智慧城市背景下的智慧档案馆信息服务研究

武晓艳

郑州澍青医学高等专科学校，河南 郑州 450064

与发达国家档案信息化建设相比较，国内档案信息化建设起步较晚，智能化水平偏低，例如档案馆信息服务依旧采用传统服务模式，无法为档案用户提供个性化、多元化的服务。在近些年科学技术高速发展的带动下智慧城市建设步伐加快，进而推动了智慧档案馆建设。这一过程中档案信息服务实现了全方位转变，呈现出电子化、智能化、高效化的特点，能够深度处理档案信息，实现档案信息增值；能够根据不同层次档案用户需求，提供个性化服务。

一、智慧城市及智慧档案馆的概述

（一）智慧城市

智慧城市是一种基于新一代信息技术与创新环境下的城市形态，能够在信息技术的支撑下取得良好效益，体现社会对未来城市知识化、信息化的愿景。它是以信息技术为依托构建，即以物联网、大数据、云计算等多种信息技术为支撑，根据城市现状及发展需求，综合性地规划城市发展路径，借助信息资源来创新发展城市，提高城市整体竞争力，进而带动城市经济发展、推动社会进步。

总体来讲，智慧城市具有以下特点，即：

其一，城市相关数据的掌握。因智慧城市建设是以信息资源为基础，通过配套设施的应用，例如智能传感设备、互联网等，可实现对城市方方面面的实时感测，收集城市相关的信息数据，并对信息数据进行整合处理，从而掌握城市运作实际情况，为城市建设规划提供参考依据。

其二，网络信息深度融合。因为物联网的设置，可充分运用物联网的优势，对城市运行的关键信息予以感知和采集，之后将信息传输到信息平台，深度挖掘信息，之后将所获得的重要信息通过网络传输到智慧城市应用层面，为城市良好运行及建设提供参考依据。

其三，促进智慧城市信息服务协同创新。伴随着信息时代的到来，大量信息数据的传播，在一定程度上增加了信息处理难度，影响关键信息的应用。智慧城市建设，能够大大提高信息服务水平，即政府部门、企业事业单位甚至个人都能够有效地利用信息服务平台来智能化处理海量信息，从中提取有价值的信息，让人们的生活更加便捷、让业务处理更加有效、让政府服务更加到位。

（二）智慧档案馆及其信息服务

目前，对于智慧档案馆的概述并没有统一的说法，不同学者从不同角度进行研究，提出的定义也就略有不同。但智慧档案馆的内涵是非常明确的，即利用云计算、大数据等信息技术实现与智慧城市公共信息服务平台的网络对接，自动化搜集相关单位的答案信息，将其存储在云平台、信息服务平台，以此来满足档案信息应用需求，同时借助智能化设备对档案馆、档案及档案人员进行实时监测，以保证档案信息安全。

从宏观角度来讲，智慧档案馆信息服务则是以信息技术为支撑，实现信息资源共享，为城市发展提供必要的档案服务，促进智慧城市建设与发展。从微观角度来讲，智慧档案馆信息服务则是借助智慧城市建设的优势，加强对档案资源的精细化管控，以便提高档案管理的公共服务，使之能够满足不同机构、不同人员的应用需求。正因如此，将智慧档案馆信息服务定位为智慧城市建设的重要组成部分，按照国家相关政策要求，基于智慧城市建设的战略规划，合理地利用物联网、大数据、云计算等信息技术来构建集成式的信息服务系统，实现档案信息的收集、存储、共享及安全管控［1］。

二、智慧城市对智慧档案馆信息服务的影响

时代不断发展、社会不断进步，越来越多的先进技术被推出和应用，带动了我国各个城市朝着智慧城市方向迈进。而智慧城市建设之中，信息收集、存储及利用呈现出多元化的特点，相应的传统形式的档案信息呈现已经不能跟上城市建设的步伐，需要进行信息化处理，实现智慧档案馆信息服务。

（一）海量数据传播

进入21世纪后科技研究步伐从未停止，越来越多的先进技术被推出，例如互联网、物联网、云计算、大数据等等，时代前进步伐加快，社会发展节奏加快。时至今日，我国已经进入了大数据时代，而这个时代的典型特征就是数据体量大、数据类型繁多、生产速度快等等。受此影响各行各业生产运作产生了大量的电子信息，具有保存价值的数据信息也增多。此种情况下档案馆按照以往的信息服务方式来进行信息收集、整理、处理及归档难以跟上数据更新及保存需求，这就会因归档不及时而造成重要信息数据丢失。这侧面说明了大数据时代的到来，海量数据传播给档案信息服务带来了新的挑战和困难，需要将目光落在智慧城市建设上，借助智慧城市建设的优势，积极改变档案馆信息服务，使之能够跟上时代发展步伐、城市发展步伐，创新创造，呈现出信息化、智能化的特点。

