论高校办公人员的语言文字能力

文/重庆大学计算机学院 马前

语言文字能力作为高校办公人员的基本能力，并没有得到广大高校办公室工作人员的高度重视和深刻认识。本文通过深入剖析学院办公室工作，尝试论证“站起来能说”“坐下来能写”是高校办公人员的两大语言文字能力，也是高校办公人员的核心竞争力，并进一步探寻提高语言文字能力的方式方法。

一、办公室工作的三种类型

一般认为，办公室是综合办事机构，是承上启下、沟通内外、协调左右的枢纽，主要职能就是围绕单位的中心工作提供综合协调服务。大学的学院办公室主要围绕学院的教学科研工作提供综合协调服务，是学院的综合办事机构。通过深入剖析学院办公室工作可以明晰其三种类型（办事、办文、办会）六个层次（办事为一层，办文有两层，办会有三层），其中每类每层因其不同的复杂程度而各具层次性。当然，这种分类分层本身是逻辑上的，实践中它们相互联系，而理论上分类分层又让它们相互区别。

（一）办事。办公室的主要职责就是办公共之事，当然，这里指的是广义的办事。办公室所做工作的目的就是把事务处理好。这些事务因为关系承上启下、沟通内外、协调左右而错综复杂，所以办公人员经常要把自己当作“全科医生”。但事务的难易程度是有区别的，可以根据所办事项的复杂程度，区分出不同的类型和不同的层次。较简单、较纯粹的办事可以归为第一类，简称为“办事”。通常是不需要起草文稿（办文），不需要组织会议（办会）就能解决的事情。如学院办公室日常的OA签报流转、公文印发、单位盖章等。当然，这类事务单独来看，相对比较简单，但很多不同的简单的事务放在一起可能就不那么简单了。并且，简单并不意味着不重要，甚至有的事情只能成功不能失败，否则没有重来的机会。

（二）办文。相对来说，稍微复杂一点的办事是需要起草文稿来解决的，可以归为第二类，简称为“办文”。办文很重要，是领导者行使职能、推动工作、实施决策的重要手段。起草文稿是高校办公人员的看家本领，当然也是一项很艰苦的工作。进一步分析，办文可以再分为两个层次：第一层是通过办文直接办事。如目前学院教职工的离渝申请，领导签批和公文流转完成，事情就办结了；又如学校要求提交某个专项报告，报告起草经领导审批后上报学校，事情就办结了。第二层是办文只能解决部分事务。如学院印发值班管理办法，办法印发后只解决了值班相关规定的问题，并没有解决每次具体值班的安排和实施问题。具体而言，每逢节假日或寒暑假，相关工作人员还得具体安排值班表，协调值班人员等。又如学院印发公章管理办法，办法印发后只解决了盖章相关规定和流程，并没有解决每次盖章的操作问题。可见，这里的第二层相对于第一层的复杂程度一般略大一些。它实际上包含了办事，也可以表述为第一层的办文加办事。

（三）办会。更复杂一点的办事，是需要组织会议才能解决的事情，可以归为第三类，并简称为“办会”。一般而言，一个单位的制度越健全，办会的次数就相对越少，反之就越多。因为有了相关的制度依循，根据相关规定和相关流程开展工作即可。这同时也说明，一个单位的制度建设通常是需要开会才能完成的。当然，这是相对而言的。如学院召开党政联席会议，无论学院的制度如何健全，党政联席会议作为例会（本身就是一种制度）是不可避免要如期召开的，因为它主要研究学院的发展以及发展中遇到的新问题。而这类问题是肯定会有的，如果没有，说明学院发展本身就有问题，而反过来就说明更需要召开党政联席会议了。再仔细分析，办会又可以分为三个层次：第一层是通过办会直接解决办事。如学院相关专题的学习交流会、经验总结会等，通过开会就解决了。第二层是通过办会解决办文。如学院党政联席会议审议通过学院的相关实施方案，审议通过后直接走发文程序（办事）即可。第三层是通过办会解决部分办文或办事。如学院召开绩效工资工作小组会议，会议主要研究制定学院绩效工资方案，而方案需要充分发扬民主、广泛征求意见，需要经学院学术委员会、学院工会（教代会）讨论通过，由学院党政联席会议审议通过，并上报学校批准后执行。因此，方案需要在不同的会议上反复研究和讨论，会后需要根据会议精神不断修改和完善。它实际上包含了前两个层次，其复杂程度可以表述为第一层的办会加第一层的办文再加办事。

