浅谈大数据时代档案管理工作的挑战与机遇

中国软件评测中心（工业和信息化部软件与集成电路促进中心） 霍燕兵

在大数据时代，档案资料的价值作用得到了重视，如何对档案价值进行发挥成为了档案管理的一个重点，这让传统的档案管理会面临挑战还有机遇。在新的环境下，要做好档案管理，便需要明确档案管理面临的挑战还有机遇，结合于大数据时代的特征、档案管理的具体需要，探索应对工作挑战还有机遇的有效策略，让档案管理适应时代发展，更好的彰显出自身的价值。

在大数据时代，可以通过大数据的优势使得档案服务工作质量提高，相关工作人员应该在素质能力提高的前提下，对管理档案的传统方式进行改进、优化，使得管理的效率得以增长，让档案管理能够实现信息化建设，让档案价值得以充分发挥。在档案管理的传统模式往新模式进行转变时，相关工作人员仍需要有长远眼光，立足于现状，也要明确大数据对档案管理的发展意义，使得档案管理的活动能够获得进步发展。

1 大数据时代档案管理的挑战

在大数据的影响下，广大的管理档案工作者们，对于信息技术的运用更为常态化、普遍化，管理模式也在不断创新、进步。但是，管理人员也要了解到，当今的档案现代化管理，处于一个长期的工作状态，需要有步骤、有计划有条不紊的逐步推进，所以我们应该将企业发展的目标和需求作为依据，并且不断地调整档案管理的共享模式，切勿盲目的管理、优化，这样只会大大的浪费管理资源，同时也影响档案管理的顺利开展。

此外，在大数据影响下，档案工作也面临另一冲击，即档案规模逐步在扩展，处理数据的工作量、难度变得更大，这让档案管理会面临较大的挑战，不管是要创新管理工作模式还是增加工作量，这都对相关工作人员的素质有着更高的要求。而在社会上，档案管理的重要性仍需要得到更多的普及，因此轻视档案管理的状况也是非常常见，档案管理的被动性模式仍没有被全面的突破。

最后，在大数据时代，我们能够获取档案文件的途径变得更多，网络存在着共享性、开放性的特点，这会让信息化档案管理面临重大挑战，对于档案工作者也是一个考验，所以更需要对档案文件的安全性，做出保障工作，从而提高档案安全意识，重视档案收到损坏时会带来的极大后果。而此一旦发生档案泄露那是灾难性的、毁灭性的。对于如何形成泄露受到了很多原因的影响，技术、理念等层面因素都有。比如，在国家中，密级档案若泄露，会使得国家面临损失，在严重时，也会影响社会安定还有国家安全。在公民方面，信息泄露或信息被人恶意进行传播，会使其正常的工作生活被影响。但在大数据时代，大至国家级，小至个人的档案，都会有被窃取和传播的风险，依托于大数据等技术，建设的档案信息化管理模式需要对安全问题从多方面进行考虑，针对不同安全风险作出正确的预防和管控措施。

2 大数据时代档案管理的机遇

档案管理的系统会有功能多样的特点，在管理档案时，通过系统能对档案快速检索查询，也能分析提取相关资料，这非常有利于分层档案信息[1]。而系统也能储存形式不同的档案，如音频或视频，它们都能被完整、及时的进行储存，这让档案信息在处理和收集上都提高了便利性。一些管理系统也有转换数据的功能，可以对档案进行视频、图表等形式的转换，让档案信息实际质量可以得到保障。

此外，在管理系统、数据库等的支持下，档案可以被分类进行储存，系统也会有阅览、检索、下载或其他的功能，各人员在有权限的状况下，便能随时通过系统对档案进行查询，这能让档案信息提高利用率。在档案系统支持下，档案信息也能被分类及分析，使得档案间关联被充分明确，让档案形成规律性的一个结构体系，使得档案价值得以充分发掘，有利于档案利用率增长。

3 大数据时代如何应对档案管理的挑战与机遇

3.1 做好档案数字化建设，高效服务于企业人员

在建设智慧城市的目标下，我们在生活生产不同方面中，均能尝试探索智慧发展的多功能模式。在管理档案时，智慧档案的平台建设是重要的起点，也会在未来变成企业管理档案的重要需求。档案管理的平台搭建，是做好档案数字化建设的重要一步，能让传统管理的不足得以解决，使得档案能被合理的开发和利用。在大数据的影响下，电子档案的计划属于管理档案的新思路，其中对档案的收集、整理、利用、归档、管理等环节进行了结合，最终形成了数字化的实用型平台，让档案能够被充分的开发、利用。对于所形成的数字化档案而言，能够在企业局域网内被识别、检索、阅读，可以让企业人员得到最高效的服务。

