论医药企业内部控制应用中存在的问题及对策

罗晚秋

（仁和药业股份有限公司，江西 樟树 331200）

一、引言

近年来，从“长春疫苗事件”到“康美制药财务舞弊事件”，医药行业舞弊造假案件频发，为行业敲响了警钟。舞弊事件不仅会影响股东的利益，还会严重影响社会公众对医药企业的信任，甚至造成国家医疗体系的动荡。医药企业研发流程较为复杂，投入资金规模较大，这使得企业的内部管理难度较大，对医药企业建立内部控制管理系统提出了更高的要求。在这一背景下，医药企业应当积极适应行业监管环境，对内部控制制度体系设计和运行过程中存在的问题与漏洞进行全面审计，尽快亡羊补牢，降低内部管理风险。

二、医药企业内部控制应用存在的问题

（一）缺乏完善的内部控制环境

现阶段，医药企业的经营理念和文化建设均有待完善。医药企业发展至今，大多数已经形成了自身的企业文化，但依旧存在不足。首先，职工缺乏积极性，基层员工认识不到管理机制的真正意义，普遍认为机制太累赘，执行不方便，存在抵制情绪。而管理层（尤其是民营企业管理层）的工作重心放在企业的规模和利润上，认为在不存在利益私心的情况下，个别工作流程可以从简，只要工作结果在可控制范围内即可，无形中为管理闭环打开了裂缝，长此以往，势必会对企业管理产生负面影响。其次，管理机制的有效性有待增强。目前企业管理机制存在两个极端：小型企业追求效益，主要靠人进行管理，尽可能缩减管理环节，管理过分依赖人；而大中型企业为了保证中介机构对内控审计的无保留意见，过分追求管理机制的详细、全面，忽视了管理机制与企业的契合度、管理机制设计的合理性、管理机制执行的可行性，导致执行时面临层层阻碍，久而久之，管理机制流于流式。

（二）业务活动不够规范

1.企业不相容职位未实现分离

当前，部分企业没有按照职能差异性明确职位权限，各部门及岗位的职权规划不清晰，存在不相容职位未分离的问题，无法在职位间实现有效牵制，最终不利于内部控制的实施。

2.对生产过程的管理力度不够

相对而言，生产性人员的知识面较窄，大多只是听命令执行任务，分析能力较弱。一旦业务环节出现断链，必定存在账外生产、质量问题等风险。

3.库存盘点管理有待规范

大多数医药企业的库存清点工作主要是针对药品库存的数量，但局限于表面工作，对库存的价值管理起不到作用，无法保证账实的真正统一。

（三）内控制度不健全

建立完善的内控制度，是医药企业加强内控建设、提升内控管理效率的重要保障。大部分医药企业已经建立了内控制度，但由于其所建立的制度体系不健全，所以内控制度的操作性不强，落实不到位，约束和规范作用被弱化。部分医药企业甚至没有建立内控制度，难以及时预测企业日常运行中存在的各类问题和风险，风险管控流于形式。少数医药企业一味照搬同行业企业相对成熟的内控制度，没有基于自身实际情况进行优化和调整，导致内控制度形式化。上述问题的存在都表明医药企业在发展过程中建立的内控制度有待进一步优化和调整，人员的综合素养、制度的执行成本等都会对内控制度的落实造成影响，制约企业充分发挥内控的优势作用。

（四）内控人才资源紧缺

在部分医药企业，管理层对内部控制的认知不足，导致对内控人力资源的投入也不足，不利于内部控制工作的开展。目前，在医药企业内部控制工作中，财务部门是主要力量，虽然财务人员拥有一定的财务知识储备，财务部门也是所有业务单据的终结地，会参与到经营管理过程中，但内部控制属于管理性职能，涉及的部门、业务活动较多，财务部门对比较专业的领域往往只知其然而不知其所以然，因此，仅有财务部门参与的情况下是无法真正落实内部控制工作的，产生的影响也相对较小。

