以知识管理为视角的医院档案管理体系构建

文/湖北省麻城市中医医院 江红 涂红莉

档案管理是医院中的重要组成部分，对于医院发展、科研事业进步等会产生直接影响。档案中记录着很多不同内容，比如，病人病例情况、医院历史发展情况、医院科研情况等，此类档案信息的有效利用，可以推动医院朝着更好方向发展。从当前医院发展中不难看出，并没有构建完善的档案管理体系，这一情况的出现，对于档案管理工作的全面落实，以及档案信息的合理应用会产生直接影响。基于此，需要在知识管理视角下，构建医院档案管理体系，在提升档案信息利用率的同时，全面提高医院医疗水平。

一、医院档案管理分析

医院档案管理包含很多不同内容管理，比如，文字管理、视频管理、声音管理等，此类管理主要是显性知识管理，同时还包括隐性档案知识管理，例如存在于人脑中的知识等。此外，还包括资产管理、设施管理以及人员管理等。档案管理已经成为医院发展中的一项重点工作，通过档案管理工作的落实，实现对医院内各项资料信息的有效收集、利用与整理，提升档案信息利用率的同时，可以为医务人员工作的开展提供有效引导，减轻工作压力与工作量，使医院医疗水平得到全面提升，为人们带来更高的医疗服务，为社会更好发展打下基础。

二、知识管理背景下医院档案管理体系构建的必要性分析

在如今社会快速发展背景下，人们生活中的很多领域都发生了变革，并且采用了很多新型管理方式。其中知识管理已经成为一种较为有效的管理思想与管理方式。在当前医院档案管理工作中不难看出，管理人员采用的仍然是传统管理方式，管理理念与管理思想也相对陈旧，这对于档案管理质量的提升会产生很大影响。在此背景下，需要创建完善的医院档案管理体系，为各项档案管理工作的开展提供有效引导。对于知识管理背景下，医院档案管理体系构建的必要性，本文主要从以下几点进行阐述与分析：

（一）厘清档案内容，明确档案具体价值。在医院档案中记录着很多不同内容，比如，多年来患者病症情况、治疗情况等，此类档案内容具有一定的利用价值。医院中的医护人员通过医院档案信息利用，能够丰富自身工作经验，拓展知识层面，提升医疗水平。从以往病例中吸取更多经验教训，为未来工作的开展打下良好基础。医院在每天的工作中都会遇到很多复杂的案例，档案管理人员对于此类内容也没有给予更多重视，经常会出现档案混乱等问题。部分档案会出现丢失等情况，这使得档案利用存在很大难度。在知识管理背景下，将先进信息技术、计算机技术以及科学技术优势发挥出来，构建完善档案管理体系，促使档案管理工作顺利进行，医务人员也可以随时随地对档案信息进行查询与利用。

（二）丰富档案内容，保证档案完整有效。从现如今档案管理工作开展过程中不难看出，大多数人都能够给予纸质档案管理工作更多重视，但纸质档案中记录的往往是基本内容，比如，时间信息、日期信息、用药信息以及病人情况等。隐性知识、抽象知识等并没有被及时记录到档案中，这对于技术普及会产生直接影响，而且会影响医院医疗水平的提升。基于此，档案管理人员要严格要求医务人员，在撰写病例、收集档案过程中，对全部内容进行全面记录，最大程度上保证档案信息的完整性与有效性。

（三）明确管理目标，提升档案管理工作效率。

从以往档案管理工作开展中不难看出，有很大一部分档案管理人员，并没有意识到档案管理工作的重要作用，认为档案管理工作主要就是对档案进行存放、保存。实际上，档案管理包括档案信息收集、信息整理、信息存储、信息利用等。通过以往医学案例分析，能够实现医务人员技能的完善，更好实现自我升华，将以往工作中存在的工作经验不足等问题更好弥补。

