从内部控制视角探索职业院校专项资金管理的提升

文/张彬（北京商贸学校）

一、引言

随着我国不断加快产业转型升级和经济结构调整的脚步，整个社会经济对技术技能型人才的需求越发紧迫，职业教育的地位和重要作用也越发凸显。近些年国家关于发展职业教育的政策和措施接连出台，各级财政不断加大对职业院校教育的经费投入和支持力度，这些专项资金对于提升职业院校教育基础实力、改善职业院校办学条件、提高学校培养质量、扩大学校招生规模以及增强职业教育吸引力和促进教育社会公平起到了持续显著的积极作用。

内部控制，具体指学校为达到一定的控制目标，采取一定的措施、制度与执行程序，预防与控制经济运行风险的过程。职业院校的资金来源主要依靠政府财政拨款，应遵循专款专用、量入为出的使用原则，就职业院校内部控制现状来看，职业院校对于内部控制工作的重视度普遍不足，部分学校在专项资金管理中缺乏内部控制或者出现管理失控等问题，为财政资金和国有资产的安全造成极大的风险冲击。职业院校要想提高专项资金的使用效益和效率，就要完善专项资金管理的内部控制制度，实现专项资金效益最大化。

二、职业院校专项资金管理内部控制现状及问题

控制环境、风险评估、控制活动、信息沟通和内部监督是内部控制的五大构成要素，它们相辅相成、紧密联系，共同构成了内部控制的基本框架。而在职业院校专项资金管理中所暴露的内部控制问题普遍存在，资金的立项申请、执行使用、绩效评价以及监督检查等方面还欠缺有效的控制和制衡，具体表现如下：

（一）内部控制环境薄弱

相比内部控制开展和起步较早的企业和高校，职业院校对内部控制的认识和重视远远落后，管理层缺乏强化内部控制的意识和动力，往往忽视内部控制制度建设和措施完善，不少职业院校内部控制制度内容简单、陈旧、教条，缺乏明确的职责分工和有效的权力制衡，导致岗位职责不明确、缺乏可操作性。专项资金管理粗放，对资金使用的安全和效率考虑欠缺，缺乏防范风险和自我管理能力，事前控制和事后监督不足，业务控制存在漏洞。与此同时，教职员工内控意识薄弱，对内部控制重要性知之甚少或不以为然，专业胜任能力和忠诚度不足，制度执行不力，缺乏整体团队向心力。

（二）风险控制机制不健全

（三）内部控制活动执行不力

职业院校专项资金管理的业务流程控制，就是把相应业务流程细分为一系列环节，查找可能影响业务正常运行的要素，然后深入分析各类风险，梳理和确立业务层面的关键点，制定对应的控制制度，运用控制方法与程序规范相应业务活动，进而保障业务的有序实施。现阶段职业院校专项资金控制活动主要存在以下问题。

1.预算编制能力不强

财政拨付的教育专项资金是职业院校资金来源的重要渠道，很多职业院校对专项资金重申报轻使用、重争取轻管理，学校往往把大量的精力花费在申报文本和资金预算策划之上，忽视前期的深入调研和详细论证，项目实际支出往往会出现方法不科学、数据偏差等问题，使项目的推进过程和资金安全都面临着风险。

2.资金使用效益低

在市场化办学的过程中，职业院校往往根据市场需求变化，不断调整和完善人才培养方案及专业计划，这种调整也造成了学校专业设置稳定性差、随意性大，由于专业调整和撤销导致仪器设备闲置，或者不顾实际需求盲目追求高配置、降低实际利用率等问题，导致专项资金使用效益低下。

3.绩效考核机制欠缺

多数职业院校未建立完善的绩效考核制度，难以动态实时跟踪和分析学校内部各责任部门及员工业绩，缺乏有效的管理措施和奖惩机制，绩效考核指标不够科学完善，无法客观准确地衡量资金使用情况，预算的约束力有限，难以充分发挥项目专项资金的最大化效益。

（四）信息交流沟通不畅

职业院校的信息沟通主要采取召集部门会议等形式，内部交流沟通机会较少，各部门配合协作难以形成合力。学校缺乏有效的信息披露和互通联络机制，信息传导不畅，共享滞后。缺乏科学完善的信息化平台，导致学校内部信息化管理难以推进，工作效率低下，内部控制无法充分利用先进的互联网和信息技术，严重制约职业院校的发展。

1.5 随访方法 针对HPV16阳性及HPV8阳性的女性，我们直接转诊电子阴道镜；其它12种高危HPV阳性的女性，我们进一步补充宫颈液基细胞学检查，宫颈细胞≥ASCUS的女性则补充电子阴道镜检查。针对病理报告宫颈低级别鳞状上皮内病变及慢性宫颈炎患者，我们给予一年一次的随访，直至患者的宫颈细胞检查及HPV检测结果均为阴性，回归正常筛查流程；对于宫颈高级别鳞状上皮内病变患者或宫颈腺上皮病变患者，根据临床指南进行治疗。

（五）监督和评价体系不完善

在日常工作中，职业院校一般不独立设置内部审计部门，纪委监察也只具备象征强制力，独立性往往无法保证，受重视程度不高。审计监督往往只限于项目建设完成事后进行，而非全过程跟踪审计，对预算执行和资金管理的必要监督滞后。

