信息化建设助力科研工作精细化管理的路径研究

潘玲玲，陈 飞，蔡博瑜，薛万江，肖明兵

(南通大学附属医院 科技处，江苏 南通 226001)

0 引言

2021年6月，国新办举行国务院政策例行吹风会，介绍推动公立医院高质量发展的意见有关情况，要求公立医院的运行模式需从粗放管理转向精细化管理，资源配置从注重物质要素转向更加注重人才技术要素，为更好提供优质高效医疗卫生服务、防范化解重大疫情和突发公共卫生风险、建设健康中国提供有力支撑[1]。所谓精细化管理，其本质意义是对战略目标分解、细化、落实的过程，是让战略规划能有效贯彻到每个环节并发挥作用的过程，同时也是提升整体执行能力的一个重要途径[2]。早在2019年3月，国家卫生健康委员会医政医管局局长焦雅辉就曾要求“努力将信息化和智慧医院建设打造成为医疗服务高质量发展的重要引擎”。他强调了信息化可以使流程更便捷、服务更高效、管理更精细。因此，精细化管理是高效运转的关键，而其实现的重要工具便是信息化。本研究以某三级甲等综合型医院为例，从科研管理信息化建设视角，总结在医院科研管理综合服务管理平台建设中遇到的问题，分析问题产生的原因，探讨如何有效利用信息化手段提升医院科研精细化管理效率，为兄弟医院及科研院所科研管理信息化建设路径提供参考。

1 医院科研管理信息化建设的现状及存在问题

医院的科研管理依靠科研管理系统早已不是新鲜事物[3]，尤其是2018年国务院印发了《关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》，明确指出要求科研机构优化管理与服务，加强事中事后监管，放出活力与效率，强化服务意识，推行一站式服务[4]。之后各家医院更是加强了科研管理信息化建设，以期达到高效、规范、精细的科研管理模式。但是，由于很多医院是直接从软件公司购入的系统平台，设计者非专业的科研管理人员，理想与现实存在差距，上线运行效果欠佳[5]。

2 存在的问题及原因分析

南通大学附属医院于2017年也直接引进了第一代科技信息管理平台，因模块设计不全面、流程设计不完整等原因，上线运行后推进困难、用户配合度欠佳，导致系统处于搁置停用状态。问题存在的主要原因有以下3个方面：其一，功能设计不全面，仅包含人员基本信息、科研项目、科研成果登记备案功能，没有课题经费审核报销的功能，相关材料无须使用时，临床一线人员无及时主动填报意识。其二，模块内容设计不合理，例如成果登记以人为单位，如同一篇论文需掌握全部作者信息的话，则需要所有的作者均填报才能收集全面。其三，审批管理权限设计欠灵活，权限专业的内容管理者没有代替修改的权限，造成过多无意义的驳回项，整体运行效率低。

3 科研精细化管理信息平台建设的路径

3.1 用户导向，内外兼顾

平台设计的过程中首先要做到的就是换位思考，要想方设法取得各类使用者的配合。(1)对于普通用户，个人基本信息、硕博导资格信息、系统上线前已经立项科研项目信息及科研经费等，可以由科技处、人力资源处、学科建设办公室以及财务处的管理人员配合整理相关数据，核对无误后直接导入系统即可，减轻个人填写的负担。(2)对于科研管理人员，专业的内容如期刊影响因子、中科院分区、报销金额等，若是填写错误或者计算错误，管理人员有纠正修改的权限，无须驳回给个人重新填写，免除个人再次提交后管理人员需再一次通篇审核的麻烦。(3)对于协作部门或者院外审核专家用户，其功能设计需要尊重相应用户的习惯和意见，以取得合作管理者的理解与支持。

3.2 功能模块齐全，满足不同人员需求

模块设计全面，不仅仅包含科研项目、成果备案登记，而且涵盖科研管理工作的全部内容，打造综合性服务管理平台。南通大学附属医院第二代科研管理平台包含科研项目申报设置、评审、立项、中期考核、结题以及项目经费报销、查询统计功能；包含论文、共识指南、学术交流、学会任职、知识产权、科技奖等成果申请、登记、报销、查询及统计功能；包含人员基本信息、制度文件、各类用章申请、通知公告、硕博导师及研究生等管理。平台囊括了科技处及学科建设日常工作的全部内容，无论是一线员工还是管理者，想要办理任何科研相关的事务或者处理科研相关的某件工作，均可以通过平台完成，以强化每位员工科研工作信息化精细化管理的意识。

平台在科研项目以及科研成果管理模块增加了科研诚信承诺签署和原始资料上传存储的功能，对于报销发票也进行了发票号码的自动查重，细节处理到位，预防违规事件发生；在研究生管理模块加强了防疫抗疫管理制度的落实，学生请假外出、返岗均需导师在平台提交申请，按照相关要求上传双码及核酸检测结果，充分体现导师、院级、校级三级管理模式。

