VUCA 时代高校人力资源管理信息化建设探析

王 丹

（中国民用航空飞行学院，河南 洛阳 471001）

0 引言

高校作为我国人才培养的主要阵地，其人力资源管理是保障人才质量的重要基础，随着信息化浪潮的兴起，数字化、网络化、智能化蓬勃发展，现代社会的多变性（Volatile）、不确定性（Uncertain）、复杂性（Complex）、模糊性（Ambiguous）特征更加突出，传统人力资源管理模式面临着不破不立的局面。因此高校必须紧跟时代步伐，把握VUCA 时代特征，合理运用现代信息化手段，提升人力资源管理信息化水平，推进教育信息化。

1 高校人力资源管理信息化的概念界定及相关研究

1.1 高校人力资源管理信息化的概念界定

高校人力资源管理与企业人力资源管理关系密切，其区别主要体现在管理目标和体制、数量和质量以及具体职能等方面［1］，高校人力资源管理具有公益性和公法性，是指运用管理学、人力资源等相关理论知识和实践经验，根据学校发展规划和人才成长规律，对学校各个类别人员在人际和人事方面进行计划、组织、指导、协调和控制，包括但不限于以下内容：招聘录用、薪酬福利、培训提升、绩效考核、社会保险等。随着教育信息化的不断推进，高校人力资源管理需要加强与企业人力资源管理的沟通学习，加快推进新时代高校人力资源管理信息化高质量发展。

人力资源管理信息化是指结合人力资源管理理论，运用计算机、网络、通信等信息化手段，通过整合内外部资源，围绕人力资源进行数据挖掘和平台建设，使人力资源管理活动标准化、流程化、系统化，以达到提高人力资源管理质量和效率、促进全员参与管理的目的［2］。

高校人力资源管理信息化是将上述两个概念进行组合，是指高校在借鉴企业引入人力资源管理信息化经验的基础上，保证高校人力资源管理内容和特征不变的同时，运用先进的信息技术等进行人力资源管理，提升高校人力资源管理水平。

1.2 高校人力资源管理信息化的相关研究

20 世纪90 年代开始，我国学者在确立高校管理基本理念的基础上，按照从问题到对策的思路，对高校人力资源管理开展了大量研究。从人力资源角度出发，总结出高校人力资源主要具有以下性质：优质性、创造性、难替代性、流动性、可共享性、消费性和生产性；从人力资源管理角度出发，归纳出高校人力资源管理具有管理目标的多重性、管理手段的综合性、管理理念的辩证统一性［3］。发现高校人力资源管理存在管理意识匮乏、组织结构不合理、管理模式创新性低、人力资源结构失衡、管理手段滞后、缺乏高效的信息管理系统等问题，并提出了树立高校人力资源管理新理念、提高基于高校发展战略的人力资源规划科学性、综合运用多种激动手段、加强信息化系统建设等措施［4］。

我国学者在21 世纪初开始开展高校人力资源管理信息化研究，一方面侧重从管理学角度出发，探究高校人力资源管理信息化建设，主要是发现并总结不同性质、不同定位的高校在人力资源管理信息化建设过程中的现状和问题，并提出相应的解决措施；另一方面侧重从信息技术角度出发，探究高校人力资源管理信息化系统的设计与实现，如何利用信息技术（计算机技术、数据库构建技术等）建立人力资源管理信息软件系统。

在VUCA 时代，面对多变、不确定、复杂、模糊的环境，过去积累的成功经验只能作为参考，而不能完全借鉴，高校要抓住信息化建设带来的机遇，在对高校人力资源管理深入了解的基础上，加强与企业人力资源管理的互动，利用现代化信息技术实现高校人力资源管理的进步。

