论企业产品知识管理系统项目进度控制管理

刘刚

（洛阳电光设备研究所，河南 洛阳 471009）

1 项目背景

项目是在一定的时间、资源、环境等约束条件下，为了达到特定的目标所做的一次性任务或努力[1]。项目管理是指以项目及其资源为对象，运用系统的理论和方法对项目进行高效的计划、组织、实施和控制，并最终获得项目目标交付物的系统管理方法。也可以理解为，项目管理是通过项目经理和项目组织的努力，运用系统理论和方法对项目及其资源进行高效率的计划、组织、指导和控制[2]。

项目进度管理主要包括两部分内容：一是项目进度计划的编制，即合理安排项目时间，保证项目目标的完成，为项目进度控制、资源的配置、有关各方时间资源的协调配合提供依据；二是项目进度的控制，控制进度的目的是监控进度偏离并采取适当的行动[3]。

项目进度控制是指针对项目进度计划实施与计划变更而开展的控制管理工作，是工程项目建设中与质量控制、投资控制目标并列的三大目标控制之一。在限定时间内，按预定目标，保质保量完成项目任务，这才是进度控制管理的意义所在。项目经理必须明确项目的主要目标，编制可行的项目进度计划，识别项目进度影响因素，制定可行的保障措施，在实施中根据项目进展的实际情况不断进行分析、调整，使项目进度始终处于可控状态。

产品知识管理系统，是项目组所在企业计划实施的知识管理信息化项目，其原理如图1所示。系统采用Browser/Server（B/S）结构，应用平面图片、动态三维模型等虚拟展示形式，实现内部网用户在线检索和浏览各类产品虚拟影像，结合表格和电子辅助文档，实现企业各类交付产品相关知识积累和共享，该系统的实施是企业知识管理工程推进的重要一环。系统开发内容主要包括：系统设计、企业各系列产品数字化制作及展示、产品数字化标准及系统管理规范编制3 部分。主要实现功能如下：①实现产品虚拟影像化；②实现产品影像在线浏览；③实现产品信息合理分类；④实现产品信息数据检索；⑤实现用户访问点击统计分析。

图1 产品知识管理系统原理

信息系统项目管理的首要任务是制定一个构思好的项目进度计划，以确定项目的范围、进度、费用，并在给定的时间内完成项目的重要约束目标，能否按进度交付是衡量项目是否成功的重要标志[4]。产品知识管理系统项目任务来源于上级计划，有明确的任务完成节点和严格的时间硬约束。但是，在规定的质量、时间、成本、范围、组织和客户满意度要求之下进行项目进度管理，存在较大难度。本研究从项目经理的角度出发，在完成项目工作分解结构和项目进度计划编制的基础上，开展进度计划控制工作，主要包括：开展项目进度控制影响因素分析、制定进度实施的控制措施、纠正进度偏差、确保节点等工作。

2 项目进度控制影响因素分析

2.1 影响项目进度的主要因素

本项目为企业信息化示范项目，项目建设周期短，国内缺少相应的政策及技术标准，可借鉴的经验较少。因此，要对项目实施中的所有不利因素进行分析，及早采取预防措施，尽可能减少系统项目实际进度与计划进度的偏差，实现对项目进度的动态控制。

在项目开工前，项目经理组织行业专家利用“头脑风暴”方法，分析出了影响项目进度的主要因素，项目进度影响因果分析如图2所示。

图2 产品知识管理系统项目进度影响因果分析图

第一，计划方案。项目计划方案主要包括以下内容：明确项目交付物、工作包定义、工期估算、制定工作进度计划、开展资源有效性管理、成本预算、整合进度计划和预算、关键绩效指标定义、确定里程碑、明确成功关键因素等。本项目主要管理人员为各部门抽调人员，缺少信息化项目实施和管理经验，不能熟练地使用项目管理软件来辅助开展项目计划制定工作。在制定项目方案时，项目组成员对项目的需求分析不足，可能存在项目变更问题。

