城市公交企业档案管理实践研究

牛 颖

（北京市公共交通控股（集团）有限公司，北京 100161）

随着社会科学化进程，对各个行业与领域提出了更高的要求，因此提升了城市公交企业档案管理工作的要求，因此管理人员应加强对城市公交档案管理工作的重视，积极研究社会发展形势及城市公交企业档案管理需求，结合社会发展对城市公交企业档案管理工作进行创新，同时构建科学化的管理制度。引进信息化档案管理设备，培养信息化档案管理人才，提升公交企业档案管理服务意识，促进城市公交档案管理企业持续发展。

一、开展城市公交企业档案管理工作的意义及档案管理存在的问题

1.城市公交档案管理工作意义

1.1 为城市公交企业发展保留历史依据。在城市公交档案管理中包含了宝贵的公交企业资源，主要包含了公交企业的发展历程、人员资料、参与的重大活动等，具有重要的资源借鉴价值，因此，城市公交企业应提升对企业档案管理工作的重视[1]。

档案管理工作主要是对企业经营活动中所产生的各项数据信息、重大事项、巨大成果进行记录，传统档案管理形式主要以纸质保管为主，随着信息技术的不断发展，信息保管形式包含图片、文字、视频、音频等，这些信息内容不仅是公交企业发展过程中的重要依据，还是企业发展历程最好的见证，具有重要价值意义。对企业发展历程进行档案管理有利于企业持续发展，对档案管理工作有序开展有重要的借鉴作用。

1.2 为企业信息采集创造了有利条件。在科学技术不断发展中，信息技术不断应用于各个行业与领域中，同样信息技术被应用于城市公交企业档案管理中，改变了传统的纸质档案管理方式，信息化技术的应用实现了快速数据收集与检索，这些数据的收集能够为企业提供决策支持，便于企业根据数据结果出具精准的发展计划，能够提升城市公交档案管理服务质量，促进城市公交企业创新发展。

1.3 揭示企业文化的形成过程。在公交企业进行档案管理，能够对公交企业的发展战略、发展目标、发展精神进行记录。在企业不断发展过程中形成了独特的企业文化，能够记录企业文化的形成原因与过程，为公交企业发展提供数据借鉴，有利于企业持续发展。

2.城市公交档案管理中存在的问题

2.1 档案管理信息化能力不足。当前城市公交企业档案管理中，虽然已经逐渐运用计算机开展档案工作，但是由于部分档案管理人员对信息化技术应用不够熟练，因此，影响了档案管理实际效果，未能发挥预期档案管理效果。

2.2 档案管理中信息化设备不够完善。当前城市公交档案管理中所配备的信息化办公设备不够完善，一些档案管理人员常会运用纸质档案保管与信息化档案保管两种方式进行工作，这样的情况无法提升工作效率，加大了档案管理人员的工作量，同时运用双重保管方式，不利于档案的统一管理会导致档案遗漏的情况发生，因此，会影响城市公交档案管理的效率与质量。

二、加强组织领导，保证三个到位，推动档案管理信息化发展

在城市公交企业中进行档案管理时应保证三个到位，促进档案管理信息化顺利开展。

1.坚持重视领导到位

在城市公交集团中成立专门的领导小组，对城市公交档案管理工作信息化办公进行全面规划与调整，针对性解决公交企业信息化改革中遇到的问题，完全按照领导的指挥推进档案管理工作信息化建设，保证信息化档案管理工作能够顺利开展[2]。

2.坚持顶层设计到位

将构建公交企业信息化办公环境，作为重要发展目标，将信息化档案管理计划融入发展计划之中，提升全体职员对信息化公交档案管理工作的重视，通过多个组织、部门的沟通与合作，构建信息化档案管理环境，得到组织、资金、设备及人员方面的支持，为信息化档案管理奠定基础。

3.坚持人员职责到位

在城市公交企业档案管理中，构建信息化档案管理室，将各个部门的信息，运用信息技术实现统一管理。充分掌握信息化办公要求，根据信息化办公要求明确档案管理人员的各项工作职责，通过明确工作责任与内容，促进档案管理工作有序开展。

