信息化背景下事业单位档案管理模式探讨

董晓会

（肇东市军队离休退休干部休养所，绥化 151100）

当前，信息化是帮助事业单位更好管理档案，顺利完成档案管理工作的重要方式。通过把信息化技术运用在事业单位档案管理工作中，可以帮助其更好地设定档案管理目标，优化档案管理途径，提高档案管理水平，在实现档案管理信息化的同时，促进事业单位档案管理改革创新，为事业单位的更好发展提供支持。

一、事业单位档案信息化建设的意义

事业单位在开展档案管理工作时，通过引进信息化技术，加强档案管理信息化建设，可以让档案管理更加规范和可靠。在传统的档案管理中，档案资料主要以纸质材料为载体，这些材料容易受到各种因素的影响，如果受到损坏将无法修复，单位就会遭受一定的损失。通过引进信息化技术，能够将纸质材料保存在计算机系统中，避免档案信息丢失或者损坏，实现档案信息长时间保存，便于单位人员查询和使用档案信息。并且，通过加强档案信息化建设，能够给档案检索和使用提供便利条件。通过对档案信息分类保存，在档案管理信息系统的作用下，可以直接查找所需档案信息，取代了传统的借阅方式，便于档案信息的保存，提高了档案管理的质量，为事业单位内部管理和业务活动开展提供服务。

二、信息化背景下的事业单位档案管理存在的问题

（一）对档案管理建设的重视程度不够

现阶段，部分事业单位管理人员没有意识到档案管理信息化的必要性，对于新技术、新方式没有主动学习，甚至将档案信息记录到计算机系统中当作是档案信息化管理，这显然是不行的。真正的档案管理信息化可以让档案管理更加公开与透明，相应的工作体系也比较完善。但是在实际中，受到传统管理理念的影响，再加上档案管理人员的信息化意识不强，无法满足档案管理信息化的要求。

（二）档案管理现代化水平低

随着我国科技发展水平的不断提高，诸多新设备、新技术被应用在事业单位档案管理活动中，但是由于这些设备和技术的使用效率不高，使得事业单位档案管理信息化水平偏低，档案管理混乱，影响档案信息化管理效果。部分事业单位缺少明确的档案管理目标，采用的档案管理方式比较落后，使得档案管理过于随意，不利于档案管理水平的提升。在实际中，事业单位在开展档案管理工作时比较被动，诸多信息需求者无法获得所需信息。对于事业单位而言，其档案管理部门设置过于形式化，没有主动开发和整合档案资源，采用的管理方式落后，管理过程复杂，工作效率低，缺少创新性的档案管理计划。

（三）缺少完善的档案管理机制

我国部分事业单位虽然意识到档案管理的重要性，并且也开展了档案管理工作，但是没有结合信息化发展要求，建立完善的档案管理机制，没有对档案管理实施过程进行有效监管。对于档案管理来说，这是一项比较枯燥的工作，不仅没有获得明显绩效，也没有得到单位领导的高度重视，再加上档案管理内容比较复杂、工作量多，使得档案管理人员长期被动工作，没有根据档案管理要求制订相应的工作计划，档案管理机制缺失，无法给档案管理规范化进行提供支持。

（四）单位档案管理比较落后

我国部分事业单位在开展档案管理工作时主要采用传统的档案管理模式，因为档案信息保密性强，所以长时间没有对档案信息及时公布，使得事业单位档案信息比较封闭，其价值没有得到充分开发和利用。并且，在部分事业单位中，单位领导已经了解了档案管理信息化的作用，但是没有结合时代发展要求设定统一的管理标准，无论是档案格式还是目录设置，都缺少规范性，而且部分归档检测流程不科学，在某种程度上影响了档案信息使用效率，无法做到资源的有效传递和共享。