第二，组织。项目团队为各部门抽调临时组建而成，团队执行力较差，成员相互之间不熟悉，缺乏沟通，工作效率较低。

第三，技术。本项目在企业信息化系统中属于率先实施的子系统，无成熟规范流程可循。同时，基于IT 项目新技术层出不穷的特点，项目实施中可能存在盲目应用新技术的现象。

第四，人员。人员是在估计进度安排中经常使用的工作量单位之一。本项目由于有明确的考核节点，按照计划，存在多任务同步施工阶段，可能会因任务冲突造成人员不足。同时，部分人员初次接触本专业，缺少相关技能培训。

第五，软硬件设备。在设备采购、安装进度和软件选型上可能存在风险。

第六，费用。财务人员缺少IT 项目预算经验，预算可能不准确，可能出现超支现象。

针对专家组归纳出来的以上可能的进度影响因素，结合项目实际情况，要采取的措施如表1所示。

表1 实现计划工期要采取的措施

2.2 项目资源配置

2.2.1 人员配备

根据项目各工序工作量大小，制定合理的用工计划，在部分时段采取平行作业。对各单项工程每月人员需求进行动态分析和及时调整。

2.2.2 软硬件及设备配置

加强软硬件设备的超前计划，制定项目设备清单及采购计划，超前购置和准备及按时供应，并专人管理，确保项目顺利进行。

2.2.3 费用计划

根据项目进度安排，企业财务中心编制了详细的项目概算，并由专业咨询机构进行评估后发布实施。

3 进度实施控制措施

3.1 成立项目进度管理组织机构

项目实施控制的前提是建立有效的项目组织，在本项目中，为保证项目实现工期目标，成立了专门的项目经理部，选派1 名部门经理担任项目经理，全权负责综合组织管理工作，设置1 名技术总监负责项目技术管理工作。其中项目技术团队人员组成如图3所示。

图3 项目团队组成

3.2 进行可靠的系统需求分析

可靠的系统需求是产品知识管理系统项目实施的根本所在，在项目实施前期，项目组负责人要认真听取主要用户的意见并认真记录，并尽可能发掘用户的潜在需求，反复进行沟通，以最大限度地满足用户的需求，最终才能开发出有价值的项目，实现项目目标。在项目进入实施阶段后，应尽可能不再更改需求，并与用户保持良好沟通，确保项目按原计划进行。

3.3 编制可行的项目计划并分解下达

产品知识管理系统项目计划编制包括如下工作：估算项目产品规模、估算项目所需资源、制定项目时间计划表、识别并评估项目进度风险等。在项目计划中，最关键的一点是要标志出阶段性的里程碑。项目中的计划变更会对软件系统产品的质量和进度带来比较严重的负面影响。对项目计划实施造成影响的原因还包括：不重视项目计划编制、计划方案粗糙、可执行性差等。因此，为了成功进行项目进度管理，就要高度重视项目计划的编制工作，周密制定，认真分解，严格执行，确保项目成功实施。

3.4 采用成熟技术，规范操作流程

采取不成熟的新技术是导致IT 信息化项目不成功的主要因素之一，不成熟的新技术可能导致项目技术无法扩展、数据无法共享、项目失控等问题。本项目在项目计划中采用成熟的“造型师”影像制作技术和Microsoft SQL Server 数据平台，降低了项目的技术风险。同时，规范的流程是保证IT项目完成计划目标的另一个关键因素。在项目开发过程中，工作人员只有按照规范的操作流程开展工作，项目的成功才能得到最大限度的保证。本项目在实施中，对项目的每一个阶段均要列出详细工作任务流程，编制项目工作日志，并由项目管控人员监督执行，在项目阶段任务完成之后,项目组要评价该阶段的工作完成情况，并确认签字，还要对后续阶段工作时间、人员、资金等方面的需求作出估计。项目技术管理人员对每个阶段的工作成果审查合格后，方能开始下一阶段的工作。在本项目中，项目技术管理人员还对项目中影像分辨率、字段格式、数据类型、文档模板等均进行了严格的定义，确保操作规范。

