高校收费信息化的需求和建议——以江阴职业技术学院为例*

江阴职业技术学院 杨卿成 周文琦 薛莉

为了帮助学校提高收费信息化水平，教育局召集各个学校开会，询问各校信息化收费的需求、对现有信息化收费系统和理想中新信息化收费系统的建议。我们根据平时工作中思考和记录的问题，提出了需求和建议，以便软件公司能有针对性地改进或开发系统，进一步帮助学校完善收费信息化工作。

高校收费信息化需要选择使用相应的信息化收费系统来实现[1]。江阴职业技术学院在信息化收费系统的选择上采用了和江阴市其他学校抱团的战略，在教育局的组织下共同使用江阴智慧云校App收费。这种方案有利于和附近学校交流收费中遇到的问题，节省了动辄几十万的系统开发经费。不过由于使用这套收费信息化系统的兄弟学校大都是中小学，收费情况和高校有些许差别，所以我们有必要从高校实际使用的情况出发来提出一些需求和建议。

1 高校信息化收费的几类需求

1.1 特殊金额的学杂费

特殊金额的学杂费一般是由休学、复学、转班、转变学生类型等原因导致的。学杂费常见的金额可以放在选项中让所有学生选，但是特殊的个性化金额由于比较多，无法都放在选项中让所有学生选，需要对这部分学生的选项金额进行修改，让这部分学生看到的选项金额与其他学生不同。

目前，江阴智慧云校App中唯一能修改选项金额的功能是“减免学生管理”以及配套的“减免设置”。但是这个功能存在以下局限性：(1)只能减小金额，不能增大金额，需要能增大金额才行。(2)减免设置的时候填写的是减免部分的金额，这样感觉逻辑上有点绕，最好是直接填写要收取的金额，这样比较顺。(3)分组太少，只有“绿卡学生”和“其他”两个分组，希望能把分组增加到十几个，最好支持自己增加分组并自定义分组名称，分组多了减免设置的时候找起学生来就相对容易。(4)减免设置的时候需要去找相应的学生修改相应的金额，学生多的时候就相对麻烦，最好能够在减免设置那里直接导入学生的身份证号和修改后的金额，来达到批量修改的效果，这样在“减免学生管理”界面就不需要导入了。

1.2 一手交钱一手交货的收费

应用场景举例：饭卡费、生活用品费等。

特点：不一手交钱、一手交货可能导致欠费。

需求：财务、班主任、还有其他拥有查看报表权限的教师能够实时在手机端的江阴智慧云校App上查询到学生的缴费情况，毕竟电脑不是一直都带在身上。或者在江阴智慧云校App的微信公众号上能收到某位学生已缴饭卡费的提醒。

1.3 对没有用过江阴智慧云校App、基础库名单中没有的社会人进行临时收费

应用场景举例：举办大型会议、足球赛等各类比赛，向参会、参赛方收取的伙食费用。

特点：这些人没有用过江阴智慧云校App，并且交完费人走了就见不到了。

需求：在不安装江阴智慧云校App的情况下扫码缴费，并且能够立即查询到缴费成功的状态或者收到缴费成功的消息。

1.4 对部分系部、部分班级里的部分学生收费

这里强调的是部分学生，不是整班学生，目前江阴智慧云校App的缴费项目至少整个班的学生都看得见，需要想办法只让部分人看到缴费项目。同时还需要像现在的江阴智慧云校App一样分收费条目（比如学费、住宿费、代办费要分清），有多个可选金额，每个人可选的金额最好还能不同。同时要求有可选金额，每个人可选的金额还要不同，好像这两点要在同一套信息化收费系统里满足有点难。如果无法满足也可以退而求其次：有可选金额，每个人的可选金额相同。

还要能像现在的江阴智慧云校App一样快速退款，最好能只退一部分收费条目，退款的金额也能设置成不全退。最好还能设置可分多次交费，比如这次交了住宿费下次还能交学费。最好开始缴费后管理员还能修改学生信息和未缴费学生的缴费金额。财务需要上传收费人员的名单、身份证号、学号、班级以及每个人的每个可选金额等信息，并且希望这些上传的信息在缴费结束后导出的缴费情况Excel表里都能存在[2]。缴费时，学生扫码输入身份证号交费。