二、高校办公人员应具备的两大能力

通过对办公室工作的三种类型进行分析，可以发现办公室工作集中体现出对高校办公人员的两大语言文字能力要求，即“站起来能说”和“坐下来能写”。这两大语言文字能力，也是高校办公人员的核心竞争力，一定程度上决定了高校办公人员未来能走多好，能走多远。

（一）站起来能说。“站起来能说”是一种驾驭语言的口头交际能力。语言是一种以音示义的靠听觉、凭口耳相传的符号系统，其能力包括听和说的能力，其中说，是最主要的语言能力，是高校办公人员必备的语言功底。高校办公人员只有具备较好的“站起来能说”的语言能力，才能胜任相关的工作。首先，办事离不开“站起来能说”。办的是事，处的是人；不仅服务对象是人，而且办事主体也是人。如何承上启下，如何沟通内外，如何协调左右？主要靠“说”，靠人与人之间的沟通、交流、对话。列举一个办公人员做好后勤服务保障日常工作的事例，如联系维修打印机，过程通常是这样的：一位教师发现打印机坏了，联系办公人员（通常是面对面说或者通过电话说）；办公人员联系商家来维修（通常是通过电话说）；有时候还得协调不同商家（通常是通过电话说）；商家派人到场维修时，还得具体沟通相关事宜（通常是面对面说）；维修好后还得协调财务事宜（通常是面对面说）。可见，这么一件小事，办公人员却一直在通过“说”（至少四～五次）来处理，整个过程离不开“站起来能说”。其次，办会离不开“站起来能说”。逻辑上，如前所述，办会包括办事，或者说办会是复杂的办事，进一步看，一次完整的办会可能包括制定会议方案、下发会议通知、起草会议文件、做好会务准备、做好生活安排、组织好人员报到、开好预备会议、写好会议主持词、组织好大会发言、作好会议记录、安排好分组讨论、组织好现场参观、编好会议简报、回收好会议材料、做好与会人员返程、搞好财务结算、搞好会务总结、搞好材料合订存留、会务用品的归还和整理等办文或办事程序。当然，一般的会议可能没有这么多的环节，但可以发现其中的每件事情都离不开“站起来能说”。

（二）坐下来能写。“坐下来能写”是一种驾驭文字的书面交流能力。文字是一种以形示义的靠视觉、凭眼手操作的符号系统，其能力包括读和写的能力，其中写是最主要的文字能力，是高校办公人员必备的文字功底。“坐下来能写”，不只是记录语言的书写符号，还要表达领导的意图和自己的思想。可以说是高校办公人员的看家本领。高校办公人员不具备较好的“坐下来能写”的文字能力，开展工作就会捉襟见肘。

首先，“坐下来能写”决定办文质量。实质上，办文集中体现了对高校办公人员的文字能力要求。办文主要就是文稿起草，包括公文起草和其他材料起草。根据中共中央办公厅发布的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），公文主要包括上行文、平行文和下行文。对学院办公室来讲，上行文主要是报告、请示等；平行文主要是函件等；下行文包括决议、决定、通告、意见、通知、通报、批复、纪要等，其中最重要的下行文还是通知。其他材料起草常见的有讲话稿、述职报告、致辞、主持词、新闻稿件等。办文要求办公人员熟悉公文的文体类型、具体格式等，而最重要的就是文字功底，即驾驭文字的基本能力。

其次，“坐下来能写”决定办会水平。逻辑上，如前所述办会通常包括制定会议方案、下发会议通知、起草会议文件、写好会议主持词、编好会议简报、搞好会务总结、搞好材料合订存留等办文。因此理论上办会就包含了办文，办会是复杂的办文，因而也特别需要写作能力。一次完整的办会，通常要起草十余个文稿，包括起草会议方案、起草会议通知、起草会议文件、起草主持词、起草会议简报、起草新闻稿等等。因此，某种程度上，“坐下来能写”的水平决定了办会的总体水平。

