档案数字化是金融类档案管理发展的必然趋势

刘帅 辽宁省铁岭市铁岭县财政金融事务服务中心

档案从古至今都是记录历史信息资源的重要宝库，能够更好地呈现出人类各领域发展的真实情况。我国历史上先后出现过甲骨档案、简牍档案、金石档案、缣帛档案和纸质档案等。从记录方式来看，书写形式代替雕刻能够帮助后人更好地研究历史情况，使资源共享达到最佳的状态。互联网等高科技的飞速发展，为档案的载体和记录方式提供了更加广阔的空间，因此，相关领域人员必须详细探究和规划[1]。

一、档案管理数字化的概述

数字化档案是高科技水平不断发展和提高的产物，其涵盖的高科技范围主要包括：计算机技术、数据库技术、储存技术、多媒体技术、OCR 技术以及数字摄影技术等，是一种新型的档案信息形态，能把各种载体的档案资源转化成数字化档案信息，用数字化的形式储存，用网络形式互相连接，能够依靠计算机系统实施管理，呈现出有序结构的档案信息库，实现信息资源共享。

为实现数字化档案管理，必须将纸质的档案转变成电子档案，可以将文字资料、图表、声像等以扫描或者录入的形式储存到计算机数据库当中。档案数字化是以政策法规、标准规范、管理制度为保障建立的数字化工作体系，主要以国家信息化建设和档案事业发展为导向，确立数字化档案管理目标。同时，要加大相关的数字化档案人才建设力度，更好地实现档案数字化的发展目标[2]。

二、数字化档案在档案管理中的作用

（一）推动档案管理工作规范化

档案数字化能够更好地帮助相关单位建立完善的档案数据库，能够将各种档案信息转变成电子版形式，提高人们查询档案的速率，提高相关档案管理人员的管理效率。数字化档案并非只储存电子档案，也可以使人们对档案更好地进行数字化管理，让一些单位中的档案管理更加系统化，能够使各个部门的工作人员随时随地快速地查询到最新的档案信息。这种数字化档案管理形式能克服传统储存效果差的现象，提升查阅人员的效率，让档案资源得到整合和共享，提高数字化档案的效用[3]。

（二）提高档案管理工作效率

随着信息化的飞速发展，各个单位也将会紧随时代发展的步伐，不断地通过学习各种先进技术完善管理模式。数字化档案作为计算机技术主要传播的载体，能够为各单位的档案资料提供大存储量的信息化管理方式。以往人工整理单位中的档案速度比较慢，还很容易出现各种差错，直接影响档案管理人员的工作质量。但通过数字化档案管理，能够更快地提高档案管理工作人员的分类速度和管理能力，这也是数字化档案管理中最为重要的优势。

（三）缩减档案管理成本

传统档案管理中，往往会出现纸质资料受潮或者虫蛀的情况，需要耗费大量的人力和物力管理和修复纸质档案。如果损毁严重，将会给档案的管理造成很大的危害，最终成效并不理想。通过数字化档案管理，不仅能节省档案的储存空间，而且能减少人工审核过程造成的档案资料损坏，有效降低相关单位的运行成本。档案管理人员可以将不同档案用相关技术储存到硬盘中，对大量档案进行维护；这些数字化档案可以被无限期地使用。相关管理人员可以通过密保措施，更好地保护本单位的数字化档案的安全。

三、数字化档案管理过程中存在的问题

（一）档案管理存在问题

在信息技术快速变革的今天，数字化档案管理已经逐渐取代了传统档案管理模式，是新时代档案管理的主要发展趋势。如今，各行各业也逐渐意识到创建数字化档案管理模式，能够为单位、企业提供更加详尽的数据汇总和分析报告。相较于传统的档案管理方式，数字化档案管理具有不可比拟的优势，但是也有一些单位、企业仍然对数字化档案管理缺乏正确的认识。由于数字化档案管理属于一项极为专业、严谨的工作内容，在数字化档案管理工作中往往出现各种纰漏和不足。有些单位档案管理人员很少或者并不会更新档案管理理念，实践应用水平不高，当出现网络漏洞或者信息安全问题时不会处理。这给数字化档案管理造成了很大的困难，也很容易使部分关键性的档案缺失。

