酒店财务内部控制制度的完善措施

文/李慧（石家庄亚太大酒店）

内部控制是企业为了维护资产的安全与完整，保证会计信息的真实性和准确性，以及经营管理活动的经济性和高效性，根据相关法律法规，制定并实施相关政策的过程。内部控制是管理现代化的必然产物，是提高企业管理效率的重要手段。它是一个过程，一种手段，而不是目的本身。内部控制制度不仅仅是一项政策、一份制度手册或表格。它与组织中的每个人都密切相关，并受人为因素的影响。国内对内部控制的研究起步较晚。大多数企业对如何建立合理配置的内部控制没有基本的概念，对内部控制能帮助企业解决哪些问题也知之甚少，不能有效整合内外部资源。酒店业也是内部控制理念未能普及的代表性行业。现阶段，国内对酒店业内部控制的研究非常有限，随着时间和环境的推移，一些研究成果不能应用于目前的发展形势。

一、酒店财务内部控制的必要性和重要性

我国企业内部控制和内部控制审计的企业管理思想和实践起步较晚，尚处于发展阶段。大多数企业并不重视内部控制制度的建设，有的企业已经初步建立了内部控制制度，但在实际的运行过程中，由于制度上的漏洞或执行不力，未能达到内部控制的目的[1]。同时，大多数企业并没有采用内部控制审计等手段来评价内部控制实施的有效性。当前，我国酒店业的业务正朝着高效、规模化、集团化和现代化的方向发展，内部控制管理已成为酒店业业务发展的重要保障，而一系列内部控制制度的完善也将极大地影响酒店行业的运营。一般来说，酒店规模越大，内部控制体系的完善与否都会对其产生深远的影响。在内部控制理论的指导下，各酒店都在探索快速发展的道路。内部管理是否严格，各项措施能否有效实施，是酒店经营成败的关键。

二、酒店财务内部控制中存在的不足

（一）内部控制环境有待完善

控制环境是内部控制的基础。控制环境是管理者管理组织结构不可缺少的环节，它可以反映一些部门在内部控制和公司的作用[2]。对于董事会、股东会和内部管理会议来说都是非常重要的。在充分发挥对环境的控制作用后，管理者才能有效地实施其他政策，并对实施效果进行评估。因此，大多数公司的管理者都非常重视内部控制制度的实施，并认为完善内部控制后，员工的工作积极性也会得到提高，这有利于工作管理的正常进行。企业采用的内部控制必须与当前环境相匹配。最初由许多酒店制定的内部控制实现方案一直沿用至今，但酒店业的经济和社会环境已经发生了变化，其内部控制设计没有根据环境的变化做出相应的调整。

（二）风险评估不到位

酒店企业的日常管理非常重要。通过内部机制的运行和与外部审计的相互配合，形成完整的风险评估体系，并根据自身评估的结果对内部控制进行一定程度的设计和调整[3]。当经营活动中存在一些风险时，管理者需要识别和判断。能够合理划分风险等级，使用不同的方法处理未使用的风险，从而成功完成内部控制的目标。然而，从目前的操作结果和检查内部控制的实际情况看，酒店管理层的风险管理不太理想，由于缺乏风险防范意识，风险防范管理机制有缺陷，公司不能及时有效地应对财务风险。

（三）会计内部控制不到位

会计活动控制是提高内部控制效果的重要环节。许多酒店在会计内部控制活动中效果不佳[4]。首先，酒店没有完善会计准则。我国制定了会计内部控制活动的会计准则。部分酒店虽然引入了会计准则，但并未结合自身实际情况进行设计，导致其具体应用存在一些不足。其次，酒店员工岗位职责不明确。在一些酒店，存在一个人兼任多个岗位的现象，无法实现岗位职责的有效分离和各个岗位的相互制约。例如，如果财务和审查监督没有分开，就无法实现审查的有效保证[5]。

