企业费用报销监管的主要问题及应对策略

穆雅琴 晋能控股煤业集团有限公司煤炭运销总公司

目前我国企业关于费用报销监管领域的管理模式相对较少，因此在费用报销监管方面存在许多的问题，这直接关系到报销费用内部审核过程的准确性。因此，就要求广大企业对内部财务报销问题引起高度重视，并不断地改进财务费用报销与审核控制流程，改善内部报销核算方法，提高核算工作效率，以提高整个企业的最大经济利润[1]。

一、企业费用报销工作中存在的问题

（一）费用报销凭证填制不规范

首先，费用报销的审核制度不完善和管理责任不到位，这也是很多企业内部管理存在的共性问题。有些企业员工只想着怎么样能较快地拿到费用资金，而忽视了费用报销制度，费用报销凭证填制不规范，从而导致了费用报销不真实。同时有些企业对于费用资金审核和报销审批工作没有按照严格的相关制度进行，相关岗位业务人员管理责任缺失，因此企业内部一直存在相互推脱费用报销的责任的问题，这在很大程度上影响到企业费用申报审查与报销过程中的每一个环节，严重地影响了企业单位内部费用的审批报销财务工作[2]。

其次，部分企业费用报销岗位工作人员的素质不高。在企业费用报销审核执行过程中有很多的企业工作人员素质水平偏低，并且缺乏一些必要业务知识技能，责任感不强，对于企业熟人主管或者其他分管行政领导人员的相关费用进行报销与审核过程往往也缺乏一些必要的监督检查，导致很多不该报销的费用也进入到企业报销费用账户范围之中，严重地影响到了其费用审核报销制度的公平合理性，并且造成了企业大量的资金被消耗，这种极其不负责任的财务行为无疑让一些企业利益上受到了严重的损害。

最后，财务审核的工作内容缺乏科学有效的外部监管。我国很多的企业老板在内部费用的报销及审核监管工作内容上往往习惯自己一人全权负责，这无形中就可能导致企业很多中层财务或者分管行政领导在企业费用内部报销与审核等工作上独揽大权，从而间接导致外部监督等工作事务很难深入到费用审核监督工作的内部。

（二）凭证信息缺乏真实性

有些国家大型股份制企业公司员工为了方便自己在公司内部报销工资及其它不合理的费用，他们从自身的实际利益出发，选择在企业工资报销凭证上进行虚填，列出一些与该企业职工每月的实际现金消费支出数额不相符的相关报销收费业务项目，伪造报销企业相关财务费用凭证，编造一些不符合费用报销的业务内容项目等，从而达到从中获取更多的个人利益，导致企业报销了许多本应由员工个人负担的不合理费用。甚至也存在有些企业公司员工随意地将个人日常生活所需费用计算到企业报销费用当中，并且随意对这些相关费用凭证发票进行涂改甚至伪造，将所有相关费用支出全部列入到办公用品开支或直接用于其差旅费支出等各种费用项目中抵扣。这些费用报销后所获得的各种现金或原始财务凭证都不真实，这一点是导致现阶段我国大型企业或者其他中小型的企业费用报销的过程中存在重要的问题[3]。

（三）报销使用的有关凭证不合法

报销凭证的不合法原则是指虽然报销单所明确描述到的相关事项都与银行实际进行的结算业务完全相符，但实际上报销业务时其所配附使用的单据不符合法律规定。这更主要体现在公司员工利用本公司中一些过期失效甚至已经作废的各种无效的发票、假发票、收据单等违法票据去进行个人财务的违规报销，同时这也会使企业员工自己的个人信誉遭受损失，甚至有可能走向违法犯罪的道路[4]。

（四）财务报销内控管理及其监控工作机制不够健全

目前我国还有很多的公司企业人员对其整体财务企业内部报销管理控制工作重视度不高，认为它只是公司财务部门日常管理规范工作过程中的其中一部分，忽视了它将会对整个公司财务内部运行带来直接影响，从而非常片面式的来制定相关的具体规范企业财务部门的报销控管理内控工作规范、工作标准及企业的相关财务产品内控与报销管控相关制度，并未做到真的将规范完全地列入到公司财务人员在日常经营管理时的各个具体风险监管的防范和工作流程管理中去。这也就使得许多大型企业希望一些基层员工真正有机会从中得以浑水摸鱼，通过伪造出虚假或真实有效的大额资金转账报销及记账等凭证以从中得额外而可观的大额资金收益[5]。有些中小型企业财务人员中的管理会计财务部门领导及其内部管理部门会计人员常常都只注意于对企业资金往来报销及其相关财务的各项会计单据表格做一个表面的简单地核对，并未真正全面仔细地进行逐项检查核实，这就必然使得财务单据的资金报销等核对检查工作的真实性水平大大降低，导致产生了一些企业大量财务资金往来的外流。

（五）国内一些较大企业财务部门业务水平能力较低

目前在我国的许多企业中，财务部门人员的水平参差不齐，对于各项财会知识、财政税收法规、票据相关那法律规定等工作内容并不能透彻的理解，企业报销工作人员业务能力、专业知识以及职业道德修养等方面能力不足，从而进一步影响了他们的工作质量，使整个企业未来的发展受到了严重影响。

