大数据时代电子档案管理现状与发展对策分析

王小慧

（威海市环翠区教育和体育局）

电子产品文档对社会、企业、甚至一般公民而言都十分重要,随着信息时代的发展对电子档案管理工作提出了许多新的技术要求,但由于一般公司的电子产品文档内容较多,且存放时限较长,管理工作难度很大,这就要求电子档案管理工作人员必须适应新科学发展趋势,全面掌握现代化文档保护知识,革新电子产品文档管理技术,进一步提高文档保护水平。

归档管理需遵循客观性、逻辑性、实用性和历史性的基本原则,按保存时间分为永久性和定期二个类别。在事业单位和公司在发展壮大的进程中,会形成很多类型不一的文档,所以要保证我们的工作质量,就必须有效地对文书归档资料进行查阅和存档管理。档案由于其本身复杂多样,在分类整理和存档管理等工作流程中很容易发生错误。而大数据时代的出现,从一定意义上消除了传统档案的弊端,因此电子档案的诞生可称得上是划时代的重大变化,使档案管理工作的效率大大提高,也降低了文档损坏和流失的风险。不过,电子文档管理仍然面临着一些急需解决的困难。

一、大数据与档案管理模式的现实情况

（一）大数据时代的显著特征

大数据属于一个新兴的技术产品,并以其拥有的巨大功用带来了不凡的社会价值。互联网是数据信息时代的产物,其核心内容就是数据分析或资讯。

首先,大数据表现了海量的信息规模。从字面上我们可以得知大数据所称的信息规模之庞大,完全可以用“海量”描述。信息技术的发达导致了信息以指数级别的速率大量出现,并且遍及了各行各业。其次,大数据还反映了信息类型的多样性。在今天人们所见到的语音、文本、图像以及各类物体等,其背后均由一定类型的信息构成。特别在互联网信息技术的广泛应用下,信息的形成、变化和处理让人目不暇接,形式也多种多样。再者,大数据还反映了信息的传播特性。信息的形成往往是与人的所有行为同步的,但同时也涉及到更深入的处理研究,传递信息的速率更快。最后,大数据还反映了信息的使用价值。信息的产生与分类处理,其终极结果是服务于人类的社会现实,从而形成强大的能力并提供巨大的实用价值。

（二）电子档案管理模式的现实性

电子档案管理模式,主要是指对文档进行管理的借助电子技术手段。总的来说,电子档案管理模块有三个。

第一,资源集中模式。此模式下的档案管理存在着节约成本、提高效能、独立专业管理和统一资源的明显优点。但同时也面临着对平台需求质量较高,管理和使用资源的主体也相对分散的局限性。第二,资源分散模式。不少公司采取了分散集中管理的方法,来实施归档整合。在档案分散模式下,虽然不利于资料的整体共享,但便于对资料的归档整合,从而减轻了归档空间利用不足的问题。第三,集体分散结合管理模式。这些模式融合了上述二者的特点,大大提高了归档资料的使用率和有效性。

不管哪种模式,其共同特征便是大量采用了传统的纸媒方式,完全依靠人工服务,从而浪费了巨大的实体存储空间。并且由于在传播力量上的限制,在特定的时空间内产生作用,保存力量上也受限,且不可无限地加以保存。因此传统的电子档案管理模式更强调保存与整合,而不利于传承与利用。

二、互联网信息化时代,对电子档案管理工作的挑战

（一）大数据时代特征

一是信息量大。网络信息技术的广泛应用,以及新型档案管理软件系统的广泛应用为档案管理信息、提取档案等工作创造了便捷性。二是大数据的多样化。与传统文档存储方法相比,大信息文档存储建立在数字、信息、音频和图文的基础之上,人类能够利用大数字信息更有效地进行文档存储电子化、高效化和立体化。三是资源范围广阔。大信息时代打破了对传统纸质媒体的依赖性,人类在获取资讯范围和数据处理速度方面获得了显著的提高。大信息时代为人类日常生活工作创造了便捷条件的同时,也满足了文档存储信息化、高效性的要求。

（二）大数据时代给档案机构电子档案管理带来的挑战

电子文档不同于传统文书,对文档管理员的数字化水平也有了更高的要求。目前,国家档案机关各单位缺乏统一标准的电子档案管理,也没有专门的电子档案管理工作人员,由于管理手段的落后以及电子文档普及度不高原因,都会造成电子档案数据无法进行更高效的共享。为此,在大数据处理的时代背景下,档案机构电子档案管理将面对以下挑战：一是信息量的增多,对电子档案管理规范化提供了新需求。由于电子档案机构发展涉及面日益广阔,电子档案管理工作流程中所涉及的数据信息量也在日益扩大,在繁琐的归档保管工作中归档保管工作人员往往需要对文档内容进行大量审核调整,从而造成了工作量的增大,从需要侧角度来看归档保管工作，其对科学化、高效率的电子档案管理提供了紧迫要求。二是我国没有统一的电子商务档案管理规范和标准。电子设备存档保管和传统文献保管,实质上都是对传统存档、电子设备文献资料的整理和保管。虽说我国档案管理部门已经颁布了《电子设备文件归档与电子设备档案管理方法》,确定了对电子设备文献的管理模式,但由于各存档单位对于电子设备文献保管领域并没有统一的管理规范,电子设备文献保管工作者往往凭借经验进行电子设备文献归类和管理,在这个过程中极易导致电子设备档案资料的丢失和错误,而且一旦存档工作者转岗或休息,接替者就无法有效地对文献作出统一的规范化管理。

