新时期疾病预防控制中心数字档案管理工作

文/台州市疾病预防控制中心 张丹玲

基于当前的社会环境与医学研究需求，疾病预防控制中心的档案信息资源逐渐成为重要的医学病情研究参考依据之一，其中诸多真实的传染疾病患者信息与病例更是对疾病控制研究起着至关重要的作用。因此，疾病预防控制中心在开展内部档案管理工作时，要对当前的“数字化+”管理发展趋势具有更深刻的认识，从而在实际的工作实践过程中，充分应用档案管理数字化技术，不断提升自身数字化档案管理工作的规范性与标准性，从而促进自身档案管理工作与我国疾病预防控制事业的综合高效性发展。

一、疾病预防控制中心档案管理数字化建设意义

在现代化社会的发展节奏中，“效率”逐渐成为工作实践与管理模式中的第一要义。因此，疾病预防控制中心通过数字化建设路径以及数字化档案管理方式，逐步提升自身的档案管理工作效率，并且在此基础上实现疾病预防控制中心的现代化转型发展。在传统的档案管理工作中，主要管理对象都是以纸质资料为主，基于纸质文件资料自身的物质特性，在对其进行整理的过程中，便需要投入更多人力成本与时间成本。

相较之下，以数字化、信息化技术为导向的档案管理模式，不仅能够在最大程度上缓解疾病预防控制中心在档案管理过程中，所要消耗掉的时间成本与人力成本，同时更能够通过精密的计算机云算法实现“零容错率”的数字化档案管理目标，尤其是对档案信息进行查阅、调用以及复制等环节中，数字化档案管理模式通过对各种管理软件及管理技术的充分应用，直接提升疾病预防控制中心的档案资料利用效率，从而更进一步保证疾病预防控制中心档案信息资源的真实性及完整性。

二、疾病预防控制中心档案管理数字化建设中存在的问题

（一）数字化管理制度方面。从当前疾病预防控制中心档案管理数字化整体建设工作实践来看，数字化管理制度缺乏科学性与完整性是最主要的问题。因为对于疾病预防控制中心档案管理数字化建设而言，相关的数字化管理制度是整个工作实践过程中的重要导向，若没有相应的数字化管理制度作为工作实践的引导，便会直接影响到后续疾病预防控制中心档案管理数字化建设工作的整体效率及综合水平。

虽然现代数字化技术及相关的信息技术凭借其自身优势，在极大程度上，促进了疾病预防控制中心的档案管理工作效率。但由于相关的数字化管理制度始终未能全面落实，导致很多疾病预防控制中心在档案管理数字化建设过程中，一直无法形成良好的管理体系，这样也就随之产生了档案数据库方面的各种问题。很多档案在疾病预防控制中心工作实践环节中，因为科室之间的档案信息资源无法形成集中管理，最终导致疾病预防控制中心的档案管理工作始终无法实现全面性的利用效率。

（二）数字化软硬件设施方面。强化数字化软硬件设施投入，是疾病预防控制中心在整个档案管理数字化建设工作中的重要基础。但很多疾病预防控制中心在实际的数字化档案管理系统构建工作过程中，往往会忽视“欲先行其事，必先利其器”的基本道理。在数字化管理平台建设方面经常不会在第一时间内考虑到软硬件设施的投入问题，从而导致疾病预防控制中心在对软硬件设施采购的环节中，往往会出现必要性投入资金不足，或者是数字化软硬件设施过于老旧等问题。这样不仅使得数字化档案管理的建设效果大打折扣，更使得疾病预防控制中心在档案管理数字化建设的过程中，逐渐因为数字化软硬件设施方面的影响而产生出更多的衍生性问题。

（三）数字化档案管理人才方面。在疾病预防控制中心档案管理数字化建设工作中，相关工作中的专业人才无疑是保证其顺利进行的重要因素。若疾病预防控制中心内部缺乏数字化档案管理方面的运维人才与操作人才，则势必会导致相关的技术难题无法攻破，进而导致档案管理数字化建设进度停滞不前。由此可见，缺乏复合型数字化档案管理人才是影响当前疾病预防控制中心构建档案管理数字化目标的主要问题之一。而很多疾病预防控制中心内部现有的在职档案管理人员，由于绝大多数只具备传统的纸质档案管理工作经验，因此在很多工作实践环节中经常会以以往的工作经验为主，这样也就形成了档案管理工作在数字化建设方面的管理理念落差，从而导致疾病预防控制中心在档案管理数字化建设过程中，经常由于不能及时掌握数字化技术与数字化方法，最终影响到整体的档案管理数字化建设成效。

（四）数字化档案数据库方面。基于疾病预防控制中心自身的社会服务性，在其工作过程中会产生很多文件档案，但随着时间逐渐延长，很多纸质文件均因保存不当或人员管理操作等问题，出现了档案丢失的现象，后果极为严重。但是在很多疾病预防控制中心的实际档案管理工作中，却并未发现对于数字化档案数据库的系统化应用，很多疾病预防控制中心甚至未建立出这样的数字化平台，很多工作模式依旧沿用着传统的表格化档案数据库管理方式。还有一些疾病预防控制中心在实际的工作环节中，虽然已经具备数字化档案数据库的基本雏形，但是在实际的工作应用过程中，却仅仅将其作为传统档案管理方式的辅助工具，这样在极大程度上弱化了疾病预防控制中心档案管理数字化建设的效果。