应用场景举例：计算机、英语四六级、普通话、考工等考试费。这些场景中的收费对象基本都只是班里的部分学生，不是所有学生。

2 对现有信息化收费系统的建议

(1)财务在江阴智慧云校App网站的“学生收费概况”中导出的“学生缴费详情”Excel表要带身份证号字段、学号字段、缴费时间字段。因为登记学杂费台账时要把台账中的应收数和江阴智慧云校App网站中导出的实收数通过身份证号匹配在一起计算欠费数。同时，开电子票的时候也要用到身份证号，以方便学生和家长在江苏政务服务App中查询电子票。这条建议其他兄弟学校也提过。最近，在江苏优胜信息技术有限公司浦佳宏同志的努力下这条建议对应的内容已经基本实现，在这里我们由衷地感谢浦佳宏同志这些年为我校收费信息化做出的贡献。

(2)功能名称改变，改“绑定子女”为“绑定学生”，高校学生的学费可能是父母给了学生之后学生自己交的，改“绑定子女”为“绑定学生”后无论家长交还是学生交都比较合适。

(3)最好在不注册账号、不加入班级、不绑定学生的情况下也能通过输入身份证号进入缴费界面缴费，缴费时最好也能显示学生的系部、班级、学号信息，供学生核对。

(4)最好在不下载App的情况下也能缴费，比如在微信公众号上放一个缴费入口。因为高校学生来自全国各地，对本市特有的App可能不熟悉。

(5)现在的信息化缴费系统只能用银行卡缴费，最好能够和银行提供的党费缴费系统一样提供更多的缴费方式。因为高校的学费金额跟高中比起来更大，满足银联在线支付限额的银行卡比较少，而且要用银行卡银联在线支付缴费，学生还需要去银行预留手机号才能缴费，比较麻烦。特别是在疫情防控期间高校是不允许学生出校门的，这样没有预先在银行预留手机号的学生就无法通过现有信息化缴费系统缴费了。

(6)操作单个学生在信息化收费系统中换班级后不要重置学号，保留原来的学号。因为一般每个高校学生在学校中有唯一的学号用于识别身份，即使换班级后学号应该也是不变的。这一点和中小学不一样，中小学的学号可能是在自己班里编的，换班级后需要自动重新编号。如果高校学生在信息化收费系统中换班级后也自动重新编号，有的老师在系统中操作学生换完班后又忘了把已经被自动重置的学号改回来，这样随着系统运行的时间越来越长，系统里的学号会越来越不准确，如果财务按学号统计学生的缴费情况和欠费情况会遇到较大的阻碍。

3 对理想中新信息化收费系统的建议

如果要建立理想中的新信息化收费系统，首先要了解学校学杂费的收费特点[3]。我们学校的学杂费收费特点如下：

(1)需要分书代费、住宿费、学费等收费项[4]。(2)同班同学的学杂费应收数可能不同。(3)事先不知道每个收费项目准确的应收数，需要学生自己在多个金额中选择。因为预先不知道学生是否符合各种减免学费的政策，不知道学生走读还是住宿，住宿又是住在哪个价格的宿舍，所以需要学生自己选择交费金额。(4)等知道学生每个收费项目准确的应收数后，最好能导入应收数，根据应收数和已收数分收费项目计算每个学生的欠费数或多交费数，能对多缴费的学生退款，少缴费的学生能够再次缴费。学生能随时在手机上查询到目前自己的欠费数或者多交数。(5)有很多学生的收费金额是个性化的，为他们提供的选项金额需要和大多数学生不同。个性化金额是休学、复学、退学、春季班学生插入到秋季班调整、预科生插入到正常班级中调整、成教生学费少、换专业补差价、住宿时间和大多数学生不同、退伍回来晚了没领到书、领的书和大多数学生不同等原因导致的。财务会不断地了解到这些包含特殊情况的信息。有这些特殊情况的学生比较多。(6)需要在收费进行时也能修改收费金额、身份证号、学号、系部、班级等信息，并能增加和删除在该缴费项目中的学生。这是为了修改错误，还有财务在得知上述特点5中所发生的事件后也需要对信息进行修改。(7)因为学生的家庭经济情况多种多样，收费周期较长，缴费项目需要长时间开着。由于我们学校的学杂费收费具有同班同学的应收数都可能不同并且很多学生的应收金额个性化的特点，所以如果要为我们学校开发新的信息化收费系统，理想的模式应该是名单金额上传式的，名单金额上传式的特点是上传的Excel表格里每个学生的缴费金额选项可以填写成不相同的，而不是像现有收费信息化系统那样整个系整个班一起统一设置金额，这样就可以使每个学生的收费金额选项不一样，就可以满足我们学校极为复杂的学杂费的收费需求。财务上传的Excel表格字段需要包括：身份证号、学号、姓名、系部、班级、学籍状态、备注、应收学费（应收数等以后确定了再导入）、学费选项1、学费选项2、应收住宿费（等以后确定了再导入）、住宿费选项1、住宿费选项2……上传的学生信息字段和金额选项个数最好能自定义。