三、大数据对于企业档案管理的作用

（一）传统企业档案管理模式

传统企业文档保存模式是相对于传统电子文档保存模式来说的,传统的企业文档保存模式主要是针对公司的业务特点,对文档根据行业分类加以接收、整理、保存、统计及运用。而传统的企业文档保存管理模式的核心内容主要是针对企业文档实体的质量管理,在文档保存以及对库房环境的合规管理上下很大工夫,但随着公司业务管理工作的日益精细,信息总量的高速增加,传统企业文档保存管理模式在对文档的获取和运用及服务上的问题也日益突出：一方面,在归档采集工作中,由于归档范围的难以确定,归档人员往往无法全面了解公司的各项业务管理工作,因此一般根据公司业务单位所给出的归档范围加以采集；另一方面,在归档使用时,通过模糊的信号定位文件题名,然后到库房中查找文档实体的工作过程利用率相对较低,对部分使用率高的文件还会产生相应的损坏。

（二）大数据时代的档案管理趋势

大数据时代的来临为中国档案管理工作带来了很多变革,而这种改变反映在了档案管理的各个方面：1.档案管理理论体不断完善。大数据管理时代给档案管理理论体系带来了变革,将档案保管工作规范重心由纸质档案管理工作逐渐转移到了电子文档的管理工作上,《电子档案管理基本术语》《电子文件归档与电子档案管理技术规范》等电子文档保管标准也逐步出台并执行；大数据管理时代给电子文档利用服务带来了变革,基于馆藏信息资料的利用方法也逐渐丰富,档案研究中心工作人员们致力于借助信息化手段把库房中的“死档案”变为“活资源”,从而为创造更加高效、优质、便利的信息服务而努力。2.档案管理力度进一步加大。由于大数据时代的来临与市场不断扩展,企业的有效信息数据量正在大幅增长,并呈现了多元化的趋势。同时由于电子计算机的发展,企业数据种类也由单一的结构化数据转换为海量的非结构化数据,而企业在经营管理中所应用的各种软件也占有很大的比例,对新企业管理方式方法也产生了很大的需求。3.档案安全管理程度进一步提升。大数据时代为电子文档安全管理工作带来了变革,传统文档的安全着重在仓库的安全管理工作上,把搞好仓库“八防”保证温湿度管理作为工作重心,现代计算机技术的发展为电子文档的存储以及各种介质的储存安全管理提供了较好条件,同时对电子文档的安全保密也提供了重要保障。

四、推进项目档案管理工作应用

（一）积极发挥档案室管理职责

1.企业高度重视,为档案工作扫清障碍

在环保达标项目还没有启动之前,公司为确保归档管理工作的顺利开展,及时落实了组卷流程中所需的所有设施和消耗材料,重新装配密集箱,配置专门计算机,并优先处理归档流程中所需要的临时材料,为档案归档管理工作夯实了基础。在组卷工作开展过零点五之际,原项目管理科资料员由于个人身体问题而暂离了项目,并面临着与新信息化工程师之间复杂繁琐的归档衔接工作,因此公司特别要求原归档人员进驻项目管理科室,随时面对面地整理归档业务,并进行与施工单位衔接组卷工作,有效保证了组卷效率。

2.严格跟踪,保证档案工作进度受控

从项目前期工作开始,到建设过程中,到项目组卷完成,档案室实现了全过程节点监控管控,有效协同沟通处理突发状况和关键性问题。在工作流程中,由于企业工程项目的各个子单项工程都涉及十几家施工单位,而部分子单元施工又是多个施工单位联合进行,由哪个施工单位组成通用卷就成为困难。为此,企业档案室要积极反映问题,并由公司领导落实责任,联合企业项目部、档案中心、工程项目科、监理公司、施工单位和综合办公楼等开展了专门研讨会,进行全面剖析和与各方商讨,使组成的通用卷工作单位更加明确清楚。

（二）积极发挥项目科配合作用

1.坚持早介入、早检查、早整改

对建设项目前期文档搜集过程,文档室将以目录的形态将归档区域、有关文档等送交建设项目管理科室,并紧密追踪建设项目前期工作开展,及时督导建设项目管理科室对前期资源做好搜集、梳理和存档工作,对符合成卷要求的马上归档组卷,对不符合规定的,逐条写出问题所在和整治名单,以确保建设项目前期文档的完备、齐备。

