企业电子档案管理的问题与措施分析

贺靖贻

（大庆油田档案馆，黑龙江大庆 163712）

0.引言

在庆祝中国共产党成立100周年的重大历史时刻，习总书记对档案工作作出重要批示，将档案工作地位的认识提高到了新的高度，也为新时期档案工作指明了方向。在进入信息时代后，传统纸质档案难以满足新时期需求，各大企业陆续运用计算机技术，从纸质档案转变为电子档案，使档案信息以数码形式存储在设备载体中还可借助网络渠道进行档案阅读与处理。与传统档案相比，电子档案的保存期限更长，检索效率更高，但在管理过程中仍存在些许问题，主要体现在管理思维、管理模式、档案安全与利用率等方面，需要采取科学有效的措施进行完善，确保电子档案的健康发展，为企业战略目标实现提供更多助力。

1.企业电子档案管理的重要意义

与传统纸质档案相比，电子档案在流通性、信息共享方面优势显著。在现代化企业运营中，加强电子档案管理具有以下重要意义。（1）有助于档案资源共享。在信息化时代背景下，一些企业开始重视档案资源共享平台建设，引入先进管理模式，并将网络技术、电子信息技术等融入平台中，使管理者借助该平台了解员工的基本信息，如学历、职称等，还可迅速了解企业固定资产与库存状态，提高各部门间的沟通频率，极大地促进了资源共享与工作效率提升。（2）可为决策者提供有力参考。电子档案对员工信息、企业发展情况等进行记录，可在一定程度上反映真实的经营情况，借助信息系统使档案管理更加科学规范。当某部门要做出重大决策时，可根据档案系统收集的信息资料，为决策者查阅参考、综合分析提供依据，从而做出更多科学决策，引导企业朝着可持续方向发展。（3）有助于整体运营效率提升。在传统档案管理模式下，企业要想查询档案信息需要先向档案部门提交申请，由管理者根据申请者权限进行批准后，才可查阅相应档案，浪费诸多时间成本。但在电子档案管理模式下，管理者应提前创建档案管理系统，员工可借助计算机登录系统，输入账号密码便可实时查阅自身权限内的档案资料，不但节约了大量时间成本，还使企业整体运营效率得到极大提升[1]。

2.企业电子档案管理存在的问题

2.1 电子档案人才匮乏，管理队伍结构不合理

信息化本身属于一项创新型工作，需要懂管理、会信息技术的人才参与，才可真正提高电子档案管理效率，使档案资源优势得到充分发挥。当前，各大企业积极响应国家号召，开展档案改革与调整等工作，领导层对该项工作也给予高度重视，能够充分认识到信息化的意义，舍得在人财物方面增加投入，对电子档案管理工作给予充分的理解与支持，为档案信息化建设创造有利条件。但因内部缺乏复合型档案管理人才，部分从业者缺乏基本操作技能，尽管配备了许多信息化工作所需设备，但因管理人员自身信息素养较低，导致大量设备闲置，电子档案的现代化管理效率很难得到显著提升。此外，现有管理队伍结构不合理，以中年管理者为主，缺乏青年人才的融入，很难将最新的管理理念应用到档案管理工作中，管理工作缺乏活力，影响了管理效率[2]。

2.2 管理模式落后，重复建设时有发生

在管理模式方面，部分企业存在没有连续、完整的保管电子档案的问题，在管理全过程中仍存在漏洞。例如，在纸质档案数字化期间，因从业者操作失误或者存储介质出现问题，均会造成信息失真、不完整等情况产生，且档案载体形式、存储格式等具有多样性，加上档案自身的流动性，均可能使数字化期间出现内容丢失或缺损等情况。因电子档案多采用U盘、计算机等进行保存，此类载体尚未列入档案登记簿，取用较为随意。一些企业没有在计算机中设施档案获取权限，安全管理力度缺失，由此产生管理缺陷，严重影响档案的管理效率。与国外企业相比，国内企业的电子档案建设与管理工作相对落后，因管理体制不够完善，管理模式单一老化，导致各部门不遵守制度的行为时有发生，严重阻碍档案信息数字化进程。因档案管理工作不够规范标准，各部门间缺乏交流与沟通，信息共享补偿，很容易出现各自为政、互不兼容、重复建设等情况发生，信息利用率也受到严重影响。这就要求企业应注重管理模式的创新与体制完善，并创建一个共同参与的平台，在该平台上实现信息无成本共享，由此避免重复建设造成的资源和精力浪费，提高档案管理效率[3]。

