医药流通企业财务管理信息化的建设

文/陈红超（中国医药健康产业股份有限责任公司）

财务管理作为医药流通企业核心管理内容之一，对企业能否保持稳定运营有着决定性作用。随着行业发展水平不断提升，企业之间的竞争也愈发激烈。财务管理信息化体系的构建，对医药流通企业而言，是提升内部管理质量、强化工作效率、保障会计信息真实性、强化行业竞争实力的必然选择。医药流通企业应当引进现代化管理思维，正确处理财务关系，充分发挥各业务板块协同效应，提升内部资源配置水平，于当前市场经济形势下，保持健康稳定运营。

一、医药流通企业强化财务管理信息化建设的必要性

（一）促进各业务板块协同效应的全面发挥

传统管理模式下，医药流通企业为满足下游客户需求，业务线分板块独立运营，缺乏应有的协同性，与此同时，同一家客户受产品细分化影响，需企业多个业务服务团队支撑工作开展。在此背景下，各个业务体系存在数据共享不足、数据孤岛状况严重等问题，使得企业管理高度分权，数据离散化问题严重，在一定程度上阻碍了企业资源配置水平提升，资产利用率下降。为契合医药行业发展需求，逐步推进优化区域布局、安全便利的现代化药品流通运营体系形成，强化财务管理信息化建设，依托信息化管理平台，实现各业务平台数据共享，充分发挥各业务板块协同效应。

（二）加强内部风险控制

医药流通行业作为关乎民生大计的基础性行业，拥有较为规范成熟的监督管理体系。同时，“两票制”等政策的实施对医药流通企业影响较大，加强内部风险控制、积极适应政策环境已经成了医药流通企业经营管理进程中必须关注的问题。通过财务信息化可以联通企业内外，及时获取外部讯息，包括行业政策信息、供应链上下游信息等，并帮助企业实现各项业务流程的实时监督管控，为风险防控工作的开展奠定良好的基础，进一步强化医药企业风险控制能力。

（三）实现资源全面整合与充分利用

医药流通企业传统财务核算模式下存在整体供应链与财务核算脱节的问题，滞后程度较高。随着企业的不断发展，传统记账式财务核算已然难以满足企业业财一体化发展需求，财务职能的转型升级，促使其亟须实现技术的更新优化。因此，医药流通企业亟须推进财务管理信息化建设，依托于信息化系统，推动财务职能转变，借助先进的信息化技术改变财务记账模式，推动其向全供应链、全供应链向全价值链转型，助力医药流通企业实现财务转型升级，强化资源整合水平，提升利用率，助力企业健康发展。

二、信息化在医药流通企业财务管理中的具体应用

（一）数据管理

数据管理主要用于对医药流通企业核心业务实体进行描述，主要包含员工、资产、银行账户、客户、供应商、库存以及公共的分类体系、编码体系等公共属性与基本档案，是医药流通企业已存在且涉及价值链核算业务流程的各IT系统基础数据。

（二）供应商管理

为保障药品采购的质量以及安全性，基于GSP规范要求，医药流通企业需构建完善的供应商审计流程，并实现供应商管理档案的建立健全，包含评估情况、资质证明、质量管理体系情况等，同时还应当定期开展供应商审计评估活动。

1.供应商资质审批

医药流通企业可基于政策规定及自身管理需求，对供应商需提供的证照类型进行灵活维护，并落实严格的供应商证照效期管理，合理控制供应商供货范围。在信息化系统内部实现预警功能模块的优化，提供供应商证照到期预警功能，自动提供相关用户，及时通知供应商更新证照，或采取其他合理措施处理到期问题。

2.供应商评估

借助供应商管理，能够充分明确供应商存货价格、交货情况以及交货质量等，同时还能开展综合分析工作，准确判断供应商对企业的重要性，优先安排采购付款，帮助企业选择价格低廉、质量优异、供货及时的供应商进行合作。

（三）销售渠道管理

基于医药流通企业销售策略，建立符合企业运营需要的营销渠道体系，帮助企业实现对于各级销售渠道直至三大终端的库存、购进以及销售流向实现全面管控，并对各级渠道与终端的销售情况及变化趋势进行动态管控，实现营销活动执行效果的监督，为企业评估及产品策略调整提供支撑依据。

1.价格管理

药品价格较为复杂，同一种商品可能受客户形态、渠道、地区等多种因素影响，导致定价方式不同，需针对不同客户定价策略产生相应的价格。可针对同一产品、不同客户、不同区域等设置不同的价格，更为灵活地应对当前市场需求，实现产品市场竞争力的有效提升，保障销售业务顺利进行。

