农业科研单位基建档案科学管理初探

姚庆群 严琳玲

（中国热带农业科学院热带作物品种资源研究所，海南海口 570100）

农业科研单位档案是指单位从事科学研究、基础设施建设、党政文化、人事管理、财务管理等活动过程中形成的各种文字、图表及声像等资料，是单位建设历史见证的宝贵资料，具有一定的保存与使用价值。档案管理工作就是收集、整理保存档案的全过程工作，是保证档案记录连续性、真实性和完整性的可靠保证。基建档案是农业科研单位进行基本建设及修缮购置项目规划与申报、基础设施日常管理的重要依据，是保证单位正常运转和日后改、扩建工作的重要的凭证。它不仅是工程项目建设过程简单的历史记录，更是工程项目建设经验和技术的结晶，直接反映程项目建设的科技的成果以及使用效果。但是，由于部分农业科研单位对基建档案的管理不够重视，管理不科学，甚至不符合相关的管理要求，更没有专业的档案管理人员，导致基建档案归档不规范，查询与利用效率低。本文从基建档案的特点及存在问题出发，寻找学科的基建档案管理方法。

1.基建档案的主要内容及特点

1.1 基建档案的主要内容

基建档案是基建项目在申报及实施管理活动中直接形成的、经过整理立卷具有保存价植所有文字、图纸图像、声像等各种载体形式的文件材料[1]。基建项目档案的包括三大类项内容：（1）项目前期产生的资料，如项目立项申请报告、项目建议书或可行性研究报告环评勘察测绘报告、初步设备及图纸、招投标文件，合同协议及批复审核文件等。（2）执行阶段产的文件，如开工报告、工程测量定位记录、图纸会审报告、施工组织设计、设备安装调试与验收记录、各分项工程验收记录、工程质量报告、施工日记，监理日记等。（3）竣工阶段产生的资料，如竣工图、会议文件及会议决定、单位工程竣工验收报告、竣工决算报告、工程建设总结和工作报告等。基建设档案不仅是工程项目建设进行审计、监督管理和验收以日后进行及生产维护、技术改造的重要依据，它的完整性与有效利用直接关系到工程竣工验收、生产使用以及后期工程维护维修、改扩建等，也可为其他相关工程建设提供参考。

1.2 基建档案的主要特点

基建项目档案具有系统性特点。基建档案的产生是根据基建项目活动的推进而逐渐产生的，在项目推进过程中，涉及几个阶段的内容：（1）规划期申报阶段，档案主要包括项目建议书，可行性研究报告书，申请上报文件，选址意见书，用地预审意见，环境影响评价审批文件等。（2）项目实施阶段，档案主要包括项目初步设计及批复，招投标材料、施工图，监理资料等。（3）竣工验收阶段，竣工图，各单项工程验收料档案等。而这些档案资料是有机地联系在一起，形成一个承上启下的资料系统，同时真实、全面、详细地反映建设工程项目从规划设计到竣工验收各个阶段的活动。

基建项目档案具有复杂性特点。建档案中客观全面地记录了基建工程项目的具体信息，包含的内容涉及建筑、道路、给排水、消防、设备等各个方面，既有建设单位资料，又有施工单位及监理单位资料，各类资料文件都有详细的记录[2]。另外，基建工程项目的不可控因素较多，在实施过程中可能会产生很多不可预测的问题，产生的文件随项目的进展逐渐增多，如各种类型的签证，变更资料等，因此，基建档案随着时间变更，条件变化变而变得复杂多样。

基建项目档案具有真实性特点。基建档案上的每张图纸、每项工程、每项支出都是真实存的，都能找到发生的具体位置及实物所在，它能准确、真实、完整地反映工程及设施的真实情况，并将直接影响到工程投产后的生产，维护、改扩建等工作的正常进行。

