大数据下的事业单位人力资源档案管理创新思考研究

王颖 周颖 郑黎明

（保定市交通运输综合行政执法支队）

基于深化改革不断推进，事业单位人力资源档案管理面临新的挑战，传统档案管理理念与方法已无法满足新时期事业单位发展要求。在此背景下，事业单位人力资源档案管理创新成为必然趋势，而大数据技术的迅猛发展与在社会各领域中的渗透，为事业单位人力资源档案管理创新带来机遇，在大数据技术支持下，事业单位能够切实实现人力资源档案管理创新任务，提高人力资源档案管理成效。

一、大数据下事业单位人力资源档案管理创新的重要价值分析

（一）有助于人力资源档案管理效率更高

在新世纪发展背景下，大数据时代已经来临，大数据技术在事业单位人力资源档案管理工作中的应用，不仅可以推动人力资源档案管理规范化建设进程，还有利于事业单位各项人事工作的顺利开展。与此同时，大数据下事业单位人力资源档案管理创新，不仅可以有效避免传统纸质档案管理存在的调取难、空间占用大、使用率低等问题，还能够提高事业单位人力资源档案管理安全性、简洁性、时效性，进而提高事业单位人力资源管理工作效率[1]。

由于事业单位人力资源档案数量大、种类多等特征因素影响，致使事业单位人力资源档案大数据管理成为进一步实现事业单位人力资源管理规范化建设的有效对策。大数据背景下的事业单位人力资源档案管理创新的重要价值具有以下三点：

首先，有助于提高事业单位人力资源档案管理工作效率。基于大数据技术支撑下的事业单位人力资源档案管理仅需要档案管理人员将档案中的具体信息录入到电脑中即可，在一定程度上减少了管理人员需要根据档案性质在档案库寻找相应储存位置的时间，进而提高档案管理工作成效。

其次，有助于缩短事业单位人力资源档案调取时间，提高档案利用率。基于大数据技术支撑下的事业单位人力资源档案管理创新可以打破档案存储的空间壁垒，在有关部门或科室想要调取相关档案使用时，不再需要去档案库中依次找寻，而是通过电脑档案数据库及时调取出相关人事档案信息，从而便于提高档案使用价值。

最后，有助于降低人力资源档案管理成本。在利用大数据技术实现人力资源管理创新前，事业单位需要投入较高的成本进行档案储存与管理，为档案提供一定的储存空间，而随着事业单位人力资源档案数量越来越多，成本也在日益递增，并且占地面积也在逐渐增大。但在大数据技术支撑下的事业单位人力资源档案管理创新建设后，则不再需要考虑人力资源档案储存空间问题，因为所有人力资源档案信息都会进入电脑数据库，储存在云端而不再占用企业现实空间面积，同时人工管理成本也可以大幅度降低，进而有效降低事业单位人力资源管理成本投入。

（二）有助于保证人力资源档案数据更全面

事业单位人力资源岗位调整、薪酬调整等内容均需通过一系列业务能力考核、专业技能考核、素质修养考核等考核实现。但在实际升职加薪过程中，并不能仅凭借一次优异的考核成绩就实现岗位与薪酬调整，而是经过多次考核结果评估进行的综合评定。由此可见，每一次、每一项考核结果都尤为重要，需要仔细保存，从而作为未来资质评定的重要依据，但在考核结果实际保留过程中，极易因各种因素发生丢失、脏污等问题。基于此，在大数据技术支持下事业单位人力资源档案管理创新能够将人力资源管理与人事考核相结合，即将每一次人力资源考核结果同步记录到人事电子档案上，从而在后续资质评定中通过相关人事档案调取即可全方位了解人事信息，进而做出综合判断。而基于大数据技术支撑下的事业单位人力资源档案管理创新是事业单位人力资源管理规范化建设中的关键环节，是实现人力资源档案数据信息全面性的前提。人力资源档案数据信息全面性建设需要事业单位通过计算机设备创建档案数据库，在数据库中进行人力资源档案信息分类，将不同时间、不同种类、不同保密级别的档案信息进行数字化转变[2]。将转变完成后的档案信息在数据库中进行分类归档。数字化档案信息存储不仅有利于维护事业单位人力资源档案长久保存，还可以促使人力资源档案在大数据技术支持下，进行实时分享与使用，从而提高档案利用率。此外，基于大数据技术支持下的事业单位人力资源档案管理不仅可以提高人力资源管理效率，还能够在技术支持下进一步对档案信息进行充分分析整合，从而梳理档案中存在的要点信息，挖掘档案潜藏价值，提高档案利用率以及可以借助档案厘清各项工作开展思路，从而基于客观、全面角度为人力资源工作提供建议与指明方向。

