知识管理导向下如何构建医院档案管理体系研究

文/隋玉涛（滨州医学院附属医院）

新形势下，受到网络信息时代的影响，医院档案管理工作从传统的纸质管理模式，逐步朝向电子化、信息化、智能化等方向转变，这一转变需要建立完善、系统的档案管理体系，有助于医院档案管理质量及安全性的协同提升。与此同时，医院档案信息资料的知识属性、文化属性鲜明，且档案管理与知识管理之间关系密切[1]。因此，在构建医院档案管理体系过程中，有必要以知识管理为导向。总体而言，从医院档案管理体系的优化构建角度考虑，本文围绕“知识管理导向下如何构建医院档案管理体系”进行分析研究具有一定的价值意义。

一、知识管理与档案管理的关联性分析

知识管理与档案管理之间的关系密切，在管理对象、目的、流程等方面，均具备鲜明的关联性，具体如下：

（一）管理对象方面

对于医院档案管理工作，其管理对象较多，主要包括：其一，相关文件；其二，相关病理资料；其三，相关病历资料等。在医院的相关诊疗、采购以及医疗服务等活动当中，便会产生上述管理对象，且属于典型的“显性知识”[2]。透过此类知识，能够将医院运作、发展情况如实地反映出来。而对于知识管理来说，所管理的知识涵盖了“显性知识”与“隐性知识”，对于知识的外部形态来说，其存在的形式一般为“书面”形式。从中可知，档案管理和知识管理内涵方面存在重叠联系，在信息化水平逐步提高的如今，医院档案管理对象仍具有“显性知识”方面的属性。

（二）管理目的方面

在档案行业内部，“档案利用”为一大重点课题。对于现代化档案管理来说，涵盖了档案服务、有效满足用户档案需求等内容，同时相关管理者与决策者还需要在合理的时机当中，将详细的档案资料提供出来，以此确保作出的决策具有合理性及科学性，进而使组织机构的可持续发展得到有效保证[3]。对于知识管理与现代档案管理来说，在工作目的方面是一致的，均是对知识或者档案的价值进行挖掘，然后提高知识或者档案的利用价值。当然，从更深层次分析，知识管理和档案管理在深度和广度等方面也存在一定差异，需对此引起重视。

（三）管理流程方面

从档案管理流程来看，主要涉及档案的接收→整理→鉴定→保管→统计→利用。知识管理流程，主要涉及知识的产生→收集→储存→加工→整理→评价→利用[3]。从两者的管理流程对比分析可知，一致性较强。无论是档案管理，还是知识管理，均需按照相应的流程展开工作，以此确保管理工作的规范性及科学性。

二、医院档案管理工作现状问题分析

如前所述，知识管理与档案管理之间关系密切。而从医院档案管理工作层面分析，现状下仍存在一些较为明显的问题，具体而言主要问题包括：

（一）档案管理机制不够完善

基于现状来看，国内大部分医院在档案管理工作开展期间，存在管理机制不够完善的情况。比如，部分医院对档案管理体系建设缺乏足够的重视，在人事档案、医疗档案等管理方面缺乏有针对性的机制作支撑，显然这会影响医院档案管理工作的效率及质量。与此同时，安全管理也是医院档案管理工作的重点环节，在档案安全管理机制缺乏的情况下，则难以保证医院档案管理的安全性及可靠性，进而引发安全隐患问题，不利于医院档案管理工作整体质量效益的提升。由此可见，构建完善的医院档案管理机制至关重要。

（二）档案管理信息化程度有待深化

随着信息时代的到来，医院档案管理工作发生了很大的变化。传统纸质档案管理模式已不适应现如今医院档案管理工作的需求，需及时加快档案管理信息化建设。但是，从目前来看，大部分医院在档案管理信息化程度方面尚且有待深化[4]。一方面，部分医院在档案管理信息化建设方面的资金投入不足，在缺少充足资金支持的情况下，便难以保证档案信息化建设所需软硬件设施设备的完善。另一方面，部分医院在档案管理信息化建设方面的信息技术上较为缺乏，使档案管理信息化的实现受到很大程度的制约。此外，部分档案管理工作人员对现代化信息技术的掌握程度不足，使医院档案信息化工作难以顺利、有序开展。

（三）档案管理人员素质水平有待提升

在医院档案管理工作开展期间，档案管理人员扮演着非常重要的角色，要想提升医院档案管理工作的质量，首先便需重视档案管理工作人员素质水平的提升。但是，从现状来看，大部分医院档案管理人员的综合素质水平尚且有待提升。比如，部分档案管理工作人员未能认识到医院档案管理工作开展的重要性、价值作用，在档案管理工作的积极性及责任意识不强，从而使档案管理工作存在很多的疏漏问题，使档案管理工作的质量及安全性难以得到有效保证。又比如，医院方面未能针对档案管理工作人员展开定期培训教育，使档案管理工作人员的专业能力水平难以得到持续提升，难以满足现代化档案管理工作的需求，使医院档案管理工作整体质量难以得到有效提升。

