新形势下医院人事档案管理优化策略分析

文/山东省枣庄市口腔医院 程芳

人才是医院最核心的资源，是助推医院高质量发展的智力支持和动力支撑。伴随着医疗机构体制改革的深入推进，医院人事档案的规范化管理工作作为提升工程的重要组成部分，挖掘和发现人才的作用更加明显，因而受到了前所未有的重视。人事档案作为医务工作者的求学经历和工作总体情况的全面记录，既有个人的工作业绩，也有相关社会关系、奖惩情况、个人鉴定和领导评价等细致材料，包含着学历水平和职称状况，能够反映个人的整体情况和综合表现，是医院对人员进行评先树优、岗位竞聘、职称评聘、人事任免的重要参考，是医院人力资源管理的必要内容。然而，相对于医疗体系的快速发展，医院人事档案管理工作还有一定的差距，既有管理工具更新不及时、管理创新不足、管理人才缺乏、资金投入不足以及综合运用不够等问题，又有管理人员理念和意识传统等情况。因此，针对当前医院的人事档案管理工作还需要不断优化，提高医院人事档案管理的规范化管理水平，确保实现医院人才工作成效的最大化，促使人力资源管理工作成效不断提升。

一、医院人事档案管理优化的必要性分析

（一）是医院人才战略的必然要求。新形势下，医疗体系人才竞争异常激烈，各个医院的人才争夺战一直在持续，对于高层次人才的争夺尤为明显。人事档案作为人力资源管理的重要组成部分，是人才个人经历的证明和个人能力和水平的印证材料，在医院人才战略及人才招引管理方面发挥着重要作用。医院传统的人事档案管理方法相对滞后，档案电子化水平偏低，检索和查阅相对困难，在医院有效梳理汇集人员信息、整理人员资料、更新个人材料等方面，无法做到高效、及时，一定程度上影响了医院人力资源管理的成效，对于医院人才引进、人才留用和人才培养方面，发挥的作用有待于进一步加强。因此，新形势下，医院实施人才战略、推进高质量发展必须加强医院人事档案管理。

（二）是加强医院人力资源管理的必由之路。人事档案管理涉及个人的信息全、综合资料多，是医院组织人事工作中不可或缺的部分，也在医院人力资源管理方面发挥着举足轻重的作用。人事档案的优化管理可以有效实现档案管理的电子化、信息化、有限共享化，将一定程度上人事信息检索工作的由繁琐到简洁、由低速到高效，势必会大大提升医院人力资源管理效率。因此，医院人事档案管理优化是新形势下医院人力资源管理优化的必由之路。

（三）是医院信息安全和规范化的必要条件。在医疗机构体制改革的推进过程中，医院运行规范化和正规化是一个重要层面，而医院人事档案管理优化就是实现医院规范化管理的必然要求，是医院走向规范化的一个组成要素和参考指标。然而，当前相对于医院的医疗体系规范化来说，人事档案管理工作的规范化进程较为落后，与医院规范化运行管理表现出明显的不匹配。为确保医院人事信息流动的顺畅、高效，需要对人事档案管理工作不断优化提升，确保医院信息安全上一个新台阶，规范化管理工作不断上新水平。

二、新形势下医院人事档案管理工作问题分析

（一）管理理念传统。对于医院来说，在对主责主业做到充分重视和聚力攻坚的同时，也需要围绕人才发展和人才战略方面来不断更新理念、开拓视野。现阶段，医院的管理层虽然对于人才竞争的形势和人才战略研究有了新的认识，但是对于人事档案管理工作的认识仍然停留于传统层面，没有把档案管理作为医院组织人事管理和人力资源管理的重要部分进行专门抓、重点抓，仍然片面地认为档案管理工作是一成不变的工作，需要用固定模式和现有方法，做好资料安全即可，这就造成了档案管理理念的滞后，与新形势下档案管理的要求脱节等问题的出现。

（二）方法创新不足。近年来，医院人事档案作为组织人事工作的基础，一度成为纪委巡视的重点内容，也是干部个人信息的关键载体，影响着干部任用、岗位调整、职称聘任，对于个人的利害关系十分明显。然而，传统的档案管理模式中，档案材料的保密性差、信息化程度低、工作失误率高、检索信息难度大，拖慢了工作效率，也容易导致人事信息更新不及时、材料不完全、对接不紧密的情况，不能很好地发挥档案管理工作的信息支撑和人力资源管理基础参考作用。因此，医院应加大档案管理工作的创新力度，从档案电子化、信息化等方面着手，不断优化人事档案管理工作流程，规范管理制度，加大工作创新力度，确保人事档案管理工作能够紧紧跟上医疗体系改革的步伐和医院信息化保持同步。

（三）资金投入不够。医院人事档案管理的优化，不仅需要管理层的重视和关注，更需要领导的大力支持，在硬件配置、场所建设、信息化推进等方面，都应给予相应的资金支持。然而，就医院来说，其每年的资金预算中，对于人力资源管理等工作的涉及相对较少，专门针对人事档案管理工作的资金列支项目设计几乎没有，这就造成了医院对于人事档案管理工作相对滞后和传统。另外，资金投入的缺失也导致档案存储柜老化、查询检索电脑配置偏低、电子档案缺少等问题，造成了档案存档不规范、信息检索效率低下、有限共享不能实现等，影响到人事档案管理工作乃至整个医院的人力资源管理成效。

（四）复合型人才缺乏。档案管理人才是确保医院人事档案管理持续优化的核心力量和关键支撑，然而，在新形势下，医院配置的负责档案管理的专职人才并不多，并且对于档案管理的专业知识的学习和更新不及时，甚至很多不能有效胜任档案管理相应的岗位职责，缺少综合性档案管理专业人才，造成工作缺乏规范性和归档时效性差。在日常工作中，还会出现一些人员因工作岗位单一等原因，产生倦怠心理，工作懒散拖沓，影响了整个团队风气，给后期工作造成不良影响。