2 VUCA 时代高校人力资源管理信息化建设的必要性

2.1 时代发展的必然趋势

开放和多元的价值观、不断发展的科学技术带来了社会的不断进步，时代呈现出VUCA 特点，只有掌握信息资源和技术才能应对多变性（Volatile）、不确定性（Uncertain）、复杂性（Complex）、模糊性（Ambiguous）的环境，信息化已成为时代发展的原因、结果和需求［5］。社会生活的各方面都因以计算机、网络、云服务、数据服务为依托的信息化的发展而改变，例如管理理念、经营模式、办公工具、教育方式等，特别是针对高校这一特殊领域，信息化发展为高校现代化建设提供了良好的契机，促使高校人力资源管理由传统的以事为中心转为以人为本。《“十四五”国家信息化规划》的发布，明确提出没有信息化就没有现代化，到2025 年信息化水平大幅跃升［6］。因此高校必须积极推动信息化建设，提高人力资源管理信息化在高校整体发展进程中的重要性，直面VUCA 时代带来的机遇和挑战，积极主动推动内部管理变革。

2.2 高校人力资源管理优化的必然要求

VUCA 时代，高校人力资源管理部门不仅需要承担从员工招录直至退休的常规性管理工作，而且需要向内学习其他部门的优秀管理经验，向外借鉴企业人力资源管理的创新手段，不断进行规范和优化。通过推进信息化建设，运用计算机网络技术替代传统手工计算、记录，提高处理人力资源信息的搜集、变更、统计的速度，减少琐碎的日常事务性工作占用的时间、精力和资源；改进人力资源信息存储方式，使得所有人事变动有迹可循；创新人力资源信息沟通途径，加强高校人力资源管理部门与内外部相关信息流、资金流、物流等的获取和交流，破除由于时空和地域给工作带来的障碍；优化人力资源监管体系，建立线上线下相互补充的管理机制，减少由于业务流程复杂导致出现差错概率上升的风险，提高人力资源管理的工作效率。

2.3 高校人力资源管理转型的必经之路

随着国家对数据治理的日益重视、高校改革的不断深化，高校对人力资源管理的要求不断提高，所需的信息更多、更详细、更及时、更精确，所需的管理流程更规范、更优化，所需的管理手段更科学、更先进，所需的管理结果更有效益、更有作用、更有进步。按照现行的人力资源管理模式，高校会面临更大的工作量，更加复杂的管理内容，显然已经不再适应发展需求，高校人力资源管理亟待转型。

开展高校人力资源管理信息化建设，能够借助现代信息工具，对人力资源管理数据进行深入挖掘、分析和应用，提供丰富、时效、真实的信息；借助信息化平台，促进高校人力资源管理由封闭转向开放，让更多的员工借助信息化平台参与人力资源管理，激发广大教职工为学校建设建言献策的积极性，培养其主人翁意识。促进高校人力资源管理向公开、透明、人人参与的全新的管理模式转变。

3 VUCA 时代高校人力资源管理信息化建设现状分析

3.1 管理理念落后，缺乏创新

在VUCA 时代，高校人力资源管理应从可持续发展角度出发，以高校发展规划为基础，明确人力资源各阶段发展的重点和要点，全面提升高校人力资源管理的整体质量。但当前部分高校管理者的观念陈旧落后，在认知上对人力资源管理的定位不准确，认为人力资源管理不是效益的直接生产者，仅仅是辅助性管理；对信息化开发在管理中的战略性地位了解不深，不愿意进行信息化建设。这就导致尽管一些高校开发建设了各种各样的信息化管理系统，但是由于不熟悉人力资源管理的内容、方法和体制，照搬原来的管理模式，收集、整理和分析信息不具有针对性，更不能有目的性地予以调整，人力资源管理与信息化不能充分融合，无法充分发挥信息化人力资源管理的效用。高校人力资源管理依然只能被动适应外界变化，无法实现主动创新。

3.2 管理体系陈旧，缺乏流程优化

人力资源管理体系是做好高校人力资源管理的重要基础，在VUCA 时代，高校人力资源管理体系需要不断完善和优化，才能更好地推进信息化建设。目前高校人力资源管理者没有意识到人力资源管理所使用的软件承载的管理理念和流程才是信息化的核心和灵魂，发挥作用的前提是软件系统与管理流程的高度融合。但是目前高校依旧沿用传统的人力资源管理体系，制度建设跟不上学校发展，在开展信息化建设过程中，未充分考虑现有人力资源管理体系与信息系统的融合性，仅仅是引用各种软件系统，既没有对原有规章制度进行更新，管理流程进行调整优化，也没有建立相应的信息化管理流程，信息系统的运行与工作流程为两套独立体系，不仅没有提高人力资源管理人员工作效率，反而无形之中增加人力资源管理人员工作量，造成工作流程不畅，人力资源管理信息化建设流于形式［7］。