（五）内部审计缺乏权威性

目前，部分医药企业在思想认知层面对内部审计存在严重的认知误区，普遍存在两个对立的极端面。在股东层面，对内部审计寄以过高的期望，希望内部审计在日常工作中发现经营存在的所有差错，包括数据差错、管理差错及行为差错；而在经营层面，对审计有强烈的抵触情绪，认为审计就是找问题的，只会影响经营，对经营没有任何促进作用。因此，开展内部审计工作困难重重，加重了企业的内耗，浪费了企业资源。同时，在开展内部审计的过程中，相关部门对审计结果不重视，未结合实际情况及时强化企业管理中的薄弱点，企业无法充分发挥内部审计的效用。

三、医药企业内部控制应用的优化措施

（一）加强内控环境建设

1.树立正确的管理理念，加强文化建设

首先，医药企业的管理人员应正确认识内部控制，充分了解落实内部控制对企业发展的重要影响和价值，真正理解内控规范对企业风险防范的意义，增强管理能力。同时，加大内控宣导力度，引导全体员工树立正确的工作理念，明确自身应承担的责任，主动参与内控活动，自上而下在企业内部打造良好的工作环境。此外，医药企业应制定相应的奖惩机制，充分调动员工工作的积极性，为推动企业整体发展发挥积极作用。其次，为了确保有效应用内部控制，医药企业应建立完善的管理机制，增强管理机制的有效性。以自身实际发展情况为基础，引入第三方机构，建立契合企业发展的管理机制，增强管理机制设计的合理性和执行的可行性，严格落实管理机制。

2.完善组织结构，为企业提升内控水平提供组织保障

组织框架是优化内部控制实施效果的重要手段，医药企业需要梳理和优化各项业务流程，针对各业务环节的职责需求，调整内部组织结构，明确各部门、各岗位应承担的权责和义务，充分发挥部门之间的协同作用，提升企业各部门的工作效率。

3.明确内控关键点，梳理和优化控制流程

企业管理层应找准内部控制的关键点，将控制要素、目标、业务活动等内容有机结合，在保障内部控制活动有效开展的同时，提升医药企业的管理水平和效率。根据医药企业现有的规模明确划分各项监管活动，按照各项业务模式的类型梳理更科学合理的内部控制流程，确保将内部控制内容贯彻至具体的流程当中，充分明确相应的职责职权，从而在医药企业的业务活动中积极落实相应的监管工作，准确识别问题、处理问题。另外，以医药企业实际经营现状为依据，在资金、生产、采购、销售等环节设立相应的闭环管理模式，从而确保医药企业实现精细化管理，避免发生资源随意浪费现象，落实内部控制工作。

（二）规范业务活动

1.采购与付款业务

第一，落实不相容岗位相分离原则，合理分离采购与付款业务的各环节，即采购申请、采购定价、采购、入库管理和付款。

第二，对供应商实行严格的动态管理。有优质的供应商，才有购进质优价适的产品的可能。企业应对供应商设定考核指标，定期根据指标情况进行动态评分、整体评估，实现优胜劣汰。

第三，提高对采购计划管理的重视度。“以销定产”是当前医药企业主要的生产销售模式，根据销售计划确定生产、采购计划，但这种方式存在较大的局限性。医药企业必须基于实际库存情况，结合现有的生产计划和企业实际资金情况，在了解原料产品市场供求关系的基础上，全面分析采购成本及生产产品的市场成熟度，合理开展风险评估工作，在此基础上制定科学的采购计划，及时提交采购申请，报批之后执行。

第四，强化入库管理。加强产品验收，合格后办理入库，利用单据联次或系统控制库存管理、业财对账、付款环节的准确性。

第五，严格控制付款。只有询比价/中标信息、合同、入库产品、发票信息完全一致，才可按合同约定办理付款。

2.生产与存货业务

在生产与存货环节，医药企业须将提质增效作为内控实施的关键点。例如，在生产计划中选择多向协商制度，将生产计划的制订工作交由运营管理部门、仓储部门、生产管理机构与车间共同完成，实行阶段性的工作模式，合理制订生产计划，缩减生产周期，从而提升库存的运转效率。高度重视药品质量检验工作，从各环节着手严格检查，选择符合一系列条件的储存方式，从而减少药品存放的安全隐患；建立规范的药品盘点机制，明确并落实各项职责，从而为后续工作提供依据。