三、新形势下医院人事档案管理优化对策

（一）重视档案管理工作。新形势下，医院各个层面要重视人事档案管理工作，真正把档案管理看作是医院人才战略的重要载体和组织人事工作的重要支撑，在营造重视档案工作氛围、加强档案服务作用和注重档案资料开发等方面持续优化。1.营造重视档案工作的氛围。要在医院领导层、人事综合管理部门和业务科室，都要重视人事档案工作，理解人事档案管理工作的服务日常工作的作用，并主动支持档案管理工作优化，积极调用资源，支持人事档案工作，并加大档案材料的开发利用力度，最大化发挥人事档案的综合参考和工作载体作用。2.树立档案服务意识。在医院从事人事档案管理工作的专业人员，要充分挖掘人事档案的作用，发挥好人事档案服务医院人才战略的职能，从服务角度出发，真正注重提升自身素质和能力，强化自身的服务意识和服务水平，为医院人事工作提供材料支撑。3.注重档案资料的开发。档案工作者要重视档案资料的信息服务作用，加强对档案资料开发和利用的研究，坚持档案管理和档案开发并举，通过运用现代工具和媒介，加大档案的信息服务开发力度，突出其信息服务职能，为医院人力资源服务提供更为广阔的支持和全方位的资料参考。

（二）加强档案管理方法创新。创新是对医院人事档案管理工作优化的源泉和动力。针对当前医院人事档案管理方法传统、方式方法滞后等问题，要加强档案管理工作的创新，促使档案管理和医院规范化信息化建设协同共进、同频共振。1.推进医院人事档案管理信息化。针对当前医院人事档案电子化程度偏低问题，医院要积极委托第三方机构，遵守保密制度的情况下，加快对现有人事档案的电子化，构建专门的电子化查询检索目录，制定相应的电子档案应用系统，确保对于医院人事信息的查询、调用能够及时、迅速、高效。加大人事档案管理系统的开发，积极运用相关程序载体，开发人事档案管理程序平台，确保快速完成人事档案各项内容的检索、资料汇总、统计分析等功能，并能够针对人事选拔、人员竞聘等，按照既定条件，梳理人员名单，形成分析报告和硬件条件筛选推荐列表。2.推进人事档案管理规范化。要在医院内部建立健全人事档案管理制度，根据新形势下人事档案管理要求，明确人员查询检索档案权限，规范管理人员对纪实文书等材料的归档标准和时限要求，并据此做到档案材料的规范化归档和存放。3.推进人事档案资源共享。在推进医院人事档案信息化的基础上，积极借助移动互联网、大数据、云计算等工具，促进医院人事档案资料在医院内部有限共享共用，对于设定权限的人员，能够通过获得秘钥后，检索并浏览相关信息资料，为资源提取和共享夯实基础，真正发挥好其服务医院人力资源管理的作用。

（三）加大资金支持力度。医院人事档案管理工作不仅需要管理层在思想上给予重视，更需要资金上加大投入，从软硬件等方面，给予充分的支持，才能促使档案管理工作不断完善、管理运行不断优化。1.加大资金投入力度。医院要在档案管理工作方面进行重点研究，在每年的财务预算中，为档案软硬件设施、人才培训、活动开展等方面设置相应的专项资金，确保医院人事档案管理工作中的相关项目能够具有合理的列支途径，真正让档案管理工作在资金方面得到相应的支持。2.不断优化硬件设施。医院要在档案材料存放场所等方面提供支持，要定期修缮人事档案存放场地，购置专门的避光橱柜，建立专门的档案存放馆，让电子档案、纸质档案都能够按类别有序存放。另外，要真正按照档案管理的要求，提供合理的资金支持，用于设置相应的除湿、避光设备，确保档案场所服务文件材料存放的要求。3.不断更新软件系统。预算中要留足资金来更新完善各类档案管理软件系统。要针对档案管理使用的电脑、输入输出设备，进行定期杀毒、定期更新，对于档案管理软件，要根据要求，定期升级或更换。要严格执行保密规定，对档案管理电脑终端，要做到专人专用，定期更换密码、定期清理和维护，确保软件设备的安全。

（四）打造专业化综合性人才队伍。医院要真正把专业人才作为档案管理工作的第一抓手，切实强化人才队伍建设，加强业务培训，打造一批专业化、复合型档案管理团队。1.加强专业技术培训。针对档案管理人员，每年组织开展专业知识技能培训，依托专业技术人员继续教育网，在线学习档案管理专业课程，更新个人专业知识，不断完善医院档案管理人员知识结构，提升其个人综合素质和业务水平。2.开展综合素质提升培训。医院要针对档案管理人员，每年组织外出学习培训活动，联合各高校开展档案管理知识培训，通过短期的培训活动或在职学历教育等，来提升档案管理人员的综合素质。3.开展单位规范化建设培训。针对医院的后勤人员，开展爱岗敬业、团队建设等方面的培训，通过拓展训练、现场教育等活动，让档案管理人员提升职业自豪感，不断增强工作凝聚力，树牢敬业精神，能够更积极主动开展工作。

四、结语

新形势下，医院人事档案管理优化是医院人才战略、强化人力资源管理和推进档案管理规范化的必然要求。针对当前在医疗体系改革过程中，医院高质量发展要求，医院人事档案管理存在的管理理念传统、重视度不够，管理方法滞后、创新不足，资金缺乏、投入不多，复合型人才缺乏、智力支持不强等一系列问题，应从重视档案管理、加强方法创新、加大资金投入和打造专业队伍等方面着手，促使新形势下医院人事档案管理工作的有效优化。