信息化背景下学校档案管理规范化创新路径研究

王春梅

（山东省聊城第三中学，山东 聊城 252000）

引言

档案的规范化管理就是把厚厚的纸质档案资料或者新时代的信息化数字档案资料利用一种规范化的模式形成统一管理。传统的学校档案管理制度存在诸多的弊端，例如人工使用较多费时、费力，档案资料保存不当或者在保存过程中需使用大量的保存成本，在查阅时很难找到相关资料。规范化管理则是针对这些现象进行改进，通过形成规范统一的制度，促使档案管理能够融合进信息化管理手段中，大大便捷了查阅的过程，甚至足不出户。这就顺应了新时代的发展需求，为学校档案管理的科学化提供了保障。

一、档案规范化管理现状

1.文档存储对于文档的载体要求较高

随着档案规范化的高速发展，对其存储载体也提出了更高的要求。档案数量较比原来大大增加，存储的媒介还是原来的光盘库、磁带库等，这就使得介质的更新迭代进度并不能满足大量增长的档案信息数量的需要。并且存储形式的更新也较慢，受到以往成熟技术的影响，存储形式依旧维持着原来的方式，让存储的档案在读取和查阅时产生困难。因此，电子档案要想长期永久保存仍然任重道远[1]。

2.网络安全

信息技术的普及意味着信息化时代的到来，随着新时代的到来，时代所产生的弊端也融入了学校档案管理工作中。大量的数据传输使得网络黑客以及其他不法分子有机可乘，在档案传输的过程中实施非法入侵或者种植电脑病毒，会极大地造成档案信息的损失甚至是损毁。目前对规范化档案传输和保存的加密手段仍存在不足。例如，电子编码技术是非规范化转为规范化档案的一种技术，由于档案在联网传输过程中可以被修改，而档案本身并不能修改，这就会产生一定的问题，给档案规范化管理增加了难度。

二、档案规范化管理的意义

1.能够推动学校档案管理水平的提升

规范化学校档案管理在新时代是大势所趋，相较于传统的学校档案管理制度这种新的管理手段在对档案信息的整理归纳和查询使用中都得到了极大的提升。对于传统档案保存的方法十分复杂，而且保存时间不长，因为原本的保存媒介大多是纸，纸在保存过程中容易受潮，容易起火，而且在长时间的保存下容易使保存信息模糊，甚至在传输过程中容易出现信息泄露等问题。就如比尔盖茨的一张非常著名的照片中所显现的那样，一吨重的纸质文件或许在一张轻薄的软盘中就可以保存，原本的档案资料所需要占据的空间巨大，而且保存和转换介质和信息传输中都需要大量的人工来完成，而规范化的学校档案管理就不需要这么多的人力，但是因为需要转换介质等原因，对学校档案管理人员的专业性提出了新的要求[2]。

2.符合时代潮流

先进的学校档案管理设备和先进的技术使用都顺应了时代的发展潮流。时代要求信息电子化，而规范化的学校档案管理正符合这一要求，并且当代人们对于信息技术的掌握度比较高，这种管理模式恰恰能满足民众的需要。因此，这种新的管理模式必须被大范围应用。对于档案的开发、利用以及旧档案介质转化等一系列的问题和挑战，相关技术人员也应符合新时代的要求加以解决。

3.提升工作服务质量

档案的重要作用之一就是被查询，因此，规范化学校档案管理应该方便用户进行搜索和查询。提升服务的手段可以是对档案标记关键词，让用户能够通过关键词进行检索，或者提升搜索界面的便捷性使用户更容易操作等。这就对档案的工作服务质量提出了更高的要求，因此，在档案信息资源库的使用上相关的管理人员应该注重数字存储设备的保养以及网络的流畅性等，使学校档案管理和服务质量都能够得到提升，这对学校档案管理人员的能力和素质都是一项巨大挑战[3]。

4.促进学校档案管理的稳定发展

在新时代的社会建设中，科学技术水平已经得到了很大的提升，信息化规范化的建设水平更是突飞猛进，受到这方面的影响，档案信息的数量有了极大的增加，并且对于信息的收集、分析和处理查询过程中的难度也在飞速上升，但是这种难度的提升正是学校档案管理向着现代化迈进的标志，提升学校档案管理的规范化水平就是推进我国学校档案管理的现代化建设途径[4]。