我们理想中新的信息化收费系统需要包含以下功能，由于有些功能可能实现起来要求较高，所以我们把功能划分为基本功能和高级功能，其中高级功能可视情况选择性实现。

(1)基本功能：

1)上传过的字段在下载缴费情况的时候需要都能下载下来，如果上传了应收金额，要计算出欠费数或者多交数。2)可以退费。3)学生可以不安装App，直接在微信公众号输入身份证号缴费、查询缴费记录和欠费数。因为高校的学生来自全国各地，不习惯安装使用本地特有的App，而微信是绝大多数学生都使用的App。4)上传的所有字段都可以在缴费过程中随时修改，修改时记录修改时间，修改人员，修改原因，也可通过再次上传Excel表格覆盖批量修改。5)缴费过程中可单个增加和删除学生，也可通过继续上传Excel表格的形式批量增加和删除缴费学生。6)有查询权限的教师可在手机和电脑端查询学生的缴费情况。7)可按时间段导出在该时间段内缴费的学生信息及金额。如果按时间段导出对服务器和经费要求高，也可以一天一天导出。

(2)高级功能（可选）：

1)学生这次如果只选交了学费，下次还可交住宿费。2)修改上调了某个学生某个项目的应交金额后，学生可继续对上调的部分进行缴费。3)退费可只退部分项目、部分金额，可原路返回，最好也可支持上传银行卡号退款。

4 结语

金无足赤，人无完人。理想中新的信息化收费系统相对于现有信息化收费系统其实也有缺点，那就是班主任无法自己新增、删除学生，所有学生增减都要报给财务。想到这里，我们真正感受到了现有信息化收费系统的强大，它可以让很多人都参与到管理中来，所以现有信息化收费系统也是非常优秀的作品。而且建立新信息化收费系统成本高昂，综合考虑，我们更倾向于在今后的收费工作中使用基于现有信息化收费系统改进而来的最江阴信息化收费系统。我们已将上述对现有信息化收费系统的建议与最江阴信息化收费系统团队进行了交流。

以上需求和建议是我们在平时工作中不断发现、思考和记录下来的，但也仅仅是根据一所学校的情况，还有我们使用收费信息化系统的感受来提出的，如果有不恰当的地方，希望大家多多包涵。

最后，我们衷心地感谢教育局、财政局信息中心、江苏优胜信息技术有限公司、江阴市融媒体中心及其工作人员为我校收费信息化工作作出的突出贡献，这些年大家辛苦了。

引用

[1] 邱钧.浅谈高校收费系统的信息化建设与管理[J].会计师,2021(6):59-60.

[2] 苗阳.推进高校收费管理平台网络信息化发展[J].中国财政,2020(14):64-66.

[3] 林馥玲.信息化背景下高校收费系统的设计与建设[J].行政事业资产与财务,2019(15):19-20+18.

[4] 印莹.高校学生线上缴费系统对财务工作影响研究[J].科技风,2019(21):241.