图书馆档案信息资源开发利用研究

赵 琛

（浙江图书馆，浙江 杭州 310000）

一、图书馆档案信息资料整理和利用的重要性

伴随全球信息化快速发展时期的来临，我国图书馆在这一公共领域上顺应未来快速发展浪潮将产生重大的变革，对文档数据信息资源的整理和运用将提出更高的需求，因此做好档案信息资料整理和利用十分重要。人们对于图书馆的文档数据信息资源先要收集与梳理，而后加以浓缩和升华，整理与保护，运用引导和规范传播与使用。所以不管图书馆的未来计划或者规整制度，都要以文档数据信息资源为主要理论基础。而图书馆的文档数据资源信息内容也有很多种，比如精神上的、物质上的、微观的、宏观的，可以为书籍信息资料情报领域管理工作事业未来快速发展奠定基本理论知识研究的理论基石，也能够为图书馆管理工作各项事业未来的腾飞提出依据，以便制定图书馆的管理工作各项事业未来快速发展的目标，并制定未来计划。另外，图书馆对文档资源信息体系的研发与运用也是图书馆人才管理工作的重心，它更能反映出该馆的人力管理工作、人才、企业管理者的运营能力等[1]。

二、图书馆与档案信息系统资源整合中出现的问题

1.人们对文档信息资源综合整合意识的缺乏

随着计算机、互联网发展等的发展和应用，也直接影响到了我们日常管理工作。而随着现代技术的越来越成熟，人民群众也对文档的管理有了更高的需求，我们日常管理工作也迎来了全新的机会与挑战。虽然文档资讯系统数字化程度与现代信息化建设程度都明显有一定的提升，但人们对文档资源利用的意识却不高。从某种角度出发，不重视文档信息资源的整理，是其并不能直接带来经济效率，同时文档信息资源综合整合方面投入的时间、成本相对较低，对文档信息资源的科学合理使用也并未提上日程。另外，一些档案管理的工作人员受传统工作模式的影响，对于文件管理各种事务的心态仍停滞于重管轻用、重藏轻用的发展阶段，只要资料不出现泄密的情况，在需要时能找到资料就行。但如果开发人员或文件管理工作人员没有注意这项管理工作，就会使他们对档案文件信息资料的管理认识逐渐淡薄，进而影响到了对档案文件信息资料的有效利用[2]。

2.档案资源利用监督管理与发展使用仍没有统一规范

国家已经制定了有关档案信息开展使用的多项规定，但对归档信息系统资源的使用还没有明确规定，使得部分图书馆资源产生了重复使用、复本率大、利用率低的状况，同时图书馆资源的费用趋紧、相关文献资源涨价的背景下，在数据信息检索时发现同样的数据信息资源，从而严重危害了整体的系统信息化。尽管互联网的发展也为图书馆资源使用提供了许多方便，但还没有统一，也会严重危害到相关信息资源的数据共享与使用。

3.馆藏文件档案信息传递的资料不全部、不系统性

全方位、系统性的馆藏管理方法是档案信息资源发展利用的重要前提，不全方位的文档信息管理方法直接影响着档案信息资源发展利用的品质与效果。保存归档部门的设备结构简单，功能门类不全，管理信息系统建设集成化度不够，以及部门区域因为保密工作的要求，所连接的电脑无法连接网络，从而使得所收集的文档数据信息无法直接与外界取得联系，这都是影响着信息技术资源利用进一步发展和使用的重要原因。

4.图书馆管理工作已不能满足新时代形势蓬勃发展需要

在经济信息化技术高速度发展的条件下，我国图书馆在信息科学技术资源的研究与运用方面做出了不小的进展，但是同时对人员也有了更高的需求，归档管理工作人员并不是“看摊守夜”的工种，也并非每个人都具有从事的资格，而且真正进行过专门培训的人也较少，部分档案保管工作人员能力不够，知识陈旧老化，技术落伍，在一定程度上也影响着文档信息资源的利用[3]。