总之，在知识管理的背景下，医院构建完善档案管理体系，可以实现医院内各项档案管理工作的顺利进行，提升管理质量与管理效率。档案信息利用率也可以得到提升，为医院内各项工作的开展打下良好基础。基于此，医院领导者、管理者等，对于档案管理以及档案管理体系构建的重要作用要有正确认识，结合实际情况，对档案管理工作进行完善，促使医院朝更好方向发展。

三、以知识管理为视角的医院档案管理体系构建措施

（一）创建医院知识集成系统。在知识管理背景下，医院档案管理体系在构建过程中，需要领导者、管理者能够对创建完善医院知识集成系统给予更多重视，为档案管理工作的开展提供有效引导。在具体医院知识集成系统的创建中，要注意以下几点问题：

1.构建多维知识体系。为促使医院，知识资源长期积累问题得到更好解决，可以结合部门、专业划分的多维度组织知识体系，创建出可操作性强、辨识度高，同时更好理解的医院知识分类体系。在医院的知识分类体系中，要确保知识体系与部门之间能够实现对应关系，这样医院未来各项业务活动的开展，才能明确行政管理相关责任，不同部门医务人员等，能够对自身需要完成的工作、肩负的责任等有正确认识，实现各项工作的顺利进行。对于知识条目与职能之间的对应关系要有正确认识，这样后续知识关联搜索才能建立联系，使得不同知识能够被及时发送到不同岗位，以及不同工作人员手中。根据专业维度知识体系，还要对知识条目与相关岗位、工作人员之间的对应关系作出明确，并将医院相关知识推送到工作人员手中，创建知识联系。该体系具有可扩展性特点，是在医院各部门、各个工作人员基础之上建立的，在医院不断发展期间，随着岗位的工作变化、业务变化等，促使该知识体系得到完善。

2.创建知识采集模板库。在完成知识体系设计工作后，相关工作人员要根据医院知识体系设计特点，进行医院知识管理平台开发设计工作，并制定合理化、标准化的知识采集模板，促使软件平台的规范运行得到保障。对医院各项知识资源进行全面收集，并将其转化为标准格式，将相应内容及时录入医院知识管理平台中。新知识的发布，要采用统一标准格式方式。医院知识管理平台的主要工作是，对具有保存价值的档案知识资料进行采集，确保知识规范化与完整性。

3.创建结构化文档管理系统。文档结构化数据管理主要是解决技术文档创建、管理发布以及应用中面临的各类问题。通过该种方式，能够实现医院文档创建工作的流程化，利用协同分工方式做好文档创建工作，使医院文档数据安全性、完整性能够在最大程度上得到保障。在单一数据源背景下，要实现文档模板与数据之间的相互分离，这样可以为数据维护工作、数据更新工作打下良好基础。采用创建文档模板方式，使得不同用户需求都可以得到满足，提供与之相对应的格式以及内容文档等，推动文档发布能够朝着个性化方向发展。针对医院文档中涉及的不同数据，采用结构化保存方式，将其存储到数据库中，形成有效关联，为文档数据查询工作、对比工作、统计分析工作以及使用等打下良好基础，并对档案中具有价值的信息进行全面挖掘。文档结构化数据管理，具有保密性特点，结构化文档数据可以实现细颗粒权限控制，对非法查看、修改等进行阻止。

4.创建知识库。知识库属于有组织的知识集群，从医院档案管理角度进行分析，知识库可以让医疗业务、医院行政管理工作各类问题解决过程中的知识需求得以满足。采取知识表示形式，将知识点存储到计算机存储器中，并实现对知识点的有效管理与利用。相较于实体档案分类存储，在医院档案中包含很多丰富的知识内容，通过对档案的总结、分析与归纳，能够获取有效知识以及有价值的数据信息，结合相应专题、系列，能够创建数据库，比如问题解决库、成果库等，为医院后续工作的开展打下良好基础。