3.3 数据库重复分散，缺乏调控

在开展高校人力资源管理信息化建设时，基本的数据库建设被看作相应模式构建中的切入点。但是目前基于纸质档案进行管理的模式是常态，相应的人力资源管理数据库建设难度极大。一方面数据收集难度大，高校各部门之间信息沟通存在一定障碍，各部门所需的数据信息不同，采用的收集办法也不同，存在数据收集重复、片面，存储混乱、分散的情况，没有进行统一调控。另一方面数据库质量不佳，在VUCA 时代，万物皆是多变的，人力资源相关信息也是如此，部门之间信息共享渠道不畅通，人力资源管理信息不准确的问题时有发生，其主要原因为：原始数据不准确，没有取得一手资料；数据库维护不到位，没有及时更新所需修改数据；信息系统程序更新不全面，没有保证数据准确性；数据管理利用水平较低，管理者忽视对人力资源管理数据库建设的作用［8］。

3.4 信息系统适用性低，缺乏投入

高校在进行信息化建设的过程中，在人力资源管理方面也引进了部分系统软件，但是一方面由于管理者不能充分认识到人力资源管理在高校建设中的重要地位，更没有了解进行人力资源管理信息化建设带来的效益，缺乏资金投入，导致信息系统质量不佳，人力资源系统功能不健全，深度不够，系统软件后续的升级更新没有保障；另一方面由于管理者只关注信息系统的引进，忽略引进后带来的效果，缺乏人力资源投入，没有培养专业人员进行管理，信息化建设没有进行统筹规划，与现有人力资源管理流程出入较大，无法达到人力资源管理者想要的效果，在信息系统实际运行过程中问题频发，信息系统适用性较低。

3.5 人员综合素质低，缺乏提升

人力资源管理从业者是人力资源管理信息化建设的参与者、执行者，其综合素质关乎人力资源管理的效果。在VUCA 时代，对高校人力资源管理人员提出更高的要求，要求人力资源管理人员不仅是具备专业的人力资源管理知识的专业人才，还需要是同时具备信息化相关专业知识的复合型人才。目前高校中从事人力资源管理的人员在综合能力上有所欠缺，对VUCA时代带来的变化感知较慢，对政策的反应还需要一个过程，未能认识到人力资源管理已经由传统事务型向职能型、战略型、市场型转变；面对VUCA 时代带来的冲击，学习的主动性不强，不能积极学习人力资源管理、经济学、心理学等专业的新知识；只具备办公软件操作能力和网络信息获取能力等较弱的信息技术应用能力，缺乏深入挖掘信息系统功能的能力，导致信息系统利用水平低，人力资源管理信息化建设陷入停滞状态。

4 VUCA 时代高校人力资源管理信息化建设创新策略

4.1 重视人力资源管理信息化建设

首先，提高学校管理层对人力资源管理信息化建设的重视。高校管理者准确把握VUCA 时代高校建设方向与重点，站在可持续发展的角度，将人力资源管理信息化建设摆在重要位置。从全局出发，对高校人力资源管理信息化建设进行统一科学规划部署，协调各方资源，做好成本管控，建立长效保障机制。其次，提高学校教职工对人力资源管理信息化建设的重视。教职工是人力资源管理信息化建设的执行者和参与者，通过加强教职工学习和培训，帮助其树立信息化建设能够提高管理效率和管理科学性的观念，了解并掌握新的信息技术、新的人力资源管理方式和手段，培养其运用信息思维方式思考问题、解决问题的能力，从而推进高校人力资源管理信息化建设。