三、档案信息与图书信息的特征

1.归档信息内容的经典特点

原始记载性是归档消息具体内容的根本特点属性。档案文档资料信息是整个社会信息体系中最基本的部分，而存档馆既是长久保护文档资源的主要培训基地，又是供应文档资讯，为社会公共服务的主要管理机构，而归档文档自身所产生的原创性也是区分于其他文章的主要标识。文本讯息内涵符合本原性使其可以作为所有资料的起源和基石，而文本讯息内涵在真实感、可靠性等方面都是一切其他资料根本无法替代的，因此文本讯息内涵也符合证据特性。档案文档资料信息是人们社会生活经历的天然产品，是人们社会历史的忠实记述，它的最初记述特性就确定了具有凭证价值。而存档资料信息因为拥有本原性、真实感和证明的特性，所以可成为刑事立法依据，可作为各种争议的诉讼依据和公断依据。但文书消息具体内容的凭据性是其他消息内涵所不符合的特定社会价值，因此书籍消息具体内容也不可成为刑事立法依据。存档资料信息也有一种认识性，文件、图书等在人类社会文化历史原来是共同根生，又来源于同一身，互相间也存在着必然的联系，同时都是为了保护和传递人们科学知识资源信息。科学技术是指人们在社会生活实际中所积累出来的成功经验，是人们了解自然科学界和经济社会蓬勃发展的重要成就与结晶。文献是人们经济社会生活实际活动的直观记载，是人们经济社会历史文化的共伴生物，也有着科普知识的本源属性。不过，前全美议会图书馆院长詹姆斯认为，科普知识是通过重新加工处理和分门别类处理之后的资讯内涵，需要进行梳理和深入研究后，才成为专业知识库。因此，文献资料信息内涵具有科学知识性，而同书本资料信息内涵相对比来说，图书资源资讯内涵的科学知识性特点则更加明显。归档信息系统咨询服务具有独占性、闭环性，档案信息化工作是一项现代社区服务型的管理，各级类别归档室运用提交归档信息技术为社会公共服务，已成为我国现代社区公众信息技术服务网络的有机一部分[4]。

2.书本消息内涵的经典特征

书本消息内涵符合科学技术性，图书馆是人们科普知识的宝库，图书馆消息内涵通过长期的积淀，保存了人们成千上万年科学社会发展经历的结晶，因此书本消息内涵的科学技术性是其他消息内涵所无法比拟的。书本消息内涵符合消息内涵的经济社会开放意义，内容的范围广泛，该馆所收藏的书刊内容大多为开放出版物的各类文章，收藏强调数量和品种的广泛，并可以通过购买进行资料的扩充，而该馆只要社会经济条件允许，可以馆藏国内的所有书刊，并向中国读者开放。书刊资源购买也没受时间限制，没受地域限制，可以广泛进行开放使用。但文档信息资源在这一点上，和书刊资料相较来说其信息内容开放性、广度显然不够。

四、图书馆数据资源利用的主要优势

在图书馆档案信息资源利用过程中，图书馆信息技术资源使用的优点，在于信息内容来源广泛。图书馆是图书信息资源的重要集中地，由于馆内收藏大量不同类别的图书，图书馆信息技术资料具备资源的丰富多彩性、系统化、完整性，同时图书馆信息技术专业知识面较广，基本涵盖了全部的相关学科专业知识。图书馆信息技术资料在使用中最大的优点就是拥有高度的信息内容资源共用性，图书资源利用不受区域局限，信息内容通用度强，使用程序简便，受制约使用范围小，可普遍供社会公共使用。尤其是由于电子书刊的大量问世，数字资料使用越来越成为图书馆的研究主题，它突破了对使用者期限与空间结构的局限，使信息资源的使用更加简单有效。图书馆信息文化资源利用在实际使用开发过程中的另一种优势，就是服务广大用户信息资源，图书馆是专门培养社会公民素养、传递科学技术资讯的社会文化发展服务事业组织，开放式的、无阻碍的信息服务也让该馆具有了一定的公众认知度。在当今认知经济发展时期，认识信息资源已经成了社会最重要的策略信息资源，认识将改变整个未来。图书是人类前进的重要台阶，而图书资讯资源对每个大众而言都是不容忽视的重要资料，能够满足广大使用人员的各种需要[5]。