3.3 流程设计合理，实现规范又高效便捷的管理模式

审核流程设计时，注重将规章制度贯彻其中，必不可少的步骤绝不因贪图便捷而抹掉。将原来线下管理的审批流程改为系统自动发送给审批人，并进行线上电子签名，直至审批结束，系统自动发送处置结果给申请人。这样的自动化流程管理模式，能使申请人充分体会到信息化管理的优越性，最多跑一次甚至零跑腿的处理方式能充分调动员工的积极性，提高平台的访问量。

除此以外，对于管理用户之间的流程设计也体现了规范高效的原则，平台根据不同标准，自动分派给相应的审批人。例如科研经费的报销审批权限设置：科研经费支出金额在3万元以下的由项目负责人、科技处负责人审批；3万(含)～10万元由项目负责人、科技处负责人及分管院领导审批；10万元(含)～50万元由项目负责人、科技处负责人、分管院领导及总会计师审批；50万(含)～100万元由项目负责人、科技处负责人、分管院领导、总会计师及院长审批签字；100万元(含)以上费用由项目负责人、科技处负责人、分管院领导、总会计师、院长审批后，再报院长办公会或党委会审议后报销。

3.4 构建联络员群，听取各类用户意见，持续改进

科研相关工作通知、管理制度公告、平台使用方法的变动除了在OA平台、院周会、科主任工作微信群以及科研管理平台公布，还在科研管理平台联络员工作群发送相关通知，是继院部通知、科主任通知以外的第三重保障，是信息化建设和制度落实的关键之一。

根据联络员以及平台各级管理员的运行反馈，不断优化、持续改进各项设计。例如平台利用用户提供的邮箱，将重置密码的激活码和重置方法发送给忘记密码的用户，这样既可以减轻用户和平台维护管理员的负担，又可以规避平台维护管理员直接替他人重置、知道他人密码的风险。另外，利用邮箱发送审批件处置结果及下一步需配合处理的内容给申请人，能有效减少平台内的待处理滞留件，提高整体运行效率。对于管理用户功能改进时，听取财务处意见对国自然经费管理时加入了对于间接经费的启用时间限制；听取临床科室建议项目申报时，根据各类限项课题的特点，对于科室负责人审批数限制方式做了3种可选方式，包含无限制、固定限制和高级限制，高级限制时可根据是不是重点专科、重点学科和科室人员总数的不同而设置不同比例的限项数，以提高项目申报的公平性和精准性。

4 精细化科研管理信息平台建设路径实证效果

我院第二代科研管理综合服务平台在设计、上线运行及逐步推进的过程中特别注重高效服务、精细管理的理念，成功取得各类用户的青睐，使用体验反馈时满意度颇高，并且经过持续不断的改进，运行效果较为理想，大幅提升了科研管理的工作效率。经统计，2021年全年平台登录约40 000人次，发起审批件8 000余件，各类用章申请、成果登记约5 300件，经费报销2 700余件，审批件单次平均耗时明显减少[5]。该平台设计已取得软件著作权，并且获得2021年度艾力彼全国首届智慧医院案例大赛三等奖。

5 结语

随着我国科学技术水平的提高，计算机技术和管理理论进行了深入融合。在国家的大力扶持下，医院的科研管理水平得到了空前的提高[6]。21世纪以来我国各大高校、科研院所、企业陆续启用科研信息管理系统。

南通大学附属医院科研管理信息化建设以全流程、规范化、精细化管理为设计理念，以信息采集、信息审核、信息存储与信息统计为系统架构，通过科研管理人员与信息软件技术人员的合作，经过前期调研、了解需求、需求分析、系统结构建立、设计、编码、测试、试运行、正式运行、持续改进并推广使用等阶段，取得了较为满意的管理效果。但是仍存在一些不足，比如：在项目申报时，同一类别的项目送外部专家评审时，平台没有一键送审的功能，管理人员只好一件件点击送审；缺乏信息分析的功能，不能直观地给予管理者指导意见；尚未制作手机App版本，手机操作时不够方便等。

未来管理信息系统的发展趋势表现在网络化趋势、 智能化趋势、 价值化趋势、人本化趋势、 集成化趋势等方面[7]。南通大学附属医院科研管理的信息化建设也将以此为目标，继续优化平台功能，增加一键送审、数据指标分析以及手机App版本等功能，为进一步符合管理信息化建设的未来趋势而不断改进。

6 结语

本文对于医院的科研精细化管理平台建设路径进行探讨研究，总结了以用户为导向、整体推进、持续改进的平台研发和设计理念，从而进一步提高了用户积极性与配合度，提升了科研管理工作效率，深刻反映出精准合理的信息化建设是有效提升科研工作精细化管理效率的重要媒介途径。后疫情时代，病毒变异株传染性较强，各省市疫情防控形势严峻[8]，猝不及防就会立即转为管控隔离或者居家办公状态。利用精细化管理平台完成相关科研工作，既能有效减少人员聚集接触，又能提高管理工作效率[9]，为各高校、医院及科研院所的科技战略目标保驾护航。