4.2 整合优化管理流程

人力资源管理信息化建设必须以网络化、流程化管理为重点，不仅要建设适合自身的软件系统，更要与管理流程高度融合。首先对高校人力资源管理现有业务流程进行细化梳理。梳理员工从入职到退休去世的全职业生命周期，细化其中与人力资源相关的所有业务流程，包括但不限于以下流程：公开招聘流程、社保缴纳流程、职称评审流程、培训计划审批流程、年度考核流程、绩效管理流程、薪酬福利发放流程、人事档案管理流程、人事通知发布流程、离退休人员养老抚恤金发放流程等。其次，对高校人力资源管理部门及其相关业务部门职权进行梳理。梳理确定与人力资源管理业务相关的部门，协调及确定人力资源管理工作流程中人力资源管理部门及其相应的职责与权力，建立部门及其相关岗位之间的分工、协作、共享工作机制，推动人力资源管理体系建设。最后，优化人力资源信息化管理流程。通过将相同或相似职能整合为一个完整工作，设置专人进行相关资源整合，建立单一的信息出入点，实现水平工作整合，合理划分上下级职权，减少不必要的监督和控制，实现垂直工作整合，调整工作先后顺序，实现工作次序最佳化，达到多余的消除、重复的简化、整合以及数据收集、处理、传递的自动化，实现人力资源部门内部、与高校内其他部门之间的协调与合作，提高对VUCA 时代的应变能力［9］。

4.3 搭建人力资源管理数据平台

首先，建设人力资源管理数据库，并对数据库信息进行更新维护。建设涵盖人员各类信息（个人基本信息、家庭信息、组织信息、职位变动信息等）及人力资源管理各个模块的数据库（培训、绩效、薪酬等统一的数据库），加强数据库之间的关联和维护，对目前高校已建设的一些与人力资源管理相关的数据系统，如人事薪酬管理系统、OA 系统等，及时更新和维护，保证数据的准确性和实际运用。其次，搭建数据资源共享平台。一是人力资源管理内部各个业务之间的数据共享，创建已有数据库之间的数据共享机制；二是人事部门与校内其他部门的共享，建立以教职工信息为基础的数据共享平台，在确保人事信息安全的前提下，将部分人力资源数据内部开放，便于学校管理层、各部门、教职工随时了解人事政策、查询所需信息等，避免重复性的汇报、无休止的数据统计、反复的解释。最后，做好信息监控，强化风险管理。完善信息化管理制度，规范人力资源管理信息化管理工作标准、工作流程、工作权限；完善风险管控制度，制定监控指标，做好数据风险等级评判及风险应急响应措施，加强对信息数据的全方位、全流程监控，保障数据库的安全。

4.4 定制人力资源管理系统软件

首先，系统完善信息网络硬件设施和网络体系，开展全方位检查，对陈旧设备进行更新或更换，确保在用硬件和系统符合使用标准。其次，建设人力资源管理软件系统，选用资质较好、经验丰富的软件系统供应商，与其积极沟通，使其了解学校信息化与人力资源管理现状，明确需求及目标，在客观科学分析信息化开发情况的基础上，根据资金状况，合理规划信息化项目，并分阶段实施。以最低的成本完成软件系统构建，既要与现有的信息化系统中与人力资源相关的信息实现关联，又要保证能够充分满足人力资源管理的需要，建设平稳运行的管理软件和平台，包括员工基本信息数据分析系统、员工绩效管理系统、员工培训管理系统、人力资源信息共享平台等，实现现有管理流程的优化。最后，加强软件系统培训，向员工宣传系统平台相关知识，保证软件使用者掌握基本操作流程和安全使用规程，具备借助系统开展有关工作，提高效率和安全的意识。

4.5 提升人力资源管理人员综合素质

高校从事人力资源管理人员的综合素质直接影响信息化建设的推进和利用，在信息化建设过程中发挥着重要作用。首先，组建人力资源信息化工作队伍，其中包含能够熟练运用信息技术解决实际问题的人员和掌握人力资源管理专业知识、熟悉高校管理流程的人员，为高校信息化建设的推进提供专业保障。其次，加强人力资源管理信息化培训，通过外聘教师、外出培训、校企合作等手段，培养教职工的服务意识、信息化意识、创新意识、学习意识、安全意识等，提升教职工信息化管理技能、人力资源管理技能、数据挖掘技能等，为信息化建设培养复合型人才，全面提升管理人员信息化应用水平。最后，注重培养管理者责任感和职业操守，使其具备严格的自律意识和自律能力，做到讲政治、讲规矩、讲原则、讲程序、讲服务，保障高校人力资源管理信息化各项工作按照相关规章制度执行［10］。