基建项目档案具有专业性特点。首先是档案内容的专业性，基建档案相比较其他类别档案，其涉及设计、勘探、施工、安装以及消防等多种专业内容[3]。其次是档案形式的专业性，特别是图纸资料，由于图纸幅面大，整理档案时需要有专业的折叠方法才能既方便查看也能在存放时不被损坏。另外隐蔽工程图像资料的选择与保存，需要了解工程关键点工程图，做好图文并存的档案记录，以便日后查看与利用。

2.基建档案收集管理存在的问题

2.1 重视度不够，档案管理业务水平有限

项目领导、项目执行人员均把主要工作重点在工程进度、质量、资金落实等方面，对项目档案收集与管理的重要性认识不够，在档案管理上没有设置专职人员，且管理人员流动频繁，档案交接工作不完善，导致文件遗失或没有交接到位。另外，基建档案内容涉及面广，工作环境较为复杂，编制整理周期长，具有鲜明的专业性。这就要求档案管理人员既要有档案方面的专业知识，又必须具备一定的建筑专业知识，而且要对基建项目施工各阶段的环节流程和基本术语都有一定的了解，以便和建设方、施工方、监理方更好地沟通，保证基建档案管理的质量[4]。由于对基建档案收集与整理缺乏统一的标准和有效的操作方法，不同管理人员各有不同的档案管理方式，对基建档案认识水平、重视程度不同，容易造成档案收集不全、归档质量参差不齐等问题。

2.2 档案资料的形成与项目进度不同步，归档不及时

项目规划与前期准备时，由于对立项把握不准，对前期资料的各种修改形成的资料没有及时整理更新，使一些重要的前期文件丢失。在基建项目工程施工过程中出现的变更问题，有些现场直接变动，没有及时进行图纸修改，及办理相关手续，更没有形成档案资料存档，造成档案管理员在最后整理档案或验收时，发现档案不完整、不准确。还有一些重要的设备资料，如使用说明，安装软件、保修卡、安装调试记录及验收报告等，应及时整理存档并移交档案管理员而迟迟不移交，导致日后设备运行维护，技术改造难以找到依据。另外，由于项目管理者对档案认识不够，没有档案管理作为工程项目管理的一部分对待，认为只要保证工程的进度和质量就够了，使档案资料的收集，整理无法做到与工程进度同步，通常以先执行，后补资料方式进行，导致使项目验收时档案文件收集不全，有些资料还前后不一致，竣工图与实际不相符或编制不规范，需签字材料手续不完备等，最后竣工验收还需补充完善各类档案资料。

2.3 资料不完整，归档文件材料不规范

基建档案收集过程贯穿了规划到项目竣工验收，在项目实施过程中，经历时间长，中间可能从管理到经办都换了不同的工作人员，每个人经办的资料不一样，管理方式不一样，有些人对档案资料要求不严格，认为有存了档就行，没有考虑档案是否完善合格，如审批文件是否为原件，文件的签名、盖章手续是否完备，文件内容是否完整，文件中数据是否存在涂改现象，文件（除签名外）是否存在“三色笔”现象，竣工图编制是否规范等[5]。另外，从立项到竣工期间，档案资料处于动态变化，会随着工程施工进度、因地制宜，部分设计会发生变更，档案文件随之而变，使用前期所收集的档案资料有可能被后期的档案所替代，如果没有及时标记变更，会使资料前后不一致，造成归档文件不完全、不规范。

2.4 声像档案缺乏及隐蔽工程缺少图片与说明

声像档案包括照片、录像及音频等影像声音材料，它是基建项目实施过程、竣工验收的证明材料，特别是隐蔽工程，图像资料显得尤其重要，是纸质档案的必要补充。在农业科研基建项目档案中，极少有图片、录像等声像材料归档，有些虽然有声像资料，但不纳入正式档案归档，有些虽有相关照片，便缺乏详细说明，给日后项目的维修、维护、改扩建带来困难。如有的工程项目无隐蔽工程记录或记录不全，有的虽有图纸，但没有详细说明或说明不不清晰，有的图纸更改多次辨认不清，更没有当时施工过程的图片资料档案，时间长会造成隐蔽工程无法清晰呈现，严重的会造成后期工程无法正常实施。

