档案数字化背景下加强档案管理工作的探析

于奇慧 国防大学教研保障中心政治工作档案室

随着互联网的发展和普及运用，信息技术蓬勃发展，大数据时代悄然来临，大数据在各行各业被广泛应用，这也为档案管理工作带来了革命性的变革。传统的档案管理方式已经无法适应时代发展的步伐，档案管理工作数字化成为趋势和必然。现分析档案管理工作数字化的重要性，包括提高档案的保密性和完整性，提升办公效率，加快信息化档案建设等。在总结目前档案管理工作数字化过程中存在的问题后，提出相对应的策略：一是合理引进图像处理技术，构建档案管理信息化平台；二是注重资金的投入和档案数字化人才的培养和引进；三是搭建信息系统，实现资源共享。档案管理工作数字化的关键在于档案的活力和生命力的充分释放，而这离不开无数相关工作人员在实践中不断摸索信息技术的运用方式，最终将经验转化为成果并有效运用和推广，进而推动档案管理工作数字化发展。

随着互联网的发展和普及运用，信息技术蓬勃发展，这为档案管理工作带来了革命性的变革。档案管理工作的数字化，一方面提高了档案工作的保密性，另一方面也充分弥补了过去纸质档案管理时期存在的一系列弊端。早在2017年的全国档案局长馆长会议中，时任国家档案局局长的李明华就强调，在大数据时代背景下，要加强档案管理工作的转型发展，让档案管理工作从过去传统的纸质化管理逐渐向电子档案管理转型。近年来，我国各行各业的档案管理工作已实现从纸质化管理到数字化管理的转变，这不仅保障了档案的安全性和完整性，同时也能够更好地为所属的行业单位提供档案服务。

档案管理工作数字化的重要性

所谓“数字化”，主要是指计算机技术的广泛运用，其多以“虚拟”的形式展开。数字化最大的特点在于检索的便捷性和信息处理的快速化。科学高效的档案管理能够为各项决策和部署提供重要依据，提高工作效率，对各行各业来说都十分重要。传统的纸质档案管理方式已经不能适应新时代的发展，存在查找不易、档案容易损坏等弊端，因此档案管理工作数字化建设十分迫切。档案管理工作的数字化建设，一方面能够提高档案的管理效率，另一方面，新构建的数据库和信息平台也能为相关行业单位的工作提供较好的档案服务。

有利于提高档案的保密性和完整性

传统的档案管理工作中常常存在不重视档案保密工作的情况，其原因是多方面的，一方面是工作人员的保密意识不够，另一方面是纸质档案管理本身就存在管理效率低、档案保存难等问题，客观上不利于保密安全工作的开展。随着社会经济的发展和商业竞争的加剧，我国各个领域都越来越看重信息资源的保密性和完整性，档案保密工作也被提到了重要的位置。档案管理工作开展数字化建设后，首先要在专业的管理制度的基础上构建大数据库，明确“手段成熟、数据分析到位”的原则和方针，加快大数据库的创建步伐，在录入档案信息时也要多方确认，最大限度地避免错误的出现，保证档案信息的准确性。其次，上传至数据库后，同时在互联网云端自动备份，避免数据的过失性遗失，客观上保证档案的完整性。再次，创建档案数据标准，数据标准能够明确规定档案信息的具体内容，包括档案信息的收集、分析、整理、保存等环节的具体工作流程，确保归档的档案按照标准细分归档，从而保证数据信息的精准性。最后，设置加密处理，最大限度地提高档案信息的保密性。加密处理也在极大地考验档案管理人员的专业水平和道德水准。

有利于办公效率的提升

档案管理归根结底是服务于办公的。在大数据时代，数字化档案管理极大地满足了办公中对信息资源获取准确、快捷、方便等的要求，一改过去传统的人工处理纸质档案的低效率，借助信息技术、云平台等新科技，档案的保密性、系统完整性、安全性等得以保障，办公效率也得以提高。