（四）信息沟通不到位

酒店的正常运营离不开对内外部信息的获取、分析和利用。顺畅有效的信息沟通系统是酒店高效运营的重要基础。同时，信息和沟通也贯穿于所有的控制活动中，确保风险获取的正确性和及时性，以及处理风险的恰当性[6]。目前，很多酒店都在使用管理会计系统，该系统已经在企业内部得到推广。通过信息处理，财务信息得到了妥善的整理和归档。同时，企业采用内部局域网方式，可以统一管理局域网上的信息。但在部门间的协作方面仍有不足，导致这一现象的原因是每个部门都有自己的信息管理系统，但是每个系统作为一个整体并没有很好地协调，不能依靠单个部门或系统的力量来弥补整体合作的不足。

（五）控制监督不够规范

建立完善的内部监督机制是提高内部控制效率的重要保障。酒店内部监督机制缺失是影响内控效率提升的重要原因。首先，审计理念存在一些缺陷。一些酒店主要依靠传统的审计形式进行审计，以岗位审计为主。然而，在金融业高速发展的模式下，事后审计已无法满足酒店的审计需求。其次，审计部门缺乏独立性。我国政府规定，审计机构需要保证独立性。但是，一些酒店审计机构仍然由财务人员负责管理，无法保证其独立性[7]。审计师的薪酬和晋升条件由总裁管理。在这种情况下，审计部门无法保证其独立运作，这将直接影响审计部门的独立性。最后，审计师专业素质的缺失也是影响内部控制效果的重要因素。这主要是由于审计人员缺乏准入资格，有的内部审计师是由财务部门的经理选拔出来的，职业素质存在明显不足。

三、酒店财务内部控制制度的完善措施

（一）改善和优化控制环境

控制环境是管理者管理组织结构不可缺少的环节。应从以下几个方面进行改进：一是完善组织结构，明确权责分配。根据酒店的实际情况，酒店设立了人力资源管理部、审计部、客房管理部、证券交易部、市场部和组织管理部，各部门职责分工明确，能起到制约作用[8]。通过加强内部控制制度的管理，管理者可以确保各级职责明确，董事会的决定得到正确执行。这样，将建立一个完整的、系统的控制结构。二是注重内部控制制度的建设。为了进一步提高管理水平，有必要提高风险评估，根据法律、法规，结合自身发展特点，制定一套相对完善的内部规章制度。这一制度应该贯穿于业务涉及的每一个流程，确保每一个环节都不被忽视，这样管理者做出的决策才合理有效，才能得到有效的执行。这些措施也可以帮助酒店管理者尽快实现内部控制的目标。

（二）加大风险评估力度

第一，建立操作风险预警机制和控制保障机制。建立重大风险预警机制，将损失降到最低，是对公司经营风险的有效解决和防范。酒店最高权力机构组织董事会负责风险管理，各部门实施的风险管理由酒店管理层组织实施。酒店应实行集中管理、分级负责、及时应对。根据风险导向，酒店应该确定高风险区域在哪里，需要重点关注。有效防范风险的手段是通过风险预警机制。第二，建立行政权保障机制。对于发现的内部控制缺陷，酒店应根据具体情况制定有针对性的整改措施。存在内控缺陷的相关部门应严格接受存在的问题，并尽快加以改进。根据酒店产业结构调整、战略发展需要、经营范围、经营规模、风险承受能力和竞争状况，进一步完善内部控制。继续加强对内部控制实施过程中的评价、整改措施和检查的管理。

（三）强化会计内部控制及审计机制建立

会计内部控制活动直接影响内部控制的执行。酒店会计存在内部控制活动效果不佳的问题。有必要改进内部控制活动的管理。一是完善会计准则。酒店需要按照国家规定完善符合自身发展的会计准则，按照国家《会计法》《财务会计报告条例》等法律法规建设自己的会计准则。二是明确岗位职责。酒店应实现岗位分工，要求会计与出纳分工，避免出纳行使会计职责；会计与审计的职责分离；分离开票人员和审核人员的职责；要求区分保管和使用印章人员的职责。在多个职责分离的情况下，可以明确每个岗位的职责。此外，酒店需加强对文件、资金、会计凭证等项目的管理，要求工作人员严格看管，注意交接登记，杜绝欺诈行为。三是要建立完善的检验制度。加强对会计检查结果的深入分析。发现问题时，要深入分析问题原因，制定有针对性的整改建议，规避风险。同时，建立循环整改机制。各项整改指标落实后，巡视部门要进一步循环整改，提高整改落实情况，达到规避内控风险的目的。另外，还要注意加强监督审查机制建设。

