基于5S 管理的农业图书馆管理工作举措

张 妤，安明哲，高玉江，张 岩

（吉林省农业科学院，吉林 长春 130033）

人类社会的发展是一个不断学习的、进步的过程，而书籍则是促使人类社会不断向前发展的重要阶梯。书籍中承载着丰富的知识，是人类活动必不可少的重要工具。作为人们学习、阅读重要场所的图书馆，承担着为社会进行知识服务的重任，如何发挥好自身的优势功能，并为广大读者提供一个良好的阅读环境，是图书馆管理者时刻思考的一个重要问题。图书馆的本质是服务，而影响读者体验的因素有很多，包括阅览环境、文献管理、馆员素养等，这些均可在5S 管理中找到原型。因此，在图书馆服务升级的当下，积极引入并推广使用5S 管理模式对于图书馆读者服务升级而言意义重大[1]。

1 5S 管理的科学内涵

作为一种维持品质、环境、安全和提高效率的指导性管理工作，5S 最早源于日本，并在经久的实践中印证了其可行性、科学性以及有效性，现已得到世界各国管理界的广泛认同，启示着现代管理理念与方法创新[2]。5S 管理具体包括整理、整顿、清扫、清洁和素养等项目。其中，整理即是指通过对工作场所内所有物品的科学分类，有效清除不必要的部分，从而改善现场作业环境，减少混放、错放等现象，以此来提高工作效率，并减少资本消耗；整顿作为整理的进一步深化，对所有人、事、物进行定量、定位，并基于科学的标准规范，将所有东西摆放整齐，从而节省寻找物品的时间；清扫是清除非必要的东西，保证整洁干净的工作环境，表现为无垃圾、无灰尘等，带给读者温馨的视觉感[3]；清洁依托标准化、规范化的制度约束，维护上述工作即取成果，始终保持最佳的运行状态，营造良好的工作环境；素养则着眼于人的能动作用，帮助员工养成良好的行为习惯，自觉遵守各项规章制度，认真履行岗位职责，支持管理发展[4-5]。对于图书馆管理而言，5S 管理的引入与应用，是提升其服务能效的重要手段，满足了行业发展的内在需求[6]。

2 完善举措

2.1 扎实基础

2.1.1 培育文化 基于5S 管理的图书馆管理，高度契合了其服务属性，应当作为一种文化甚至基因，倡导全员参与，从而最大限度释放其应有价值。在具体实施过程中，发挥领导示范作用，充分意识到5S 管理的重要价值作用，将之上升至战略规划层，有机地嵌入到图书馆文化中，结合自身特色定位，做好顶层设计，明确目标，完善机制，并成立专项推行委员会，保证各项工作的有效落实[7]。基于此，信息化时代围绕5S 管理变革的中心，加大宣传力度，采取线上线下一体化的践行模式，基于激励机制作用，提高员工参与热情，鼓励学习共同体建设，深入了解5S 管理的科学内涵，不断充实其知识涵养结构，对照自身岗位工作精益求精，共享有效工作经验，进而将之有机地灌入图书馆管理工作全生命周期，实现整个管理工作的优化精进[8]。

2.1.2 稳步推进 基于5S 管理的图书馆管理工作完善，应当是一项循序渐进地推进工程，坚持以问题为导向，提高针对性、科学性，不断扩大实施成果。在浓郁的内部文化渲染下，整个图书馆涌动着创新发展的激情，但其作为一个从无到有的过程，可能会面临诸多阻碍。对此，图书馆需按照管理工作发展的一般规律，制定详细的5S 管理标准，并建立相应的配套制度，指导员工行为，充分释放其主观能动性，增强凝聚力，共筑高品质服务[9]。同时，对阶段化工作进行反思和分析，总结经验、归纳问题，尤其关注细节工作的进展。通过综合评比，找准未来图书馆管理工作完善方向，打造良好的内部循环系统，在稳步推进中实现自身的战略目标追求，更好适应现代经济市场竞争挑战。如此这般，基于5S 理论指导，在发现问题中解决问题才是图书馆管理工作追求极致完善的科学之选[9]。

