基于知识管理的军工单位档案资源开发与利用

赵昕

（中国直升机设计研究所，江西景德镇 333000）

0. 引言

计算机技术的飞速发展推动社会进入信息时代。“十三五”时期以来，我国档案工作成果卓著，档案法规制度不断完善、公共服务能力不断加强，人才培养更加系统科学。因此，为继续推动档案事业高质量发展，2021年6月9日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出，要扩大档案利用，创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级，提高档案管理综合水平。当前，面对人们日益增长的多元化需求，档案资源不能仅局限于原始、单一信息的积累，而是要拓宽档案管理工作思路，重视档案资源的开发与利用。通过借助多媒体数据库技术、计算机网络技术等多重技术手段，将原始档案数据经过收集、加工、处理、组织得到档案信息的延续性价值，推动档案管理工作模式由传统实体档案管理逐步转变为档案信息的知识化管理。

1. 知识管理与档案开发利用的关系

随着社会不断进步，各种技术手段兴起，多样化的需求不断促使档案管理模式进行逐步革新。纵观档案管理历年来的发展变化，由最初以物本管理为理念的实体管理慢慢转变为依托数字化平台开展电子数据归档的信息化管理。如今，在知识经济时代，档案管理又面临新的挑战，为构建满足人们需求的系统服务体系，突显知识价值，档案管理模式需开始进一步转变，由档案信息管理逐步升级转型为档案知识管理。知识管理是指在组织中构建一个人文与技术兼备的知识系统，让组织中的资讯与知识，透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，达到知识不断创新的目的，并最终形成企业管理的知识资本。知识管理是对知识、知识创造过程和知识的应用进行规划和管理的活动[1]。

档案知识管理主要强调对知识价值的深度挖掘。知识按照其可被表述程度分为显性知识和隐形知识。显性知识是指能够通过某种载体明确表达的知识，且在组织中多数是存储于载体上，能够被直接学习的编码化知识信息。隐性知识是一种以人脑的神经系统为“载体”，很难被表达和学习的潜在知识，表现为直觉、第六感、联想、经验等[2]。档案作为可编码化的载体将档案信息以知识元为基本单位进行科学拆分、重新组合，可以实现档案资源的二次重组和共建，档案管理人员依靠多年从业经验，将非编码化的知识进行一定程度的转化，从而实现对隐性知识的共享利用。

将知识管理理念引入档案管理工作，其目的主要是将档案工作内容由信息加工转变为知识加工，在此过程中，要求档案工作者转变对自身工作职能的认知，以知识管理理论为主导，借助各种技术手段与信息平台，在著录、检索、编研的基础之上进行档案资源开发，旨在结合企业实际工作需求，将档案数据挖掘、提炼、组织，以多元化形式呈现，为企业提供个性化、优质利用服务的同时，又能够努力实现档案价值的最大化目标。

2. 档案资源开发与利用原则

档案管理工作本身是有序的、规范的，主要是通过一系列科学的理论和技术方法对档案资源进行系统性管理。因此，在原有档案管理基础之上进行基于知识管理的档案资源开发，需遵循以下原则：

2.1 需求导向性原则

新形势下，档案管理工作面临严峻挑战，基于知识管理的档案资源开发成为目前档案工作革新的另一种途径。当前，企业用户类型多元化，使用者对于档案资源需求的侧重点也有所不同，面对这种情况，档案资源的开发工作无疑是复杂的。以用户需求为导向进行档案资源开发，需要以档案数据的知识价值开发为前提，以档案数据的高效利用为目的。坚持以用户需求为主体，一体多面式开发，缩小同类服务范围，扩大异质资源种类，提供针对性、个性化档案资源服务，不仅能够减少档案资源开发成本，降低开发试错风险，还能满足多样化的用户需求，提高用户对于档案资源使用效率和使用频次。

