档案管理员的能力培养探究

姚树静

(山东开放大学，山东 济南 250014)

档案管理是各政府机构、事业单位、企业以及社会组织等必不可少的工作项目，主要是对相关档案信息的管理与存储。档案管理员的日常工作主要包括档案信息的收集、整理、价值鉴定、统计、保存、编目以及检索等，管理任务较重，需要管理员具有较高的管理能力。为此，档案管理员管理能力的培养至关重要。数字化信息时代，档案数据信息量较大，管理人员不仅需要树立正确的管理理念，还需要掌握先进的管理技能，注重自身管理综合能力的提升。

一、档案管理员应具备的管理能力

(一)信息感知能力

信息化时代，档案管理的数据信息量增多，需要档案管理员具有较强的信息感知能力，具体包括对信息的敏感度、信息观察能力以及信息价值研判能力等。信息敏感度是指管理员对档案信息内容以及价值的感知，包括接收信息时的敏捷性、档案管理环境的适应能力以及串联信息从中找寻关键信息的能力等。观察信息能力主要是指日常生活中本能的具有注意各类信息以及收集各类信息的习惯，该习惯不受管理员控制，属于在日常档案管理工作中自然而然形成的。信息价值研判能力主要是指对档案信息有用程度的判断能力，档案信息的价值不在于数量而是在于质量，此种能力可从日常管理工作中进行培养与提升。[1]

(二)创新能力

传统纸质版的档案管理目标是确保档案信息的完整性，随着科技的发展，纸质版的档案信息逐渐转换成为了电子版的档案信息，信息技术的应用提高了档案内容的可读性以及可用性。同时，对档案管理员的管理能力提出了更高要求，管理员需要具有一定的创新能力，能够熟练操作信息技术，完成档案信息的转换工作，以此提高档案管理效率，节省档案管理的人力资源投资。数字化时代，档案馆的所有数据信息都属于大数据信息，信息价值高低不等，高价值信息能够起导向作用，此时管理员的创新能力能够将档案信息的价值发挥至最大。[2]

二、档案管理员管理能力存在的问题

(一)管理服务理念落后

无论何时，档案管理工作都十分重要，因档案管理的日常工作乏味、无聊且缺少变化，久而久之，档案管理员容易出现管理服务理念落后的问题，日常工作缺少进取意识。尤其是在传统的档案管理工作中，传统纸质版的档案管理，其工作内容包括档案收集、编目、上架以及档案整理等，业务流程较为固定，且重复性较强，管理工作无需深度思考，管理员只需机械性重复管理流程即可，此种管理模式容易导致管理员管理理念一成不变，服务意识逐渐淡薄，致使档案管理工作存在诸多弊端。[3]管理员的管理意识直接影响着其管理能力。

(二)管理技术水平偏低

大数据时代的到来，为档案管理提供了信息技术支持，电子版的档案信息管理更加便捷，但部分人对于档案管理工作存在误解，认为档案管理工作技术水平偏低，管理员无需掌握专业管理知识以及相关管理技能等。但实际上档案信息的录入、编目、整理归档以及检索与调用等都有一定的技术含量，尤其是在数字化时代，档案管理日渐科学化，且管理技术水平逐渐提高，要求管理员必须具备较高的管理技能以及专业管理知识。[4]当前存在管理员管理技术水平偏低的问题，管理者缺少对自身管理技能提升的重视，且缺少主动学习信息技术的意识。

(三)日常管理工作松散

众所周知，档案管理工作枯燥且缺乏挑战性，加之档案管理机构缺少激励机制的构建，使得管理员在日常管理工作中出现懈怠以及松散等现象，降低了档案管理质量，影响了档案管理相关工作的开展，即便是在信息技术的支持下，档案管理工作依然较为琐碎，需要管理员具有一定耐心。[5]激励机制的创建，可激励管理员认真对待工作，避免松散行为的出现降低档案管理质量，阻碍管理员管理能力的提升。另外，管理员日常管理工作松散，和其正确管理理念缺失息息相关，且管理能力的培养需要管理员正确管理理念的形成，激励机制能够引导管理员形成正确的管理理念。