（五）档案管理工作人员素质有待提高

在事业单位档案管理部门中，虽然相应的设施比较全面，系统比较先进，档案管理信息化建设速度快，但是部分管理人员没有掌握专业的技术操作方式，不能使先进的档案管理设备正常运行。部分事业单位档案管理人员的综合素养有待提高，单位对管理人员的工作要求较低，其专业水平和综合素养都不高，无法保证档案管理信息化建设工作顺利进行，影响工作质量。因为事业单位档案管理没有得到领导层的高度重视，对档案管理人员没有定期开展各种培训，使得单位档案管理水平低，质量无法保证。档案信息化管理对管理人员的专业度和素养有着较高要求，但是部分事业单位缺少专业的档案管理人员，培训力度小，部分档案管理人员的能力和水平均无法满足档案信息化建设要求，不利于档案信息化建设发展。

三、信息化背景下事业单位档案管理模式的优化对策

（一）创新单位领导的思想理念

事业单位为了促进档案管理信息化建设，单位领导应该及时转变思维理念，明确档案信息化管理价值，给予档案管理信息化建设工作充分重视，引导后续工作顺利开展。如果单位领导具备超前思维，树立现代化的互联网信息化思维理念，就可以实现单位档案管理现代化，将更多的资源投放在档案管理信息化建设中。但是，如果单位领导思维意识不满足时代发展要求，那么必然会给档案管理信息化建设开展带来影响。所以，事业单位领导人员需要及时转变思想理念，创新思维，了解信息时代背景下档案管理信息化建设的必要性，坚持从档案信息化管理角度入手，把档案信息化建设作为重要工作，注重对档案信息化建设过程，了解档案信息化建设情况，帮助相关人员及时处理工作中各种问题。例如，投入资金和外包企业签署档案智能化扫描加工协议，全面实施档案智能化扫描管理，不定期对扫描后的电子档案信息进行检查，保证档案信息质量。

（二）提高事业单位档案信息化管理水平

为了让事业单位档案管理更加专业和规范，应优化档案管理流程，科学设定档案管理指标，引导档案管理工作有序进行。在实际工作中，对事业单位档案信息化建设基础设施、档案数据库、电子档案管理、档案信息化利用等进行优化，夯实单位档案工作基础，确定好基本业务和技术要求及系统规定，通过高标准引导单位档案管理工作顺利落实，提高单位档案管理水平。为了充分发挥档案信息化管理价值，应注重信息技术的引进。一方面，在事业单位内部建立专业化的档案管理信息系统，同时把事业单位档案管理信息系统和单位内部办公自动化系统充分连接，形成一个完整的系统体系，促进档案信息的传递和共享，对档案信息电子文件进行全过程管理。另一方面，不断优化并改革现有信息检索技术，通过使用各种现代化检索技术来提高档案资料检索工作效率，并且加强信息技术安全管理，对重要信息技术进行安全保密，尤其是联网后的档案信息，更应建立安全防护系统，加强病毒扫描和木马防控，保证事业单位档案信息的安全性。

（三）注重档案系统的硬件安全管理

在信息化背景下，为了更好地完成事业单位档案管理系统建设工作，需要加强硬件安全管理。在此过程中，设备安全主要包括系统硬件安全及其他因素对硬件设施安全带来的影响。系统硬件自身安全问题，如网络设备安全，其中涉及了存储系统安全、服务器安全、设备操作安全等。其他影响因素则是指各种灾害带来的影响，相关人员需要定期对硬件设施进行质量检查，从根源上防止安全问题的发生。系统硬件对档案信息化管理和数据保存有着直接影响，需要给予高度重视。除此之外，为了实现事业单位档案管理信息化和数字化，相关管理人员应注重信息技术管理，合理使用相关软件，保证软件运行安全。事业单位数字化档案可以实现信息传递和共享，并对单位发展有着现实性意义。在事业单位数字化档案的背景下，一些不法人员会通过各种非法手段盗取单位重要档案信息，这种情况需要合理使用网络安全技术。通过设置安全密码对信息进行安全保存，相关人员应定期对档案信息进行核查，避免遭受病毒攻击，及时对重要档案信息备份，把身份认证融入其中，及时防范和处理各种风险，将风险控制在合理范畴内。对于事业单位而言，应该明确档案管理价值，及时备份档案信息，其中包含纸质档案，并建立档案恢复体系，在数字档案遭受攻击的情况下，可以及时修复。