三、知识管理导向下构建医院档案管理体系的具体策略分析

为解决医院档案管理工作存在的问题，需以知识管理为导向，采取有效策略，构建完善的医院档案管理体系。总结起来，具体策略包括：

（一）构建完善的档案管理机制

在知识管理导向下，要想构建完善的档案管理机制，首先要对档案管理机制加深了解，将档案管理机制细分为管理模式和制度，在确保档案管理机制完善的基础上，保障档案管理工作能够规范、科学的展开[5-6]。一方面，在医院档案管理工作开展期间，需重视完善科学的管理机制的构建，把人作为主体，充分考虑人员的地位，确保机制运行能够具备良好的效果，使档案管理工作的开展具备充足的源动力。在机制建设过程中，需从档案管理人员为着手点，做好档案管理工作人员的培训工作，确保档案管理人员对档案管理工作具备全面的认识，能够了解档案的医学价值，使档案资料的采集、分析整理、存储管理等各环节的质量均能够得到有效保障，进而避免发生档案信息资源丢失问题。另一方面，需针对医院各个科室、医疗工作人员进行全方位管理，确保相关医务工作人员能够对档案知识有足够的了解，充分重视对档案信息的挖掘和利用，使档案资料信息的完整性得到有效保证，确保档案管理工作具备相应的支撑。此外，还有必要优化档案管理人员的职能，将档案保护作用充分发挥出来，并搜集、整合相关档案信息。医院发布相关档案管理指令的基础上，相关档案管理工作人员需根据档案的相关内容，进行结构优化方面的处理，明确档案的具体等级，合理划分覆盖范围，将档案管理职能的作用充分发挥出来，进一步促进档案管理质量的全面提升，并使医院档案管理工作体系能够得到持续优化和完善。当然，在人员管理层面，需构建完善的奖励机制，针对表现出色的相关工作人员给予精神层面与物质层面的奖励，以此激励档案管理工作人员的工作积极性。针对工作态度不够端正，存在工作纰漏的人员，则需给予一定惩罚，以此规范约束档案工作人员的工作行为，提高档案工作的规范性及质量。

（二）深化档案管理信息化建设

在网络信息时代背景下，医院档案管理工作逐步朝向电子化、信息化、网络化等方向发展，为了与时俱进，满足现代医院档案管理工作的迫切需求，则有必要深化档案管理信息化建设[7]。一方面，在医院档案管理工作开展期间，要想将知识导向理念融入其中，需合理使用现代化信息技术，并优化计算机系统程序，使档案管理信息化得到有效优化及完善。期间，需认识到的是，以往纸质档案管理存在的问题较多，且管理效果难以符合预期，但在融入信息化管理思想方法的基础上，档案信息传阅过程便不会发生丢失的现象，以此使档案管理的效率及安全性得到有效保障。并且，在合理应用信息化管理模式的基础上，档案管理人员操作将更加方便，能够使信息整合、传输的效率得到有效提升，把原来的档案信息采取微机扫描传输至档案当中，通过档案备份管理，可实现对不同内容的档案信息的合理、规范分类。另一方面，为有效保证档案信息资料的完整性，相关工作人员在查阅档案时，需将工作编号输入，并登录使用信息，记录好档案查阅工作人员的姓名和日期，在充分明确各项档案管理信息的基础上，有效避免档案查阅错误问题的发生，进而促使医院档案管理的信息化水平的有效提升。此外，医院在档案管理工作开展期间，还可以适当参考图书馆管理模式，对档案管理流程加以完善，以信息技术的支持作用为依据，对档案管理工作进行优化，进一步使档案管理工作效率得到有效提升。

（三）加强档案文化宣传

在医院档案管理工作中渗透知识管理理念，有必要对医院档案传统管理方式方法进行改进。需认识到的是，传统管理过程当中，档案知识内容只是掌握在少部分人手中，且档案知识唯有部分人可以应用，在此情况下档案知识价值便难以有效体现出来，进而不利于医院的可持续发展[8]。对此，需打破管理现状，加强档案文化宣传，确保医院各环节的工作人员均能够积极地参与到档案管理工作当中，通过构建良好的档案文化氛围，确保医院相关工作人员能够对档案知识的价值有足够的了解。当然，在对医院档案有足够的了解之后，档案资料还可以在医院医疗工作开展期间发挥作用，相关医务工作人员通过分析档案资料内容，得出相关医学经验理论，使医院医务工作人员的专业知识水平得到有效提升。而在档案文化建设与管理工作开展期间，则有必要为医学工作者提供有利的条件，确保相关工作人员可以结合档案当中的相关病例，进行病例知识学习，使相关工作人员的医疗技术水平得到有效提升。此外，还需重视档案文化宣传，可借助一些新兴媒体进行宣传，比如微信公众号、微博自媒体、抖音自媒体等，使医院工作人员认识到档案管理工作的重视性，深挖医院档案信息文化知识，全面提高医院档案信息资源的利用价值。

（四）做好医院知识档案分类管理

医院档案的类型较多，常见的有医疗信息档案、知识产权档案、人事档案等，档案类型不同，价值作用也有所不同[9-10]。为保障医院档案管理工作的规范性及科学性，需做好医院知识档案的分类管理，确保相关工作人员能够更加方便地查阅相关档案信息内容，以不同人的需求，提供相对应的档案信息，进一步促进档案信息利用效率的提升。值得注意的是，在收集档案信息过程中，需规范分类，通过构建完善的档案管理体系，确保档案管理分类工作顺利、有序进行。此外，在科学分类管理医院档案信息资料的基础上，提高医院各个科室档案资料的保存效果，进而促使知识交流具备充分有效的理论支持。

四、结语

综上所述，档案管理与知识管理之间关系密切，医院档案管理工作现状问题较多，因此在医院档案管理体系构建过程中，需完善档案管理机制，深化档案管理信息化建设，加强档案文化宣传，并做好医院知识档案分类管理等。总之，相信从以上方面加以完善，知识管理在医院档案管理体系构建的作用将能够有效展现出来，进一步为医院档案管理工作效率及质量的提升奠定坚实的基础。