企业设备档案的卷内文件材料排列顺序刍议

国家能源集团宿迁发电有限公司 赵卫明

1 引言

在企业设备管理工作中，设备往往是一套装置或一套系统，设备装置或系统又由较多部件组成，这些部件按主次关系可以划分为主设备和多个附属设备，主设备和多个附属设备都会产生各自的文件材料。何为设备档案，一台设备的档案中一般应包含哪些文件材料，所有的这些文件材料，在其案卷内应该如何排列顺序。

2 设备档案的定义和主要内容

火力发电企业设备档案主要包括企业的机器设备、管道、支吊架和热控、电气仪器、仪表等的系统图、逻辑图、定值表、运行记录、检修台账等记录，以及与之相关的技术文件材料、新购设备的开箱资料（合格证、生产日期、生产厂家、厂家地址、安装说明书、使用维护说明书、备品备件清单、数量等）等。特别是设备图纸、检修记录等为设备的改造、计划性检修及每月的生产检修的备件计划、检修计划、异常分析诊断、隐患排查并举一反三等提供科学的依据。企业设备档案管理主要内容是设备文件材料的收集、整理、鉴定、保管、统计以及提供查阅利用等。

企业设备档案是企业资产的重要组成部分之一，企业设备档案工作是企业生产、经营和管理的基础工作。企业设备档案工作应以统一管理为原则[1]，坚持资源整合和资源开发。企业应在各项工作和活动中建立健全文件材料归档和档案管理工作，为企业生产、经营、管理和持续发展提供有效服务，满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需要。企业设备档案管理的方法与技术应适应企业生产、经营和管理发展的需要，并以档案管理信息化为发展方向。

设备档案一般包括以下种类的文件资料：

一是随机文件清单；二是装箱清单（发货清单）；三是产品合格证、质量证明书（含主机的、外购件的）；四是出厂检测报告、试验报告；五是图纸（图纸目录、总图、分项图、机务图、热控逻辑图、电气原理图、设备接线图及其符号说明、系统安装图)；六是说明书(设备操作说明书、安装说明书、调试说明书、日常检修维护说明书等)；七是备品备件、易损件清单；八是现场安装、调试报告；九是定期检查和监测、维护记录；十是缺陷、故障、事故分析报；十一是检修记录；十二是大修的所有技术文件；十三是技术改造的所有技术文件。

3 常见的设备档案卷内文件材料排列顺序存在的问题

在实际工作中，企业设备档案的卷内文件排列顺序存在两种模式并存的现象，即：按设备文件种类排序（模式一）；按设备本身的成套性、系统性进行排序（模式二）。档案人员在设备档案组卷整理工作中，常常在该两种模式之间摇摆不定，这给设备档案的组卷质量、保管利用带来一定影响。

目前，企业常见的设备档案的卷内文件材料顺序排列方法是按设备文件种类排列顺序（模式一），即：把主设备和附属设备的相同文件种类的文件排列在一起，然后按照合格证、装箱单、出厂性能检验记录、说明书、图纸等的顺序分别依次排列。这样一种排列方法，表面上看起来文件很整齐，在实际工作中却普遍存在以下问题：

首先，并不是所有设备的主设备和附属设备的所有文件种类都齐全、完整，照这样的排序方法，如果在设备种类比较多的情况下，往往不容易立即看出某个设备缺失了哪个种类的文件（请见案例一）。

案例一：在同一案卷内。附属设备A 的合格证；附属设备B 的合格证；附属设备C 的合格证；主设备的装箱单；附属设备A 的装箱单；附属设备B 的装箱单；主设备的出厂性能检验记录；附属设备B的出厂性能检验记录；附属设备C 的出厂性能检验记录；主设备的说明书；附属设备A 的说明书；附属设备C 的说明书；主设备的图纸；附属设备A 的图纸；附属设备B 的图纸。

在案例一中，实际欠缺以下文件：主设备的合格证、附属设备C 的装箱单、附属设备A 的出厂性能检验记录、附属设备B 的说明书、附属设备C 的图纸，但欠缺情况很不容易快速识别、梳理出来，这就给设备文件的进一步追要、催交带来一定的困扰。

其次，有个别设备文件在编制的时候未填写设备厂家名称，导致在著录卷内文件目录时无法填写责任者，如果卷内文件完全按文件种类排列，缺失厂家名称的那份设备文件就不容易快速识别出是与哪个设备厂家相关联（请见案例二）。

案例二：在同一案卷内。主设备的合格证；附属设备A 的合格证（未标注设备厂家名称）；附属设备B 的合格证；附属设备C 的合格证；主设备的装箱单；附属设备A 的装箱单；附属设备B 的装箱单（未标注设备厂家名称）；附属设备C 的装箱单；主设备的出厂性能检验记录；附属设备A 的出厂性能检验记录；附属设备B 的出厂性能检验记录；附属设备C 的出厂性能检验记录；主设备的说明书；附属设备A 的说明书；附属设备B 的说明书；附属设备C 的说明书（未标注设备厂家名称）；主设备的图纸；附属设备A 的图纸；附属设备B 的图纸；附属设备C 的图纸。

最后，当遇到设备文件数量特别多的情况，如果卷内文件完全按文件种类排列，就会按照文件种类类别把不同种类的设备文件分别各自组卷，同一设备的不同种类文件就会被分别组进不同的案卷里，这样一来就完全打破了同一设备的不同种类文件之间的有机联系和成套性、系统性（请见案例三）。