三、档案规范化管理中存在的问题

1.学校档案管理工作的重视程度不足

我国一些学校并没有给予学校档案管理工作足够的重视，并没有意识到学校档案管理是一项利国利民的工作，并且在管理服务中提供的有价值服务有限。这主要源自学校档案管理工作存在一定的复杂性。例如，在信息化规范化的时代，学校档案管理工作也向着规范化的方向发展，这就使得原本已经存在一定复杂性的学校档案管理工作更加的复杂化，不仅需要在学校档案管理的过程中投入大量的人力、物力，同时也需要相关的管理人员从传统的管理观念中走出来，向着新时代的规范化管理迈进，应用规范化的管理手段虽然使得管理的水平极大的提高，但是给学校档案管理工作者带来的压力也是不言而喻的。这就导致很多学校档案管理工作者的工作兴致不高，对这项工作产生厌倦，在处理一些规范化的档案时敷衍了事，缺乏有效的管理，这就使得学校档案管理工作的质量很难得到保证。

2.管理制度存在缺陷

我国的学校档案管理制度整体的发展相对缓慢，尤其是在信息化规范化的时代背景下，互联网的规范化技术已经影响到了我们生活的方方面面，但是学校档案管理方面的工作在思想上和制度上仍然遵循传统的方式，这就使得管理稍显落后，没有充分地利用规范化的资源进行管理，并且传统的学校档案管理制度中存在的一些弊端也没有得到解决，这就使得学校档案管理的质量和效率达不到理想的状态[5]。

3.缺乏综合性的学校档案管理人才

学校档案管理工作不仅需要专业的技能和专业的素质，在新时代的要求下还需要将传统的管理技能和现代化规范化的管理手段相结合。当下的学校档案管理人员普遍综合素质偏低，一方面，由于高等院校并没有开设学校档案管理相关的专业，使得学校档案管理相关的人才紧缺；另一方面，对现有的学校档案管理人员来说，学习新的技术和新的管理技巧略显困难，并且从社会上招聘来的学校档案管理人员的素质也很难达到要求，这就会使得管理的水平难以得到提升。

四、档案规范化管理策略

1.强化学校领导和教师的档案意识

在实际的档案规范化管理形成之前，首先，需要加强学校领导以及广大教职员工的档案意识，能够让这部分人清楚地认识到档案管理的重要性，并能够了解一些关于档案管理的技术技能，使得他们能够更好地投入到学校档案管理工作实践中。学校可以根据实际的档案管理需求设置一些档案管理的规则，并建立起目标档案规范化管理责任制度，形成相对应的考核机制，以此来督促全校的教职员工能够在考核制度以及规范化管理的建设中被正确评价和监督。

其次，需要做好学校档案管理的布置，并对档案管理的成效进行总结和检查。档案管理相关人员想要实现规范化的档案管理，对档案管理效果进行总结，并不断检查是非常必要的，通过档案管理相关的机械设备，例如计算机等，对档案管理需要的人员和经费做好统筹配置。

学校还应该指定档案管理的归口部门，这是形成学校档案管理规范化、统一化的最终途径。学校需要配备专、兼职档案管理人员负责学校的档案管理工作，并实现对学校档案管理的整体统筹。具体措施是将学校档案资料输入进信息化档案管理系统，并注明需要填写的封面内容，各项基础信息应该一应俱全，然后对材料内容也应该确定其输入格式，保证档案内容的完整性和规范性，然后将档案的内部资料和外部资料按照档案管理相关规定进行一致编排，从而确保档案信息的一致性。这样就能够方便教师以及其他需要提取档案资料的人利用检索手段进行档案提取。

2.建立健全的规范化管理制度

从规范化档案的服务需求和信息安全等方面入手，注重档案存储媒介的存储手段，制定完整的、健全的管理制度架构。新的制度要求对档案的高保密性，并且在档案的信息搜集过程中，要保证其完整性和高效性。对规范化管理档案的工作方式和工作人员也应该破旧立新，使整体的学校档案管理完整有序的进行。同时，提升用户满意度，只有更加到位的服务观念和技术手段，才能够对档案规范化管理的整理、归纳、存储、分类和数据传输进行有效的提升。