三、疾病预防控制中心档案管理数字化建设路径

（一）构建“5S”标准数字化档案管理制度。起源于日本的“5S管理标准”，不仅是现代企业发展中的经典实践理论之一，更是现代化企业管理工作的重要基础。“提升人的品质，提高工作效率，营造团队精神，做好每一件事，养成好习惯。”这是日本“5S管理标准”中最核心的精神管理内涵。新时期对于当前社会领域最直观影响，便是通过数字化技术及信息化技术等高精尖技术让诸多传统行业在快速发展的进程中，不断与时俱进继而实现开拓创新。疾病预防控制中心在构建相关的数字化档案管理制度的过程中，必须转变传统档案管理制度，打破传统制度格局，突破闭环管理制度中存在的因素限制，以此促进传统档案管理朝着数字化档案管理的方向转变，根据具体人员管理制度的实施情况，树立正确的数字化档案管理动态管理制度模式。

（二）加大数字化软硬件设施投入。疾病预防控制中心在构建数字化档案管理的过程中，若及时将存放时间较长的纸质档案通过数字扫描等现代技术转化为电子档案，这样不仅能够便于疾病预防控制中心后续工作对于档案资料的医学分析，同时能够实现档案信息资源的及时发送与共享。而通过相关的数字化档案管理系统与计算机技术，疾病预防控制中心在对档案信息资料进行归纳查找的工作环节中，也能够在技术支持的基础之下，实现疾病预防控制中心对于档案的综合性工作需求，从而实现疾病预防控制中心档案管理环境的高质量发展。

数字化软硬件设施，在疾病预防控制中心档案管理数字化建设过程中，无疑是最关键的“刚需”因素，其对于整体建设工作的关键作用也是不言而喻的。因此，在档案管理数字化建设过程中，疾病预防控制中心则应重视到数字化软硬件设施在整体工作中的重要程度，加大数字化软硬件设施方面的经济投入与更新速度，以此保证档案管理数字化建设能够具备更坚实有效的基础。除此之外，疾病预防控制中心在数字化软硬件设施选购方面，一切均应坚持“从优原则”，以此为档案管理数字化建设提供更优质的发展适应条件，从而实现事半功倍的良好作用。

（三）重视数字化档案管理人员的引入与培养。首先，为加快档案管理数字化建设整体进程，疾病预防控制中心需要重视对现有档案管理人员的集中培训，以此提高档案管理数字化建设效率。通过相应的岗位专责教育培训，逐渐提升档案管理人员的岗位责任意识与工作热情；通过专项的档案管理工作培训，让档案管理人员意识到自身工作的重要性，并在实际的管理工作中，自觉地监督自身行为，从而提升整体工作效率。其次，还要注重加强对于档案管理人员的培训力度，并不断完善培训机制，结合现阶段的实际问题，档案管理人员整体业务水平及业务能力在一定程度上，也阻碍了资源档案管理工作的发展。因此相关部门与领导则应充分认识到对人才培养的重要策略，通过定期或非定期的专业技能培训与知识常规性培训，让员工能够在这一过程中，对自身的工作有所了解。最后，在强化培训的过程中，还应以相应的培训考核机制、培训薪酬奖惩联动机制，让档案管理人员意识到业务能力与薪酬待遇之间的内在关系，从而促进员工形成在档案管理方面的自主学习。将业务能力与薪酬待遇相互联系，能够让表现出色的员工在其工作中对其他人员进行良好的榜样效应影响，从而逐渐建设以榜样力量为主的监督、培训、工作体系，以此促进整体管理工作的良好实现效应与学风建设基础。

（四）建立全面准确的数字化档案数据库。在传统的档案管理工作中，因雨、雪、风、雷等外界环境因素导致的室内温度、湿度、空气变化，是纸质档案保存养护中所要考虑的致命性威胁因素。这些因素不仅会使得纸质档案出现数据模糊、字迹磨损以及纸张受潮发霉等现象，同时还会影响到疾病预防控制中心整体的工作体系及中途工作环节，对于档案信息资料的工作利用需求。因为纸质档案资源的养护与维修周期通常都需要一个月以上的时间，而且相关方面的修复人员极为稀缺，因此也就延长了对于纸质档案的养护期限。在纸质档案这样的物质特性下，疾病预防控制中心若在自身的工作体系中构建以数字化为主导的档案管理系统，则能够直接通过相关的系统软件实现对于电子档案的全面保护及综合性管理。相比之下，这样“虚拟环境”下的档案管理方式则能够在最大程度上，对疾病预防控制中心的档案管理环境进行优化。

因此，建立数字化档案数据库，其目的在于提升疾病预防控制中心档案管理数字化建设的全面准确性。与其他社会公共服务单位相比，疾病预防控制中心所涉及的档案资料更为繁杂，这一过程中便会产生诸多纸质文件需要进行有效处理，但是要想实现这一工作目标，仅仅通过传统的档案管理模式是极难实现的。因此，构建数字化档案数据库不仅能够直接解决这一问题，同时还能够实现疾病预防控制中心传统纸质文件的数字化变革发展。基于此，疾病预防控制中心在建立数字化档案数据库时，应保证其数据系统信息录入的全面性与真实性，通过数字化档案数据库的应用规范及引用方法，在最短时间提升整体的档案管理及录入工作效率，在此基础上，还应针对数字化档案数据库的实际工作情况，制订相应的管理系统规章制度，以此保证数字化档案数据库的工作实践规范性与标准性。

四、结语

综上所述，疾病预防控制中心在构建档案管理数字化的工作实践过程中，要全面深刻地认识到其工作对于自身未来发展的重要意义，通过多种具有针对性的建设优化途径，在最大程度上解决实际工作环节中所出现的现实问题，从而提升整体的档案管理数字化建设效率，以数字化发展导向实现我国疾病预防控制中心档案管理工作的全新发展。