（四）做好信息沟通

酒店管理者要想完成内部控制的系统化和自动化，首先必须使内部控制更加科学、高效，还要与自身的信息系统相匹配，加强自身配置，就显得尤为重要。酒店完整的信息管理系统包括客人消费、消费金额、账数等功能，酒店管理者应确保这些情况被完整记录。还有几点需要注意。首先，员工应特别重视信息技术架构，使其更适合酒店的管理和业务目标。只有这样，才能充分发挥约束和管理的作用，让员工积极开展业务，充分发挥内部控制的作用。同时，在操作中应遵循相应的法律法规，确保业务的规范化；二是酒店高层管理者应加强自身管理，积极参与信息管理系统的工作；三是信息系统的建设与维护尤为重要。管理者要做好信息的保管工作，保证网络安全，提高信息的安全性，防止信息泄露和信息损坏。在内部信息沟通方面，可采用“提交审批文件夹”的方式，经由财务信息管理系统就相关审批项目，提供专项文件夹，囊括项目相关信息资料，确保信息的及时交流和传递，包括信息传递、信息处理、有效性验证、信息反馈管理等一系列工作流程；在对外信息沟通方面，酒店要制定并严格执行信息披露管理措施和投资者关系管理措施，确保信息披露的及时性、准确性和完整性；加强与投资伙伴的关系管理，确保顺畅沟通，树立在资本市场的良好形象。

（五）强化控制与监督

通过对日常行为的管理和内外部监督，可以建立相对完善的风险评估机制，将风险“扼杀在摇篮里”。管理者还可以根据自身水平适当调整经营计划，尽可能规避风险，判断内部和外部风险，有助于尽快完成内控目标。公司监事会可以为公司内部的高级管理人员提供服务，同时提出他们应尽的责任。监事会应发挥监督作用。其决定了内部控制能否有效实施。公司有自己的监控系统，可以内部建立。同时，酒店还应该有内部审计机制，这可以保证内部控制制度的完善。在日常生活中，酒店各职能部门及下属单位需要采取“专项检查”的形式，重点检查财务工作、重点项目和风险评估。每年年底，对内控工作进行总结。酒店应确保内部审计的独立性。为保证审计的独立性，酒店需要加强权限建设，收集审计发现的问题，根据实际情况建立审计部门的责任机制，将内部审计引入垂直管理机制，明确董事会的独立管理职能，确保审计机构的独立性。此外，提高监督检查人员的综合素质。在审计员招聘中，应建立招聘制度，实现持证上岗。在内部审计工作中，应在继续教育的基础上，对员工进行专业培训，提高综合能力。同时，要加强对审核员的实践指导，结合酒店行业的具体情况进行教育，以达到最佳的教育效果，提升财务监督管理工作水平。

四、结论

目前，我国酒店已经基本建立了内部控制体系，并制定了相关的书面规定，但还不完善，存在着许多问题，如内部控制环境有待改善、职权矛盾严重、员工素质有待提高、培训内容不够多样化；风险管理的缺失，风险管理部门的空白，管理人员风险意识淡薄；某些控制活动失败；信息和沟通障碍；监督管理滞后。因此，许多内部控制制度流于形式，发挥不了完整的作用。这些问题的存在使得内部控制体系无法进一步发挥职能作用，不利于酒店的管理，对酒店未来的发展产生不利影响。针对酒店内部控制存在的问题，本文从内部控制环境、风险管理建设、会计内部控制和监督等方面，通过整个内部控制的五个要素，提出酒店内部控制的优化策略。