基于协同办公平台的创新应用

何林知 曾璐 浙江金融职业学院实践教学与网络信息中心

● 引言

协同办公是一种新型的现代化办公方式，它是运用数字化思维、规则制度、信息技术等手段相结合的方式，构建治理管理服务中的自动化、网络化、无纸化的协同数字空间。而协同办公平台作为企事业单位内部使用的高频应用系统，涉及全体员工。其设计、技术和功能，是单位推动数字化改革的利器，较大程度上决定了该单位及其成员的办公模式、办公效率和信息素养。高校学者针对协同办公也展开了多方面的研究：朱跃晨将协同办公平台作为研究目标，挖掘平台功能信息，统计相关数据，分析数字化协同能力。[1]李曼等分析阐述协同办公系统在军工企业中的设计和应用，促进办公自动化、数字化、精细化。[2]单芳将档案管理作为协同办公系统应用场景进行研究分析。[3]路明以新刻公章申请单为实例，阐述如何运用协同办公系统搭建业务流程，便利线上办公。[4]下面，笔者以高校协同办公平台的建设、创新应用为主线进行介绍。

● 协同办公平台现状和需求

如今是互联网、移动互联网等技术快速发展的时代，而高校内部办公系统往往建设时间较早，运行较长。随着办公系统的老旧程度加剧，所暴露的问题也越发凸显。因此急需建设新的融合桌面和移动端的统一平台，通过“好用”的应用和“管用”的平台相互借力，促使信息技术纵深推进。

1.系统架构设计陈旧

在移动互联时代之前，很多高校建设的办公系统的系统架构设计落后，缺乏对移动办公的支持。系统整体或部分功能都无法剥离，而单独嵌入到移动环境之中。同时，随着计算机硬件、操作系统和浏览器的迭代升级，旧式办公系统对新型软硬件环境缺乏支持，无法兼容。

2.界面显示样式陈旧

在互联网时代，视觉为王，各式各样的精美图片推新出奇，而旧式办公系统界面设计样式陈旧，迭代更新乏力。系统中所涉及的系列图片和图标无法贴近时代主题，与流行的平面设计相去甚远。新上传的图片或影视，在旧式办公系统中显得突兀，两者难以平滑衔接。

3.业务流程无法动态迭代拓展

近年来，各类流程应用广泛开发引入，“最多跑一次”改革卓有成效，而旧式办公系统缺少强大的流程引擎作为支撑，无法满足日益变化的需求。系统中的许多功能和流程在程序中直接写入代码，可变更灵活性差。同时，“碎片化”小程序不断增多，旧式办公系统也缺乏对应的管理手段和功能。

4.文档管理功能薄弱

文档作为企事业单位的数字知识资产，应随时随地可查阅分享，避免软硬件环境的束缚，且可以动态分配权限，细化颗粒度，把控信息传导风险。同时，还应统计各类文档受关注程度，分析用户对文档的查阅情况，从而主动理解和把握数字知识资产的影响面，而旧式办公系统的文档管理功能不尽如人意。

5.非全流程办理

随着数字化改革的持续深入，掌上办公，全流程办理将成为提高工作效率、降低行政成本的新模式。引入电子印章，与办公系统中的业务流程相对接，更进一步提高管理服务的电子化和数字化程度。而旧式办公系统并非全流程办理，往往陷入线上申请、线下“跑章”的窘境。

● 创新应用实践

根据业务需求，基于协同办公平台，笔者设计开发出了符合本校的创新应用，并参照“小切口，大场景”的理念，将关键业务作为更新迭代的切口，逐步拓宽用户的使用度，形成优化办公模式、全员参与的大场景。

1.全流程收发文管理

该收发文流程同步支持桌面端和手机端操作，包括申请录入、审批、套红加盖电子印章和归档等，为笔者所在学校收发文提供规范和灵活相融合的电子化应用场景。

（1）使用者可根据原线下收发文模板，设计线上表单，灵活编制流程（如下图）。收发文表单区别于其他类型表单，其样式要求更加正式规制，而各处室领导的审批意见需回写到预制栏框中。收发文流程也更加灵活，根据不同的收发文种类，匹配相应的流程。同时，在流程中动态加入超时提醒、加签、传阅等功能，使流程更加机动、高效。

