人事档案数字化与人才服务信息化建设现状及优化策略探析

贾 妍 吕德智 徐万强

（1河北省农林科学院农业信息与经济研究所 河北 石家庄 050051；2河北省农林科学院石家庄果树研究所 河北 石家庄 050061；3河北省农林科学院 河北 石家庄 050031）

人事档案与人才服务工作是人力资源开发利用的重要基础。在大数据时代背景下，实现人事档案数字化与人才服务信息化，能够显著提升人事档案与人才服务管理效率，实现人事档案信息与人才服务信息更大范围、更广领域的开发、共享和利用。中组部在多次工作部署中，强调要大力推进人事档案数字化与人才服务信息化建设。现如今，很多单位加大了人事档案数字化与人才服务信息化建设力度，进一步发挥了人力资源的价值和作用。本文从当前人事档案数字化与人才服务信息化建设现状出发，对优化策略进行了深入研究和探讨。

1 人事档案数字化与人才服务信息化建设现状

1.1 系统建设数字化、信息化程度明显提高，但智能化不足。人事档案与人才服务工作离不开数字化信息管理系统的建设。随着信息技术的不断变革更新，人事档案与人才服务信息资源日趋丰富，大数据应用范围不断广泛深入，系统建设数字化、信息化程度得到明显提高。但由于系统存在单机与局域网结合应用、数字化管理软件与信息储存需求不适应、科学管理标准尚未完善统一等问题，导致目前人事档案数字化与人才服务信息化建设系统智能化不足。比如系统开发人员在设计过程中注重按照人社部门的要求去进行程序的编写和开发，但往往很难做到针对性的功能设计，制作出来的系统缺乏人性化；在人事档案系统具体应用中，缺少根据数字化管理实际需要修订和执行数字化保管、录入、扫描、传送和归档等规范及标准；现有的人才服务信息化系统存在存储资源有限、各区域人才信息不能共享、对用户就职情况记录有限、信息可能被篡改等问题。智能化不足不仅会浪费人事档案和人才服务信息系统数字、信息资源，还会增加档案管理工作量，档案工作人员后期查找与处理也会比较困难。

1.2 从业队伍不断壮大，但档案信息化专业人才短缺。随着人事档案数字化与人才服务信息化影响力不断提升，越来越多的机关企事业单位安排一定数量的工作人员从事人事档案数字化与人才服务信息化相关工作，从宏观上看，从业队伍在不断壮大。但从现实情况来看，目前普遍存在档案信息化人才短缺的现象。信息化技术是人事档案数字化与人才服务信息化建设的核心与关键，与传统的人事档案工作相比，这对从业人员提出了更高要求：不仅要人事档案管理知识和能力过关，还要具备足够的网络系统的操作能力、计算机信息处理能力、相关软件的应用能力。目前很多单位从业人员专业不对口，对档案管理知识掌握不熟，在收集和处理信息、数据的过程中难以实现熟练操作。同时，不少单位在培养、招录、留住档案信息化人才方面也出现了较多困难，这些问题都给壮大从业队伍提出了新挑战，制约着人事档案数字化与人才服务信息化建设发展水平。

1.3 用人单位管理者信息化观念能够与时俱进，但基础设施投入不足。在信息技术的发展浪潮中，多数用人单位管理者看到了人事档案数字化与人才服务信息化建设的重要性、必要性，渐渐转变了依赖纸质人事档案的传统管理观念，能够做到与时俱进，按照数字化、信息化的发展趋势对人事档案和人才服务信息进行管理，配备了相应的硬件设施和软件系统。但部分单位相关基础设施建设在资金投入方面不足，导致系统软件更新滞后，配套设施并不完善，后期保养维护也被疏于管理，设备变得老化陈旧。基础设施建设是整个人事档案数字化与人才服务信息化工作的关键一步，用人单位管理者在这方面不够重视，惜于投入，将难以利用现有的设备对人事档案与人才服务信息资源进行开发利用和共享，客观上制约了人事档案数字化和人才服务信息化建设的顺利开展。

2 人事档案数字化与人才服务信息化建设优化策略

2.1 以区块链技术赋能，提高智能化程度。区块链技术是利用快链式数据结构验证、存储数据，利用分布式节点共识算法生成、更新数据，并运用密码学方式保证数据传输、访问安全，利用由自动化脚本代码组成智能合约，是一种集合编程、操作数据的全新分布式基础架构和计算范式技术。区块链技术也被纳入“十四五”规划纲要。目前人事档案数字化和人才服务信息化系统大多属于中心化的信息系统，将区块链技术应用于建设方案，有望抵御中心化信息系统的信息被篡改风险，补齐安全共享困难短板，能够汇集分散的存储资源，增加共享信息资源的类型和数量，使不同机构的档案管理系统标准统一化，整合跨机构人才服务信息，为人才能力多维评价提供数据依据。区块链采用非对称加密技术，能够通过算法实现人才身份和数据信息匹配一致，当使用者需要获取人才社会基本信息时，可以直接通过基于区块链技术的档案信息共享平台，从区块链库中获取认证，避免重复提供信息佐证这一环节。区块链技术因其去中心化、安全加密、资源共享等特性，可以为有效提高人事档案数字化与人才服务信息化系统建设智能化程度提供技术可行性。

2.2 多措并举，打造专业队伍。必须着力解决人才短缺问题，打造专业的档案信息化管理人才队伍，才能保证人事档案数字化与人才服务信息化建设顺利推进。一是完善教育培训机制，健全人事档案信息化从业资格制度，对欲从事相关工作的人员进行档案信息化岗前培训和资格考试；对现有工作人员有针对性地加强人事档案数字化和人才服务信息化专题业务培训。二是完善人才引进机制，各单位应精准定位档案信息化人才需求，立足单位的实际发展情况，制定合理的人才引进计划，积极招录档案信息化专业人才，解决人才短缺的现实困难。三是完善人才激励机制，合理设置奖惩制度，在年度考核、绩效评定、职称评聘等方面重视和激励档案信息化人才，确保档案信息化人才留得住。

2.3 强化资金、技术投入，提高信息资源利用率。各单位应拿出专项资金用于人事档案数字化与人才服务信息化基础设施建设中，将所需资金纳入预算，形成长期的资金支持机制，更好地为人事档案数字化与人才服务信息化资源开发共享和利用提供持续的资金保障。一方面，要配齐足够硬件，如添置计算机、打印机、刻录机、扫描仪、服务器等基础设备，并保证质量，定期进行检查和维护。另一方面，重视引进和更新相关数据处理系统软件，也可聘请专业信息化公司定制开发软件，使档案工作得到更有力硬件支撑。同时，用人单位要加大对信息资源安全措施的投入力度，利用防火墙、数据加密等技术，抵御病毒、黑客入侵风险，从而保障单位自身人事档案与人才服务信息资源的隐私性以及安全性。