三、档案管理员管理能力培养具体措施

(一)培养技术动态意识

信息技术现已被普遍应用于档案管理的工作当中，不仅能够助力档案管理员完成收集、整理以及保存相关音频资料、视频资料以及电子文件等，还能够将不同格式的电子文件进行转换，供相关人员检索调用。信息技术的不断更新，需要档案管理员时刻关注信息技术的动态化发展，有助于培养管理员技术动态意识，加强管理员对信息技术的了解，以便于利用信息技术及时更新与优化档案管理系统，强化档案信息存储的安全性。另外，技术动态意识的培养也有助于档案管理员管理能力的提升，这是管理员与时俱进的重要表现。

(二)强化知识技能培训

互联网大数据时代，档案管理工作逐渐数字化以及智能化，其相关系统以及技术操作需要管理员强化自身知识与技能，通过积极参与知识技能培训丰富自身管理专业知识，提高自身档案管理专业技能。新时期，档案管理员的任职要求提高，档案管理机构应该避免转岗现象的出现，招聘工作人员也应严格按照国家相关规定，理论知识以及技能水平符合档案管理员招聘要求者方能任职档案管理工作。[6]除此之外，在职管理员应该加强培训，建立健全培训考核机制，助力管理员强化知识与技能。

(三)创建管理竞争体制

因档案管理工作缺少挑战性，所以存在工作松散的问题，需要档案管理机构创建竞争体制，以完善的规章制度以及竞争体制促进档案管理能力提升。档案管理工作并非“铁饭碗”，需要开展绩效考评，落实竞争上岗机制，参与竞争的人员需要接受笔试及面试，二者成绩最优者可任职档案管理员。此外，竞争体制的创建能够督促管理员主动提高自身管理专业技能，如若任职期间管理工作绩效考评分数偏低，则随时都会面临被解雇的风险，为避免被淘汰，管理员需要不断提升自身管理能力。

(四)加强创新能力培养

1.服务理念创新

档案管理工作具有服务性的特点，服务理念的创新是管理员管理创新能力培养的关键。管理员需要依据档案管理机构的服务宗旨做好档案服务工作，在确保档案信息安全的情况下，完成档案信息的检索、查阅以及调用等操作，以此提升档案管理的服务水平。与此同时，管理员还需要辅助领导人员工作，做好决策服务。[7]时代的不断发展，档案机构的服务需求也不断发生改变，管理员的服务理念也应不断创新，做到与时俱进，形成“理念先行”的管理服务意识，以便于为创新管理能力的培养打下基础。

2.安全技术创新

档案信息十分重要，档案管理员应该注重档案安全技术的创新。数字化是档案管理发展的必然趋势，而档案信息的安全管理水平是评判档案管理效果的重要因素，也是判断管理员创新管理能力的重要指标。所谓的安全管理主要是指档案信息的安全性以及保密性，管理员可以利用内部网络安全管理系统加强对档案信息的保护，并通过安全技术构建系统防火墙，防止档案管理系统遭受病毒或者是黑客的入侵，出现信息泄露或丢失等问题[8]。此外，管理员需要加强对系统软件的管控，实时优化与升级安全技术及防护系统，禁止使用盗版软件。

3.数字化管理创新

数字化时代，档案管理员需要注重数字化管理的创新，使自己能够熟练掌握数字化管理技能。一方面，档案管理机构可以优先创建网上数字档案馆，并通过数字化管理创新完善档案管理体系，优化与升级档案管理系统，为档案的数字化管理健全相关基础设施。另一方面，档案管理员需要不断学习数字化相关知识与技能，了解与掌握数字技术，并学会运用数字技术开展与推进档案管理工作，以此提高自身创新管理能力，助力档案管理机构完成数字化管理创新任务。

四、结语

档案管理工作繁重且枯燥，需要管理者具有一定的耐心，认真对待管理工作，与时俱进，不断提高自身管理服务意识与技能，培养创新管理能力。当前，档案管理员的管理能力存在诸多不足之处，如管理服务理念落后、管理技术水平偏低以及日常管理工作松散等，需要通过培养技术动态意识、强化知识技术培训以及创建管理竞争体制等培养管理员管理能力，通过服务理念创新、安全技术创新以及数字化管理创新等培养管理员创新管理能力。