见的基础上，尽快正式公布，并且保持定期的内容更新或版本升级，从而更好地发挥其宏观调控和整体设计作用。

3.2 在整体层面加强档案标准协同

协同性是档案标准化体系实现良性发展的重要条件。在顶层规划的基础上，针对标准化体系建设中的协同性问题，应当从立项审查、一致性检验、专家论证、知识共享四个方面加强对标准协同性机制的建设。具体如下：一是应当强化对档案标准的立项管理，深入执行立项预审制［19］，从立项审查阶段建立标准间协同与整合机制；二是在档案标准发布前的审核中，加强对标准规范性要素和内容的一致性审查，以规避标准间可能出现的基础性重复、不一致性等问题；三是应当通过内部定期召开大会讨论等形式，广泛征询专家意见，以促进标准起草、内容修订以及在领域专家之间形成广泛共识，达成本领域专家与外部环境的有效互动与沟通，进而从制定者角度实现标准体系的内外部协同；四是应当规划建立知识服务平台，将隐性标准知识显性化、细颗粒度处理，并构建语义关联，进而实现知识的长期存储和有效利用，为标准的制定和修订等工作提供参考借鉴，推动标准体系建设的协同性发展。

3.3 加快完善标准主题覆盖面

标准主题覆盖的全面性与完善性对于合理有效的档案标准化体系建设具有重要意义。而当前我国档案标准存在主题覆盖面不全等供需不平衡的问题，应当从政企联合、增强互动、标准宣传三个方面改善供给关系。［20］一是加强政企联合，积极吸纳并增加企业等多元主体参与标准的制定与修订工作，增加多元主体参与，以解决多方位、多领域实际档案工作中的标准建设问题；二是拓宽领域间协同互动渠道，通过多领域协同合作完善标准主题建设的覆盖面，并最大程度解决多领域合作造成的标准制定缓慢等问题［21］；三是注重标准宣传，以行政体系为主，多元媒体渠道为辅，通过标准解读、培训和奖励等方式加强各领域档案工作者的标准化意识，以及档案标准在全社会的影响力，以更好地带动社会参与档案标准的制定、修订等工作，增加档案标准建设活力。

3.4 加强与国际标准的对接与转化

国际化是我国标准化体系建设的要求与方向，也是档案标准化体系努力的目标。我国档案标准化体系当前国际化程度不足，而档案标准化体系与国际标准对接与转化的加强可从术语共通、互动交流、转变思想三个方面着手。首先，应当注重国际档案标准术语体系与我国档案标准术语体系的良性互动。概念层面的共识是与国际标准交流和互通的首要问题，只有解决基本层面的“rеcords”等词语的本土化转换问题［22］，才能在促进国家标准体系建设吸收国际标准的同时，输出中国既有经验。其次，应当面向国外先进经验，及时吸收与转化，并以设立专项资金等奖励方式鼓励专家积极参与国际标准的制定与相关研究的开展。［23］最后，应当注重档案标准化人才的培养，建立专业的人才培养体系并鼓励支持其对外交流与发展，建议以高校为试点单位开展对档案国际化标准人才的重点培养，为我国档案标准的国际化发展持续注入新生力量，从根本上改变我国档案标准国际化的发展思路，更好地发挥中国优势和建立中国话语权。

3.5 建立系统的标准评估机制

系统科学的标准评估机制可从明确标准生命周期划分的阶段性，考虑不同类型标准的独特性和建立完善的标准反馈渠道等方面入手。一方面，应当明确标准的阶段性划分，在当前注重前端控制与定期复审的基础上突出档案标准的生命周期，结合审查内容划分并全面公开标准阶段，如ISO将标准按照时间与审查意见等进行纵横双向划分，以帮助使用者准确把握现行标准状态与阶段［24］，并考虑对不同类别、不同应用领域的标准进行区别与细分，依据不同类型标准的生命周期来科学制定评估阶段与复审时间。另一方面，可制定统一的审核评估标准，并建立完善的标准反馈渠道。档案标准的实践性要求更多的实践部门加入标准的修订和起草，而已有标准评估反馈方向分散、沟通渠道单一且单向，难以形成双方之间的良性互动和有效沟通。故为解决以上问题，应当考虑增加多样化公众参与渠道，采用留言板、线上研讨会等方式增强标准审核过程中的社会化程度，并制定较为明确的审核评估标准，以提升标准审核评估的科学性和合理性。