五、关于图书馆档案信息资源管理整合和利用的问题对策

1.加强宣传，强化信息管理意识

首先，领导层要对档案信息资源管理重视起来，充实技术档案人员队伍。同时，在图书馆档案信息资源开发与利用过程中，要加强归档保存的意识，要加强图书馆管理工作意识，对于存档的管理工作做出合理的时限分派，办公室负责统一管理工作平时的存档管理工作，各部门负责共同统一管理工作业务存档管理工作，并进行定期审核，加强档案保存意识才是最重要。其次，提高人员的工作能力，要确定专人的管理工作任务，这样才可以对存档的价值进行甄别，对文档的归集、编目等管理工作建立起完整的系统性。档案管理人员也可以利用报刊、播音、电视节目、网络等方法，宣扬档案管理工作的经济性质与意义，从而使人们对这个岗位有了更加深入的认识。也就是要对这个岗位的利用效果加强宣传，以此增加用户对档案信息利用的热忱。在树立了用户权益为首的观念，认真做好对档案信息的基本监督管理的前提下，同时也要做好业务工作、推广工作，把存档信息资料的经济社会价值有效合理地利用起来[6]。

2.推进图书馆文档资料规范化制度建立

在图书馆档案信息资源开发与利用过程中，要加强对文档信息资料的管理编制工作，由于采集到的信息资料大都是分散化的，没有连贯性，在这样的条件下往往信息资料无法被合理的利用，所以利用编程工具对文档信息资料进行了整理、分组、加标签等管理，对所记录的信息内容都要提高其准确度，以保持信息内容的同步性，并有备份。要进一步提高利用档案资料的效率，迫切需要制定在国家层面的关于采用科学标准档案资料的合理开发利用的通用规范，以防止信息孤岛的形成，并改变重复浪费的局面，采用科学的方式管理文件，对一些关键的信息资源要加以专门的管理[7]。

3.增加资金投入，以提升硬件等级

随着信息化的快速发展，使其与图书馆的服务现代化建设相结合，虽然图书馆的借阅信息都能够使用电脑搜索，用户也会比较容易、快速地查询到自己所需要借阅的图书信息。但是资金问题形成了档案信息资源发展的瓶颈，但通过近年来利用档案信息资源的实践中可以看到，现代化信息技术的运用是信息资源有效利用发展的基本保证条件，不但能够为档案信息资源的有效开发与利用提供资金保障，而且还能够帮助档案管理人员从繁琐的档案信息资源管理工作中解脱，让管理人员将最主要的精力用到档案信息资料运用与研究工作中去。增加投入，为档案信息资料的研究提供硬软件设施，促进档案信息资料研究的蓬勃发展。购置了能够对归档信息管理资源有利的硬件设备，比如计算机设备、数字化扫描记录装置、激光扫描仪和高新技术仪器。另外，还可购买和使用更先进的归档信息资源管理方面的应用软件，以进行对归档数据资源的分类、集成、挖掘和智能利用[8]。

4.培养图书馆内档案信息工作人员的整体综合素养

在对文献信息技术资源的研究运用的过程中，档案管理的工作人员们不但要学会对文献信息内容资源整理运用，确保文献信息管理系统的全面、系统，同时还还要重视文献信息内容资源研究运用的质量，文字工作人员们应该具有对文献信息内容资源的研究能力，并学会运用现代的互联网信息技术对文献信息内容资源系统化。首先要提升对文字工作人员的门槛条件，培养具备专业化或具有相应学习能力的工作人员，各级必须将档案管理岗位重视起来才能按层级递进，使每个人都对档案管理工作认真有责任。要对当前的归档工作人员在现代计算机技术、网络信息技术、现代数字化技术手段方面进行系统化的训练，使归档工作人员能熟练地把握各种操作技能、并对存档信息系统资源利用有关的更新科技运用熟悉，以便于进一步地提高对存档信息系统资源利用的经济效益，有效地体现了存档信息系统相应的利用价值。

结语

总之，在图书馆档案信息资源开发与利用过程中，档案信息资源要在图书馆档案利用中发挥更大作用，不能片面追求档案馆的用户数量，而要根据档案工作的实际情况和特点，为社会提供高质量的信息资源，更好地服务于经济建设。