2.3 档案信息存在安全隐患

企业档案作为发展历程的记录者，其内容不但有企业日常活动，还有一些商业机密、人事档案与个人隐私等，因此在档案管理中还应注重安全隐患。从整体来看，档案安全风险主要包括以下几个方面。（1）受外界因素影响，可能是竞争对手通过电子档案的漏洞，借助黑科技、病毒等窃取商业机密，或者不法分子攻击企业档案系统，将档案中的保密信息公之于众，从中获取私利。（2）受内部因素影响。部分企业为了节约用人资本，聘请兼职人员负责档案管理工作，因从业者专业技术和知识不过关，无法深刻意识到档案内容的重要性、保密性，很容易受他人利用，在档案录入和输出时不加查验，导致企业保密信息与个人信息泄露，造成不良影响。可见，电子档案管理应高度重视安全隐患问题，使企业与员工信息安全得到保障，以免造成不必要的利益损失。

2.4 档案信息开发和共享较为薄弱

大部分企业在档案资源开发方面较为保守，仍处于表层，如存储、汇编等，而档案编研、信息开发、专题调研等却很少受到关注和落实。档案工作能否与时俱进，达到世界领先水平，一个重要的指标便是电子化程度，这也是实现工业化的重要因素之一。当前许多企业尚未创建完善的档案数据库，缺乏对现有资源的深入开发，信息共享与服务范围十分有限。在企业各部门之间，信息资源单纯实现横向共享，纵向共享尚未实现，需要吸引更多优秀的技术人才加入进来，在现有档案人员业务素质方面仍存在问题，滞后于行业发展需求，成为档案信息共享和高效利用的瓶颈所在，严重制约着档案资源的深度与广度开发与利用。

3.企业电子档案管理问题的完善措施

3.1 树立信息化思维，优化档案管理队伍结构

根据中办、国办印发的《十四五全国档案事业发展规划》内容，企业管理者应树立长远眼光，树立信息化思维，制定与时俱进的发展规划，深入了解电子档案管理流程与职责范围，并结合实际运营情况进行管理职责划分，为档案工作给予应有的重视，并增加软硬件建设与更新的资金投入。同时，管理层还应借鉴国内外成功的电子档案管理案例，创建完善的信息化管理体系，重视档案数据库、管理系统、安全防护系统等方面的建设，在软件升级、设备养护等方面增加投入，促进电子档案管理效率提升。例如购买数字化设备和办公用品、重新装修库房、软件升级、人员培训等。

此外，还应优化档案管理队伍结构。当前电子档案在各大企业中普及应用，首要任务在于培养一支懂档案知识、会计算机操作的复合型人才团队，使企业内部档案管理部门人员结构得以优化，整体素质得到提升，充分迎合现代社会发展需求，具体措施如下。（1）各高校应注重电子档案人才培养，从本质上解决复合型人才缺失问题。企业可与高校建立合作关系，根据自身需求进行“订单式”人才培养，为档案管理注入新鲜血液，使其更具生命力。（2）各企业应注重现代化档案管理人才的招聘，尤其是青年人才的引进，可使先进管理理念渗透到电子档案管理中，完善该部门的人员结构。（3）面向现有档案管理人员开展培训活动，不断丰富管理者对电子档案的认知，充分意识到网络、计算机对档案管理产生的影响，使其在现有经验的基础上，快速掌握电子档案管理要点，积极接触新事物，清楚意识到电子档案在未来将取代纸质档案这一趋势，以长远眼光看待电子档案发展带来的各类问题，能够熟练运用计算机设备进行档案管理，促进信息化管理工作的贯彻落实[4]。