3.加强档案的安全管理

由于网络本身的固有属性，信息极容易泄露，因此，对于档案的安全管理不容忽视。这要求学校档案管理人员不仅要懂得学校档案管理的相关处理流程，还要对相关技术有极深的了解。例如，如何对存储进行加密，对访问者进行身份辨析和控制，对电子传输过程中进行安全性检查等。这些工作都能够提升档案被查询时的安全性。

4.认识到学校档案管理规范化的重要性

档案规范化管理人员应该有自己专业性的责任感和使命感，自觉地对档案的内容进行守护，并且应该有较强的服务意识，从而构建起档案规范化管理的基石。

学校学生的档案记录了学生关于学习生活的所有资料以及个人信息，因此，实施学校档案规范化管理能够加强对学生学习生活以及个人习惯的规范和约束，档案管理规范化对于学校的教学管理工作意义重大，不仅能够协调学校和学生之间的教学管理，还能够促使学校更好地为学生服务，让学校的育人环境更为良好。

学校档案管理规范化意味着学生能够通过档案记录查询到自己在学校的学习表现和生活表现，从而对自己的行为产生大致了解，对自身行为形成约束，并对自己的不足查缺补漏，找到在学习和生活方面的不足。因此，学校档案规范化管理也是促进学生全面发展的重要途径。

5.转变传统的学校档案管理思想

要对传统的学校档案管理的科学性进行提升，主要就是从源头上摒弃传统的管理思想和管理理念，并且要借鉴传统管理方式中的优点进行突破性的创造，并且充分地认识到这种管理方式转变的重要性，树立科学合理的学校档案管理思想，从而提升学校档案管理的规范化水平。因此，在进行学校档案管理的过程中可以应用现代化规范化的理念进行管理，并且重视在管理软件和硬件上的投入，使得学校档案管理向着规范化，信息化和规范化的方向迈进。

6.注重学校档案管理人才培养

在信息化的时代背景下，学校档案管理工作也变得更加复杂，因此，对于学校档案管理相关人员的综合素质是一项极大的挑战，对于学校档案管理相关人才的培养也势在必行。档案信息管理的复杂化在无形之中加重了学校档案管理人员的工作压力，并且学校档案管理人员的综合素质也会严重地影响到学校档案管理的规范化水平。档案的管理人员管理水平欠缺会使得所管辖的档案杂乱无章，尤其是在规范化信息化的背景下，这种混乱的档案更加无从查起，这就使得学校档案管理工作变得没有意义，同时也会增加档案查阅人员的检索难度。

目前对于学校档案管理人员来说，很多管理人员缺乏现代化的相关技能，这些人员的年龄普遍偏大，对于传统的学校档案管理模式较为精通，但是在信息化的背景下对于更为庞大且复杂的管理工作而言就显得力不从心，这部分人对于信息技术以及一些其他的规范化技术了解得不够全面，因此，使得整个学校档案管理工作都处于不规范的状态。

因此，应该通过加强学校档案管理相关的人才培养来解决这种问题，通过培训教育或者高校的专业教育来推动学校档案管理人才的能力提升，这是源头上的一种解决措施。也可以从招聘的环节入手，挑选对于学校档案管理工作有一定经验的人员，并且这些人最好对现代化规范化的管理手段比较熟悉，对招聘条件的提升能够使得相关管理人员的水平得到提升。要制定相应的合理培训，并制定出完善的考核和奖评机制，从而提升学校档案管理人员工作的积极性。

7.完善学校档案管理责任制

要从实际的角度出发，并根据学校档案管理的实际需求对学校档案管理工作的责任制进行完善，并且还要保证学校档案管理归口内部的管理工作落实到个人。在进行学校档案管理工作的过程中，学校领导要对每一个相关工作人员进行任务分配，从而保证管理责任的明确性，确保管理工作符合相关条例的规定，使得学校档案管理能够遵守法律法规政策。档案管理的责任人要严格贯彻执行学校档案管理制度，推动学校档案管理工作顺利开展，提高学校档案管理工作的规范化水平。

结语

综上所述，新时代档案的规范化管理需要相关工作人员的共同努力，从思想意识和技术手段上下手，着重现代电子信息技术在学校档案管理上的应用，摒除传统学校档案管理中存在的弊端，建设新时代的信息化学校档案管理方案，全面提升学校档案管理的标准化、规范化、信息化水平。