（二）信息处理难度加大

在我国各个城市高度重视并且积极推进智慧城市建设的当下，先进技术的研究与发展的不断加快，例如物联网、大数据、云计算、通信技术等技术的应用价值不断提高，在智慧城市建设中充分发挥了作用，即实时监测城市基础设施，有效管控城市运行，同时收集城市相关信息，为城市规划建设提供参考依据。收集的城市相关信息涵盖了政府部门、企事业单位、个人相关的重要信息，具有一定的保留价值，这就意味着大量档案信息存在，且因为领域不同、系统不同，所以档案信息交叉呈现出来，那么档案馆信息服务实施的过程中需要分类梳理信息、整合信息、存储信息、共享信息，这在一定程度上加大了信息处理难度，创新调整档案信息服务就显得尤为必要［2］。

（三）信息服务需要全面转型

对当前我国智慧城市建设实际情况予以了解，其建设的驱动力主要来源于两方面，一方面是以物联网、大数据、云计算等为代表的信息技术的应用；另一方面是智慧社会背景下开放性城市生态的打造。无论是从哪一方面来讲，智慧城市建设已然成为城市发展的必然趋势。此种情况下，作为智慧城市的一部分，档案馆信息服务应跟随智慧城市发展步伐，全面转型，重新定位信息服务，明确信息服务的目的，积极引用物联网、大数据、云计算等先进技术重新打造档案馆，创新调整信息服务，使之具有信息化、电子化、社会化的特点。

三、智慧城市背景下智慧档案馆信息服务的实施

（一）智慧档案馆信息服务的基本要素

1.服务主体——档案馆

档案信息服务的主体为档案馆和档案馆内的工作人员。档案馆利用自身的馆藏资源，根据用户需求，规划设计档案信息服务，以便满足用户的实际需求。在智慧城市发展的背景下，积极构建智慧档案馆，应重新定位档案馆的角色。档案馆不仅仅是档案信息的收集者、整理者，还是档案信息的开发者、增值者，应综合分析新时代背景下档案信息服务面临的挑战和困难，从促进智慧档案馆良好发展、提供优质档案信息服务的角度出发，梳理与时俱进的服务理念，重新定位档案信息服务，进而积极引用物联网、互联网、大数据、云计算等先进技术来创新档案信息服务模式，以便档案信息收集、整理、处理更加智能化、科学化地展开，深度开发档案信息，提高档案信息的应用价值。

2.服务客体——档案用户

档案用户即为档案信息服务的主要对象，需要根据他们的诉求从而调整、优化服务内容、服务方式、服务模式等，以便为他们提供优质的服务体验。以往档案馆信息服务所面对的服务客体相对集中、稳定，而伴随着智慧档案馆的建设，相对独立的档案馆转变为网络化的智慧档案馆，档案用户可打破时间和地域的限制，在网络环境下随时登录任何一个智慧档案馆，使用档案信息资源。这就意味着档案信息服务的客体发生了转变，即为任何可以利用智慧档案馆信息资源的用户，档案用户规模扩大，服务需求增加，相应的档案信息服务电子化、智能化、现代化发展就显得尤为必要，可为用户提供优质的服务［3］。

3.服务内容——档案信息资源

档案信息资源是档案信息服务的基础，是信息服务的核心要素。只有保证档案信息资源丰富，才能够为用户提供优质的档案信息服务，满足他们不同方面的档案信息应用需求。在智慧城市发展的背景下构建智慧档案馆，每个档案馆即可成为档案馆群的一个节点，可与其他档案馆建立合作关系，通过网络互联、资源互借，实现档案信息资源共享，如此即可创造大量的档案信息资源。

4.服务策略——信息技术

档案信息服务之中所执行的相关政策、具体办法、先进技术等即为服务策略。在我国政府大力提倡和支持档案信息化建设的今天，智慧档案馆信息服务应当准确把握政策要求，紧跟智慧城市发展步伐，根据智慧档案馆建设需要、档案用户需求，合理规划档案信息服务优化措施，积极利用信息技术来创新档案信息服务，提供个性化服务。