三、职业院校专项资金管理内部控制的改进建议

专项资金管理中的内控问题折射出学校在整体内部控制中的缺陷和不足，针对专项资金内部控制，从内部控制五要素入手展开分析，并提出一些具体改进建议，以期提升职业院校内部控制管理水平和可持续发展能力。

（一）加强内部控制环境建设

完善学校专项资金管理制度建设的同时，塑造全校上下的内部控制意识，为专项资金管理奠定良好的内部控制环境基础。一方面，构建完善的专项资金管理制度框架，规范专项资金的使用原则和具体管理办法，推动制度梳理和规范工作常态化和专业化，从各个环节建立专项资金的拨付、审批、使用、监督等管理制度，保障资金使用有章可循。另一方面，加强教职员工思想道德建设，以良好的“校园文化”为支撑，促使项目管理和参与人员的自发意识转变为自觉行动，提高员工对内部控制机制的理解和认同，实现“他律”向“自律”的转变。

（二）健全风险评估和应对机制

职业院校项目建设过程中面临内外部很多不确定因素和诸多风险，因此，学校不仅要围绕整体战略规划目标和各种可能影响决策的风险因素设定风险控制目标，还要在专项资金项目建设中科学有效地开展风险识别、风险分析和风险应对工作。通过健全学校风险识别机制，及时进行风险提示，对项目申报、预算编制、设备采购和经费支出的各个环节具体风险进行评估，探索规避、防范风险的具体措施和应对策略，将风险控制在可接受范围内，保障项目建设任务的顺利完成。

（三）完善良好的资金内部控制活动

1.提高项目预算的准确程度

项目预算编制中要充分预估可能影响预算准确度的因素，提高预算编制和项目管理的专业性和科学性，确保预算切实可行。

通过层层细化建设任务，把项目任务进一步分解为易于管理的子项细化预算，合理计划每一环节、每一步骤可能产生的费用和各项资源，项目细节和明细支出实现精准化管理，进一步确保资金使用效益的最大化。

按照建设进度合理编制项目建设进度计划表，明确责任人、具体任务、建设起止时间和验收时间节点，提前分配好经费使用的时间周期，为项目的计划和控制、工作进度跟踪与反馈提供标尺，争取最后的支出与预算尽可能吻合。

2.加强项目建设的过程控制

为了有效提升内控制度的约束力和执行力，要利用流程化管理手段，细化业务处理流程，精细把握业务环节，通过合理的职权划分规范权力运行，明确各部门的职责权限和责任分配，建设项目实施“专人监督、分级管理、责任到人”的原则，强化工作岗位职责控制、不相容岗位分离和授权审批制度，增强岗位约束力，避免舞弊现象产生。

加强合同的审核把关，提高合同签订人员自身综合素质，注重补充协议会签会审，保护学校在经济活动中的合法权益。对于采购周期长、手续复杂的大型教学设备仪器必须进行政府采购，履行招投标手续，严格招投标专家参与制度，保障论证及评标的科学可靠，确保相关部门在验收环节相互制约，实现有效监督。

定期召开项目建设阶段工作会议，实时跟踪项目建设进度，随时监控项目经费的使用，区分轻重缓急科学确定开支排序，合理规划建设进度。开展项目建设质量自评、互评和专家评审，有效评价具体项目建设运行状况，规范专项资金管理，消除风险隐患。

3.完善绩效考核评价机制

根据建设实际设定项目任务的绩效目标，包括资金落实和运用、财务管理情况及绩效目标完成等目标，通过完整的评价指标、科学的评价方法、有效的评价过程，对专项资金使用效益进行及时的评估、监督和反馈，促进专项资金管理质量的提高，规范专项资金使用。

建立有效的绩效奖惩机制，事后由监督部门负责绩效考核，以项目建设方案、项目建设任务书和项目预算文本确定的绩效目标为考核依据，对二级部门的执行情况进行分析和修正，调动项目负责和参与人员的工作积极性，并为建设任务评优评先和追责问责提供重要依据。

（四）完善信息沟通机制和方法

信息化时代下，职业院校应进一步构建多元化的信息系统平台，促进信息有效交流和共享，提高信息沟通质量和管理效率。充分利用先进的信息技术对项目进行全程跟踪反馈，做到数据收集、梳理和分析常态化，保证信息精准、正确、实时、可控，更加专业、透明地公示学校内部信息，提高内部信息整理归类的效率，促进各部门在项目建设中的配合与理解，及时发现管理漏洞，规避资金风险。

（五）健全内部监督和检查机制

依据国家有关政策法规和审计要求，对专项资金的使用过程全程监控，以项目建设的“申立——论证——审批——实施——验收”过程为依据，从可行性研究、申报立项、建设实施、验收评价四个重点方面入手开展审计工作，对专项资金存在的问题提出应对措施，更好地为专项资金管理服务。

强化内部监督和检查，使内部审计、纪检等部门的监督作用得以体现，确保资金发挥出最大的效益，防范资金风险。

四、结语

专项资金管理能力提升是一个循序渐进的过程，不会一蹴而就，只有在专项资金使用过程中针对现存问题去逐一改进和完善，才能在效率和效益上达到最佳。职业院校通过开展内部控制，可以帮助学校依法、守纪、合规运用各项资金，保证财务信息的真实可靠，提升学校的可持续发展能力。因此，学校的内部控制建设已经成为学校专项资金管理工作的重点，落实内部控制措施、完善内部控制机制、优化内部控制流程是推动职业院校可持续发展和确保全面提升专项资金管理效率和效益的重要保障。