三、加大资金投入，完善信息化办公设备，保证档案管理信息化开展

随着科学技术不断发展，信息技术被广泛应用于档案管理工作中，档案管理工作对信息技术的应用越发依赖，因此，城市公交信息化档案管理中增加投入经费，对信息化设备进行更新与优化，为城市公共交通信息化档案管理提供硬件保证。

1.在档案管理中配备硬件与软件设备

在城市公交企业管理中进行信息化档案管理，应对硬件设备及软件设备进行更新，主要包括系统服务器、数据信息库，档案储存光盘、陈列磁盘打印机、扫描仪、摄像机及数码相机等设备，因此，档案管理人员应对这些设备进行检查并及时更新，保证信息化档案管理工作顺利开展。

2.构建高配置标准化档案库房

在城市公交企业中构建信息化档案管理工作，应深度了解现代化档案办公建设需求，严格按照社会发展需求进行高配置建设，在城市公交企业档案管理中配备中央空调、除湿器、防盗门、遮光窗、吸尘器、自动温湿记录仪、灭火器等，保证城市公交企业档案管理环境的信息化与规范化。

四、完善规章制度，构建长效机制，推动信息化工作责任落实

在城市公交企业构建信息化档案管理工作环境，涉及内容十分广泛，要想促进信息化档案管理工作有效落实，应为城市公交企业构建完善的管理制度及长期有效的管理机制，具体方式可以通过以下方面进行。

1.完善规章制度

在城市公交企业进行档案管理工作时，应根据社会发展形势，明确信息化档案管理需求，构建与城市公交企业档案管理需求相符的管理制度、实施方案、信息化工作流程、数据信息校对制度等，在公交企业档案管理工作中创新工作方式，革新工作形式，将归档、移交、鉴定、档案维护、备份、保管等流程进行信息化操作，在档案管理中完全按照各项工作制度进行信息化办公，构建规范化的信息化档案管理管理环境，简化工作流程，实现数据统一管理与应用。

2.完善工作推进机制

在进行城市公交企业档案管理时涉及内容十分宽泛，因此，城市公交企业档案管理应制定高要求，在信息化档案管理过程中要求城市档案管理部门领导，到城市公交企业对信息化档案管理工作进行指导，通过档案部门领导的指导，了解自身的不足，对信息化档案管理工作进行针对性构建与调整，加强与各个部门之间的有效沟通，提升管理层对构建信息化档案管理工作的支持与重视，在构建信息化档案管理过程中开展进度协调会，对信息化档案管理构建情况进行报告与协调，加强各个部门的协作，对各个部门中的工作人员制定执行任务、执行标准、执行进度，将档案管理信息化建设责任落实到每个部门与员工身上，促进档案管理工作信息化推进。

五、做实基础业务，提升信息化办公能力，促进信息化办公有序开展

在科学技术不断研发与应用中，城市公交逐渐趋于智慧化发展，为此，对城市公交档案管理提升了要求，传统的档案管理方式已经无法满足当下城市公交档案管理需求，为此城市公交管理人员应构建信息化办公环境，创新管理理念，加强管理力度，优化城市公交工作能力，提升公交档案管理服务水平，促进城市公交档案管理工作信息化进程。

1.进行信息化提升

在城市公交企业中要想提升档案管理水平，应加强对信息化应用的监督及指导，在公交企业中明确电子归档标准及保管期限，对企业中珍贵的电子文件进行及时归档保管。运用电子归档方式将企业内部的全部纸质文件、照片、光盘、线路、科研等档案进行信息化录入，在公交企业内部构建信息化的档案管理系统，根据系统权限对各个部门及人员的信息进行信息化录入，并在系统中设置档案目录、借阅服务、全文网上查询等功能，通过增加信息化的运用，实现公交企业档案资源信息共享，提升档案管理工作效率。

2.加强数据库建设

在城市公交企业进行信息化档案管理还应在企业内部构建数据资源库，在档案管理系统中进行建设目录数据库，对公交企业中的档案进行信息化馆藏，保证档案目录、档案实体、电子信息全部一致，能够充分运用信息化技术进行档案查询、借阅、归档、保管等工作，在公交档案管理中加强全文数据库建设，在企业中运用信息技术开展档案管理工作，充分发挥信息技术优势，将信息批量导入系统档案管理系统中，同时与档案管理系统开发商进行合作，开发OA在线归档功能，运用OA系统进行信息传输，充分发挥OA在线文件归档功能，在公交企业中建设多媒体数据库。