（二）智慧档案馆信息服务的优化路径

1.科学规划智慧档案馆顶层设计

作为智慧城市的重要组成部分，智慧档案馆规划与构建应以智慧城市建设为基础，所以政府部门应在其中发挥主导作用，协同社会力量，制定可行的智慧档案馆建设方案。具体来讲，政府部门应当作为智慧档案馆建设的主体，详细了解智慧城市建设与发展的实际情况，例如基础设施构建情况、公共服务水平等等，统筹规划、合理布局，正确定位智慧档案馆，明确其应具备的功能。在此基础上制定可行、规范的管理机制，以便约束后续智慧档案馆建设行为。按照智慧档案馆建设方案，在具体实践的过程中首先要设置好网络对接，即与智慧城市的物联网、互联网进行有效衔接，同时设置好外围基础设施，支持网络传输。其次是利用先进技术及配套设施来改造档案馆内部，建成智能化阅览室、馆藏室等。

2.构建健全的智慧档案馆信息服务标准体系

为了能够提供个性化的档案信息服务，还要面向智慧城市构建智慧档案馆信息服务体系，以便明确档案信息服务标准，健全配套的法律法规。例如智慧档案馆信息服务相关法律法规的制定应以颁布实施的档案相关法律法规为基础，结合智慧档案馆信息服务的特点来制定新的法律法规，涵盖服务主体、服务客体、服务内容、服务策略等方面的条规，以便有效约束和规范智慧档案馆信息服务。智慧档案馆信息服务标准设置，则从保证档案信息传输顺畅、高效的角度出发，制定可行的《智慧档案馆数据共享规范》，统一档案信息数据的格式、信息数据传输方式、权限修改条件、数据库访问次数、密码指令设置条件及标准等等［4］。

3.实现档案信息资源共享

智慧城市建设与发展，使得档案信息应用价值大大提高，但也给档案信息服务带来了新困难、新挑战，例如当前档案信息获取程度有限，未能及时收集政府部门、企事业单位的档案信息；未能实现档案信息资源共享，满足用户多样化的需求。在面向智慧城市优化智慧档案馆信息服务之际，应注重消除档案信息孤岛，实现档案信息资源共享。也就是以智慧城市为背景，积极构建智慧档案馆，使之能够与智慧城市有效衔接，在智慧城市运行中收集政府部门、企事业单位的档案信息，并对档案信息进行深入整合与分析，提炼具有保留价值的档案信息，将其存储在数据库之中。通过实施一体化档案信息管理，设置档案信息查看权限，如此政府部门、企事业单位工作人员只要符合权限要求，即可登录智慧档案馆，随时随地查看和应用档案信息，如此既可实现档案信息资源共享，又能够保障档案信息资源安全。

4.创新智慧档案馆信息服务模式

《“十四五”全国档案实业发展规划》要求，档案工作走向依法治理、走向开发、走向现代化。为了达成这一发展目标，智慧城市背景下优化智慧档案馆信息服务，还要注意创新服务模式。具体的做法是：1）基于服务主体实施增值性主动服务模式，也就是为了突出档案馆价值，档案信息收集应以“应归尽归、应收尽收”为目的，充分发挥智慧城市的优势，与政府部门、企事业单位构建合作关系，积极收集政府部门、企事业单位的档案信息，并根据信息的内在特征及价值来鉴定和筛选档案信息，之后对档案信息进行深度加工，使档案信息增值，为用户提供增值性主动服务，例如提供涵盖知识内容的档案信息资源。2）基于服务客体实施个性化智能服务模式。伴随着智慧档案馆用户增多，其服务需求增加，档案信息服务应始终坚持以人民为中心的服务理念，利用信息技术来拓展个性化智能服务，为不同层次档案用户提供针对性的服务内容。

四、结束语

新时代的到来，我国各城市越来越注重智慧城市的建设与发展，档案馆作为城市的重要组成部分，应跟随智慧城市发展步伐，有所创新，即打造智慧档案馆。从智慧档案馆的视角来审视和分析当前档案信息服务及其暴露的诸多问题，例如不能为档案用户提供个性化服务等。对此，应当面向智慧城市，积极创新优化智慧档案馆信息服务，例如构建健全的智慧档案馆信息服务标准体系、实现档案信息资源共享、创新智慧档案馆信息服务模式等。