对自然资源档案管理的思考

尹雪皎/宜兴市不动产登记中心

自然资源是人类通过自然直接获取的可用于生活生产的物质，包含不可更新资源、可更新资源及取之不尽资源三类。自然资源档案是国土部门在工作中形成的具有重要保存价值的原始记录，多由综合类、建设用地类、地籍管理类及利用规划类等方面的信息构成，涉及国土、规划、林业、海洋等多个门类。自然资源档案包括如下特征：一是面广，自然资源档案包罗万象，涵盖了自然资源研究、环境监测、资源调研勘探、资源管理等方面的资料，如资源管理又可细分为地质资源、矿产资源及野生动植物资源等。自然资源档案管理人员必须全面、充分地了解资源种类、特点、数量等。二是需要动态更新，如，动植物资源变化、地质变动等都会对生态环境造成影响，档案人员需要及时做好档案数据的更新工作，为自然资源管理提供精准服务。

自然资源档案是社会治理及城乡发展的重要依据与凭证，实现自然资源档案安全管理、高效管理，能为城乡建设发展提供良好的数据支撑，如能为开发和管理自然保护区等工作提供信息支撑，还能有效提升当地自然资源管理质量。考察多地自然资源档案管理，发现由于经济社会发展情况、管理技术水平、思想理念等各不相同，不同地方档案管理存在差异，个别中小城市档案管理存还在一些问题，需要进一步提升档案管理水平、提高档案服务能力。尤其是机构改革之后，更要进一步加强自然资源档案管理，有序推进档案管理各项工作，实现档案规范化、标准化管理，确保档案实体和档案数据绝对安全。

1 自然资源档案管理现状

一是机构改革带来一定影响。机构改革之后，自然资源档案没有实现集中统一管理，档案类别多样化、保管分散化、存放格式复杂化的特点日益明显。如，档案分散保存在国土、水利、林业、规划及海洋等多个部门，以图纸档案为例，不同业务部门引入了多种数据格式和坐标系统，档案格式极为混乱，档案管理没有实现标准化、规范化，这明显不利于自然资源档案管理提质增效。要加强自然资源档案管理，有必要积极探索自然资源档案管理的新模式与方法[1]。

二是对档案管理的重视程度不够。主要表现为单位领导对档案管理重视不足，导致自然资源档案管理工作开展不畅。如档案管理制度不完善，档案工作产生出一系列问题，如资料收集不齐全、不完整，归档不及时；档案整理缺乏规范性；档案保密、移交及借阅等方面的规定不严格；档案实体管理不规范；档案数据长久保存及备份措施不到位等。再如人员管理及经费保障等方面也存在问题，档案管理效率及质量受到影响。

三是档案管理软硬件基础设施投入不足。目前，各地自然资源管理部门在管理不动产登记档案时，依旧存在使用传统管理模式的情况，档案管理工作分散性较强[2]。由于纸质档案数量持续增加，库房容量始终有限，难免会引起空间不足、管理成本增加及利用率不高等问题，档案管理工作成效也因此受影响。

四是档案人员综合素质不高。机构改革前，不同业务部门都设立了档案管理部门；机构改革后自然资源管理部门组建，需要设立统一的档案部门，但原先不同部门的档案人员分配难以统一协调、全面兼顾，总体上档案人员综合素质不高[3]。表现为档案人员只对涉及原单位业务内容的档案比较熟悉，一些档案人员不熟悉电子档案管理，对于专业性较强的档案管理存在畏难情绪，影响了后续工作的顺利开展。

五是档案信息化进展缓慢。机构改革后，有的部门还没有开展档案数字化工作，档案查阅仍依赖手工检索；有的部门只开展了简单的纸质档案扫描工作，只是围绕档案编号、年份、著录或登记类目等展开查询检索，没有建设档案管理系统；还有的部门虽已建设了档案管理系统，但是系统独立存在，没有实现与业务系统的无缝对接，阻碍了信息共享。