（四）构建完善的管理机制体系

在进行事业单位档案信息化管理过程中，应该把数字化当作根本。在科学技术水平不断提高的背景下，数字技术成为事业单位档案管理广泛采用的方式。要求事业单位在开展档案管理工作时，科学设定档案管理目标，结合档案信息化发展趋势，采用数字化技术进行档案管理，促进单位档案管理模式的改革创新，把数字技术融入事业单位档案管理体系中，深化并改革档案管理机制，这样可以为事业单位档案信息化管理工作开展提供指导，让单位档案管理任务更加全面和具体，有利于满足为事业单位提供多方面服务的要求。除此之外，要想快速实现档案管理信息化系统建设，需要以现有的管理体系为根本。在实际执行过程中，应该把建立档案信息化管理系统当作侧重点，为档案数字化系统建设提供方案，保证信息化管理工作的顺利进行。并且，事业单位应完善相应的管理机制，规范档案管理人员的工作行为，确定好档案管理权责，充分挖掘档案信息化管理价值。事业单位管理者需要结合档案信息化管理要求，选择适宜的管理方式和平台，保证系统运行的稳定性。在落实好档案管理工作的情况下，对档案信息及时采集和整理，做好备份工作，设置对应的病毒防控系统，保证系统运行的安全性。针对硬件设施，鉴于事业单位档案管理的烦琐性，应该加强硬件设施投资建设，选择大容量的硬盘进行档案信息保存，避免单位档案信息丢失，保证档案的完整性和准确性。

（五）提升事业单位档案管理人员整体素质

人员素质将会给事业单位档案管理工作发展带来一定影响。为了提高单位档案管理水平，应该结合单位档案管理的具体情况，通过档案管理任务实践分析，提高相关人员专业素养和水平。事业单位可以鼓励相关人员主动学习，更好地迎合时代发展要求，掌握现代化管理知识和技术，通过理论和实践探究提升自己、完善自己，并将所学知识应用到档案管理中，提高单位档案管理水平。事业单位需要定期对档案管理人员进行专业培训，制订详细的培训计划，严格按照管理要求进行档案管理人员的岗前培训，充分挖掘档案管理人员的优势和价值，为事业单位更好发展提供支持。除此之外，随着信息时代的到来，给档案管理人员综合素养提出严格标准，为了吸引更多的复合型人才，需要从人才培养和引进两个方面来实现。在人才引进过程中，事业单位可以和各个高校建立合作关系，从毕业群体中选拔优秀人才。并且，通过对事业单位现有档案管理人员的考核，重点培养信息化背景下的档案管理人才，提高事业单位档案管理信息化水平。在提高档案管理人员专业水平的同时，还要注重对管理人员进行法律教育，加强档案人员职业道德培养。根据信息化时代发展要求，档案管理人员除了要具备较强业务能力，还要具备一定的职责意识和职业素养，并在档案管理过程中，严格按照我国法律要求操作，从根源上减少违规违法行为出现，维护事业单位和国家的利益，促进事业单位更好地发展。

结 语

在事业单位中，档案作为社会、经济发展的主要载体，档案管理信息化不但能够帮助管理人员缓解工作压力，减轻工作量，提高工作效率，同时便于事业单位对内部人才的规范化管理，培养更多优秀人才，满足市场经济快速发展要求。在实际工作中，事业单位领导应该及时调整思想理念，明确档案管理信息化建设的意义，以身作则，鼓励更多的人员主动参与到档案管理信息化建设工作中，提高单位档案信息化管理水平。并且，事业单位应加强内部宣传教育，让每个人都能够了解档案信息化管理的必要性。通过定期培训，提高档案管理人员专业水平和素养，制订详细的档案管理计划，完善相应的管理体系。根据当前事业单位档案信息化管理状况，找到信息化管理中出现的问题，分析问题产生的原因，采取有效措施整合单位现有资源，并对信息资源进行开发和利用。注重档案资料归档与保存，大力开发现有资源，充分发挥档案信息实际价值，为事业单位的经营发展提供支持。