2.信用管理

销售信用系统，通过维护客户收款、信用额度、账期等相关数据，在关键业务流程中落实信用额度及账期检查工作，实现事前有效规避信用风险。医药流通企业可基于自身管理需求，设置信用控制对象、控制维度、控制层次等，实现企业经营风险的合理降低[1]。

3.流向管理

通过渠道流程充分反映二级经销商、药店等收发存变动状况。可按纯销价格、参考成本等对库存价值进行准确反映。清晰记录流向路径，实现业务追溯，提供渠道现存量及可用量查询统计。

（四）仓储配送管理

现阶段医药流通企业存在较为明显的营销能力高于物流能力的状况，为改变物流问题阻碍企业发展的状况，需充分借鉴发达国家较为成熟、先进的仓储管理经验，借助现代化物流设备以及技术、信息化管理体系等，打造现代化物流中心，在医药流通企业运营过程中构建高效的物流运作体系，实现订单处理速度及物流周转效率的全面提升，尽可能降低损耗及物流成本，避免差错，进一步强化企业市场竞争力。

（五）电子商务

随着ERP系统的不断成熟深化，B2B电子商务作为新型商务运营模式，逐渐成为企业信息化的必然选择，越来越多的医药企业在信息化时代背景下，以核心企业为主体，实现上游供应商、下游经销商的整合，实现网上交易、电子支付等各类商务活动。

现代化电子商务模式，将关注重点放在企业供应链管理方面的竞争，通过搭建B2B分销等统一电子商务平台，与企业ERP系统实现整合，帮助企业更好地整理各类销售渠道，更好地适应市场变化，满足需求，降低采购成本。以电子销售为例，电子销售系统作为高效规范的B2B在线交易平台，能够实现经销商分销网络的全面管理，整合企业总部、分销机构、物流运输等相关资源，打造自动化分销及服务管理体系，实现医药产业链的整体协调。下游经销商、客户可实现在线自助数据查询、在线订单交易、配送查询等功能，切实提升客户服务水平，有效降低运营成本。

三、医药流通企业财务管理信息化体系建设与落地

（一）制定科学的信息化方案

医药企业应当基于财务核算体系重构目标，推动业务及财务流程优化改进，助力企业信息化建设水平全面提升，进一步强化财务作为风险控制关键部门的职责能力，在企业内部搭建科学有效的信息化系统。基于内部控制视角，保障岗位设置合理，促进财务信息化系统控制、管理、协同、监督等优势充分发挥，实现企业风险控制能力强化，为后续绩效管理、决策制定工作开展提供强有力的支撑[2]。

（二）具体实施过程

基于医药流通企业现有业务，实现医药板块商品事业线内控关键节点技术控制分析工作的充分落实，对医药流通企业运营管理需求进行明确，对现有财务信息化系统控制节点设计状况开展全方位分析，保障其满足后期财务核算软件控制需求。针对缺乏控制节点设计的系统，可基于企业实际工作开展需求，在后期与第三方机构进行合作，通过二次开发实现节点控制，助力信息化系统价值全面发挥[3]。

与医药行业中具备高质量、高信誉度的信息化系统服务商，维持长期良好的沟通合作机制，对产品功能进行全面了解，提供满足企业经营需求的业财一体化解决方案，明确该路径实施过程中的最大制约因素。对医药流通企业的运营发展而言，医药耗材、器械供应市场等，均存在一定的限制性。通过调研分析工作的充分落实，可以明确部分区域性市场政府监管均为指定供应渠道管理集成系统。在此背景之下，医药流通企业应当充分考量行业软件供应链系统与财务核算决策支持系统的联通与集成，重点关注数据转换过程中可能存在的风险以及风险的可控性。

对医药流通企业运营现状进行全面分析，综合考量信息化系统服务商所提供的产品类型与企业业务形态的匹配程度。明确各产品类型在运营过程中的侧重点，基于企业业务及内部管理需求，充分考量战略转型调整下企业未来发展趋势，并结合企业成本投入因素，选择合适的信息化产品。

（三）做好前期准备工作

医药流通企业整体ERP信息化系统上线前，需基于财务核算及供应链对接要求，对基础数据的真实性与完整性进行全面确认，保障ERP系统上线投入使用后数据信息的真实性与准确性，为医药流通企业决策制定提供良好数据支撑[4]。保障部门协同性以及内部与控制设计的有效性，企业内部信息化系统的建立，需基于科学有效的内部控制体系之上，首先应当实现部门职能权限的准确划分，结合信息化系统运营需求匹配相应的岗位职能。对现行人力资源管理体系进行优化改进，确保关键岗位员工职能划分的合理性。在企业内部针对财务管理信息化建设加大宣传力度，帮助员工明确其积极作用。