3.2 完善管理制度，创建档案管理新模式

在电子档案管理中，应从制度层面着手对文件管理与电子文档二者结合起来进行管理。因电子文件以文档形式存在，只有规范基础操作，才可使文档形式更加真实合规。在档案采集阶段，还应创建专门的采集整理体系，保障档案资料整理过程规范统一。企业应成立专门的档案检测小组，在接收档案后先进行检测，保障信息准确无误的情况下再录入系统。为了实现档案标准化管理，档案部门还应制定各项标准，对现行标准进行完善，保障各部门能够遵循各项标准落实相关工作。在“互联网＋”背景下，档案管理应充分借助信息技术手段进行模式创新，走数字化建设之路。对此，可借鉴国外先进的管理经验，将网络技术、计算机等引入工作中。例如，某企业采取“互联网＋档案管理”模式，先聘请专业人才到场指导，并根据档案管理保密程序规定，采用微缩仪、扫描仪等设备对纸质档案信息化处理，借助互联网将单位各部门连接起来，创建数字化信息采集模式，拓展档案采集范围，还可实现智能化检索，深挖档案信息背后价值。此举不但可提高管理效率，还可确保档案安全。

3.3 加强软硬件建设，保障档案信息安全

一方面，加强软硬件建设。企业应不定期巡查硬件设备运行情况，包括服务器状态、网络状态、档案日志更新情况、老化设备换新以及安全排查等方面，使线路、运行环境和设备安全得到切实保障。为了应对不可控因素，应创建数据备份中心，与档案数据中心相互独立，定期将档案中心数据拷贝到备份中心，以免出现意外导致档案信息丢失。运用防火墙技术，将其设置在内外网之间，对黑客病毒起到“保护伞”的作用，通过安全访问控制，保障档案信息安全。企业还可借助网络管理平台设立在线报警软件，当病毒入侵到网络内任意设备时，管理者都能够及时发现并采取措施，将以往被动防御变为主动防御。

另一方面，维护档案系统安全。按照档案信息化标准创建安全的应用系统，在系统设计、开发与建设中，企业应创建用户访问权限平台，运用生物技术、加密防盗窃技术等，在档案管理软件中设置用户权限，用户在登录系统后需要认证身份信息，身份合法才允许访问档案资源，非法用户则或被拒绝访问，由此保障档案安全。还应创建日志文档中心，包括用户访问、数据库更新、管理软件更新等情况，当出现档案泄露等安全事件时，可为追本溯源提供数据支持，使安全隐患得到及时排查，创建出可靠且高效的档案管理平台[5]。

3.4 优化服务平台，推进“智慧档案”发展

在“智慧城市”建设发展下，档案部门可抓住契机，借助“互联网＋档案管理”的战略思路，与档案工作现状相结合，创造出完善的“智慧档案”服务平台，该平台建设是借助先进的技术手段，对电子档案信息进行分析处理，挖掘用户数据与档案资源，对二者的关系趋势进行预测。该平台信息众多、操作规范，有助于扩充和信息提取，还可结合特殊需求创建专题数据库，面向全社会提供跨设备、跨服务机制的电子档案服务，充分整合各类信息，有效避免“信息孤岛”问题产生，使电子档案管理更加专业且智能，通过全力推广“智慧档案”，为社会发展和企业创新提供更多助力。还可创建服务型门户网站，此类网站在内容编排、功能设置方面具有服务性特点，可为用户提供信息咨询、信箱服务、业务活动等功能。也可将企业档案信息及时公示，特别是在新媒体飞速发展的今天，如何高效利用新媒体为电子档案服务，成为企业档案管理值得深思的课题。

4.结语

在网络时代背景下，电子档案逐渐替代纸质档案成为档案管理的主流趋势。但在实际管理中应结合实际情况通过树立信息化思维、完善管理制度、加强软硬件建设、创建“智慧档案”服务平台等方式，弥补管理思维、管理模式、档案安全与服务能力等方面存在的不足，使电子档案的价值被深入挖掘出来，在“互联网＋”技术的支持下，显著提高档案管理效率，走信息化、智慧化发展之路，推动企业长久稳健发展。