有利于档案的信息化建设

当前，我国非常重视档案的信息化建设，许多企事业单位已经全面展开档案的信息化建设，配备了相应的设施设备以及档案人才，信息化建设取得了初步进展和成果。

数字化档案管理工作存在的问题

档案管理工作的数字化确实为相关档案管理工作的开展提供了多种解决办法和思路，促进了企事业单位的发展和相关工作的推进，但同时也存在一些问题。

数字化档案管理工作规范仍然欠缺

当前不少单位虽然开展了数字化档案管理工作，但档案管理工作规范仍然欠缺。以各单位关键的人事档案管理为例，许多单位在进行档案管理工作数字化改革的过程中，首先改革的便是人事档案管理。一般来讲，人事档案管理工作首先要把档案的隐私保护和安全规范管理放在最重要的位置，切实保障人事档案信息安全。但笔者调研发现，在不少单位，特别是部分事业单位，人事档案管理相关工作人员的安全意识不足。特别是在档案数字化背景下，管理人员更应该重视档案的网络安全，提高网络安全意识。一些单位的工作人员缺乏网络安全防护意识，随意将人事档案储存在网络云盘或网络空间中，除了设置普通密码外，没有进行任何加密处理，导致存储平台特别容易遭到黑客的攻击，继而可能给单位造成不可挽回的损失。数字化档案管理工作开展的前提在于制度的优化和完善，一些单位在进行档案数字化建设的过程中没有根据时代的发展和工作的变化制定相应的规章制度，导致档案管理工作混乱无序。

数字化档案管理工作缺乏资金和人才支撑

数字化档案管理工作在不少单位已经步入正轨，但随之出现的资金和人才缺乏的问题，客观上制约了档案管理工作的推进。具体来看，一方面，数字化档案管理工作由于需要信息技术的支撑，相较于过去传统的人工管理，资金需求较大，特别是在采购硬件、软件设施设备等方面，更需要大量资金的投入才能实现更新换代，且信息技术更新频率高，隔几年就需要重新配置软件系统，资金的投入需要持续长期进行。另一方面，随着档案管理工作的数字化，相关人才的需求量持续倍增，档案管理人员既需要具备网络信息技术，又需要熟悉档案管理工作的内容和流程，且很多单位的档案管理岗位薪资待遇较低，难以吸引人才。

数字化程度、资源共享程度不够

虽然档案管理工作数字化、信息化建设的口号已经提了多年，但距完全落实还有一定距离，当前档案管理工作在数字化、资源共享方面仍有提升的空间。一些单位对档案管理工作数字化的支持力度不够，没有投入相应的资金支持和人员配备，也没有配置档案信息化建设所需要的软硬件设施设备，这直接导致档案管理工作的数字化程度不够，甚至仅仅停留在表面，影响了企事业单位之间的资源共享。另外，企事业单位在档案资源共享方面也存在问题，不同单位的档案管理工作数字化进度不一致，在资源共享时也存在不兼容的问题。

档案数字化背景下加强档案管理工作的策略

档案数字化本质上就是数字化传统档案，也就是把传统的纸质档案变为电子档案的过程，就这一层面来看，档案数字化的重要性不言而喻，它能够加快信息资源的整合和输出，促进现代社会信息资源的共享和利用，使信息资源能够满足社会的需要。笔者认为，在档案数字化背景下加强档案管理工作有以下几种策略。

合理引进图像处理技术，构建档案管理信息化平台

档案管理工作数字化的关键技术之一就是图像处理技术。所谓图像处理技术，最直接的呈现就是通过扫描原始纸质档案，提取其中的文字图片并将其转化为电子档案信息，从而快速准确地实现电子档案的录入。一般情况下，为了避免出现错误，第一遍录入的电子档案还会经过第二次确认，两次确认可以有效提高电子档案的准确率。

除了图像处理技术的运用，不少单位会构建电子档案管理信息化平台，该平台在一定程度上能提高档案管理工作的效率，加强档案部门和其他部门的沟通协调。具体来看，可以在OA办公系统的基础上构建电子档案管理信息化平台，档案管理员可以登录该平台查阅信息、上传信息、进行沟通交流等，一方面提升档案管理相关工作的效率，另一方面确保档案管理的安全性和隐秘性。具体来看，日常工作中的相关文件、文稿、表格等，在流转的过程中该平台就可以对其进行自动保存；后台可以设置许多功能模块，且不同层级的用户管理权限不同；利用不同的模块进行档案的保存和管理，能够提高档案的利用率和工作效率，确保档案的完整性和安全性。