2.坚持定期总结,步步跟踪

档案室应结合项目科每年开展一次工作总结,以准确了解资料存档进度和出现的重大问题,并做到以问题为导向,根据薄弱环节制定培训辅导内容,有针对性地进行重点工作。

（三）建立健全电子文档法律法规,推动电子文档的公开使用

首先,我国应该尽早用立法形式给出计算机文档的法律效力,给出文档馆收集、保管、公布计算机文档数据信息的职能,列明文档馆的免责条款,以避免文档馆因为公开计算机文档而扩大产生的各种负担。同时我国还应该在《政府信息公开条例》的基础上,发挥我国开放文档大数据管理平台的功能,统一受理和答复向社会各界有关公开数据信息的建议:例如，这些数据信息在什么时候能够公开,以及什么数据信息因受安全保护和技术制约等原因无法公开。其次,针对电子文档公开使用过程中的安全风险,规定应当确定电子文档公开鉴定的主体,推荐专业电子文档制作单位承担电子文档的公开鉴定职责,建立限制公开的目录,提供电子文档公开意见,盘活信息资产。最后,立法应形成奖励追责制度。对在电子文档方面有突出贡献的单位或个人要给予有意义的鼓励,以点带面推动产业发展。

（四）政府电子文档标准规范要与时俱进,与国际水平接轨,共享信息技术红利

大数据时代,要提升电子档案的效率,国际规范必须先行,针对各行各业所产生的电子元数据进行国际规范,以确定类型、应用范围和文件格式,从而形成下一代电子档案的大数据管理平台和大服务平台,使全社会在一条共同的发展路线图上共同努力,一起促进信息资源整合。在2018年,澳大利亚国家档案馆通过了关于电子化档案保存的技术规范,该标准基于行业的经验规范了电子化存档的技术条件。该规范意在使产生的电子数据副本的“母版”成为对原件长期有效的替代品,并可形成为社会广泛使用的衍生档案,从而最大限度降低了对原脆弱档案的物理破坏。更为关键的是,这种规范也是一种行之有效的管理方法,可以尽量避免由于电子档案载体不安全或技术陈旧所产生的质量损失问题。但目前,国家在电子档案标准规范建立方面尚有待进一步完善,政府应通过广泛研究,与时俱进,定期地对电子档案的标准规范进行审核修改,实现与电子档案规范的全球接轨,为实现各部门、各个产业、跨地区、多国家的全方位电子检索打好了基础,让整个人类社会乃至世界人民共享电子档案的红利。

（五）进一步强化在电子档案领域的教学改革,努力培养复合型高水平的电子档案管理队伍

信息化时期给归档工作者带来了更多的从业需求,一方面需要归档工作者具备敏感的信息能力,另一方面需要归档工作者具备高素质的现代化电子信息处理水平。这也就对归档现代化技术人员的培训提出了更多的目标与需求。首先,在信息化时期归档学科的教学设计要改革与创新。建议高校在归档学科中设立电子文档资料挖掘研究、社会传播管理、智能查询、大数据预测等专业课程,并强调对实战能力的训练,让归档学科的学生们具有将归档信息从“原材料”重新加工出“成品材料”的意识,这样学生在走上岗位后处理利用档案信息就可以得心应手。其次,电子文档新技术的职业培训平台也应加速建立。这样大量工作者就能够随时利用网络平台主动学习,了解互联网时代的新方法、新知识、新技能,从而有效提高工作者的业务能力和为使用者处理现实问题的能力,从而把握住电子产品文档发挥积极作用的良机。因此新兴人才和主动网络培训势在必行,也就势必促使电子产品档案业务在信息化时代产生出更大的实用价值。

（六）以实际应用需求为引导,通过大数据融媒,真正达到对电子文档使用的人性化满足与智能化服务

首先,要做好电子档案大数据分析的研究与发布业务。经过对电子文档分析数据的挖掘,找到使用者搜索浏览规则和关心范畴,对用户需要做出分类与预测,并个性化发布有关的电子文档资讯与内容。其次,要学会在实际生活中捕获并运用契机使电子档案讯息活起来。电子档案工作人员同时也要担当社会资讯工作者角色,关心社会热点事件与民生动态,抓住契机让电子档案活起来,同时做好手机应用APP研发和融媒业务,给予社会公众更多真实感、画面感与更正面的情感感受,激发使用者社会需求,促进电子文档资讯预订业务,从而更好地服务于社会。

五、结束语

档案对企业和事业单位的重要意义,不言而喻。大数据时代,电子文档的出现和推广切实克服了传统文档存在的缺点,但由于互联网的复杂性,电子文档在管理上也存在较大的风险。而为了切实让文档的管理变得规范,管理者和员工必须加强管理,端正心态,采取相应的方法加以避免。