（二）创建知识应用体系。创建完善知识应用体系，对于医院档案管理工作的有效落实，以及各项工作的开展起到一定的积极作用。在此背景下，要将创建完善知识应用体系作为一项重点工作，在实际工作的落实中，可以从以下几点展开：

1.创建知识应用软件平台。知识门户主要是指信息门户与知识管理思想之间的相互结合，能够实现对医院不同应用系统以及信息资源的有效整合，包括显性知识与隐性知识，显性知识主要是指文档数据库、医疗信息以及方针政策等，而隐性知识包括医护人员、档案管理人员的具体工作经验与专业能力等。知识门户包括加工、决策以及知识发布集成等，利用知识门户能够获取到自身想要的知识、问题以及术语等，在点击搜索结果过程中，能够实现对全文内容的浏览，或者链接全文地址，促使医院各个部门以及各个工作人员之间能够实现信息共享与信息交流，为后续各项工作的开展打下良好基础，将医院中存在的“信息孤岛”问题更好解决，提升各环节工作质量与工作效率。在如今网络环境发展背景下，可以使用网络平台实现知识活动创造与知识活动共享，并形成一个关系较为密切的群体。在此基础上，创建知识社区，为供给双方等不同群体提供有效交流平台，在该平台中可以实现信息共享、信息交流，将工作以及治疗中存在的不同问题更好解决。比如，患者在治疗过程中，可以在网络中获取相应诊疗知识，并将自身存在的问题发布在知识社区中，知识社区中的专家针对患者症状，以及描述的具体情况，进行互动与会诊，确保患者的问题可以得到及时解决。

2.创建有效知识应用硬件平台。在医院档案知识中，硬件应用通常情况下主要是指：软件系统运行建设，以及知识存储环境建设等，包括应用服务器建设、数据库服务器建设等。应用服务器的建设与应用，能将服务器的动态网页技术发挥出来，并存在于网络与数据库之间，促使应用程序可以获取业务逻辑保障。在数据库系统之上，可以创建数据库服务器，该服务器是由在局域网中运行的一台计算机、多台计算机，或者数据库管理系统软件组成，可以为用户提供有效数据信息服务与保障。

3.构建知识应用制度标准。为促使医院内档案管理工作能够顺利进行，需要有完善的制度标准，规章制度可以实现档案管理工作的高质量落实与开展，并将知识管理这一理念更好融入档案管理工作中。在制度标准的构建中，需要安排专业工作人员，对国家制定的相关规章制度进行全面分析与利用，在此基础上，结合医院实际发展情况，对其中的规章制度、条例等进行细化，从而为后续医院档案管理工作的开展提供有效引导。

（三）创新管理理念。医院档案管理工作的更好落实，以及档案管理体系创建的科学性想要得到保障，需要进行管理理念创新，并将知识管理方式更好应用到档案管理工作中。通过传统管理理念的转变，实现对医院文化的宣传。医院文化实际上与企业文化之间存在一定相似性，医院有着属于自身的医院企业文化，良好的医院企业文化可以增强医务人员之间的凝聚力。将医务人员以及档案管理人员的工作积极性全面调动起来，需要在管理层做好文化宣传工作，保证每一位管理人员都能够具备较强综合素质、责任意识与管理素养，肩负起自身责任，为各项工作的开展打下良好基础。要始终遵循以人为本的管理理念，及时与工作人员、医务人员之间进行沟通与交流，明确工作人员在工作以及生活中存在的各类问题，在医院条件允许范围内，给予工作人员更多帮助，增强工作人员对医院的忠诚度，从而将更多经历融入医院工作、档案管理工作中，主动参与到知识学习中，拥有更加先进的管理意识，促使医院可以朝着更好方向发展。

四、结语

综上所述，档案管理工作的开展，以及档案管理体系的构建，会对医院发展产生直接影响。在此背景下，医院要构建完善知识应用体系，通过创新管理等不同方式，提升档案信息利用率。