2.2 优化实践

2.2.1 整理 统观图书馆的业务构成，基本可以划分为文献建设和读者服务2个板块。图书馆日常工作实践中，既要重视办公区域整理，又需强调职能部门整理，包括采编部、读者服务部等。对于采编部而言，是保证图书馆各项业务进展的关键，工作职责含括图书文献的采集、验收、标引、编目等，并且承担着重新加工整理无序文献打造科学资源集合体的职务[10]。随着图书馆业务的开拓，采编部要充分做好基础保障工作，及时整理大量购进的新书刊，与工作用书分门别类归置，避免相互混淆，影响读者服务体验。同时，读者服务部作为图书馆直面读者的“窗口”[9]，负责馆藏资源的组织、保存、外借、阅览等，要经常性地对即有馆藏资源进行查验，整理书架，根据图书的新旧程度、借阅频率、使用价值等进行分类规制，及时修补破损书刊，增强读者服务便捷体验[6]。

2.2.2 整顿 某种意义上，整顿亦是再次清查的过程，按照相关管理规范将必要的物品进行定量、定位摆放，并做好标志[11]。具体而言，出于安全方面的需求考量，对图书馆所有存放的物品进行整顿，清除非必要部分，保证合理、通畅的逃生路线设计，并标志清除危险源、注意事项等信息，要求全体职工掌握基础消防知识，如使用灭火器、紧急引导疏散等，让读者置身于整洁、轻松的场馆环境中安心阅览书籍。同时，根据实际工作需求，梳理文献资源采编流程，按照不同的工作区域划分，包括书刊验收、标引、编目等，保证各项工作井然有序，有利于提高工作效率。另外，读者服务方面的管理工作，则需按照整顿要求标明馆藏文献的类目名称、起止分类号等信息，方便读者查阅。

2.2.3 清扫 图书馆要营造整洁、舒适、静谧的阅览环境，加强清扫工作是关键，有力维护各阶段的工作成果，提高读者服务体验。在此过程中，按照图书馆相应的规范要求，工作人员不定时查验各个办公区域、服务区域的环境卫生情况，尤其是针对出纳台、门窗、走廊等细节部位加强检查，做到无垃圾、无灰尘，有利于提高机械设备的运行稳定性，是保证安全、高效服务供给的重要手段[11]。随着图书馆业务量的增加，面向大量的读者服务，相关职能部门尤其是读者服务部要全力保障阅览区的清扫工作，努力营造舒适的工作环境，增强读者的既视感体验，这也是我国公共卫生事业发展的有机构成。对此，要形成制度，不断完善图书馆管理工作结构，扎实整顿基础，提升职工能动意识[12]。

2.2.4 清洁 清洁的价值在于维持图书馆运行的最佳状态，保证整理、整顿、清扫工作即取成果，是图书馆管理工作中不可或缺的一环[11]。清洁管理在图书馆管理工作的有效展开，要充分依托制度的强有力规制作用，规范化整理、整顿、清扫工作建设，细化考核标准，并将之与馆员的切身利益有机关联，强化其能动意识[13]。同时，根据建立完善的整理、整顿、清扫工作考核标准，定期组织评比活动，树立榜样典范，奖励优秀作为，并及时梳理总结其中出现或遇到的问题，责任到个人，净化内部工作风气，形成良性竞争文化，指引下一阶段的图书馆管理工作建设方向，让每位员工都能积极、有效地参与进来，从而有力提升读者服务品质。

2.2.5 素养 知识经济时代，人才作为各行各业参与激烈市场竞争的核心资本，亦是图书馆管理工作完善的重要载体，其综合素质素养水平表现直接影响了系列管理工作成效，同时又是图书馆管理的关键作用对象[14]。因此，基于5S 管理的图书馆管理工作完善必须依赖高素质从业人才支撑实现。对此，图书馆应当进一步加强内部控制建设，建立健全各项规章制度，明确各岗位职责及任务，配置完善的绩效考核体系，关注馆员的日常工作动态，并给予相应的奖惩激励，及时发现其中存在的不足，采取有效的管理举措[15]。在此基础上，定期或不定期组织内部培训活动，深入对5S 管理文化的解读，强化员工能动意识，并培育其创新思维，不断充实其知识涵养结构，共享有效工作经验，助力综合服务品质提升[12]。

3 结语

5S 管理完全适用于图书馆管理工作，对其完善有着积极的指导意义，应当引起足够重视。在具体工作践行中，要积极培育5S 管理文化，作为图书馆管理的重要基因，基于科学的顶层设计，稳步推进，不断完善整理、整顿、清扫、清洁以及素养等各项管理工作，从而提升读者服务品质，奠定自身可持续发展基础，实现社会价值和经济价值[16]。