（六）费用预算编制不科学

在制定支出计划时，没有考虑合规支出与相关部门之间费用支出的合理关系。公司内部各部门之间的差旅费、办公费、通信费等支出预算不平衡。尽管公司内部各部门的任务都是为了使公司和利益最大化，但由于部门与部门之间负责的工作任务不尽相同，在这种情况下，每个部门的成本回收结构和费用支出金额肯定会有所不同。然而，在费用预算编制中几乎没有具体考虑这些问题。目前大多数公司在费用预算编制规划过程中采用统一的标准，并没有考虑部门之间费用支出的差异化，这在一定程度上意味着真正需要费用支出的部门没有得到足够的财务保障，导致了一些部门的工作积极性不高，从而影响了整个公司的利润。此外，许多企业的费用预算编制过于严格，在执行过程中“一刀切”，预算支出与实际情况存在差距，无法适应企业的快速发展。

二、企业财务报销实施监管过程中出现的问题及采取的方法措施

（一）尽快建立系统规范高效的企业财务报销实施监管工作机制

作为财务管理企业，如果想要快速提高该企业日常的相关财务及报销支出管理各项工作，首先要积极完善公司相关日常财务和报销工作管理运作机制，建立并完善好一系列可操作实施执行的预算管理流程方案。同时，本着落实国家资分级预算审核及授权项目管理分级审批工作制度原则、例外事项备案管理的审批流程机制原则、重要性项目管理审批工作机制原则、财务总监事项联签审批管理的审批工作程序原则，规定中明确设定资金大额借款费用预审核及报销项目与款项支付审核的具体审批业务工作流程，按其中涉及各级预算编制项目预算外，投资项目内容等方面的涉及大额财政性资金款项支出的款项支付，预借备用金账户管理审批等项目类别，根据各自所具体要办理审批的特定行政事项而形成适应服务于各级不同部门级别机构的统一审批和支付流程管理审批的操作规范流程[6]。其次，在集团公司办公室直接指导及协助主管部门指导情况下，在集团公司文件《费用报销审核流程规范》相关规定要求的配套文件基础上，根据近年来公司对外各项有关财务政策与要求及变化，再次修订编制、出台及完善一系列新制度规范下的集团各项重大差旅费、业务活动费以及招待宴请活动费用开支环节的内控管理的流程细则，首次按规范标准统一修订制定出台对集团本部所属单位及子公司以及所属企业的差旅费、业务招待费的开支及标准、审批与报销审批流程。

（二）编制切实可行的费用支出计划

费用支出计划的制定需要在财务活动开展之前进行，因为财务活动具有复杂多变的特点，很难做到完美无瑕，因此就需要及时的对市场信息进行掌握，了解市场中经营观念的变化，通过对实际费用情况的掌握来对计划做出合理的调整。

注重管理费用报销过程，将跟踪控制代替事后评价。简而言之，就是要加强费用报销过程中的每一项环节。如果对已经发生了的业务进行评价，未免显得有些为时已晚。在费用所需之前，要对费用的可靠性、合理性进行一定的监督。首先，对于费用的计划应该制定出相关专业的规章制度，对于职工的使用目的和使用类别进行相应的规划。对于企业的日常费用，员工要定期进行规划，对于重要科室要精确到每周、每月。对于有时所产生的偶然或不定期的费用，比如出差费、招待费、服务费等要根据其使用效率和费用大小，根据不同的等级制定出不同的有关费用标准，再交给有关管理部门进行汇总，并根据汇总内容制定出更进一步的计划。其次，在制定计划时要尽量使计划全面、详细，在实行的过程中也要根据实际效果对计划进行完善和改正，使制定的计划更具可行性。另外对分管领导、考核管理部门和实行部门主管进行层层审核也显得格外重要。对于每月对每个部门的执行情况进行考察，应当把他们所执行的情况和个人工作的绩效进行关联，并且将其计划、工作完成情况和结果进行不断地公示，使各部门的工作被全体员工所监督，并且根据员工的意见来进行合适的反馈和改正。

（三）加强财务报销审核工作

企业财务报销业务必须先要加强对需要报销的相关单据凭证进行审核。在进行准备正式凭证报销、准备开具正式业务报销的单据报销之前，要有相关的工作人员对报销原始的发票数据和与其有关的凭证进行严格合理的审核，只有通过初步审核并把关合格后的票据才能进入下一步的费用报销程序，这样才能保证所有费用支出都符合公司的规范流程，使得公司的各项费用支出合规合法。

（四）采用现代互联网技术对企业报销业务工作进行自动化管理

在互联网上解决某些报销工作的过程中存在着许多的问题，想要获得最终的审批，可以通过网络来填写费用数据。企业可以规定一系列有关的权限设置，这样普通的员工便没有办法随意通过网络来随意改变报销凭证[7]。这其实也就是等于在很大的一定的程度上有效地提高完善了企业报销审核流程以及其在进行审批操作的整个过程中产生出的各项相关报销数据真实性。互联网技术的全面推广及运用，也是针对整个现代企业管理系统进行的最后一次互联网大数据技术改革，对于我们整个现代化企业管理在未来社会的高速发展当中无疑都有着是一个非常的巨大的帮助，若一个企业在审批各种单据时所有费用以及报销情况在网上数据的传输处理过程中，无论中途出现了何种情况的操作错误，都能够在线进行操作，随时都可以在线调阅，随时在线进行检查，减少了关于人力、物力和时间的浪费，大大提高和改善了我们企业工作及办公活动的空间综合效率[8]。

三、结语

企业费用合理报销及其监管机制问题是目前企业财务发展当中面临遇到的几个重要现实问题，我们今后在做好相关业务工作之中也一定要真正做到应该先去明确财务问题出现的主要内在原因，然后再着手制定一个具体的解决方案策略，同时对企业内部日常管理环节中产生的各种不正当不合理报销行为进行合理有效的解决，对于日常费用的报销管理相关工作而言，一定要真正以确保企业利益最大化为主，这也是提升该阶段工作质量至关重要的评价标准[9]。