2 自然资源档案管理改进建议

2.1 领导重视程度要提高

机构改革之后，要加强自然资源档案管理，单位领导必须要提高重视程度，采取行之有效的举措推进机构改革后自然资源档案管理工作，并提升工作效率及质量。如，在单位内部积极宣传自然资源档案及档案管理的重要性，普及档案管理相关法律法规，确保内部工作人员真正重视档案管理。可结合宣传栏、QQ群或微信群等进行档案工作重要性的宣介，宣介时要确保全员覆盖，不能把档案人员作为唯一的宣传对象。这是因为其他业务岗位的人员在日常工作中会产生大量具有保管价值的资料等，如果人员保管不善，或岗位变动时没有及时移交，将会导致这些有价值的资料损毁或遗失。因此在开展档案管理重要性宣介时，要特别强调工作人员在规定时间内向档案部门移交自己形成或保存的重要资料。再如，完善自然资源档案管理各项规章制度。一是以国家相关标准及要求为依据，在严格遵循行业标准的前提下，大力探索、健全与自然资源档案相适应的电子文件归档制度。二是落实档案管理专人专岗制度，以规章制度为依据严格开展管理[4]，确保工作有人干。三是加大目标管理力度，构建长效管理机制，引入奖罚分明的激励机制，充分调动档案人员工作积极性。

2.2 各项投入力度要加大

自然资源档案管理应加大人、财、物方面的投入力度，特别要做好软硬件基础设施建设，为自然资源业务工作开展到哪档案管理推进至哪提供必要条件，具体可从以下几方面入手。一是加大档案经费投入。在部门预算内增添自然资源档案管理经费需求，从年初开始做好经费保障措施的制定，从经费方面为自然资源档案管理提供必要的支持与保障。二是加大物的投入力度。在建设与优化档案管理数据库及档案库房的同时，加大密集架、离线备份设备等软硬件设施的采购引进力度，夯实档案管理的基础条件。三是做好网络信息点的搭建，如搭建政务外网及单位内部局域网等，并合理配置服务器，为传输、利用及管理数字档案资源提供必要的网络及存储条件。

2.3 档案人员业务素质要增强

第一，机构改革之后，自然资源档案人员要全面掌握新政策、新知识及新业务，注重国土、水利、林业、规划及海洋等业务知识的学习，同时，也要学习信息技术等前沿理论知识。第二，自然资源管理部门要在单位干部教育培训计划中列入档案人员教育培训相关内容，并选派档案人员参加高校信息资源管理专业或档案主管部门组织的学习培训活动，不断提升档案人员的业务能力[5]。通过组建复合型专业人才队伍，全面推进自然资源档案管理工作。

2.4 档案信息化建设要推进

自然资源管理部门需重点加强档案信息化建设，面向不同业务部门实现档案信息资源的共建共享，立足区域自然资源管理部门信息共享网络，在整合相关功能的基础上构建档案信息化管理体系。一方面，加快“互联网+政务服务”推进速度，通过运用数据脱密等处理手段，面向公众开设系统查询接口，为公众提供空间定位、智能检索等多样化的查档方式；优化查档流程，在信息共享方式的应用下提交申请材料，原则上不再向申请人提出重复提交的要求，使档案利用办理时限大幅缩短，打造更高效、更便捷的档案服务。另一方面，运用大数据技术深入挖掘海量档案信息，形成一系列能为城市发展及行政管理决策提供支撑的高效编研成果；运用大数据分析现有数据及应用情况，面向不同用户提供个性化服务，不断提高服务水平。

2.5 档案利用要加强

目前，自然资源档案跨区域利用便捷性不足，深化档案资源数据共享利用及持续推进市县两级档案统筹管理，是当前档案管理工作中亟待解决的问题，而采用分布式存储与集中式管理相结合的管理方式可有效解决这一问题。各地自然资源档案管理系统建设完成后，运用分布式存储与集中式管理模式，立足本地区、实现大范围集中式的管理，同时也支持个性化功能的定制，以统一的规章制度、统一的业务流程、统一的标准规范为基础，实现自然资源档案一体化管理，最终实现档案数据跨区域利用。

2.6 数据关联性要强化

自然资源管理会产生空间数据、业务数据等专业数据。第一，要从全生命周期管理角度出发，在业务管理系统建设中增加电子文件与电子档案管理标准，实现档案数据与业务系统数据对接，并密切业务数据与档案数据之间的联系。还要通过建设电子化归档机制，实现业务审批系统、公务处理系统形成的电子资料即时转化为电子档案。第二，要注重增强档案与空间数据的关联性，依托一系列关联字段，实现自然资源空间基础信息平台与档案管理系统信息共享、业务协同及互通对接，在数据关联性建设的基础上，推动建立共享开放数据汇聚机制，使档案数据能为业务协同及决策等工作提供更好的服务[6]。第三，要注重构建档案管理“一张图”，关联同一空间位置上的各类档案，并运用“以图查档、以档查图”的检索方式，开拓空间位置信息与档案信息历史回溯和信息关联等功能，打造更为准确便捷的检索渠道，方便各部门更加有效地利用自然资源档案。