新时代国有企业档案管理工作转型与发展

文/中国邮政文史中心（中国邮政邮票博物馆） 刘妍

档案管理在企业运行中是一项基础性、支撑性的工作，对企业良性发展起到至关重要的作用。随着科技的不断发展，与传统档案管理模式相比，新时代档案管理模式有了极大的变化，逐渐向现代化、科学化转变。为了使国有企业档案管理工作更好地为企业改革发展提供服务，必须充分认清国有企业档案管理工作的重要性，认真贯彻落实党中央关于档管理工作的决策部署，全面加强对档案管理的认识，积极查找不足，充分挖掘档案的潜在价值。

一、档案管理工作对国有企业改革发展的重要意义

（一）能够为国有企业改革发展提供资料支撑。档案是企业在生产经营和管理活动中，产生的有保存价值的各种形式的有效记录，它服务于企业的各项业务活动，是非常重要的信息资源。借助档案能更好地了解企业过去的历史及发展现状，能帮助企业更好地吸取发展经验和教训，为企业各项规章制度的制订提供依据。档案管理成果与企业经营相结合，不仅决定了企业资源配置的取向和模式，还能明确企业自身的形象定位和价值，决定着企业的发展和未来，为企业的改革提供资料支撑。

（二）为企业内部实现信息共享提高经济效益。随着档案管理工作的不断发展，档案数据在企业内部共享成为可能，这有助打破企业各部门（单位）之间的封闭状态，加强各部门（单位）之间的信息联动，从而获取更多的资源，便于档案资料的交接与留存。此外，档案的数字化管理，使得纸质档案能够以数字化形式存储，以往成千上万张纸质档案，现在用一块硬盘就能存储下来，在极大地节省存储空间的同时，更加易于保存，有效避免档案纸张反复复印造成的人力、物力、财力的浪费，在提高档案检索效率的同时，有助于企业实现降本增效的要求。

（三）蕴含丰富企业文化，增强国企员工凝聚力。企业文化是企业在经营活动中所形成的经营理念、经营形象、价值观念等的总和，是企业个性化的根本体现，也是企业员工精神面貌的重要表现，是企业生存、竞争和发展的灵魂。国有企业有着重要地位和社会责任，其企业文化具有历史性、独特性与时代性。国有企业档案记录着企业文化的形成与发展，档案管理部门和人员如果将档案开发利用工作做好，有效总结和提炼相关信息，能极大地促进企业文化的丰富发展。由于档案的真实性，它比任何形式的资料更具有说服力，更能让员工深入了解企业、认同企业并产生共鸣，增强国企员工的凝聚力。

二、当前国有企业档案管理工作现状及存在的问题

随着企业的不断发展，企业部门及下属单位逐渐增多，随之产生的档案数量与种类也越来越多，档案管理工作面临的矛盾和问题逐渐显露出来。一方面，各企业的档案管理水平参差不齐，对档案的重视程度和制度建设不尽相同，加之企业对下属单位指导不及时，企业档案归档形式单一，导致档案管理混乱，不能对档案资源有效整合并加以利用；另一方面，企业档案管理人员素质有待提高，部分人员的综合能力不能胜任岗位需求，导致档案的深层次价值不能被很好地挖掘利用。

（一）对档案管理工作不够重视，缺乏完善的管理制度。一方面，由于档案的特殊性，档案管理工作不能直接产生物质财富，而企业的最终目的是盈利，更加注重生产、销售、售后等方面的工作。部分企业将档案管理视为可有可无的工作，只要求将档案保管好，不注重档案的深度开发利用，没有意识到优质的档案管理对企业改革发展的重要意义，使得档案管理缺乏必要的支撑，浪费了档案这笔十分宝贵的资源财富；另一方面，由于档案管理制度的不规范、不健全，部分企业不能合理高效地管理好档案资源，在档案的产生、整理、移交、存储、管理等过程中，缺乏相关制度指导，给档案管理工作带来巨大压力。一是档案移交收集制度不完善。这种情况下，不能有效指导档案产生部门留存、移交、收集、整理档案，造成档案丢失或收集不完整，影响档案的总体价值。二是档案查阅利用制度不完善。部分企业档案查阅杂乱无章，没有建立统计及审批制度，经常出现谁都能看、谁都可以将档案借走的情况，无形之中增加了档案的管理难度，给档案的安全带来极大挑战。三是档案管理激励制度不完善。在企业工作中，档案管理相对于其他工作来说，工作内容比较单调、枯燥，而且要求较高不能出现差错，在企业没有制订配套的激励机制下，档案管理人员的工作热情不能被很好地激发出来，造成档案管理较被动的局面出现。

（二）对下属单位指导不够及时，档案归档形式较单一。当前，部分国有企业档案管理工作主要采取统一指导、分级负责的形式开展，即在企业总部设有档案管理部门，下属单位设有专门的档案馆（室）。各级档案管理部门负责本级档案的收集管理工作，上级档案管理部门统一对下属单位的档案管理工作进行指导。现实情况是，一方面，大型国有企业下属单位较多，单位分布较为分散，各单位对档案管理的自主权较大，加之档案工作本身有一定的复杂性，造成上级档案管理部门没有过多精力对各单位档案管理情况及时检查并指出问题，不能有效指导下属单位的档案管理工作有序开展；另一方面，部分国有企业的档案归档形式以时间为主线，对档案进行收集、整理、存储，这种形式下虽然便于档案的查阅，但是档案之间的关联程度会降低。这种以时间为轴的档案归档形式，虽然能理顺企业的发展脉络，却不能由“点”到“面”，难以展示企业的全面发展情况。具体来说，这种档案归档形式下对于某一具体事件的查询，仅能查到该事件的相关档案资料，不能查询前后相关联的事件及历史同类事件，不利于档案管理的现代化发展。