（二）档案管理人员业务素质不高

为保质保量地完成数字化档案管理的工作任务，就必须提高各个单位档案管理人员的业务素质，但是很多单位聘用的档案管理人员在管理数字化档案时，往往难以处理好各种工作方面的问题，有时连最基本的计算机操作也不会，尤其是在搜集信息、处理信息方面的能力还有待提高，这将会直接影响后续档案管理工作的顺利开展。究其根本，是因为他们欠缺实际操作的技能，实际经验并不足，与他们以往接受的教育有关。很多相关专业的教育往往过于强调书本上的知识，严重忽视锻炼他们的实践能力。还有一些企业或者单位的档案管理人员，往往会受到金钱利益的诱惑而出卖重要的机密文件，这与他们素质不高有关。

（三）数字化档案格式问题

由于不同单位、企业配置的数字化档案设备中的软件各有不同，数字化档案的文本文件格式也各有不同，如DOC、RTF、XLS 格式等，图片文件格式有JPEG、TIF、BMP 格式等。另外，软件和硬件的更迭速度相对较快，新旧软件、硬件处理的文件格式往往存在兼容问题，这就给后期管理人员在处理文件和阅读文件时带来了很多的难题。如果相关工作人员不熟悉软件和硬件，不精通格式转换，可能造成数据丢失。

（四）数字化档案数据存在安全性问题

当前，我国数字化管理技术并不成熟，尤其是针对档案的保密性工作。由于各个单位的数字化档案会被储存到网络上，当遇到病毒或黑客的恶意入侵时，很容易导致系统的崩溃或者档案文件被窃取。如果相关单位和企业没有纸质档案作为备份，未来在遭受侵害时会造成极为严重的后果。数字化档案文件出现保密性问题，将会严重降低相关单位的档案管理水平。

四、提高档案数字化管理质量的策略

（一）健全数字化档案管理制度及系统平台

我国在实际建设数字化档案时，需要由国家档案局统一规划和组织，需要从上而下地制定统一化的电子档案管理制度和具体措施，统一规范电子档案的扫描、制作收集及归档，使各级档案部门及基层档案工作者有章法可循。同时，要定期整理电子档案，分类归档，专门配备固定人员负责保管，避免出现因相关机构出现变化作出调整个人工作岗位的现象。在移交电子档案时，出现计算机设备更迭或者工作人员调换时，要确保数字化档案资料的完整性和准确性。由于档案数字化属于一项庞大的系统工程，相关管理者要做好馆藏调查管理工作。其主要的工作内容有：档案类型、状态、馆藏数量、档案信息利用等，要根据馆藏的实际情况规划数字化档案，包括扫描仪等各种硬件的购置计划和数字处理规划等，要保证相关硬件设备能够配套。

在档案数字化建设过程中，要建立电子档案应用共享平台，可以在内部局域网服务器上开辟专区，机关单位可以根据科室情况，企业和公司可以按照业务类别建立档案目录。相关目录下方要标记好存放时间，以便储存数字化档案，要相应地构建科学的数字化档案管理系统。以地震局档案部门为例，他们委托专业的部门创建符合单位特色的数字化档案管理系统。不同部门应结合档案管理需求和特点，科学地建设符合自身需求的档案管理数字化系统，积极统筹和考量，优化设计。各部门在建构数字化档案管理体系时，要及时录入关键信息或数据，可以灵活地增设双服务器，可以采用磁盘的形式储存，还可以使用高速扫描仪集中扫描。为推动档案数字化进程，相关档案管理人员要对数字化档案的设备性能实施阶段性测试，更好地维护信息化管理系统。档案管理人员要定期升级档案管理系统，适当拓展模块或优化磁盘排列方式，增强系统的储存容量和性能。比如，地震局在管理数字化档案时，按照实用性原则构建科学标准的数字化档案管理系统，能够更好地提高数字化档案管理质量。