3.完善信息安全管理体系

在公交电子档案管理中信息安全是重点问题，如果系统出现故障，或是发生黑客入侵等情况将会造成信息损坏或丢失，因此，管理人员应提升对信息安全的重视程度，加强信息安全管理。应在公交档案管理内部制定安全管理制度，对档案信息安全使用方式进行明确，保证档案管理人员完全按照安全管理制度进行信息化档案管理，提升企业信息化办公的安全性，同时在计算机内部设置防火墙，通过防火墙技术防止黑客及病毒的入侵，保证电子档案信息内容的安全有效。

六、开发服务，提升质量，发挥电子档案综合价值

城市公交档案管理中蕴藏了十分丰富且宝贵的数据资源，运用信息技术进行档案管理，能够提升档案管理工作效率，提升档案管理服务质量，实现信息化查阅、归档、保管、馆藏等工作流程，有效简化了传统公交档案管理工作量，有利于档案管理规范化发展。

1.完善检索功能，形成完整的检索体系

传统城市公交中涉及档案管理内容十分广泛且多样，档案管理中包含了全引目录、档案目录、归档信息、会计信息、专项信息、归档文件信息、照片档案等不同部门的档案内容，在传统档案管理中查阅、检索、归档有一定的难度，工作流程十分复杂，档案管理人员工作量过大，档案管理效率无法提升。而在城市公交档案管理中进行电子归档、信息化检索、信息化馆藏等有效提升了公交档案管理工作效率，实现了网络化办公，档案管理人员通过账号登录管理系统能够实现快速全面搜索文件，提升了档案管理效率及档案服务质量，构建了有序的档案管理环境，极大地节约了工作人员的工作量，推动了城市公交档案管理的信息化发展。

2.开发各类丰富的档案服务工具

城市公交属于公益服务企业，在档案管理中应充分运用信息化资源，开展编研工作，通过编研将书籍进行出版，为社会提供更多的公交档案参考资料，将这些珍贵的数据信息提供给各界，通过网络技术实现信息收集与运用，实现编研，促进文化宣传，充分发挥信息技术的优势，提升档案管理应用价值，促进档案管理创新发展。

七、加强业务指导，加强人才队伍组建，奠定信息化人力基础

在城市公交信息化档案管理工作中，管理人员是执行信息化办公的主体，管理人员的信息化办公能力尤为重要。因此，应在公交档案管理中对管理人员进行信息化培训，同时加强信息化人才队伍的组建，在企业内部组建具备专业基础、工作能力、积极向上的信息化队伍。

1.加强教育引导

在公交企业信息化档案管理中应加强对管理人员思想方面的引导，提升档案管理人员对工作的重视，能够积极地参与到档案管理中，自觉学习信息化办公技术，提升自身的专业素养，在工作中爱岗敬业，发挥自身的优势，不断提升业务能力，提升信息化档案管理质量与效率。

2.加强指导培训，提升综合素养

在城市公交企业运用信息化档案管理中，应加强对管理人员进行信息化办公能力的培养，企业应在内部为管理人员组织定期信息化技术培训，同时为员工组织进入先进企业参观学习的机会，提升对员工专业信息技术能力的重视，加强信息技术能力培训，并在企业内部针对管理人员的信息化学习开展上岗考核，对上岗考核通过的管理人员颁发职业资格证书，准许上岗就业，对没有通过考核的管理人员进行再次培训，多次培训无法取得证书的人员应予以劝退，提升公交档案管理人员的专业素养，在档案管理中运用信息化技术开展各项工作，推动档案管理工作持续发展。

结语

随着社会不断发展，信息技术逐步应用于各个行业与领域中，改变了传统工作方式，信息技术的发展得到了广泛普及与应用，城市公交企业档案管理工作十分重要其中包含了珍贵的信息内容，为了响应社会发展在城市公交管理中运用信息技术开展档案工作，构建完善的管理制度，加强信息技术人才培养，提升档案管理人员工作能力，简化传统档案管理工作流程，提升档案管理工作效率与质量，同时保证档案管理信息的安全性，促进城市公交档案管理规范化发展。