如何做好办公室行政管理工作

文/南方新闻网 钟杰文

社会的不断发展，对于企业提出了更高要求，企业办公室行政管理工作面临着新的挑战和机会，这就需要办公室的工作人员真正认识到自身本职工作的重要性，树立相应的服务意识，培养良好的个人形象，提高个人的素质和能力，在工作的过程中和他人进行密切的沟通和交流，相互之间共同配合，对领导部门需要的重要材料进行全面的调查和分析，更加顺利地发挥出办公室行政工作人员所具有的行政管理职能，为企业的持续稳定发展保驾护航。

一、办公室行政管理工作的主要职能

（一）协调内在关系。在企业行政管理工作中，办公室实际上是一个中间的环节，它可以对企业不同层次的员工进行连接，让领导和员工之间进行交流。也就是说企业办公室行政管理工作人员可以传达上级提出的要求和指令，也可以反映基层员工的需求。另外，办公室还能够实现统领全局的任务，实际上是一个综合性的指挥部门以及执行决策的部门。在办公室行政管理部门的日常工作中，需要对各部门任务进行统筹安排以及整理和分析，确保所有任务能够及时传达，同时要确保信息的准确性。此外，办公室还需要对企业基层组织的运转情况进行适当的监督和科学的管理，一旦发现基层组织运行中出现问题，就需要对其进行反映和协调处理，这样才能够保证企业运行状态稳定。

（二）为领导的决策提供帮助。整个企业中，办公室是核心的系统，需要收集一些关键的信息内容，从而为领导的决策提供帮助。企业办公室针对日常行政事务进行处理的过程中，需要适当分担领导的一部分工作内容，从而使领导在工作时提高效率，能够降低领导的压力。一方面，企业办公室会接触很多人，包括高层的领导者，同时也包括基层的员工，在这种长期的接触过程中，办公室就会成为各种人员信息传达以及反馈的关键位置和重要途径。企业的领导在对公司的发展方向进行统筹安排和战略规划时，需要获取基层员工的一些重要意见作为参考，这个时候企业办公室就需要发挥相对应的作用。另一方面，企业办公室在实际的工作中，需要充分了解员工的各种问题，协调办公室行政管理工作人员进行解决，这样就能够更快了解员工的工作状态和心理预期，也能够为企业的领导提供行政策划建议和调整工作方案。总体来说，办公室在开展行政管理工作时，会承担很多的责任，具有一定的参考价值。首先需要将及时获取的信息反映给企业的领导，并且为各个事件提供自身的建议。其次是在管理过程中，需要对各部门工作进行调查，确保获得的数据真实准确。另外，需要对各种文件进行起草，并且准确地表达出领导的意见和要求，让领导作出的重要决策方案能够更加顺利、正确地执行。最后还需要对企业中的一些重大事件进行快速、妥善的处理，帮助企业管理人员缓解工作压力。

（三）体现出企业的文化。企业文化是企业实现长远发展的精神动力，也会对企业中的员工造成极大的影响，为员工和企业的发展提供指引。对于企业来说，办公室是展现企业文化的重要窗口，也是践行企业文化的重要部门。管理部门要重视企业文化的合理性构建，需要采取一定的行政措施。由于企业办公室不仅仅是企业文化的执行者，也是保证企业文化可以展现的监督者，只有让企业内部管理层和基层员工都充分了解企业文化之后，才能够真正意义上为企业的发展保驾护航。

二、当前办公室行政管理工作中存在的关键问题

（一）对于自身的工作认识缺乏。在如今社会的发展过程中，对于办公室行政工作的认识可能有失偏颇，人们认为办公室行政管理工作是处理企业中的一些杂事以及琐事，而不是处理重要事件。但实际上企业中的办公室行政管理工作会体现出承上启下以及沟通联系的重要作用，也就是说他们完成的是一些传递领导的命令、接转电话、传递信息、接待来访、收发文件等复杂事务，但是人们却能够从这种工作中看到企业办公室行政工作人员的工作作风、言谈举止以及办事效率，这都是对企业管理人员进行评估、反映出企业运行情况以及企业文化的重要参考依据。比如在转接电话时，看似是一项简单的工作，但是其中会涉及上级人员的指示、内外情况的反应、企业间的业务往来、人情世故、社会关系等重大的问题。这就要求办公室行政管理工作人员积极地内外沟通，并且联系不同工作部门。因此，办公室行政管理工作并不是如人们所认为的那么简单，而是在企业中占据关键的地位。

（二）能力有待提高。企业办公室行政工作人员办事的个人能力还有提升的空间，有些企业中的办公室行政任务数量较多，内容丰富，在整理和完成时比较复杂。但是有一些行政工作人员在完成自身的任务安排时，却并没有做到认真细致、踏实严谨，他们在工作过程中存在侥幸心理，认为只要完成上级布置的任务即可。一旦发现上级布置的任务和自己的想法以及意见存在冲突时，就无法客观对待自己的工作任务，存在消极敷衍的情绪，因此导致工作中时常出现问题。另外，企业办公室行政工作人员的个人素质有待提高。个别工作人员在工作时比较粗心马虎，缺乏严谨认真的态度，导致办公室行政工作的实施效果存在问题。