（2）该全流程收发文管理功能具有公文流转“快”、在线审阅高效又灵活的特点，并设有督办权限，支持各类复杂公文流转场景，全过程留痕，桌面或移动审阅，随时随地好办公。

（3）电子印章省事，发文落章少跑腿。对接省政府电子印章平台，支持版式文件自动套红和在线盖章，实现全流程、无纸化办公，发文少跑腿，更省心省力。

（4）安全性能高，多种安全措施全面保障。全面引入身份认证和三权分立机制，实时记录用户操作，有效阻止外部恶意入侵和内部不当操作。

2.个性化文档管理

文档是单位重要的数字知识资产，进行有效管理、便利查阅尤为关键。该文档知识中心根据文件内容、类型和归属，为每一位用户提供单位内跨部门、跨平台等界限的分享功能。用户可以按照自身喜好、关联度进行收藏和转发，桌面和移动端实时同步，便利查阅。通过开放的、可伸缩的、全面的标准化管理，用户可以有条不紊地进行全单位数字资产沉淀，维护海量信息。

3.智能化会议管理和场地预约

各项活动的中心环节便是组织召开会议，它起着集思广益、信息交流、协调利益、加强领导的重要作用。该智能化会议管理和场地预约功能，可以将会议和场所相关联，既将单位所有物理空间场所管起来，也将单位重要会议时间一一罗列展示，嵌入至个人日程之中，形成时间、空间和人的三维立体交汇。同时，会议申报、审批和通知提醒，桌面端和移动端同步推送。校园会议室、报告厅和展厅统一管理，实现各类场所高效预约审批、有效使用管理。当会议预约成功后，自动嵌入会议清单和个人日程中，用户还可以在桌面端和移动端查看所有或个人会议，会前接收与会提醒。根据用户召集会议的不同类型模式，可选择三种申报方式——重要会议、一般会议和场所预约。

另外，在会议室看板可以查看各类场所占用情况，用户根据需要选择合适的会议时间和会议地点。在预约审批通过后，所选择的场所将会在系统中自行被占用，他人无法再发起该场所同一时间段的预约，从而有效避免用户盲目预定场所，造成地点相互占用、使用冲突的窘况。

4.桌面端和移动端门户相得益彰

笔者设计开发了“e融通”和“融e钉”，分别作为办公平台的桌面端和移动端门户，统一整合信息公告、待办处理、智能检索等平台入口，将各业务系统和数据整合起来，最大化减少信息化展现窗口的各自为政，并让用户在一个平台上就能处理各项业务，实现“一网在手，应用尽有”。同时，配备后台应用管理中心，提供各类应用的快速统一在线管理、发布管理等，打通桌面端和移动端。

● 协同办公平台建设成效

笔者所在学校的数字化改革是以师生为核心，以数字金院为目标，通过广泛学习调研，全员参与，运用数字化技术和思维，对学校教学、管理和服务等方面，进行全方位、系统性重塑。学校构建了三层动员架构。第一层：组建了以党委书记、校长为双组长的数字化改革工作领导小组。第二层：设立了数字化改革工作专班，具体执行相关措施。第三层：成立了信息化联络员，各部门处室自荐骨干人员，组建了一支“能动手、善理解、强表达、阔视野”的信息化联络队伍，进一步延伸信息技术触角，将信息技术根植进各部门处室之中，作为部门信息化的连接节点。

协同办公系统是构筑数字金院一体化、智能化公共数据平台的典型核心业务系统，通过该平台的推行使用，解决并替换了之前大量线下办理的业务，便利了会议组织申请、可视化管理和统计本校公共场所、会议室使用情况等，为后续推进更多应用蓄力。

另外，通过协同办公，学校初步形成了信息化建设实施经验，巩固了信息化领导力，强化了师生信息化素养。通过深入各部门处室咨询解答，推动了全校师生信息技术应用能力提升。

● 实践反思

数字化改革是一项复杂的系统工程，除了需要自上而下，全员参与，以合理、先进的组织机构保障数字化改革落地出成效，还需要以“需求牵引、应用为王、服务至上”为原则及方法，渐进式全面推进。因此，教师要重新定位业务部门与技术部门的职责任务，摒弃原有某个部门“单打独斗”的模式。围绕信息化建设中的业务需求、数据共享等问题，业务部门应承担主体责任和意识，做好沟通、实施、推广和创新。