一些单位还会建立自己的数据库，在数据库的建设过程中，可以对整个单位的工作进行系统的归纳整理，从而提高工作效率；一些单位会根据自身情况建设多个数据库，如高等院校等事业单位会建立人事、教学、学生管理、科学研究等多个数据库，方便资源整合和利用。数据库的建立是一个长期的过程，不是一朝一夕可以建成的，如有必要还需和运营服务商合作，共同进行后期的运营和管理服务，第三方的引进可以提高解决问题的效率。同时，根据不同单位的要求，还可以建立活库，根据利用频率和使用效率来考核数据库的活性，根据存在的问题进行进一步改善，使现有的数据库更加符合档案管理的相关要求。

注重资金的投入和档案数字化人才的培养和引进

数字化档案管理工作要想提升一个台阶，最重要的就是顶层设计，领导层需要具备“大数据思维”，真正重视档案管理工作的数字化、信息化建设。大数据时代已经悄然来临，档案是重要的信息载体，档案的完整性、系统性、安全性和隐秘性能够确保决策的正确性，提高工作效率，从而促进企业、单位乃至社会的发展。在档案管理工作数字化建设中，资金的投入应该围绕云平台的建设，围绕核心存储系统、访问系统、数据系统、数据分析等加强档案管理平台的建设。只有将档案管理信息化平台建设好，才能从源头上降低档案管理的成本。

在档案数字化人才培养和引进方面，首先，现有的档案管理人员不能故步自封，要积极学习大数据和信息化技术的相关知识，提升自身职业能力。其次，单位应该加大对现有档案管理人员的业务培训，邀请数据专家、信息技术专业人员进行手把手培训，提高管理人员的实操技术。如信息系统知识和业务技能的培训，包括信息自动检索、元数据标引和数字档案著录等，让现有的档案管理人员逐步适应数字化管理工作，从而提升自身综合能力。最后，出台人才引进的相关文件，提高档案管理数字化人才的引进力度，给予其丰厚的待遇。档案管理工作被称为“千手观音”，就是指相关人才要同时具备数据专家、活动家、程序员等职业属性，所以相关单位在引进人才时应更加注重人才的复合性工作能力，制定职业准入制度。

搭建信息系统，实现资源共享

近年来，为了响应国家档案局的档案管理数字化要求，不少单位的档案馆开始研究数字化档案管理。为了节约成本，一些单位仅将纸质版的档案转变为可读的图像文本格式，并没有建立信息化档案管理平台，所以也没有提高档案的使用效率。数字化档案管理不能仅仅是表面功夫，而应该从顶层设计开始强化。具体来看，在搭建信息系统，对档案进行归纳整合的过程中，要根据不同单位的需求购买相应的档案管理软件，实现内部授权，对接单位各部门端口，让各个部门可以自行进入系统管理档案，提高工作效率。特别是移动互联网时代，在人们已经习惯用手机操作的情况下，可以建立专门的档案管理App，最大限度地提高该平台的利用率，使档案管理工作生活化。另外，档案内容进行云平台后，要提高电子档案的保护级别，最大限度地保证档案的安全。档案的运用还应该重视交互性功能，实现档案管理的虚拟动态演示，提高档案共享的效率。如有必要，还可以借助3D技术实现立体化的档案管理，综合运用数字漫游技术和电影蒙太奇手法，让档案管理更具现代化特征，具有视觉冲击感，甚至有超现实的真实感。

信息化时代，档案管理工作数字化是趋势，更是必然。我们应该充分认识到，档案管理工作数字化是未来长期的主流方向，且具有重要的社会价值和历史价值。当前，不少大型企事业单位的档案管理工作在数字化技术的支撑下已经较为成熟，无论是系统的日常维护，还是档案信息加工、保存共享等，都严格按照相应的制度、运作流程进行，最大限度地保证了档案的安全性、完整性。未来，档案数字化建设还需要把重点放在提高系统运作水平、办公自动化水平方面，实现档案的平台化、功能化，使档案的流转和使用更加便捷，实现经济效益和社会效益的最大化。笔者认为，档案管理工作数字化的关键在于档案的活力和生命力的充分释放，而这离不开无数相关工作人员在实践中不断摸索信息技术的运用方式，最终将经验转化为成果并有效运用和推广，进而推动档案管理工作的数字化。