浅谈科研经费管理
——基于科研院所实际

2022-11-27 02:20肖楚煜李天霞江西应用工程职业学院
品牌研究 2022年9期
关键词:科研院所科研经费科研项目

文/肖楚煜 李天霞(江西应用工程职业学院)

一、科研院所科研经费违规使用案例分析

(一)项目执行中存在虚假违规现象

目前,大部分科研经费是由项目负责人直接申报的,但大多数科研人员不具备财务会计专业能力,无法规范地进行科研经费的使用管理,容易导致不合理甚至违规违法的现象。比如:虚构人员名单;某单位列支研究生培养费、研究生房租、报名费、绩效工资、过节费、加班费100余万元,各项费用存在代签代领情况,同一人劳务费签字,字迹前后对照不一致属于虚报冒领;劳务费大量以现金方式支付而无相关信息说明;与控股公司存在关联交易,涉嫌利益输送,转移收入,套取其他课题资金,私设小金库,虚列科研成本,转移科研资金。

科研单位应根据“改进完善科研项目资金结算方式”的要求,单位尽量通过银行转账支付人工费用和专家咨询开支等,直接汇至实际收款人银行账户,加强对劳务费发放的审核管理;根据单位规定,严格杜绝与本单位职工投资的公司(公众公司除外)的业务往来,规范与项目承担单位投资公司的业务往来。

(二)违规关联交易

与控股公司存在关联交易,涉嫌利益输送来转移收入,套取课题或项目资金,私设小金库。比如:某单位课题组负责人利用自己创办的公司,采取虚假签名和冒充领取等手法在近三年以差旅费、劳务费、专家咨询费等名义报销与科研课题内容无关的费用,存入个人银行卡500万元;某单位所办企业通过开具服务费和测试费的形式向课题组多收100万元,涉嫌虚列科研支出,转移科研资金。

因此,为加强科研资金的管理,严禁与本单位职工个人投资的企业开展业务往来,严格审查与单位特定关系人(亲属、学生、老师等)投资的企业开展的业务往来,对于涉嫌套取现金、私设小金库的行为将移交。

(三)科研项目超范围及超预算开支

某单位列支与课题任务无关的物业维修材料费、研究生公寓住房费、食品费与招待费,甚至报销了家属旅游费;预算外购买通用设备;科研专项经费用于未经批准的装修改造支出。

科研院所应具备一定的科研条件,原则上不应购置一般通用设备;对于需要增加但未纳入预算的、与项目相关的支出,应按规定履行预算调整程序;对于应由单位负担的支出、与项目不相关的支出不能列入项目支出;科研专项经费不应用于未批准的装修、改造等支出。

(四)随意调账

某单位在近两年的10月和12月,先导课题分别大额调账1319.7万元和392.14万元,调账数字以课题年度预算额度为依据倒挤课题支出数,无相关依据及所调整凭证号。

由此可见,项目负责人和报销人员要注意日常财务报销工作,掌握经费支出与项目任务的相关性,认真对照项目预算,合理选择课题报销。无正当及充分理由,财务部门原则上应不予调整账务。其次,项目负责人要关注项目经费的开支情况,发现入账错误的,应当及时更正,并提供充分的证据。项目内部转账支出,如研究生费用及外聘人员劳务费、单位内部测试费、内部领料等支出,如服务的课题发生变化,需及时通知相关部门变更扣款课题,尽量避免事后调账现象的发生。

(五)内部控制薄弱

某单位对废旧物资处置的审批、执行、处置资金回收等环节,没有不相容岗位的分离,没有重点岗位的轮换,对资产处置过程缺少全过程监督,导致两年里多笔资产处置款未及时收回,部分款项被经手人个人挪用。体现出法人责任履行不到位,内部控制缺失。

因此单位法人要高度重视内部控制建设相关工作,牵头负责,将内部控制规范的实施作为当前和今后的重要任务,按照决策权、执行权、监督权适当分离、相互制约、协调的要求,科学设置内部机构、有效分配工作权限、建立健全管理水平和权力运行机制,认真贯彻落实,实行分权放权、岗位设置、分级授权、定期轮换。

二、科研经费管理使用要求

(一)符合资金使用的基本原则

遵守国家有关财政规定,按照相应的科研经费管理制度执行有关规定,预算应根据研究任务的目标编制,所有的费用应与科研任务密切相关,符合科研任务的规律和特点。同时,要与同类科研活动的标准费用水平相匹配,在考虑科技创新风险、不耽误科研任务的基础上,提高资金使用效率。

(二)单独规范核算

以立项的课题为对象单独核算,项目资金纳入本单位财务部门统一管理,对专项财政资金与其他来源资金进行区分,分别核算。根据行业会计制度要求,采用恰当的会计科目,准确归集项目费用,并在本单位统一的会计制度中设置项目的辅助明细账进行规范管理,从而正确地进行项目收入、支出和结余等的核算。

(三)采用正确方式调账

课题组基于合理、充分的理由应提交调账申请,财务人员可按单位规定的审批程序,审核无误后办理调账手续。审计人员在审查时也会重点关注调账记录,并追溯核查费用支出的原始凭证及相关单据,课题组相关人员应及时提供情况说明和证明材料。