三、提高语言文字能力的两个建议

一般统称语言能力和文字能力为语言文字能力，其实语言能力（特别包括“站起来能说”）和文字能力（特别包括“坐下来能写”）是两种相对独立的语言文字能力。有人具有语言能力但不一定具有文字能力；有人具有文字能力但不一定具有语言能力。但是，语言能力和文字能力在一定条件下可以相互影响、相互转化。无论如何，提高语言能力和文字能力都在于不断地学习和积累，不断地练笔和实践，尤其需要海量阅读和任务驱动。

（一）海量阅读。语言文字能力是不断学习和不断积累而来的，而积累最重要的就是海量阅读。习得语言能力是由听到说，获得文字能力是由读到写，因此，人的语言表达能力主要是由听的能力决定的，文字表达能力主要是由阅读能力决定的。《义务教育语文课程标准(2011年版)》特别提倡“要高度重视积累”，提倡“多读书，好读书，读好书，读整本的书”，强调读书在语文学习的关键作用，尤其体现了海量阅读的意义。一方面，要深入学习并仔细琢磨范本。《党政机关公文处理工作条例》中规定的15种公文类型，每一种类型都有自己的适用范围、写作要求、固定格式和语言特点。这类文稿要严格按照文体要求去写，文体一错，全盘皆错。常见公文写作一般遵循事前请示、事后报告、一事一请示、报告不夹带请示事项的原则，不使用汇报、说明、申请、办法等不规范文种；另一方面，也是更重要的方面，要海量阅读经典。语文课程标准提倡高度重视积累，强调海量阅读。而重点就在阅读经典，阅读名著。通过阅读经典名著，使思维得到训练，并通过获得深刻的文化教养进一步提高语言文字能力。美国教育家赫钦斯在担任芝加哥大学校长期间便推行名著阅读运动，其执掌芝加哥大学的21年，对芝加哥大学、对美国，甚至对全世界，都产生了长远而深刻的影响。

（二）任务驱动。在2011年的语文课程标准修订中，有一个突出变化就是进一步明确了语文课程的性质，认为“语文课程是一门学习语言文字运用的综合性实践性课程”，强调聚焦语言文字运用，突出语言文字实践，而督促练笔和实践的重要方法之一是任务驱动。不管说还是写，首先需要实践的机会，需要任务驱动。语言文字的工具性决定了语言文字能力只有在实践中才能不断提高，只有通过实践才能学会运用或者说驾驭语言文字这种工具。习得语言能力是由听到说的，但只听不说就永远不会说；获得文字能力是由读到写的，但只读不写就永远不会写。办公室工作有大量“站起来说”和“坐下来写”的任务。只有把握好这些机会，利用好这些任务，才能驱动进一步提高语言文字能力。这里以文稿任务驱动为例：学院每年需要起草大量文稿，如前所述，一次完整的办会通常需要起草多个文稿，而每个文稿起草后又必须反复修改。所以，文稿起草本身是很一项十分辛苦的工作，需要付出艰辛的努力。每个文稿都要细心琢磨，费尽思量。但是写材料的过程，就是提高自己文字能力和水平的过程。只有通过任务驱动，在反复的起草、修改过程中，文字表达才能更加朴实、更加简洁、更加准确。

另外，建议高校形成常规性的语言文字方面的交流和培训机制，建立长效化的制度。目前笔者所在学院，建立了两周一次的“学院办公室例会”制度，其规定动作之一就是语言文字方面的学习交流活动，建立主讲领学人机制，以此形成常规性、长效性的语言文字学习制度。学院也适时组织语言文字能力培训活动，让学院办公人员接受科学规范的语言文字能力培训。最重要的是，要高度重视、深刻认识作为高校办公人员核心竞争力的两大语言文字能力：“站起来能说”和“坐下来能写”。