由此可见，在大数据技术支持下的事业单位人力资源档案管理创新具有重要意义，能够极大程度保证事业单位人力资源档案数据的全面性。在此背景下事业单位应加强基础设施建设，基于《全国档案系统信息化建设实施纲要》有关规定，结合人力资源档案管理现状，在人力资源管理中投入更大的人力、物力、资金等资源支持，从而通过引进先进档案管理设备、打造专项人力资源档案管理机房、完善软硬件基础设施等措施，实现事业单位人力资源档案数字化。此外，在事业单位管理者层面，应提高相关管理者对人力资源管理创新的重视程度，从而建立健全人力资源档案管理制度，形成自上至下有效管理机制，进而，创建完备的事业单位人力资源档案管理体系[3]。

（三）有助于合理调配人力资源

大数据技术的迅猛发展为事业单位人力资源管理创新带来了有效支持，但目前部分事业单位在人力资源管理中依旧存在沿用传统管理模式现象，仍然侧重经验管理，从而在岗位晋升管理时无法保证人才综合能力与岗位需求相匹配，导致人才与岗位不匹配以及无序离职空岗等问题出现，无法实现人力资源合理调配，进而在一定程度上出现人力资源浪费问题发生。在此现状下，事业单位应强化大数据技术在人力资源管理中的切实应用，明晰大数据技术在人力资源管理中应用的重要性，从而打破传统人力资源管理模式桎梏，摒弃传统人力资源管理机制。而大数据技术、云计算机技术、人工智能技术在人力资源管理中的应用能够将事业单位所有人力资源的培训成绩、业务能力、绩效考核等内容数据化，帮助管理人员在大数据技术支持下对各项数据化信息进行分析，从而可以基于分析结果掌握当前人力资源的工作情况与综合能力，进而提升人才与岗位的匹配精准度以及为留住先进人才进行薪酬提升。

（四）有助于推动传统档案管理模式优化

大数据技术属于新时期为满足社会快速发展所应运而生的高新技术，在大数据技术被广泛地应用于人力资源档案管理前，在档案管理中依旧沿用传统的人力资源档案管理模式，在此模式下工作效率较低且档案无法实现随用随调。而在引用大数据技术后，能够有效改善上述问题，推动传统档案管理模式创新优化。与此同时，电子档案是大数据技术下人力资源档案管理的主要形式，人力资源档案的破损与丢失情况能够得到有效解决。由此可见，大数据下的人力资源档案管理创新，是事业单位档案管理发展的必然趋势，事业单位可以结合现阶段档案管理实际需求形成新的且具有较强可行性与有针对性的人力资源档案管理模式，进而提高档案管理水平。

二、大数据下事业单位人力资源档案管理创新的重要途径

（一）人力资源档案管理思想创新

随着人力资源档案管理要求不断革新，事业单位要想在新时期做好人力资源管理，应充分借助大数据技术实现人力资源档案管理创新，而在此要求下需要树立起新的管理思想[4]。

首先，人力资源管理人员需要提高大数据技术的应用意识，在日常人力资源管理工作中深化大数据技术的渗透，从而基于大数据技术高效完成人力资源管理工作，同时依托大数据技术完成人力资源档案潜藏信息挖掘与分析。

其次，事业单位管理者应基于大数据思维结合当前事业单位发展方向对人力资源管理提出新的要求，以此现阶段人事业单位人力资源档案管理中存在的问题以及改善策略。

最后，事业单位还应根据实际发展情况与人力资源需求利用大数据理念科学制定出合理的人力资源发展规划，从而为人力资源招聘理清方向。

（二）做好人力资源档案收集与整理工作

伴随着社会主义现代化科学技术快速发展，新科技、新技术不断涌现，并逐渐融入社会各行业中。大数据技术在事业单位人力资源档案管理工作中的作用尤为显著，有利于促进事业单位档案管理信息化建设，实现数字化档案管理目标。且相对于传统人力资源管理模式的一定缺陷，在大数据时代下的人力资源管理可以进行有效规避，经过大量相关管理数据的收集和分析，可以及时优化完善事业单位人力资源档案数据信息。人力资源管理也可以依据大数据分析人力资源综合能力表现，将人力资源的优势挖掘出来，促进事业单位更好发展。与此同时，收集与整理事业单位人力资源档案还是开展后续人力资源管理工作的基础条件。在此背景下，事业单位需要做好人力资源档案收集与整理工作，为相关人员开展人力资源档案收集与整理工作创建有利条件，具有以下要点：