3.5 加强团队管理，组织有效沟通

项目组织结构是项目实施的基础。项目沟通协调机制是解决问题的有效途径。IT 信息化项目团队管理工作相当复杂，对人的依赖性比其他行业更为突出。因此，加强项目组人员之间的有效沟通，是项目成功的一个非常关键的因素。在项目实施中，项目组内人员的沟通有助于互相了解项目各子工程的工作内容，达成团队共识，确保项目按计划开展，并最终按时完成。本项目在实施前期建立了项目会议汇报制度、变更流程和绩效激励制度等措施，确保项目实施能得到有效监控和有效控制[5]。在实施过程中采用看板管理、问题沟通单、工作例会、内部网即时通讯软件等方式，实现有效的人员沟通。

3.6 重视文档管理工作，加强程序源代码、数据库及软件文档催交

项目文档是项目实施和最终成果的重要记载和表现形式之一，项目的实施过程是项目文档形成的重要阶段，项目文档管理是项目实施过程中非常重要的工作内容，主要是确保项目资料的真实性和完整性。项目文档管理的实现主要通过建立相应的项目档案管理制度、流程，并根据项目特点建立项目档案保管、使用、收集的具体办法和机制。本项目的交付物包括项目过程文档、程序源代码、数据库及软件文档等，项目前期在项目计划中对各工作阶段的交付物进行了明确的定义，制定了项目各阶段交付文档目录，并采取分阶段验收归档的方式，确保了项目过程记录严格受控。

3.7 做好项目进度全程跟踪与测量，及时纠正偏差

项目进度计划的控制，就是将项目的实际进展情况与项目进度计划进行不断的对照、分析和调整，来确定项目实施中是否已经发生了进度偏差，结合项目实际，改变那些造成项目进度偏差的影响因素，对实际偏差进行控制和管理，由此保障项目计划目标的实现。项目进度跟踪工作的核心就是能及时、准确地获得对项目进度有影响的信息，以便及时作出决策。企业产品知识系统项目在进度跟踪中采用了以下4个环节：

第一，观察。结合项目工作实际情况，设立观察点，对影响项目进度的关键活动进行实时监测，第一时间发现问题。

第二，测量。记录项目实施过程中的人员、设备、材料、方法、环境、时间等信息。

第三，分析。结合项目的特点，对测量数据进行分析比较，提出纠正偏差的方案。

第四，报告。编制进度报告，用于项目组内人员沟通共享进度信息。

在项目资源条件约束下，为实现项目跟踪目的，确保数据及时、真实、可靠，项目组采用了以下方法：

第一，看板管理，主要采用看板可视化管理模式，对项目周、旬、月进度图表及作业状况表进行通告，方便项目组人员及时了解工作进度。

第二，现场跟踪检查，在项目实施的不同阶段和工作现场，项目组安排专职人员，随时检查工作实际情况，了解工作中出现的问题，进行后续工作安排。第一时间拿到第一手资料，为项目进度控制提供准确、及时的决策依据。

第三，阶段性总结会议，通过召开月度调度会及阶段性工作总结会议。组织项目组人员进行讨论和沟通，及时评估和准确了解项目的实际进度情况，并规划下一阶段工作，预防可能出现的问题。

在项目实施中，项目组工作人员采用以上方法和工具，实施控制措施。根据编制的项目进度计划，结合里程碑关键节点对施工进度进行了监测和记录，确认进度是否与计划同步。当出现偏差时，找到了进度偏差的原因，分析并及时对原计划及项目成本采取调整和纠偏措施，为工程的顺利实施提供了支持，最终实现项目比计划工期提前10 天完成，完成了既定的项目目标。

4 结论

本文以产品知识管理系统项目实施为例，在项目实施中采用现代项目管理理论，落实项目进度计划与控制方法，分析了项目进度控制管理的影响因素，制定并全过程落实了控制措施，为工程的顺利实施提供了支持，实现项目比要求工期提前10 天完成，完成了既定的项目目标，证明了控制措施的有效性，为企业同类信息化系统实施起到较好的借鉴作用。