（四）持续推进信息化系统

（1）为保障信息化系统方案选择的科学性与合理性，充分落实前期调研分析工作，组织相关部门成立包含财务人员、商务人员、仓库人员在内的临时项目组，由医药流通企业总经理兼任项目组组长，在对数据进行全面梳理的同时，全面评估现有流程执行的合理性、岗位设置的科学性等内容，对于差异项落实持续跟踪，在信息化系统建设工作推进后，也需持续推进监督工作，保障各项数据的准确性。

（2）在财务信息化系统构建前，基于医药流通企业运营现状，与实施团体开展研究讨论，针对信息化系统内部控制组织架构进行重新设计，确保其满足企业各项工作开展需求。

（3）合理分析员工岗位职责，与企业人力资源部门进行协同合作，实现医药流通企业内部资源的调整优化，为财务信息化建设工作推进提供良好的支撑。

（4）落实前期宣传培训活动，在企业内部借助各个平台，宣传财务信息化建设的积极作用，实现企业全员在财务信息化建设的必要性、紧迫性、有效性方面达成共识。在实践过程中，各部门应当积极开展专业化实操培训以及考核工作，以便更好地应对各供应链模块上线后的工作。财务管理信息化系统投入使用后，还需充分落实信息化系统实际验收工作，确保信息化系统建设能够按照预期目标投入使用，发挥应有价值，助力医药流通企业实现健康稳定发展[5]。

（五）加强人才培养

医药流通企业财务管理信息化建设工作的全面推进，需高素质专业人才积极参与，才能保障系统建设工作的顺利进行。企业不仅应当树立正确的财务管理信息化认知，还应当强化自身复合型人才储备，强化员工综合素质，保障各项工作的有序落实。

首先，优化企业现行人才引进机制，明确招聘标准，大力引进高素质人才，实现当前工作队伍综合素质优化。

其次，针对财务人员工作落实过程中存在的不足之处，定期开展具有针对性的教育培训活动，合理设置培训内容，不仅应当涉及财务专业知识技能，还应当涉及税法、计算机应用等内容，切实提升员工专业技能。

最后，重视财务人员培训及考核工作的落实，在企业内部实行老带新机制，帮助员工更快适应当前工作模式，提升团队整体工作水平。此外，还应当实现企业内部奖惩机制的完善优化，充分落实绩效考核工作，确保考核指标设置的科学性，保障考核结果的公平公正，合理利用考核结果，与员工薪酬福利体系及职位晋升相关联，一方面促进员工工作积极性的有效提升，另一方面强化员工财务管理信息化建设认知，确保员工思维意识及综合素养满足现代化医药流通企业财务信息化建设要求[6]。

（六）与专业机构合作进行软件开发与引进

医药流通企业全员应当实现思维观念的转变，明确财务管理信息化建设的积极作用，培育专业人才，积极开发引进财务软件。在实际的工作推进过程中，首先对医药流通企业现行管理模式及业务流程进行全面梳理，明确工作落实需求，有针对性地引进财务软件，实现财务管理人员工作效率的全面提升。为各职能部门交流沟通提供良好平台，进一步强化部门融合度，改变传统模式下各职能部门各自为政的工作状态。其次，正确认知信息化系统应用可能导致的信息泄露风险。为实现各部门数据传输效率及质量的强化，难以避免信息数据风险的存在，针对此问题，企业应当树立高度认知，推动财务管理人员与专业IT机构共同协作，针对企业工作落实需求，开发改进软件技术。实现业务系统与财务系统的有机融合，加快企业财务管理转型，实现数据资源共建共享，为企业决策制定、未来发展形势预测等提供良好的支撑。

四、结语

随着信息技术的发展，医药流通企业迎来了全新的发展机遇，电子商务、网络经济的全面普及，使得医药流通企业生存环境产生极大的改变。在此背景之下，医药流通企业为更好地适应市场经济形势变化，需积极推进财务管理信息化建设，引进现代化管理思维，强化全员认知，基于企业运营管理现状，搭建具备企业经营特点的财务管理信息化系统。在实际的应用过程中，提升员工综合素质，完善各项管理机制，保障工作流程的规范性，充分发挥信息化系统优势，助力医药流通企业实现管理质量强化，维护稳定运营。