（二）提升档案管理人员的业务素质，加强档案管理队伍的建设

促进数字化档案管理可持续化发展的关键性因素是档案管理人员，相关单位、企业必须树立“人才第一”的思想，才能搞好数字化档案的建设。相关企事业单位要根据本单位的特点，招聘一些热爱档案事业的专业人才，不仅需要拥有良好的档案归纳分类管理能力，而且需要具备熟练掌握计算机技术、网络技术的技能，这样才会更好地满足电子档案管理部门的真正用人需求。在严格筛选好数字化档案管理人员后，还要让他们学习一些新的电子档案知识、计算机管理技术或者数字化通信技术等，这些都需要相关数字化管理人员努力地学习和实践，这样才能有效地提高档案管理实践操作能力。同时，也要对相关人员定期考核，考核不合格的要重新复习和巩固。在保障数字化档案录入质量时，一定要让工作年限长、经验比较丰富的档案管理人员监督和审查录入的档案信息，确保数字化档案信息录入的准确性。比如，有些单位会成立专门的档案质量控制小组，定期或不定期地监督和审核数字化档案工作内容。档案质量审核完成后再由各个工作环节主要负责人签字交接，这样才能使各个档案管理工作环节得以更好地衔接。当在审查过程中出现问题时，要勒令数字化管理工作者及时改正，这样能有效提升数字化档案管理的效率，避免审查过程中长期积累错乱情况的出现。在确保数字化档案项目质量合格后，再由相关档案管理人员提交保存。

有些单位档案管理人员会出现泄露档案机密的情况，这就需要各个单位中的数字化档案管理人员不断提升业务素质，严于律己，增强责任感，使管理人员之间形成互相监督的工作关系。当出现违背职业道德的行为时，要根据相关法律法规严肃处理，给予开除或者罚款降薪方面的处罚。同时，相关数字化系统设备要备有下载记录，或者在该工作区域投放监控设备，避免出现对单位不利的情况。

（三）规范数字化档案的文件和格式化管理

数字化档案管理的主要核心是网络技术、数据技术及一些配套的硬件设施，这些都是相关单位值得关注的焦点内容。档案数字化管理中的主要硬件设施是电子计算机设备和扫描设备等。随着现代化电子产品的更迭速度加快，相关档案管理部门要重点关注市场上出现的各类电子产品，当本单位的档案数字化设备出现损耗或者储存量不足、速度缓慢时，要及时向本单位相关领导汇报提交出现问题的文件，再由相关领导决定是否需要更换或维修；可以通过招投标的方式选择信誉度高的外包公司对本单位档案进行数字化扫描，扫描前一定要遵守保密协议，提升档案扫描过程的安全性和准确性。要开辟数字化档案储存的新路径，为档案管理部门配置计算机刻录设备，要用可格式化的光盘储存数字化档案。要规范相关单位数字化档案的储存格式，要使各个软件、机器设备能够达到兼容性，计算机行业、软件开发行业、档案管理行业要加强联合，对数字化档案中的文档、图片、声像等文件进行统一格式的管理。必须打破行业中的壁垒，建立统一性强、规范度高、兼容性强的文件储存格式，这样才会更好地避免出现数据突发性丢失的现象。

（四）做好数字化档案保密工作

负责相关档案行政管理的部门必须做好数字化档案保密性工作，相关管理人员要对关键档案进行加密或备份管理，可以在建构数字化档案系统的过程中重新设计安全管理系统，提升档案数据安全等级。要对所有数字化档案资料和文件采取防火墙技术措施，避免被电子病毒侵害或者受到网络黑客的攻击。相关管理人员必须加强技术方面的能力提升，要增强数字化档案形式的规范性，在储存和录入时要避免出现可擦除、可更改现象出现，一定要充分保证档案的原始性。必须按照档案的密级提供和利用档案。为了以防万一，比如，当相关系统出现瘫痪、损坏严重前，相关单位、企业可以利用其他设备或者硬盘做好档案备份管理工作，并将相应的档案信息详细地标注到该设备或者硬盘上。相关档案管理人员在工作中也要小心谨慎，避免在电脑操作过程中进入一些不安全的网站和邮件中。相关单位还要安装全新的病毒查杀软件，提高数字化档案管理的安全系数，提升数字化档案的保密性和安全性。

五、结语

总之，数字化档案管理行业是档案管理未来发展的主要趋势，为跟上社会发展趋势，必须提升相关领域人员的业务素质，建立更加安全的管理体系和制度；要规范数字化档案的文件和格式，采取一些保密性强的数字化档案管理措施，推动我国的数字化档案管理工作取得突破性进展。