首先，事业单位应为人力资源档案收集与整理工作投入足够的经费支持，因为该项工作具有突出的持续性特点，需要不间断开展该项工作，从而保证事业单位人力资源档案数据信息的全面性与时效性。因此在充足的经费支持下才能够保证事业单位人力资源档案收集与整理的各项工作能够有效落实并取得显著成效[5]。

其次，人力资源部门作为事业单位人力资源档案收集与整理工作的主要力量，在此期间为切实保障工作开展成效，仅依靠人力资源单一部门是无法实现的，因此事业单位应要求其他部门与人力资源部门联动，共同配合从而高效完成该项工作。

（三）完善人力资源档案管理制度

任何一项工作的有序开展均需要一定的规章制度把控，从而保证各项工作有章可循、有据可依。基于此，大数据下事业单位人力资源档案管理创新必须完善人力资源档案管理制度，从而对相关工作人员的工作态度、工作内容、工作方向进行有效约束，并为事业单位人力资源档案管理各项工作开展提供基本依据，以此有效提高事业单位人力资源档案管理工作效率与质量，具体要点为：

首先，完善人力资源档案信息化管理制度。要求人力资源管理人员应进一步推进人力资源信息化管理工作规范化建设，全面完成纸质版档案向数字化档案转变。与此同时，规范档案内容录入、修改、新添等格式标准。

其次，完善人力资源档案信息动态管理制度。事业单位人力资源档案数据是动态的，是经常发生变化的，因此人力资源管理人员应及时对事业单位人力资源档案进行更新，确保档案的时效性、全面性、精准性。

最后，完善人力资源档案信息共享机制。在传统纸质版档案管理背景下，要想调取相关人员档案需要花费大量的时间与精力在档案室内进行翻找，而新时期基于大数据技术下的数字化档案可以在有关人员需要时及时为其调取出相关人员档案，极大程度缩短了档案调取时间，切实提高了档案利用率[6]。在此背景下，事业单位基于人力资源管理需求进一步深化人力资源档案信息共享机制，确保各部门之间能够实现档案共享。

（四）提高人力资源档案管理队伍实力

系统化、专业化的技能与专业知识培训是不断提升人力资源档案管理队伍实力的重要方式，为此事业单位应定期开展培训活动，并根据人力资源管理不同阶段需求，制定不同主题的培训内容。

例如，制定有针对性的培训机制。首先，针对新入职的人力资源管理人员，需要侧重其专业技能、理论知识、政治思想三个方面的考核，根据考核结果掌握不同人力资源综合能力。其次，针对企业内部老员工，需要定期组织相关技能与业务能力培训，并将受训结果纳入个人能力评定档案，以此不断提升人力资源专业素养，确保人力资源业务能力始终居于行业前沿。最后，针对工作态度消极的人力资源管理人员，需要将其不端正的工作态度纳入绩效考核结果，对其实施降薪出发，进而保障人力资源工作质量，提高工作效率。

（五）持续强化人力资源档案管理信息化建设

持续强化人力资源档案管理信息化建设是大数据背景下事业单位人力资源档案管理创新建设的重要内容，也是事业单位开展人力资源档案管理创新工作的主要方向。在此要求下，事业单位在实际人力资源档案管理中应详细地分析与总结传统档案管理中存在的弊端，利用大数据技术基于潜藏的问题集中力量推进人力资源档案信息化建设，从而有效改善传统人力资源档案管理中的效率低、档率利用率不高、档案信息挖掘不全面等问题[7]。

与此同时，还应在人力资源档案信息化建设过程中大力推进数据库建设、档案管理系统建设、局域网站建设等，以此为新时期事业单位人力资源档案管理创新提供有效支持。此外，需要进行全面的纸质版档案向电子版档案转变，在此过程中需要做好档案数字化加工场地规范化管理，而电子档案录入的主体是档案管理工作人员，因此，要想提高档案数字化加工管理成效，应从档案馆工作人员角度出发，通过建立健全档案数字化加工人员管理制度来约束工作人员行为，提高工作人员对档案数字化加工的规范化意识，进而通过有效的行为与意识管控，使档案数字化加工有序开展。

三、结束语

综上所述，档案数字化管理能够切实提高档案管理成效，推动新时代档案管理模式优化升级，因此大数据下事业单位人力资源档案管理创新具有重要意义，有助于人力资源档案管理效率更高，有助于保证人力资源档案数据更全面，有助于合理调配人力资源。基于此，事业单位应通过人力资源档案管理思想创新、做好人力资源档案收集与整理工作、完善人力资源档案管理制度、提高人力资源档案管理队伍实力、持续强化人力资源档案管理信息化建设等措施有效推进人力资源档案管理创新工作。