（三）工作效率有待提高。办公室行政管理部门是一个传达信息的综合性工作部门，在开展具体行政工作中，他们要负责信息的传达、任务的执行、工作行为的监督以及服务等不同方面的内容，同时还需要承担文件的起草、文书的整理、收发文件、传递信息的事务。而现如今社会的发展过程中，不同组织的职能划分已经更加明确，工作人员在工作的过程中，能够了解自身需要承担的工作内容，同时也能够各司其职，在各自岗位上做出贡献，这样的职能划分可能会导致在行政工作人员传达上级安排的任务时，要经历一个复杂的流程，同时也会出现时间上的浪费，导致办公室行政工作的效率低下。

三、做好办公室行政管理工作的有效措施和方法

（一）要树立正确的服务意识。要了解企业中办公室的重要职能，就要实现上传下达。也就是说，要向基层的群众传达上级领导部门的重要决策以及任务安排，还要向领导部门反映出基层员工的一些意见和想法，体现出枢纽和桥梁的作用，同时也需要适当协调领导部门以及基层员工的关系，防止两者之间出现矛盾激化，引发更严重的后果。这就需要办公室的行政工作人员能够树立正确的服务意识，将其作为正确行为的重要引导。在具体工作中，办公室的工作人员要强化自身的预见性以及全面性，及时与领导沟通交流，做好领导的参谋和助手。同时还需要努力规范自身工作中的流程和程序，在达到良好工作效率的同时，节省工作的时间，提高工作的质量，防止在行政工作中出现问题。此外，还需要积极培养自身的创新意识，能够针对企业中的一些问题，提出自己新的思路和想法，满足企业发展过程中的一些新要求。还需要制订出自身的奋斗目标，让办公室行政工作人员的工作效率能够得到显著的提升。

（二）要树立良好的形象。办公室对于企业的发展意义重大，它代表着企业的文化，也体现着企业的形象，是企业的窗口，更是企业的门面。办公室行政工作人员的形象在一定程度上代表着企业领导的形象，因此办公室的工作人员在工作过程中，要树立正确的人生观、价值观、世界观。对待一些具体问题时，能够从全局的角度进行分析，思考领导的态度。此外，还需要在具体的工作中严谨认真、遵纪守法、踏实肯干，同时要具有一定的创新意识，能够在企业发展过程中做出相应的贡献。

（三）要做好资料的调查。领导制订决策并不是盲目的，而是根据一些具体的资料和数据分析之后得出的。对此，在领导需要时，办公室的行政工作人员就需要为其搜集相对应的资料，并且针对一些资料中的信息或数据提出合理性的建议。此时，需要办公室的工作人员重视对资料和数据开展调查工作，并将相关的工作任务落到实处，完成调查工作之后，还需要将此作为重要的基础，去编制相应的调研报告，同时针对调研过程中的一些关键内容，提出自身的想法和可行性的建议和思路，为决策的制订以及执行奠定良好的基础，使办公室行政工作的职能得到充分的发挥。此外，在针对工作目标进行制订时，还需要制定出自身的奋斗目标，行政工作人员的工作效率才能够得到显著的提升。

（四）需要人员相互配合。要理解办公室行政管理工作的正常稳定开展，需要所有的办公室工作人员相互配合，让每一个人的力量都能够得到充分的发挥。只有将每一个人的力量进行结合，让所有的人共同参与其中，才能够形成一种团队合力的模式，最终使相关工作开展得更加顺利。在办公室行政管理工作开展时，就需要充分体现出“以人为本”的重要思想，实现人性化的管理目标。同时也需要了解，人与人之间存在差异是必然的情况，因此，要善于发掘每一个工作人员的潜力，了解每一个工作人员自身的特点，并且发挥自己的作用与价值。同时还要建立更加行之有效的科学管理系统、全面完善奖惩制度体系，让激励作用得到充分体现，使办公室行政管理工作人员在工作的过程中更加积极主动。

（五）要重视自身能力的提高。办公室的行政工作人员，在实际工作中需要积极学习，在工作时注意积累经验，提高个人能力和个人综合素质，只有这样才能够更好地跟上时代发展的脚步，匹配企业的发展需求。首先需要办公室行政工作人员学习先进的政治理论知识，具有良好的政治素养，端正自身的工作态度，拥有坚定的理想和信念，了解国家对于企业发展提出的一系列要求，为企业制订出众多方案，才能够更好地开展自身的工作。其次需要提高自身的业务能力，现如今信息技术水平的提高，在各大产业中发挥了重要的作用，这就需要办公室的工作人员努力学习计算机知识，达到无纸化办公的要求，从而提高自身的工作效率，并且保障工作的准确性和保证工作质量。另外还需要进一步完善自身的知识结构，学习新的知识内容，如今社会对于综合型的人才提出了更高的要求，而办公室行政管理工作的开展，必然需要获得综合型人才的支持，这就需要工作人员积累一些科学文化知识，学习先进的法律法规，提高自身的技能和素养。

四、结语

总而言之，企业办公室行政管理工作在激烈的市场形势下，面临着更加严峻的挑战。对于企业来说，办公室的地位极为关键，这就需要办公室的工作人员能够真正认识到本职工作的重要性，树立良好的服务意识和良好的个人形象，在工作的过程中更加努力认真、细致负责，为企业的发展做出相应的贡献。