2.2 科学合理性原则

档案资源的开发工作主要是围绕用户的使用需求进行开展的。在军工单位中，档案资源的使用者众多，如何最大限度统筹多样化的档案用户需求成为档案资源开发工作中不可忽视的重要问题。因此，为保证档案资源能够实现高效利用，设置科学合理的档案分类原则显得尤为重要。作为档案工作革新中的重要一环，基于知识管理的档案资源开发需以档案基本理论为基础，在此基础之上充分考虑到档案数据价值的知识挖掘方向，依据用户使用需求进行分类开发，加强档案数据之间的关联管理，保证各类目之间的完整与独立，促使企业档案资源能够形成一个有机整体，形成一种系统、完善的档案管理体系。

2.3 安全保密性原则

档案保密是档案管理工作中的重点、要点，档案内容安全与否与企业甚至是国家利益都紧密相关，因此，做好企业档案保密工作对于保障企业甚至是国家利益都显得至关重要。在档案保密管理工作中，由于军工单位相较于一般企业具有特殊的国防军事属性，工作内容通常涉及航空、航天、核能、船舶、兵器等领域，所以，相关档案较为敏感，在档案资源的开发与利用方面也需更为慎重。档案相关工作者应对原有档案“只保不用”观念进行革新，“用”是目的，“保”是手段，今时今日，需用辩证的眼光看待档案保密与开发利用之间的关系，注意二者间对于“度”的把握，严格控制档案利用范围和人员使用权限，正确认识和处理好档案资源开发利用和安全保密之间的关系。

2.4 综合效益性原则

档案资源的开发与利用是档案管理工作的重要组成部分，同时也可看作是企业开展的一项经济活动。实施档案资源开发项目，必然需要考虑到投入成本、开发风险以及利用价值等一系列问题。通过对档案资源进行开发，挖掘其知识价值，进而形成知识产品或提供知识服务，以此为企业带来相应的经济回报，最终达到档案资源高效利用的目的。优质档案资源的深度开发，是企业打破传统档案固有模式，对档案资源附加知识价值的探索行为。将知识要素融入档案资源开发利用的实践过程中，需全面考量开发蕴藏的未知风险，权衡其产生的利弊影响，提前研判档案资源的开发与利用带来的综合效益，不仅能够在一定程度上提升档案资源开发的主观能动性，也能及早规避不良影响。

3. 当前档案开发利用中存在的问题

3.1 档案利用意识淡薄

目前，档案管理人员思想意识大多依旧以原有传统档案管理思想为主，对于档案资源的开发利用较为忽视。通常情况下，档案管理人员思想层次高低与档案管理所用模式密切相关，是影响企业整体档案管理水平的重要因素之一。过去保守落后的档案管理思想会制约档案管理工作的革新优化，以“保”为主的档案管理思想观念急需扭转。在以往档案管理工作中，档案使用者对于档案资源的利用是被动的。而档案管理人员作为档案信息的提供者，对于档案资源的价值鉴定、利用途径、开发程度等则掌握相对绝对的决定权，档案管理人员服务意识水平难以紧跟使用者对于档案资源的利用需求，单向被动的硬推式档案资源传递成为档案资源利用效率不高、用户体验感较差的主要因素。因此，档案人员开发利用意识水平的提高俨然已成为新形势下档案管理革新进程中的难以忽视的紧要任务。

3.2 档案利用方式单一

长久以来，档案管理部门仍多以档案借阅、档案复制等传统、低层次的档案信息资源利用服务为主，这种基础性的档案资源信息利用方式早已无法满足档案使用者的需求，用户关注的已不再是简单的获取文献而是如何从繁杂的信息环境中找到能解决所面临问题的信息内容，并将这些信息融化和重组为相应的知识或解决方案[3-4]。面对档案利用方式单一这一现状，究其原因是因为档案资源短缺与信息化开发能力不足，这也是目前阻碍档案资源被高效利用的重要因素。对于档案资源的利用不能仅局限于档案数据本身，信息化挖掘手段也不容忽视。如今，开发档案资源的知识价值已成为企业提高经济效益的新型途径，改变档案管理思路，着力于针对隐性知识的开发利用，才能扭转档案利用方式单一的落后局面。