案例三：在多个案卷内。案卷1：主设备的合格证；附属设备A 的合格证（未标注设备厂家名称）；附属设备B 的合格证；附属设备C 的合格证。

案卷2：主设备的装箱单；附属设备A 的装箱单；附属设备B 的装箱单（未标注设备厂家名称）；附属设备C 的装箱单。

案卷3：主设备的出厂性能检验记录；附属设备A 的出厂性能检验记录；附属设备B 的出厂性能检验记录；附属设备C 的出厂性能检验记录。

案卷4：主设备的说明书；附属设备A 的说明书；附属设备B 的说明书；附属设备C 的说明书（未标注设备厂家名称）。

案卷5：主设备的图纸；附属设备A 的图纸；附属设备B 的图纸；附属设备C 的图纸。

以上这种设备档案的卷内文件材料排列顺序模式（模式一），破坏了设备文件的有机联系和成套性、系统性，下文就设备档案组卷整理原则进行详细的分析探讨。

4 设备档案组卷的基本要求

火电企业设备档案组卷基本要求是依照和遵循工程档案的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系[2]，做到分类科学，组卷合理，装订规范。组卷按单位工程、分部工程、专业阶段整理；不同载体的文件一般应分别组卷，案卷要有目录和备考表，移交归档的工程档案必须是经过整理装订成册的原件，装订方法采用三孔一线或胶装，竣工图可以不装订。达到要求后逐级办理签字移交手续。

5 设备档案卷内文件材料排列的合理顺序

遵循以上所述的设备档案组卷整理原则，宜先按照设备的成套性、系统性来排列卷内设备文件的顺序，每一种设备的主设备和附属设备再分别按文件种类进行排序（模式二），这样一来可以最大限度地保持设备文件的有机联系和成套性、系统性。在笔者单位的设备档案提供利用工作中，设备检修专业技术人员也曾向档案人员提出，建议设备档案的组卷整理工作最好是按照设备的成套性、系统性来进行。以下继续用案例进行详细说明。

案例四：在同一案卷内。主设备的装箱单；主设备的出厂性能检验记录；主设备的说明书；主设备的图纸；附属设备A 的合格证；附属设备A 的装箱单；附属设备A 的说明书；附属设备A 的图纸；附属设备B 的合格证；附属设备B 的装箱单；附属设备B 的出厂性能检验记录；附属设备B 的图纸；附属设备C 的合格证；附属设备C 的出厂性能检验记录；附属设备C 的说明书。

在案例四中，能快速识别、梳理出来，实际欠缺以下文件：主设备的合格证、附属设备A 的出厂性能检验记录、设备B 的说明书、附属设备C 的装箱单与图纸，这就给设备文件的进一步追要、催交带来一定的便利。

案例五：在同一案卷内。主设备的合格证（未标注设备厂家名称）；主设备的装箱单；主设备的出厂性能检验记录；主设备的说明书；主设备的图纸；附属设备A 的合格证（未标注设备厂家名称）；附属设备A 的装箱单；附属设备A 的出厂性能检验记录；附属设备A 的说明书；附属设备A 的图纸；附属设备B 的合格证；附属设备B 的装箱单（未标注设备厂家名称）；附属设备B 的出厂性能检验记录；附属设备B 的说明书；附属设备B 的图纸；附属设备C 的合格证；附属设备C 的装箱单；附属设备C的出厂性能检验记录；附属设备C 的说明书（未标注设备厂家名称）；附属设备C 的图纸。

在案例五中，因把同一设备的不同种类文件排列在一起，即使遇到个别文件中未标注设备厂家名称，也很容易就能识别出该份文件是与哪个设备厂家相关联。

案例六：在多个案卷内。案卷1：主设备的合格证（未标注设备厂家名称）；主设备的装箱单；主设备的出厂性能检验记录；主设备的说明书；主设备的图纸。

案卷2：附属设备A 的合格证（未标注设备厂家名称）；附属设备A 的装箱单；附属设备A 的出厂性能检验记录；附属设备A 的说明书；附属设备A 的图纸。

案卷3：附属设备B 的合格证；附属设备B 的装箱单（未标注设备厂家名称）；附属设备B 的出厂性能检验记录；附属设备B 的说明书；附属设备B的图纸。

案卷4：附属设备C 的合格证；附属设备C 的装箱单；附属设备C 的出厂性能检验记录；附属设备C 的说明书（未标注设备厂家名称）；附属设备C的图纸。

在案例六中，该排列方法能最大限度保持设备文件的有机联系和案卷的成套性、系统性。

6 设备档案归档的其他要求

一是遵循归档文件的形成规律和特点，保持归档文件之间的有机联系和关联，是企业设备档案归档后总的质量要求，同时为了方便保管和查阅，需将不同价值的设备文件档案区别对待；设备需归档的文件材料的类别、种类、份数以及每份文件的页数、内容等应齐全完整。设备归档文件案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

二是设备档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列，不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。

三是档案工作人员应当遵纪守法、忠于职守，必须维护公司档案的完整与安全。企业设备档案只有公司内部人员可以借阅，同时档案需分级管理，凡借阅者都要填写借阅单或其他查阅档案申请，经过企业领导批准后，方可借阅。借阅人员不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等，同时借阅人员必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等，同时必须严格保密，不准泄露档案材料内容，查阅完毕后应及时返还。

7 结语

综上所述，企业设备档案的卷内文件材料排列顺序，宜按照设备的成套性、系统性来排列。企业设备档案管理工作可以制约着设备的使用效益、制约着企业的发展。在日常实际工作中，企业要高度重视设备档案的管理，使设备档案更好地服务于生产。