（三）档案管理人员素质待提高，档案的开发利用较低。企业档案管理是一项复杂、细致、严谨的工作，工作中出现任何差错，都会导致档案的真实性、完整性遭到破坏，影响档案的整体价值。因此，档案管理人员要了解企业的基本业务职能并具备较高的综合素质。实际工作中，部分企业从事档案管理的人员未经过系统的岗前培训，专业能力有所欠缺。一些企业甚至未配备专职档案管理人员和档案馆（室），仅由其他部门的人员兼职管理，导致没有足够的时间和精力来整理分析档案。不少企业的档案管理人员不能跟进学习现代档案知识，参加档案专业培训不及时，不能真正胜任档案管理工作。另外，部分企业的档案管理仍旧沿用传统方式，凭借人工来整理、管理档案，通过翻阅的方式查找档案，没有实现档案的信息化管理，不能应用大数据等技术深度挖掘档案内容，更不能提取有用信息加以分析、整合，为企业提供更精准、高效的服务，导致档案利用效果差、效率低下。

三、新时代加强国有企业档案管理工作的有效方法

随着管理模式的发展与科技的进步，档案管理手段多样化，管理效率不断提升。为加强企业档案管理工作，企业要充分认识到档案的价值，提高档案管理工作的重视程度，在完善档案管理制度与管理模式的同时，确保档案的真实性与完整性不受破坏。此外，要加大资金投入，加强档案馆（室）基础设施建设，应用信息化档案管理设备，注重培养和引进档案专业人才，打造高素质档案管理人才队伍。

（一）完善管理制度，构建档案管理新模式。档案管理是企业行政管理工作的一部分，企业应依据《中华人民共和国档案法》的相关法律、法规，并结合企业实际情况，制订与企业发展相匹配的档案管理规章制度，在企业发展的同时不断补充完善，以此来规范企业档案管理工作。此外，企业的档案管理部门不能仅限于管好总部，还要深入了解下属单位的实际情况，根据不同单位的特点，加大指导力度，帮助其建设与之相称的制度，确保档案管理工作落到实处。

要想把档案管理工作做好，需要企业各部门（单位）通力配合，并要求企业档案管理部门及时指导下属单位的档案收集、整理工作。传统的档案管理模式已经跟不上企业的发展速度，必须加快信息技术的引入，这有助于企业通过远程的方式实现对下属单位的指导，从而增强企业档案管理的管控能力。此外，必须打破档案归档方式单一的管理现状，将有关档案串联起来，实现对档案信息的综合处理。同时，应当根据岗位性质和人员职务，设置不同的操作权限，保证档案管理的流畅性。最终形成现代管理、由“点”到“面”、权职相称的档案管理新模式。

（二）加强安全管控，做好档案收集整理工作。在我国，国有企业有着特殊的地位作用，企业在运营过程中产生的档案资料往往有大量关乎国民经济与国家利益的原始记录，一旦损坏或遗失，会造成严重后果。因此，企业一定要注重档案的安全管控工作，加强人员保密教育，明确安全主体责任，严格落实档案管理各项规章制度。档案馆（室）的选址、建设、设施配备以及装具等要符合相应规范，馆（室）内安装的监控系统不能留有死角，存储设备严禁接入互联网等等，确保档案安全。

档案管理工作涉及的部门（单位）多，收集到的档案形式多样，稍有不慎就可能导致原始档案资料的丢失或损坏，影响档案的价值。因此，档案管理人员要熟悉企业各部门（单位）相关情况，能够及时指导档案管理工作，在后续的档案移交中，对档案的数量、状态等进行清点并由交接双方确认，确保档案的真实与完整。

（三）加大资金投入，注重档案人才培养与引进。随着科技的飞速发展，传统模式下以纸质为载体、依靠人工查阅的档案管理模式逐渐被取代，信息技术在档案管理中的应用越来越广泛。实现档案管理的信息化，不仅仅是纸质档案的数字化以及档案管理系统的建立，而是应用信息技术将采集到的所有档案数据，依托企业内部办公网络，构建数字档案馆（室），更好地为企业提供档案信息与数据分析，极大地提高档案管理的效能。要实现这一目标，需要企业投入大量资金，购买计算机、服务器、扫描仪等必要设备，为档案管理信息化发展提供有力保障。

面对档案知识的不断更新发展，一方面，企业要加强现有档案管理人员的培养，通过多种途径提高其业务水平与责任意识。如定期组织人员学习各项档案管理法规及制度，参加档案专业培训等，不断更新知识储备，确保档案管理人员综合能力不断提升；另一方面，企业要积极引进专业人才来应对档案管理信息化发展的现实问题，引入新鲜血液增加档案管理团队的活力，只有这样才能最大限度发挥企业档案管理的人才优势。

四、结语

新时代，国有企业的档案管理工作显得尤为重要，为促进档案管理水平的不断提升，企业要认清档案管理的发展现状，提高对档案管理工作的重视程度。档案管理要紧跟时代发展，大力推进档案管理信息化建设，构建更为完善的现代企业档案管理体系，充分挖掘档案的潜在价值，提升其在企业中的地位作用。同时要针对不足采取相应的措施来解决在档案管理中面临的问题，促进企业档案管理工作健康有序发展，更好地为企业服务。