(四)项目资金专款专用

杜绝串户使用零余额账户,科研院所要及时将归属课题支出内容的费用进行资金归垫,即由收到课题资金拨款的实际资金账户向零余额账户还款,并作更正账务处理。

(五)按照最新的项目预算调整

间接费用总预算不能调增。经课题负责单位与课题负责人协商后,减免部分可用于直接费用。直接成本由分类总量控制,例如将材料成本、测试实验加工成本、燃料动力成本、出版/文献/信息传播/知识产权服务成本四个科目归为一类,将人工费用、专家咨询费用、差旅/会议/国际交流与合作费用等四项费用归入另一类。两类之间的预算调整,应当在本单位内和同类预算定额内办理审批手续,单位可以根据实际情况批准或授权课题负责人调整。

三、今后科研经费的管理方向

为有效解决科研经费管理中存在的问题,进一步鼓励国家科研人员产出高质量的科研成果,加快实现科技自力更生、自强不息,根据科研院所实际情况优化科研经费管理办法:

(一)完善科研项目经费拨付机制

项目管理部门要根据不同类型科研项目的研究方向和特点,制定合理的资金分配方案,按照研究进度和项目资金需求,制定合理的预算并及时拨付资金。项目资金的拨付要尤其尊重项目负责人的意见,一切为了高效科研成果的产出。同时,要提高项目立项和资金拨付的衔接度,加快资金拨付,签署项目任务书后尽快拨付科研经费交给项目承担单位。项目顺利完成后,应优先考虑项目组科研需求,统筹安排用于科研项目直接支出的结余资金,完善结余资金的管理。强化统筹管理,盘活各类存量资源:建立长效机制,完善目标责任考核制度,坚持盘活存量资金。加强推进课题清理,统筹分散在各单位已形成结余的财政资金。加强课题账号管理,严格控制课题开立,防止碎片化管理。

(二)激励科研人员的创造性

项目扣除直接费用后,增加间接费用占团队绩效支出的比重,对科研业绩突出的创新团队和团队负责人给予奖励。提取一定比例稳定支持的科研经费作为奖励资金试点,完善科研项目资金激励机制,激发科研人员的创造性和创新力。根据科研院所的实际发展状况和现阶段工资绩效发放水平,向上级部门申请提高绩效工资水平,在分配绩效奖金时,重点关注承担国家科研任务、科研业绩突出的科研人员。对引进的极少数急需紧缺、行业认可、能力突出的高端人才实行年薪制。为促进科技成果转化,对完成科研任务、为科技成果转化做出卓越贡献的人员,给予适当的奖励和报酬。

(三)减少科研人员的繁杂事务

为保证科研团队能够安心专注于科研工作,科研院所内部建立了完善的科研财务助理制度,每个科研项目或课题组必须具有专门的科研财务助理,为科研人员提供专业的经费预算和经费报销服务。科研财务助理的薪资由科研团队根据实际情况通过科研项目基金等渠道来统一分配。不断完善财务报销管理制度,对接收、录入、归档电子账单工作量较大的科研院所或高校,采用电子凭证入账,推动科研经费报销无纸化试点。简化科研项目的验收和结题,同时进行财务验收和技术验收,并在项目完成后实施综合绩效评价。

通过完善项目验收和结题工作指南,明确预算调整、设备管理、人员支出等财务、会计、审计等方面的具体要求,可以避免相关机构和人员在政策执行上出现偏差。科研院所要优化完善内部管理制度,简化科研仪器设备采购程序,对科研急需的原材料和机械设备实行特殊采购机制,无需进行招标。有关主管部门要积极推动政府采购、招标等相关法律法规的修订工作,进一步明确附件细则。

(四)完善预算管理,提升资金使用率

建立健全预算管理机制,调整工作节奏,下放预算调整权限,将预算调整权限分配给项目承担单位,项目管理部不再审核预算调整。项目承担单位要全面考虑单位内部目前的资源配置情况和科研项目的实际需要,及时处理调整,由项目负责人依照科研项目的实际情况自行安排,将经费用于和本科研项目相关的支出中,自主决定项目经费的使用。建立年中统筹调整机制,完善预算执行责任机制,增加关键节点目标考核。坚持预算约谈、通报机制,对于连续执行不力的科研院所,逐一约谈研究所一把手,并暂缓安排后续专项经费。

(五)拓宽科研经费的投入支持渠道

充分发挥科研资金的引领作用,主动引导企业参与,发挥财政资金的杠杆作用,吸引金融和社会资本支持科技创新创业发展。通过带动社会资本参与科技创新,加快推动更有价值的科技成果转化应用,大力促进科技研究与需求导向形成良性互动循环;通过国家提供的持续稳定的科研经费支持,在确定的重点领域内有重点研究方向和任务,科学家自主确定研究课题后选择科研团队,自行安排科研经费使用;鼓励地方研发机构创新科研资金的投入方式,提供长期稳定的资金支持,在资金使用上有更多自主权。

四、结束语

现阶段,绝大多数科研院所和事业单位已经认识到加强科研经费管理的关键性。结合实际工作,有关单位应根据自身实际,不断优化和完善科研经费的使用和管理,单位的财务管理工作也同等重要,加快实现两者的有机融合。保证科研经费的使用除了不超过科研项目的预算和范围外,更要遵守国家相关的财经法律法规,通过一系列优化科研经费的管理办法和改革举措,有效激发科研人员的创造性和创新力,推动科研事业可持续发展。

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