3.基建档案科学管理的几点建议

3.1 重视档案管理工作，提高档案管理人员的业务水平

首先单位领导与项目执行人应该重视基建档案的管理，及时配备专门的基建档案管理人员，要求必须掌握档案整理基本操作方法，熟悉基建工程业务流程，有一定专业知识、责任心强，具备良好的沟通与交流能力，能抓住每一个建设环节的及时收集与整理档案。同时要与时俱进，积极参加线上或线下培训工作，既要参加建设项目管理能加培训，又要适当参加档案管理培训，了解基建管理工作的新技能与发展新方向，做到科学、及时、准确收集基建档案，为项目检查、竣工验收及日后档案利用提供有力依据。

3.2 归档工作实行“三纳入”“四同步”，做到应归尽归

科学的档案管理工作应该有相应的执行标准，档案工作“三纳入”和“四同步”是档案工作基本标准之一，也是档案工作制度基本要点。基建档案的“三纳入”主要是指把基建档案管理工作纳入工作计划，纳入领导议事日程，纳入单位岗位职责。“四同步”是指项目建设（维修）工作一开始就应与建立档案工作同步进行，检查项目工程情况应与检查项目档案工作情况同步进行，项目在建设过程中要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行，项目竣工验收应与提交一整套合格的竣工图验收同步进行[6]。农业科研单位应该制订本单位档案管理制度、绩效考核制度等，从制度上体现建设档案收集整理与保存重要性，搞好档案管理的首要环节就是将相关资料及时收集齐全、完整并整理，什么时候进行对档案归档是关键，只有在项目申请申报就开始进行文件材料的积累、整理、审查工作，注重基建项目过程资料的整理，项目竣工验收时才能有一套完整的、有价值文件材料的归档。

3.3 电子档案与纸质档案相结合，加强信息化管理

信息化管理是将来档案管理的趋势，随着科学技术的不断进步和快速发展，我国已经全面进入“互联网+”时代，越来越多的新型技术被广泛应用在各个领域中。在基建档案管理中，可以根据基建档案管理的实际情况建立档案管理信息化系统平台，将基建档案的数据和信息进行录入，借助信息化技术对基建档案内容进行整理，建立相应的检索系统，如果想要查找相关的档案信息就可以进行相应的检索，也可以将数据和信息进行共享，方便其他部门的人员进行查阅[7]。此外，声像材料与其他纸质材料能有机联系一起，使工作人员在日常工作过程中的效率和水平能够得到有效提升，也可以根据实际要求，为其配置专业的软件，为项目日后管理，改扩建等提供充分依据。

3.4 加强开发，提升基建设档案利用价值

基建项目过程会产生数量巨大、类型多样的原始数据作为归档料，它具有一定的技术性，包含了大量的工程建设信息，是单位的无形资产，在农业科研单位领导决策过程具有一定的参谋作用。但如果它仅作为档案在贮存在档案室里，就难以体现其价值，只有通过开发利用才能实现基建设档案的价值。因此，要让基建档案得到充分利用，（1）提高基建档案系统中目录的准确性、易查性，让使用人员及时有效地查阅到相关档案信息。（2）应当根据基建项目规划、维修、改扩建及生产等需要，做好文献分类，如按项目地点归类图纸，做好目录汇编、档案摘要等，以便于更好地开发利用基建档案信息，为决策、日常管理工作提供依据和参考资料。（3）使用现代互联网及信息分析软件，建立单位档案数据库平台，为档案利用者提供综合查询功能，使基建档案达到更深层次的利用。

4. 结语

农业科研单位应该当把基建档案管理作为项目管理工作中的重要组成部分，档案的收集积累、归档整理、查询利用这三者的关系是紧密联系且相互关联的。只有及时、准确、系统地收集收集整资料档案，利用科学的管理手段，把基建档案管理各项工作做得到位，才能得心应手地为领导决策提供依据。