3.销售与收款业务

首先，利用预算工具设计合理的销售方案，建立有效的预算考核机制，加强预算管理与销售绩效之间的联系，从而在实现销售收入目标的同时，助力企业实现利润目标；其次，约束和规范销售行为，特别是销售环节费用报销工作，应当由企业财务部门对各项公共性质支出的情况进行整合分析，以防出现违规违纪报销情况；最后，加强应收账款管理，实时追踪客户的资信情况，定期开展信用评估，确定客户信用等级，根据客户信用等级选择是否实施应收账款管理，同时加大账款回收力度，及时催缴，提升账款回收效率，有效减少坏账、呆账问题。

（三）健全内控制度

医药企业应建立完善的内控制度体系，并将其贯彻落实至企业日常生产经营管理的全过程，充分发挥内控制度的优势作用，提高整体管理水平。医药企业应全面掌握实际发展情况，合理预测未来发展趋势，积极向同行业优秀企业学习，在遵循国家相关政策法规的基础上建立相应的内控制度体系，并对其进行持续优化和完善。落实不相容岗位相分离制度，细化岗位权责分工，坚持责任到岗、责任到人，从而有效避免互相推卸责任的情况。此外，医药企业应建立相应的内审机制，设立专门的内审部门，定期开展内审工作，科学预测和评估企业运营管理中存在的不足和风险，并针对性地采取风险管控措施，有效降低各类风险发生的可能性，为企业实现稳健长效发展保驾护航。

（四）组建一支专业化的人才队伍

相关人员的综合素养直接影响着医药企业内部控制应用水平，企业应提高对人才培育的重视度，组建一支复合型的人才队伍，为企业提升内控水平奠定人才基础。首先，要定期组织内部员工开展以内部控制为主题的培训活动，转变员工的工作理念，提高员工的工作技能。同时，医药企业可以加强与当地高校的合作交流，运行委托人才培养模式，从高校中引入更多的专业化人才，以优化现有的人才结构。此外，医药企业还应提升招聘的公开度与透明度，有效避免人情往来。其次，要落实考核机制，完善激励机制。医药企业应定期组织开展考核工作，明确各部门、各员工的工作现状，对考核结果较差的部门和员工须严格按照相关规定处理，严禁“吃空饷”行为。要以考核结果为依据，落实激励机制，有效调动员工参与内控工作的积极性与主观能动性，为各项工作的贯彻落实奠定基础。

（五）保证内部审计的权威性

医药企业应在内部设立独立的内审部门，由专业人才负责，确保内审部门的独立性与权威性，从而保证内审结果客观、真实。企业领导层要直接负责审计部门，强调内部审计部门的重要性及地位，充分协调各部门工作，促进各部门的信息交流沟通，为内审工作的落实奠定基础。例如，某医药企业重视内部审计，结合自身实际情况，设立了独立运行的内部审计部门，并且对相关工作人员的能力提出了更高的要求，从而保障内部审计工作有序开展，同时协调企业领导层，进一步提升企业的管理水平。此外，要凸显内部审计机构的独立性，与财务部门明确区分开来，在其他部门分署的建设中，充分明确其责任人的职责，防止对内部审计的独立性造成影响，从而充分发挥内部审计工作的效用。

四、结语

在医疗卫生体制深化改革的背景下，医药企业在经营发展中要及时打破过去规模化增长的局面，通过优化质量、提升管理水平实现可持续发展。内部控制在我国医药行业中应用发展起步较晚，缺乏成熟的经验，面对不断变化的外部环境，医药企业要构建符合发展需求的内部控制制度，更为精确地规避各类风险，为扩大规模奠定良好的基础。