3.2 应用精细化管理系统，档案管理整体提升

在信息技术影响下，智能化、数字化的管理软件得到了广泛的运用。在管理档案时，应该通过最新的软件工具，精细化、标准化的有效管理档案，利用管理软件，不断对档案进行实时的更新，如：对相关工作人员的绩效状况进行添加，对档案室进出的人员统计等，将档案管理、办公管理的所用软件对接起来，在管理档案的软件内导入各类审批信息等，是对档案做好全周期的有效管理。在以软件管理档案时，企业人员要对信息化的意义有所了解，将信息化软、硬件建设加强，同时购置所需要的软件设备、软件工具。其中标准化、精细化的管理系统运用，也会对相关工作人员的能力有所要求，这需要人员应该了解并具备一定的专业素质，提升管理档案的专业水准，更需要定期培训计算机的操作方式。为此，企业还要更加重视培养、引进人才，使得管理档案的队伍获得新鲜血液，并对现有人员做好继续教育、岗位培训、专家讲座、分析数据的工作。在岗位培训中，应该让相关工作人员把专业技能知识夯实，定期学习信息技术，对计算机系统提高认知，培养责任意识、职业素养等，保障他们能对管理系统熟练操作，参考档案管理的需求，将管理工作高效完成，并提供完善信息服务，让管理档案的工作得到整体的提升。

3.3 档案管理的共享模式，互联网+档案管理

在信息技术支持下，云技术诞生了，它发展至今也较为成熟，有着广泛的应用空间、范围。云技术需要智能设备等物理接口去联通，智能设备在现阶段的普及率也较高。为此，在信息化的档案管理中，企业需要对云技术的运用提高关注，应该通过它的优势，让内部档案能够极大的提高共享水平，逐步实现云管理档案的目标。而在云技术的正确使用中，企业还需要提高对与网络安全的关注，相应的工作人员也应该具备档案安全、网络安全的知识储备。在技术运用中，从档案的权限设置、防火墙设置、定期维护等多方面抓起，使得档案安全获得充分保障，将档案放进“保险箱”。最后，在共享模式的建设中，档案部门不能单独运转，需要企业的不同部门之间彼此互通、协作，档案部门要高度保持工作的主动意识，做好档案共享的纽带和桥梁。对于主动完善档案管理体系，实现共享模式，促使互联网＋档案管理能够顺利实施，还需要不断创新。

3.4 实用性的档案管理模式，无纸化办公

在大数据的环境下，对于如何做好档案管理工作是一个考验，需要明确档案管理中可能面临的挑战和机遇，并结合数据时代的特征、档案管理的需求，进行不断地探索、发掘档案管理模式的实用性，是极具必要的、可研究的。其中兰台档案管理系统V8.0，是一款能够实现线上档案管理一体化的工具，其中包含文件管理、档案整编、档案管理等三大类功能。文件管理包含文件著录、原文管理、文件归档、文件查询，其中文件著录包含文件著录、著录定义、管理界面、修改字符、文件回收等功能，在该应用技术下可以有效地规避《档案著录规则》可能出现的问题，并系统化、格式化的完成著、录功能。档案整编是完成归档文件的组卷，组卷即将若干互有联系的文件编立成案卷的过程，是极其复杂的过程，但是在系统中操作组卷，有固定的流程，固定的格式，固定的排序，远比起原始的组卷更加标准化，更有质量保证。档案管理包含档案著录、利用管理、多媒体管理、库房管理、原文管理、档案查询等功能，其中利用管理包含利用配置、利用统计，能够智能的分析出档案在利用中可能需要的统筹数据，统计哪些文件的利用率最高，对于研究潜在价值有极大帮助，同时，在线上做到利用，减少了重复利用对纸质档案的损害，不仅做到无纸化办公，同时随时随地就可以通过软件看到文件，同时也提高了工作效率。

3.5 优化档案备份和留存，让数据完全、可靠

不同于纸质档案的留存保管，大数据时代下的电子文档的备份、留存也是非常重要的环节。在管理电子档案时，应该通过信息技术，去完善档案的备份和留存工作，让传统管理的问题得以弥补，使得管理活动提高效率，从而优化档案结构体系，调整档案利用模式，达到开发、利用一体化。备份一体机是档案备份和留存中必不可少的机器，其自身自带系统，开机后可以设定自动备份或一段时间内自动备份，可通过有线、无线的途径，来实现存储数据的互通互联的功能，巨型存储空间得以让档案工作变得更加完全、可靠。在现阶段，大数据的应用变得十分广泛，它让档案管理获得了新路径，得到了新的思路。企业在管理档案时，要多去利用大数据技术，电子化、信息化的对档案进行转化，将文字转化为数据，相互整合图片、影音等类型信息，按类型去完成备份、存储，使得档案内容得以完善，让档案可以发挥其最大的价值，被更高效的留存还有备份。最后，受大数据所影响，档案管理会更有便利性，档案的价值也会增长，档案人员要不断探索，总结创新、科学的保管或搜集档案的机制，使得档案服务能够充分提高质量水平。

4 结语

在大数据时代，档案数据的数量更多，需要处理的信息量更大，随之数据信息也变得更有价值，这使得档案已经成为企业非常重要的资源。那么如何让档案被最大化、最有效地去利用，让档案价值被更有效地挖掘，目前已经成为各大企业会重点关注的问题了。在大数据影响下，档案管理面临着挑战和机遇，怎么让档案管理得到创新，让管理的效率和水平得以提高变得非常重要。企业需要明确档案管理的挑战和机遇，更需要结合自身实际还有管理档案的需求，从正确、积极的角度对各项技术进行整合、运用，逐渐形成有建设实用性的信息化档案管理模式，不断提高自身档案管理的效率和水平。

引用

[1] 杨桂婵.大数据时代高校档案工作浅谈[J].山东档案,2019,233(6):78-79.