湖北大老岭国家级自然保护区科研档案管理建议及对策

谭海燕 丁 峰

(宜昌三峡大老岭自然保护区管理局 宜昌 443000)

湖北大老岭国家级自然保护区(以下简称大老岭保护区)地处西部高山向东部平原过渡，位于湖北省宜昌市夷陵区与兴山县、秭归县交界处，范围界线涉及“两县一区”，紧邻三峡工程坝头库首北岸，地理坐标为东经110°51′08"～111°00′26"，北纬30°52′35"～31°07′24"，保护区总面积14 225 hm2，国有林地面积5 887 hm2，森林覆盖率98%，已查明高等植物246科1 010属2 469种，栖息林间的陆生脊椎动物92科266属418种，是三峡库区生物多样性保护的关键地区，是三峡大坝的绿色卫士。大老岭保护区成立以来，与中国林科院、中科院武汉植物园、北京林业大学等十余所高校和科研单位建立产学研合作,百余名博士、硕士在大老岭保护区开展学术课题研究，发表各类研究论文300多篇，专著1部，获国家、省、市科技进步奖25项，发现植物新种3个,共建立10个高校产学研基地，建成8类生态监测网络，保护区丰富的资源，完备的科研平台，丰硕的科研成果，让大老岭保护区科研档案管理工作显得格外重要，只有不断探索新方法、新技术，进一步提升科研档案的管理水平，才能满足保护区不断发展的需要。

1 科研档案管理现状

1.1 档案管理基设施完备

大老岭保护区始终把档案管理工作放在重要位置来抓，向高标准看齐，不断完善设施建设，建成综合档案室108 m2，其中库房54 m2、办公阅览室54 m2，能够满足未来10年发展需要。密集架50组，配备除湿机1台、灭火器4个、防磁柜1台；阅览室、整理室配备计算机4台、扫描仪2台、复印机1台、打印机1台、照相机1部；库房内监控2路、库房外监控1路，24小时运行，全面满足档案现代化管理、安全保管要求。为加强档案搜集工作，对各科室、各单位配置档案立柜107组，复印机6台，扫描仪5台，照相机41部。

1.2 档案管理种类齐全

大老岭保护区综合档案室室藏档案种类齐全，共整理文书、科技、会计、专业、声像、电子、实物等七大门类档案2.4万件。其中文书档案案卷级215卷、文件级9 514件，会计档案案卷级7 588卷、文件级1 502件，专业档案案卷级101卷、文件级1 309件，科技档案案卷级263卷、文件级931件，声像档案照片754组1 040张，电子档案光盘60盘、磁盘15盘，实物档案226件。为加快档案信息化建设，全部档案录入宜昌市县乡村文档一体化管理系统，建立案卷级和文件级目录数据库；对档案数字化加工，文书永久类档案全文扫描，建立文书档案全文数据库和多媒体数据库；同时，通过宜昌市县乡村文档一体化管理系统利用功能，完成了组织沿革、大事记等编研工作。

1.3 档案管理成果突出

《三峡库区大老岭植物多样性与保护》(2008年出版)在编纂期间，编委专家在大老岭保护区先后100多次查阅了1 000多卷(件)科研档案资料和实物，为该专著编撰提供了详实的资料数据，同时也为大老岭保护区开展资源保护、科学利用开发植物资源创造了条件。2010年《大老岭自然保护区科学考察报告》编制过程中，编委专家先后30多次查阅了500多卷科研档案资料，内容涉及资源保护、动植物分布、社区发展相关的文件资料、科技资料、照片资料等，为该报告的编撰提供了丰富的多样物种本底数据，摸清了大老岭保护区本底资源家底。在大老岭保护区《三峡后续工作总体规划》和《湖北省宜昌市直三峡后续工作实施规划(2011～2014年)报告》编制过程中，编制专班查阅科研档案资料30多次300多卷，为项目规划报告顺利通过评审和落地实施发挥了突出价值。1998年大老岭管理局档案达科技事业单位“省级先进”标准，2015年档案晋升省特级至今，档案规范化建设得到强力推进。档案管理员先后获得了宜昌市档案局“兰台”贡献奖、宜昌市直林业系统优秀共产党员、宜昌市“建功立业”标兵称号。

2 科研档案管理存在的问题

2.1 管理人员综合能力不高

目前大老岭保护区科研档案管理人员只是简单的按照规章制度对科研档案进行存储归档，并没有参与科研项目的立项、实施、验收、总结全过程，同时由于档案管理人员所学专业原因对保护区科研档案内容相关技术知识和应用价值理解不够，另一方面科研人员对科研档案管理知识了解甚少，缺乏对科研档案管理利用需求特点深入理解，急需既懂保护区科研又懂档案管理的综合型人才。