3.3 档案人员专业水平不高

信息技术的飞速发展使得档案管理从传统实物管理逐渐过渡为信息技术管理，利用数字化平台，档案检索效率大大提升，优化了原有以人工管理为主的档案管理模式，开启了档案“人机”双重管理时代。在这种背景下，基于知识管理的档案资源开发利用则同样需要以信息技术为支撑，这无疑是对档案人员的专业技能和知识水平提出了更高的要求。但在实际档案管理工作中，受投入资金、人员规模、领导者观念等各种因素影响，信息化档案管理的应用范围有限，信息技术知识普及程度不高，档案人员多依靠于传统纸质管理，计算机知识较为欠缺，操作水平有限，难以满足新形势下档案资源开发利用在实际工作中的需要。因此，提升档案人员专业水平，是保障基于知识管理的档案资源开发利用顺利开展的重要前提。

4. 档案资源开发利用措施

4.1 培养档案人员知识管理理念

档案管理工作质量水平的高低与档案管理人员的思想意识密切相关，档案管理人员思想意识不应局限于对档案的收集、整理、归档等方面，还应着眼于对档案数据内容的深度挖掘和开发。重视知识发现、信息与知识交流、信息与知识应用及知识的创新，将藏在组织机构、组织文化、管理流程和管理人员头脑中的隐性知识识别出来，使之文档化，同时，拓展开发宽度、延伸开发深度，重视起档案数据关联、数据挖掘以及数据融合产生的档案数据价值增值空间，即将知识管理理念融入档案管理工作中，在传统物本管理理念基础之上结合知识管理内涵，共同应用实践，以期实现对档案资源的合理开发与利用[5]。

4.2 构建档案知识数据库

为进一步加强档案资源与使用者之间的相互联系，实现档案资源系统共享、协同，档案知识数据库的构建无疑成为对档案资源开发利用的另一种方法。通过借助数据仓库、搜索引擎等计算机应用工具，对档案知识进行有效整合、二次加工，在传统档案资源利用需求的基础之上，依据资源特性和利用目标，划分出相应的特色模块，如个性化推送服务、联想利用、互动式分享以及个人定制模块等，不仅能够大大提升档案资源的利用效率，同时也能增强档案用户的体验感和满意度。档案知识数据库的构建，改变了原有档案信息的加工处理方式，依托计算机平台，采用数据挖掘技术，来完成档案资源向知识的过渡过程，增强对隐性知识的获取能力。从企业角度来看，能够更加清晰地了解用户使用需求，获取用户使用频次、资源需求方向等数据信息，方便企业对档案资源进行针对性的投入与开发。从用户角度来看，可以满足使用者个性化的使用需求，提升检索效率，减少对冗余资源查阅的时间成本，方便日后进行个人管理与备查。

4.3 加强档案人员队伍建设

目前，在档案管理工作中，人力是各项工作、想法的践行者。要想顺利开展基于知识管理的档案资源开发与利用工作，档案人员队伍的专业素质和技能水平则显得尤为重要。相较于对传统档案人员的能力素养要求，基于知识管理的档案资源开发与利用工作在此基础之上提出了更高的期望，急需拥有对知识管理相关内容的理解与应用能力。着眼于档案专业人员队伍的培养，结合当下热点技术、领域方向，定期开展专业知识讲座，完善知识结构，加快企业档案人员知识的更新速度。优化原有以人力为主的档案管理模式，注重档案知识与信息技术应用的交叉学习，组织档案人员专业知识与技能大赛。根据档案人员的知识结构，挖掘擅长的档案知识领域，鼓励全员进行知识共享，建设出一支能实施档案知识管理策略的开拓型、创造型知识团队。

5. 结语

基于知识管理的档案资源开发利用是当前时代背景下企业档案管理工作的创新发展趋势。对于拓宽档案管理思路，注重档案信息知识属性的表达，加速推进档案资源的信息化融合，有效改善档案利用效率低下的现状具有相当积极的作用。将知识进行高质量的加工处理后转化为企业经济效益的组成部分是档案管理的新职能，也是档案工作能够顺利长足发展的坚实保障。