2.2 科研档案管理持续性不强

大老岭保护区开展的多学科研究课题中，主要以动植物为研究对象，由于动植物的种类多、数量大、多数生长周期长，又由于它们与自然界其他有机的关系十分复杂，因此决定了一部分科研课题持续时间长，并且需要继承前人的研究成果和已取得数据，有些课题需要几代人的努力，科研档案材料遗失或者研究中断，将导致课题研究中断、数据追溯难、课题经费重复投入等问题。同时，由于档案管理人员的流动，交接工作流程不规范，易造成科研档案中断和资料丢失，这对科研档案要求的连续性和研究内容的连贯性都是很大挑战。

2.3 科研档案信息化程度不高

大老岭保护区90年代以前的科研档案多为纸质，在存档管理过程中只对档案目录进行了数字录入管理，而档案内容是通过简单扫描以图片格式存储，没有进行数字化和文档信息检索管理，保护区科研档案的核心和价值所在就是长时间轴解释生物多样性的演替规律为当前管理提供本底支持和辅助决策，而当前管理技术水平不利于保护区科研档案的查找检索和价值挖掘利用。

3 建议及对策

3.1 强化管理人员综合能力

加强科研人员的档案管理基础知识培训，在科研课题立项后科研人员要依据档案管理部门列出的科研归档资料需求清单和要求，在科研过程中按时间节点梳理、汇总后及时归档，在课题验收后对归档资料内容进行真实性和完整性的审查，审查确认无误后签字，交由档案管理部门存档。同样还要提升档案管理人员的保护区专业知识学习培训，让其参与到科研项目的立项、评审、验收等关键节点，能够理解掌握研究课题类型、对象、周期、价值等主要框架要素。通过强化科研人员和档案管理人员之间互动交流培训，明确职责范围、严格管理考核，逐步形成科研管理人员和档案管理人员相互沟通配合的长效机制，培养一批即懂保护区科研又懂档案管理的综合管理人才，这样才能真正推动保护区科研工作可持续发展，充分发挥出科研档案的重要价值。

3.2 创新科研档案管理体系

根据科研档案的系统性、规范性、完整性、持续性和实效性等特点，以面向保护区科研利用需求为目标，按照工程项目分类法、型号分类法、课题分类法、专业分类法、地域分类法、时间分类法建立保护区科研档案管理体系，将科研档案工作要求纳入科研管理制度与工作流程，与科研项目工作同部署、同实施、同检查，确保保护区科研档案的完整性、准确性、系统性[1]。保护区科研项目立项后按照生境、物种、生态因子等不同研究类型进行分类，根据研究对象划定时间轴，制定研究参数统一数据标准，方便后期人员调整、接替延伸研究。研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等全过程中形成具有保存价值的各种形式和载体的科研文件材料均纳入归档范围，从而确保科研档案的连续性、连贯性、完整性和可持续研究性。

3.3 提升信息化管理水平

将前期大老岭保护区科研信息资料、科研成果、研究报告、公开发表的学术论文等资料按照《纸质档案数字复制件光学字符识别(OCR)工作规范》通过图像导入、图像预处理、比对识别、修改校正、成果整理输出5个业务环节，将保护区科研档案数字化保存为TXT形式和双层PDF/OFD格式文件。保存TXT格式的，应以纸质档案的件或页为单位输出档案OCR成果；保存为双层PDF/OFD的，应根据纸质档案数字复制件版式文件格式，自动形成支持全文检索的双层PDF或OFD文件[2]。数字化后的科研档案通过大数据分析技术数据库管理系统(如SQL-SERVER、ORACLE)建立标准统一、结构有序的数据库体系，便于检索查询、统计汇总，让数据管理贯穿整个科研数据全生命周期，确保数据管理的主动、持续和不间断性，形成一条具有连续性和可回溯性的完整数据管理链条[3]，实现大老岭保护区科研档案资料数据的快速查询、数据关联、分析挖掘等智能化功能。

4 结语

自然保护区科研档案是适应自然保护区的出现而产生的，大老岭自然保护区蕴藏着丰富的物种资源，保存着多种典型的自然生态系统及多种自然历史遗迹，是开展科研，探讨各种生态的结构、功能、监测人类活动影像的理想之地，后期将更加注重《档案法》的学习贯彻，更加注重科研档案基础业务的规范，更加注重档案人员综合素质的提高，更加注重档案资源的开发利用，更加注重档案信息化的建设，全面提升科研档案管理水平，为加快大老岭科学跨越发展服务，为建设生态三峡、美丽中国贡献力量。